Un document és un objecte tangible que conté certa informació. La paraula té arrels llatines i es tradueix com a "evidència, mostra, evidència". Analitzem més aviat quins tipus de documents es tracta. 
Terminologia
La legislació conté la definició d'un document. D’acord amb ell, és un mitjà material d’informació gravat en ell en forma de text, imatge, enregistrament de so o una combinació d’aquests. Gairebé tot tipus de documents tenen detalls propis. Amb aquests elements, podeu identificar els suports. S’utilitza per transferir informació en l’espai i el temps per a l’emmagatzematge i l’ús posterior. Aquesta definició caracteritza el document en sentit estret. En un sentit ampli, diversos objectes poden actuar com a mitjà d'emmagatzematge. Per exemple, els documents es poden considerar llibres, escultures, etc.
Característiques clau
Actualment, hi ha diversos tipus de documents. Tots ells tenen característiques específiques, característiques distintives. Tanmateix, tots estan units per un propòsit: s'utilitzen per transmetre qualsevol informació. Els transportistes d'informació més importants es consideren documents ciutadans. Actuen com a certificats per identificar una o altra persona, indicant la seva pertinença a qualsevol associació o la capacitat de realitzar una o altra activitat. En sistemes d’informació, d’una banda, un document com a objecte material es caracteritza per un complex de valors de les seves propietats (detalls, atributs), és a dir, els seus metadades. Juntament amb això, es descriu el contingut de la informació present i fixada en ella. Normalment es fa mitjançant índexs o codis. Per exemple, els metges, quan omplen determinats documents mèdics, utilitzen codis en lloc de paraules. 
Treball clerical
Diferents tipus de documents poden tractar un problema. En alguns casos, per simplificar el treball amb ells, es combinen. Una col·lecció de suports dedicats a un tema concret s’anomena documentació. En el procés de creació i disseny, es registra informació. Es realitza segons determinades normes. Això és especialment cert en els casos en què es creen documents de l'empresa. Una organització ha de tenir una persona que enregistri informació en suports. Qualsevol, inclòs els documents generals de l'empresa, actuen com a font d'aquesta o aquella informació.
Si no es compleixen les normes establertes, es pot perdre informació important. En el decurs de la documentació, cal tenir en compte les normes legislatives existents, complir els requisits nacionals de recopilació i processament d’informació. Per a una implementació més completa dels requisits, s’emeten instruccions i normes especials i s’estableix el procediment per a treballs clericals. Per tant, els documents comptables s’executen segons PBU. Aquestes regles estableixen els requisits bàsics per informar de contingut. Per simplificar l’obra, s’utilitzen formularis de documents aprovats a nivell governamental. El seu ús és obligatori per a totes les organitzacions que treballin en diversos camps.
Classes de documents
Tots els operadors d'aquesta o aquella informació es poden dividir segons diversos signes. Així, per origen, es distingeixen documents personals i oficials. Els primers inclouen un mitjà d’emmagatzematge creat per una persona fora de la seva activitat professional. Els documents personals inclouen correspondència, dietaris, memòries, etc. Totes són creades com a part de la privadesa d'una persona.Els documents oficials són aquells que una persona física o jurídica recopila, executa i certifica de la manera adequada.
En aquesta categoria es distingeix un grup de portadors d'informació personal. S'inclouen, en particular, documents que permeten identificar una persona (permís de residència, passaport), certificar la seva formació i especialitat (certificat, diploma), antiguitat, etc. Els serveis d’oficina solen funcionar amb operadors de dades oficials. La majoria estan relacionades amb la gestió. S’han creat per implementar funcions i tasques com ara planificació, finançament, comptabilitat (documents comptables), contractació, control, etc. En les activitats actuals de l’empresa s’utilitzen suports de servei. 
Categories pel mètode d’entrada
En funció de com es registra la informació, s’assignen els documents següents:
- Escrit. Es tracta d’un suport de text, informació en què s’enregistren diferents tipus de lletres.
- Escrit a mà La informació s'introdueix a mà en aquest document.
- Text. En aquests suports, hi ha informació de veu gravada amb qualsevol sistema de gravació o escriptura de so.
- Electrònica. Aquests documents es creen mitjançant un ordinador.
- Màquina d'escriure. S’apliquen signes escrits a aquests suports mitjançant mitjans tècnics.
- Molt bé. Els documents d'aquesta categoria il·lustren informació mitjançant la il·lustració d'un objecte.
- Fotogràfic: creat amb fotodetectors.
- Documental cinematogràfic: audiovisuals o visuals.
En la gestió d’empreses s’utilitzen portadors d’informació textual creats per màquina o manuscrit, així com electrònicament. Els serveis d’oficina realitzen el seu processament i emmagatzematge. Els documents també poden ser:
- Blanc. En aquests documents, el text s'escriu sense correccions ni es transmet de qualsevol altre suport.
- Esborrany. Aquests documents reflecteixen el treball de l’editor o l’autor sobre el text.
Depenent de l’actitud amb l’aparell de gestió, les organitzacions distingeixen entre els mitjans d’emmagatzematge entrants, interns i sortints. Normalment tenen el seu propi número de sèrie. 
Restriccions de contingut i accés
En funció del nombre de preguntes que abasta el text, es distingeixen documents senzills i complexos. Els primers inclouen, per exemple, declaracions, cartes, etc. El seu text planteja una pregunta. Es poden enviar documents complexos a diversos funcionaris, divisions estructurals i institucions alhora. En particular, inclouen decisions, decisions, ordres, instruccions i altres. Alguns d’ells s’utilitzen com a documents legals.
