Registres de comptabilitat primària. Formes de documents de comptabilitat primària. Els documents primaris són ...

Els documents primaris són objectes materials en què s’acumulen dades inicials, obtingudes, al seu torn, durant les observacions, el desenvolupament, la investigació i altres tipus d’activitat humana. En molts àmbits, aquests papers actuen com a base per informar. Analitzem més endavant quines formes de documents primaris poden ser.

Informació general

Els documents primaris són una confirmació de la validesa legal de qualsevol operació o acció. Dit d’una altra manera, demostren que aquest o tal fet s’ha produït. El registre dels documents primaris es realitza en el moment de l’acció o l’operació. A través d’aquests papers s’estableix la responsabilitat d’intèrprets específics.

Documents de comptabilitat primària

Totes les operacions empresarials realitzades per l'empresa han de constar en absolució. S’accepten comptables si es compilen en el formulari present als àlbums corresponents dels formularis unificats. Aquestes revistes compleixen el PBU, aprovat per ordre del Ministeri d’Hisenda núm. 34. Si és necessari, es poden incloure columnes i línies addicionals en els formularis de documents comptables primaris. En aquest cas, s'han de conservar totes les dades requerides establertes per les disposicions normatives. Les correccions que es realitzaran als formularis es confirmen mitjançant comandes i comandes rellevants. No es poden modificar les formes de documents de comptabilitat primària que solucionin transaccions en efectiu.

Codis

Els documents primaris unificats són formularis en què s’introdueix informació d’acord amb els classificadors vigents al país. Alguns codis no tenen referències a aquests estàndards. Estan dissenyats per sistematitzar i generalitzar dades durant el processament per ordinador. Aquestes operacions es registren segons el sistema de codificació aprovat per l'empresa.

Opcional

Els formularis unificats desenvolupats directament per la mateixa empresa també poden ser acceptats per a la comptabilitat. També han de conservar els detalls obligatoris proporcionats per a un altre tipus de mostres. La companyia mateixa pot desenvolupar una llista de documents primaris no continguts als àlbums.

Detalls obligatoris

Els documents principals de l'organització han de contenir:

• nom;
• data de la compilació;
• nom de l'empresa en nom del qual s'ha d'omplir el formulari;
• una indicació de les posicions de les persones responsables de l'operació i de la seva fixació.

Tots els formularis han de ser avalats per aquelles entitats la informació dels quals estigui present. Els documents de signatura primària acreditativa actuen com a prova de l’autenticitat i la validesa legal dels títols.

Persones responsables

Els documents de comptabilitat primària s’han d’emplenar de manera correcta i oportuna. Aquesta tasca la duen a terme persones que, de fet, les componen i avalen. Els empleats responsables també asseguren la transferència puntual dels papers al departament de comptabilitat per a la seva posterior reflexió en els informes. Els funcionaris han d’ingressar només informació fiable als formularis. La llista d’empleats que poden signar documents primaris és aprovada per la direcció de l’empresa d’acord amb el departament de finançament i liquidació. Els documents que registren transaccions comercials relacionades amb el flux de caixa són directament avalats pel director de la companyia.El comptable principal també té dret a signar aquests documents.

Classificació

Els documents primaris són formularis que s'utilitzen en diverses àrees de l'empresa. Tots aquests articles es poden dividir en:

1. Organitzatiu i administratiu. Inclouen ordres, ordres, poders, instruccions, etc. Totes elles permeten la implementació de determinades operacions.
2. Adquisició. Aquesta categoria inclou garanties de recepció, requisits, factures, actes d’acceptació, etc. Tots aquests documents són documents de la comptabilitat principal de les transaccions. Les dades que contenen es registren als registres respectius.
3. Formes dels estats financers. Aquests documents s’utilitzen per a la comptabilitat.

Algunes formes es consideren alhora absolució i permissiva. S’inclouen, especialment, aquestes nòmina Ordre de despeses en efectiu, etc.

Treball clerical

S’està desenvolupant un calendari especial a l’empresa, segons el qual es determinen els termes i el procediment per al moviment de documentació primària a l’empresa, així com la seva recepció en comptabilitat. Després de la transferència de valors al departament de finançament i liquidació, es revisen. En particular, es fa un seguiment:

1. La forma del document. Un empleat autoritzat comprova l'exactitud i l'ompliment de l'ompliment, la presència de detalls obligatoris.
2. Fidelitat aritmètica dels càlculs.
3. Contingut Els documents no han de contenir contradiccions internes, veure clarament la relació de certs indicadors.

Registres

Després d’acceptar els documents de comptabilitat primària, la informació d’ells s’introdueix en fulls especials. Al mateix temps, els formularis es marquen, excloent-ne la reutilització. Per exemple, s’estableix una data. El registre comptable s’anomena fulls especials per introduir i organitzar informació. Es conserven en revistes o llibres especials, en targetes i pàgines separades, en forma de tipogrames que s’obtenen mitjançant ordinadors. Els registres poden ser en forma de cintes magnètiques, disquets, discos i altres unitats. La fixació de les operacions comercials es realitza per ordre cronològic. Totes les accions s’agrupen als comptes corresponents.

Tipus de registres

La classificació es realitza per diversos motius. Així doncs, en aparença, els registres es divideixen en:

1. Llibres (principal, efectiu).
2. Targetes (per a material comptable, immobilitzat, etc.).
3. Revistes amb fulls impresos o no folrats.

