La gestió moderna es basa en un ventall bastant ampli d’ensenyaments i enfocaments de gestió. Des de fa més de cent anys, els empresaris han creat moltes teories que s’estan provant constantment a la pràctica. I aquesta gran quantitat d’alternatives sol confondre els gestors: no saben quin enfocament de la gestió s’utilitza en diferents situacions.
Sistemes bàsics de control
Els teòrics i practicants moderns distingeixen tres sistemes de gestió principals: un enfocament de processos, un sistemàtic i situacional. Tots els altres amb un examen més ampli resulten ser derivats d’un d’aquests mètodes.
Quina diferència hi ha? Els enfocaments del procés de gestió es basen en una actitud diferent a la pròpia organització, al moment i al moment d’aplicació de l’acció de control i a la pressió del medi. Així doncs, el sistema de processos considera la gestió com una cadena interminable de funcions de gestió interrelacionades. La versió del sistema se centra en el fet que l’organització consta de moltes unitats, d’una manera o d’una altra, que interaccionen entre elles. I l’enfocament situacional de la gestió se centra en la presa de decisions momentània a partir d’esdeveniments que tenen lloc al mercat.
La gestió és un procés
Els representants de l'escola administrativa de teoria de la gestió van proposar un enfocament per processos a la gestió. Considera les funcions d’un gestor com un sistema únic interconnectat. L’assoliment dels objectius de l’empresa, segons aquest ensenyament, és una solució consistent a petits problemes. Per si mateixa, cada decisió d’aquest tipus no té un paper en les activitats de l’empresa, però, en ser un enllaç a la cadena, és un element integral per assolir l’èxit.
L'enfocament del procés per a la gestió està garantit per la implementació de quatre funcions crítiques: planificació, organització, motivació i control. Cadascun d’ells també representa un sistema. Per tant, l'èxit de l'organització es considera com la suma de totes les decisions de gestió preses a tots els nivells de l'escala jeràrquica de l'empresa.
A més, per combinar les activitats de tots els elements de l’empresa, són necessaris els anomenats processos de connexió. O comunicació.
Funcions de direcció
La primera funció és planificar. En aquesta fase, la direcció es dedica a establir objectius i objectius i determina la direcció de les unitats de negoci de l'empresa. Podem dir que la planificació permet desenvolupar un sistema únic d’accions dels elements de l’organització per assolir els objectius.
La planificació és una activitat continuada del líder. El fet és que tant l’entorn extern com les variables internes s’ajusten constantment a l’estratègia escollida. Per tant, el directiu ha de supervisar constantment el compliment de les activitats actuals amb els objectius marcats.
La funció de l’organització consisteix en el desenvolupament de l’estructura organitzativa de l’empresa, el desenvolupament d’un algorisme d’interacció i transferència d’informació entre diferents departaments. Un altre objectiu de l’organització és crear una jerarquia de subordinació. El cap no només selecciona personal per realitzar treballs específics, sinó que també delega part de la responsabilitat i autoritat a ell.
Però per a l’èxit d’una delegació d’autoritat no n’hi ha prou. És necessari trobar un enfocament de cada empleat per augmentar la productivitat laboral.Si abans es creia que prou tots els empleats prometien una recompensa material, els investigadors afirmen que hi ha molts motivadors diferents. I tasca del director - escollir l’adequat per a cada empleat.
La teoria de la gestió moderna ha desenvolupat diversos enfocaments de gestió de personal. Un d’ells ofereix al directiu per determinar les veritables necessitats dels empleats per tal de trobar un incentiu digne.
Qualsevol situació de força major pot afectar el curs següent. Per això, la funció de control es considera contínua. Com més aviat es detecti una desviació, més ràpid i amb menys pèrdues serà possible restaurar l’empresa. Els més comuns són tres tipus de control. El primer és el desenvolupament d’estàndards. Tots els plans de l'empresa es desenvolupen acuradament i s'estableixen terminis exactes per realitzar les tasques. El segon és la mesura. Se suposa que el resultat de l’activitat obtinguda durant un període de temps determinat es compara amb el resultat previst (previst). I, finalment, la tercera etapa del control és l’ajustament. El treball de l'empresa es modifica segons dades de medi ambient o violacions internes.