Per exemple, actes normatius locals de l’organització: comandes, instruccions. Entre ells hi ha documents tècnics. Per exemple, pot ser normativa, estàndards, instruccions, etc. Segons les restriccions d’accés, els documents poden ser no classificats, secrets i d’ús oficial. Els empleats d'aquesta empresa poden ser utilitzats lliurement si és necessari. Per treballar amb documents secrets, cal un permís especial. El seu ús es realitza segons les normes establertes. Moltes d’elles també s’utilitzen com a documents legals. Els suports d'emmagatzematge secrets i oficials es marquen amb els segells corresponents.
Forma de presentació
Segons aquest criteri, els documents es divideixen en:
- típic;
- pantalla;
- individual.
En aquest darrer, el contingut es presenta en forma de text enllaçat. L’autor (compilador, executor) de documents individuals prepara una declaració original sobre un o diversos problemes per a la realització d’una tasca directiva específica. Aquests suports d’emmagatzematge són un text literari. Els documents de pantalla es distingeixen per una presentació formalitzada.Utilitzen frases preparades prèviament o fragments individuals de text de repetició i hi ha omissions per introduir informació variable. Els tipus més habituals d’aquests documents inclouen un certificat o un qüestionari.
La informació variable sol encaixar-hi a mà. Per a informació permanent, hi ha formes especials de documents. Per exemple, podria ser cartes d’agraïment declaracions i així successivament. Els documents d’exemple s’utilitzen per registrar informació duplicada. Els textos es modelitzen. Per exemple, pot ser documents legals (acords, contractes), instruccions, normes, etc. El mètode d'escriptura en paperassa s'utilitza per a escriure formes de textos (mostres). Sobre la seva base, ja s'estan creant certs documents. El text de mostra s'anomena model. Posteriorment s’exposen textos amb contingut similar. 
Grau d’autenticitat
Els documents poden ser originals, duplicats i còpies. Els originals s’anomenen única o primera instància. Es tracta, per regla general, de documents legals certificats amb la signatura de la persona autoritzada, segell d’aprovació, segell de segell i índex de registre. L’original, sense fallar, conté informació que confirma la seva autenticitat. Així doncs, els documents legals, per exemple, contenen informació sobre l’autor, el lloc, el temps de creació. Un duplicat s’anomena duplicat. Aquest document també té força legal. Els duplicats s'emeten quan es perd l'original. Per exemple, en cas de pèrdua del llibre de treball, l’empresari està obligat a emetre un duplicat a l’empleat. Una còpia reprodueix totalment o parcialment la informació de l'original. Aquest document no té força legal. Una còpia l’adquireix després d’aplicar-li els detalls pertinents. Per exemple, té còpia legal una còpia de l’advocacia certificada per un notari.
Altres criteris
En funció del període durant el qual els mitjans d'informació estan presents a la institució, destinen: documents d'emmagatzematge permanent, temporal (fins a deu anys) i a llarg termini (més de 10 anys). Aquests o aquells períodes són establerts per l'Arxiu Federal i es fixen en les llistes corresponents. Segons el mètode de transmissió, es distingeixen:
- Missatges telefònics.
- Televisors.
- Missatges de correu electrònic.
- Telegrames.
- Cartes.
- Missatges de fax.
Per transferir alguns, s’utilitza equip d’oficina (fax, per exemple).
Assignació de suports
Els documents, que han mostrat (arreglat) aquesta o aquella informació, proporcionen, així, la seva acumulació i conservació, la possibilitat de transferir a les persones interessades, reutilitzats. Els transportistes d’informació es consideren un dels elements essencials de l’estructura interna d’una organització, institució, empresa, a través de la qual es garanteix la interacció d’unitats. A partir d’aquesta informació o aquella informació, es prenen diverses decisions. La informació serveix com a prova de l’execució de les comandes, una font de generalitzacions, material per a referència i activitat de cerca. Un document en el treball directiu és tant un objecte com un resultat de la mà d’obra, ja que la decisió que es pren queda registrada en ella. La tasca dels empleats és supervisar la seguretat, lliurament puntual, emissió de suports d’informació. Si el treball es refereix a documents en paper o electrònics, els especialistes han de complir els requisits establerts en la seva elaboració.
Principals signes
Els paràmetres externs del document inclouen aquells que reflecteixen la seva mida i forma, mètode de gravació, així com elements de disseny. L’autor és l’entitat jurídica o la persona que ha compost el text. El document conté diversos elements, que s'anomenen requisits. En particular, inclouen:
- El nom.
- Destinació
- L’autor.
- La data.
- Text
- Resolució.
- Signatura
- El segell d’aprovació, aprovació, etc.
Diferents documents utilitzen diferents conjunts de detalls. Alguns tenen un nombre limitat d’elements obligatoris. El nombre de detalls depèn de la finalitat de creació, la finalitat, els requisits per a la forma i el contingut del document, així com del mètode de registre d’informació.
Formulari
És un conjunt de detalls. La forma que s’utilitza per a un concret tipus de documents (comandes, comandes) s’anomena estàndard. Es caracteritza per un determinat conjunt de detalls, que es disposen estrictament.
Per exemple, el formulari de sol·licitud inclou: destinatari, autor, títol del document, text, signatura personal, data. Es considera un medi d'emmagatzematge una sola còpia. Tot i això, les activitats de l’organització es documenten i es registren al complex de diversos documents. Ells o els seus grups interactuen d’una determinada manera i corresponen a funcions directives. La totalitat dels portadors d'informació que estan interconnectats pel seu nom, finalitat, característiques, àmbit de distribució, així com els requisits uniformes per al seu disseny, formen un sistema de documentació. Actualment, en el volum de negocis de les empreses, la informació oficial es posa en paper i en suports electrònics.