Segons el tipus de registres que es produeixen, els registres poden ser:

1. Sistemàtic (registre general de comptes).
2. Cronològic (llibres de registre).
3. Combinats (warrants).

Quant al nivell de detall de la informació distingeixen els registres:

1. Combinada (revista de garantia).
2. Sintètic (comptador general).
3. Analític (targetes).

Punt important

La informació que s'introdueix als documents de comptabilitat primària s'ha de registrar de manera que es garanteixi la seva seguretat durant el temps fixat per al seu emmagatzematge al departament d'arxivística. La informació pot ser en format electrònic o en paper. En el primer cas, l’empresa està obligada a càrrec seu a produir còpies de documents en paper. Això és necessari per proporcionar informació a altres participants en operacions comercials, autoritats supervisores autoritzades, la fiscalia i el tribunal.

Emmagatzematge de paper

Abans d’enviar documents a l’arxiu, s’agrupen per ordre cronològic, després es completen i s’entrellacen. Tots els papers es troben en carpetes especials. En enviar la documentació a l’arxiu, s’omplirà el certificat corresponent. Durant l’emmagatzematge dels registres, s’ha de vetllar per la seva protecció contra la introducció no autoritzada d’ajustaments. La informació inclosa en els papers es refereix al secret comercial de l'empresa. Les persones amb accés a aquesta documentació no tenen dret a revelar informació.Per violació dels secrets comercials, els responsables són responsables de les lleis de la Federació Russa. La vida útil de la documentació primària, d’acord amb l’art. 17 La Llei federal "comptable" s'estableix segons les normes vigents en l'empresa. A més, el període no ha de ser inferior a 5 anys.

Ajustaments

Si hi ha un error en els fulls, cal corregir aquest darrer. La correcció en aquest cas s’acompanya d’una justificació i s’acredita amb la signatura de l’empleat responsable amb la data. No es permeten correccions als documents bancaris i en efectiu. La resta del formulari d'ajustament es farà només per acord amb altres participants en operacions comercials. Així ho confirmen les signatures dels mateixos empleats que han certificat els documents. En aquest cas, s’indica la data d’ajust. S'han de creuar els puntals que es corregiran. La línia ha de ser fina però clara per tal de veure el valor original. Escrit a mà al costat està marcat com a "Creu corregit". L’ajust està certificat amb la signatura de l’empleat que l’ha aportat, indicant el seu nom i les seves inicials.

Recuperació de paper

La legislació sobre comptabilitat no té regles clares que regulin el procediment de recopilació de la documentació en cas de pèrdua. Algunes altres regulacions del sector també especifiquen només períodes de retenció. A causa del fet que la legislació no estableix exactament què és necessari que l'empresa faci quan es perden els documents primaris per causes alienes al seu control, a la carta de l'UMNS es donen les següents recomanacions:

1. Nomenar per ordre de la comissió autoritzada per a realitzar una investigació interna sobre les causes de la mort, documents que falten. Si cal, s’hauran de convidar a la seva composició representants de la supervisió estatal, dels òrgans d’investigació i de la seguretat.
2. Adoptar mesures permeses per la llei per a restaurar aquells documents sotmesos a l'actualització i emmagatzematge durant els terminis establerts. Per exemple, es poden obtenir còpies dels estats sobre la circulació de comptes d’efectiu de companyies bancàries de serveis, les contrapartes poden sol·licitar factures, actes, contractes, etc.

Tot i això, lluny de sempre l’empresa té l’oportunitat de demanar duplicats de tots els documents perduts. Així, per exemple, això pot succeir quan hi ha un gran nombre de contractistes, a causa de l’absència de compradors o proveïdors en adreces conegudes anteriorment o per la pèrdua d’informació de contacte. Així, hi ha circumstàncies bastant objectives que poden crear certs obstacles per a la restauració de la documentació. Al mateix temps, molts gestors tenen una pregunta lògica: s’hauria d’informar a l’autoritat fiscal del que va passar? Segons alguns experts, no cal notificar la inspecció. En qualsevol cas, això no eliminarà la responsabilitat probable. Per la manca de documentació primària en la legislació proporciona una multa. Aquest càstig s’estableix, en concret, a l’art. 120 NK.

Possible solució al problema

Un contribuent que, per un motiu o un altre, ha perdut la documentació original, pot fer un dels següents:

1. Recupereu, si és possible (almenys parcialment) el paper.
2. Feu entrades correctives per a despeses que no estiguin documentades i reflectiu els ajustos declaració revisada impost sobre el benefici per al període. Els costos no certificats per títols no es reconeixen com a despeses en la informació fiscal.
3. Permet que els representants del servei tributari estableixin les quantitats a pagar al pressupost quan facin aquesta comprovació. Això es fa a partir de les dades de l'empresari i de la informació d'altres empreses similars. Aquesta possibilitat està prevista a l’art. 31, paràgraf 1, paràgraf 7 del Codi tributari.

Eliminació del paper

Aquest procediment només pot ser realitzat per autoritats autoritzades.S'inclouen, en particular, els òrgans d'investigació prèvia, les consultes, els fiscals, les inspeccions fiscals, els tribunals i els departaments de policia. La documentació primària s’apodera sobre la base de les decisions d’aquestes autoritats adoptades en el marc de la llei. La carta del Ministeri d’Hisenda núm. 16/176 va aprovar la instrucció segons la qual es realitza aquest procediment. La presa de documentació es realitza en cas d’ocultació o menysteniment per part del contribuent d’ingressos o d’altres objectes objecte d’imposició. Tant l’empresa com l’oficial i el ciutadà poden actuar com a infractors. El comptable principal o un altre empleat responsable de l’empresa està autoritzat, amb el consentiment i en presència de representants de les autoritats que facin la confiscació, fer còpies dels documents primaris que indiquin la data d’aquest procediment.