La situació del mercat dicta les condicions
L’enfocament situacional de la gestió suggereix que la presa de decisions s’ha de basar en una anàlisi de l’estat actual de les coses al mercat. Només estudiant un conjunt de condicions per a un moment determinat es pot prendre l’única decisió correcta. Els teòrics d'aquesta escola no consideren incorrectes o errònies totes les altres tècniques de gestió. Per contra, intenten integrar els enfocaments parcials d’altres ensenyaments. El més prometedor en aquest sentit es considera un enfocament sistemàtic de gestió.
La gestió d’una empresa basada en l’anàlisi de la situació del mercat pressuposa que el cap del pensament situacional té la capacitat de concentrar-se en tasques específiques i buscar les seves solucions. En aquest cas, el gestor no ha de perjudicar la implementació dels objectius estratègics de l'empresa. Això combina enfocaments situacionals i sistèmics de la gestió empresarial.
També sorprèn que els teòrics de la direcció ja des dels anys vint diguessin que la situació ho regula tot. Mary Parker Follet, coneguda i creadora de la teoria de les organitzacions, va argumentar que "situacions diferents requereixen coneixements diferents".
Metodologia de gestió de situacions
Els especialistes en el camp de la gestió de situacions consideren l'experiència acumulada i l'eficàcia de la presa de decisions per altres gestors en condicions similars. La metodologia en si és un procés de quatre passos.
En primer lloc, el gestor ha de familiaritzar-se amb les eines de gestió efectives. Ha d’entendre la teoria del comportament dels subordinats i els consumidors, conèixer els fonaments bàsics de l’anàlisi del sistema, per poder identificar els factors més significatius (tant dins de l’empresa com fora), per supervisar el progrés de les tasques.
En segon lloc, el gestor ha de ser capaç de predir el desenvolupament de la situació en funció de la decisió presa i poder considerar diverses solucions alternatives alhora. Com que tots els enfocaments moderns de gestió tenen aspectes positius i negatius, aquesta habilitat és la més valuosa per al líder.
En tercer lloc, és necessari poder identificar correctament les relacions causals entre fets. Només una avaluació adequada de la situació prendrà la decisió directiva adequada. Malauradament, aquesta habilitat només ve amb experiència.
I, finalment, en quart lloc, aquest enfocament de la gestió requereix la possibilitat de vincular diversos mètodes d’influència en les activitats de l’empresa. És necessari construir un programa d’acció que doni un efecte negatiu mínim (és a dir,no comportaria canvis negatius en altres factors) en les circumstàncies existents.
Variables
Aquest plantejament de la gestió només és eficaç si el gestor és capaç de determinar i avaluar de forma correcta i eficaç les variables de la situació actual i el grau d’impacte sobre l’empresa. Si es pot analitzar la situació, hi ha molt poc espai per a tot tipus de conjectures i l'ús del mètode d'assaig i error.
Per això, els teòrics d’aquesta tècnica distingeixen l’experiència i experiència del líder com els elements més importants de l’èxit de l’empresa. Només en els darrers anys, els estudis han permès ressaltar algunes variables situacionals que afecten significativament la presa de decisions de gestió.
No obstant això, és impossible determinar totes les variables (i especialment el grau d’impacte sobre la situació). Tot, des del temperament i l’estat d’ànim de cada empleat de l’empresa i acabant amb canvis geopolítics al món, pot afectar, en un grau o altre, la correcció de la decisió. Els professionals amb experiència consideren dues categories de factors:
1) tenir un impacte directe sobre l'empresa;
2) potencial.
Gestió del sistema
Tots els enfocaments de gestió organitzativa se centren en un aspecte del negoci. I aquesta és la seva culpa. Al cap i a la fi, l’efectivitat de la gestió depèn de molts factors. El desenvolupament de totes les escoles de direcció va permetre als directius verificar la integritat del sistema organitzatiu, la importància de les interconnexions entre departaments individuals i la unitat de l’empresa i del món exterior.
Per això, els teòrics de la gestió del sistema pretenen integrar elements de diferents enfocaments de gestió. Per primera vegada, van començar a parlar de la necessitat de considerar la gestió com un procés continu únic a mitjan segle XX. I des d’aleshores, un enfocament sistemàtic de la gestió s’ha popularitzat cada any.
Concepte
La idea de considerar l’organització com un sistema va venir a la gestió des de les ciències exactes. Per entendre les idees bàsiques d’aquesta escola, cal determinar què és un sistema en general.
Un sistema és un conjunt format per elements desiguals però interconnectats; cada element d'aquest tipus contribueix a la descripció i propietats del conjunt. Les organitzacions també són sistemes formats per persones (personal), tecnologia, equipaments, finances, etc. A causa de la interacció de persones i màquines, les empreses es classifiquen en sistemes socio-tècnics. En aquest cas, cada organització ha de desenvolupar els enfocaments de gestió de personal de manera independent, ja que la compatibilitat psicològica dels empleats és tan important com la disponibilitat d’equips cars o tecnologia moderna.
Tipus de sistemes
La teoria distingeix entre dos tipus diferents de sistemes: oberts i tancats. El tancat és estrictament limitat i pràcticament independent del món exterior. Un exemple sorprenent d'un sistema com aquest és el rellotge. Entre empreses, pràcticament no hi ha sistemes completament tancats.
Sovint ens trobem amb sistemes oberts. Es caracteritzen pel fet que interactuen activament amb el món. Aquests sistemes necessiten energia, informació, materials i recursos (tant físics com financers i humans). Tot això es troba en l’entorn extern. A més, els sistemes oberts poden adaptar-se a les condicions que canvien constantment. Aquest és un requisit previ per a un sistema obert de llarga vida.
Subsistema
Ja recordem que el sistema consta d’elements. Molt sovint, cada component d’aquest tipus és ell mateix un sistema. Per simplificar la comprensió, s’anomenen subsistemes. La divisió de l’organització en seccions d’aquest tipus és molt important, sobretot quan és necessari desenvolupar enfocaments gestió de la qualitat. Al cap i a la fi, un fracàs en el funcionament d’un subsistema comportarà l’adopció de decisions errònies en el propi sistema.Per tant, un mal funcionament del treball fins i tot de la més petita estructura pot afectar el resultat de totes les activitats de producció.
Entenem que l'empresa és un complex sistema obert compost i que explica per què és impossible aplicar incondicionalment els postulats de cap escola de gestió per a una gestió eficaç. Al cap i a la fi, cadascun d’ells es va centrar en un sol subsistema. Així, l'escola de direcció científica estudia els subsistemes tècnics i el comportamentisme tracta de la part social del treball de l'organització.
Els investigadors moderns defensen que l’èxit de l’empresa està determinat per factors ambientals. Predeterminen les condicions i capacitats de l’empresa. I només després d’estudiar l’estat de la qüestió en l’entorn extern, el gestor pot triar la solució més racional i eficaç del problema.
L’organització és un sistema obert
L’organització es pot considerar com una espècie de màquina o combinació. Seleccionant i barrejant components (informació mediambiental, tecnologia, personal, equipaments, etc.), l'empresa els processa en un producte final i els posa al mercat. De fet, la informació, les persones, el capital i els materials s'anomenen inputs de l'organització. I els béns i serveis produïts s’anomenen producte de l’organització.
Si el procés de gestió empresarial s’organitza correctament, es formarà durant el processament de recursos un valor afegit. Com a resultat, a més dels productes que produeixen l'organització, hi ha beneficis, creixement del mercat, creixement de la producció (a causa de l'augment de les vendes).
És el que semblen els enfocaments moderns de gestió bàsica. Repetim una vegada més: no hi ha un estil de gestió adequat, de la mateixa manera que no hi pot haver una decisió correcta per part d’un directiu. El ritme de transferència d’informació i el desenvolupament de l’entorn modern és tan gran que el líder només pot buscar les solucions menys "nocives". És a dir, aquelles que no comportin fluctuacions greus en l’estat de l’entorn extern i intern de l’empresa.
