L’efectivitat personal és el principal secret de l’èxit en totes les qüestions i depèn, entre altres coses, de la capacitat d’assignar correctament els recursos de temps. La gestió del temps es presta a un estudi i planificació científica. Hi ha tècniques especials que permeten distribuir correctament el temps de manera que sigui suficient per a tot.
Concepte de gestió del temps
Una persona al néixer rep un recurs únic i insubstituïble: el temps. Sovint de la forma en què es disposa, depèn sovint de l’èxit d’una persona en el negoci, de la seva efectivitat. La gestió del temps, o gestió del temps, és un procés en diverses etapes que inclou competències en la planificació, anàlisi i organització de processos.
La idea de la gestió del temps no és nova, fins i tot en els primers anys de la nostra era, el filòsof romà Sèneca va escriure que el temps requereix una relació especial i va formular les primeres regles de gestió del temps: cal mantenir un diari de temps, cal avaluar el temps que es va passar i com El període de temps estava saturat d’esdeveniments. Més tard, els filòsofs han pensat més d'una vegada en com mantenir el temps fluït, en plantejar teories i inventar mètodes per a la seva economia i la seva despesa racional.
Però científic enfocament de gestió aquest recurs apareix només al tombant dels segles XIX i XX. Frederick Taylor, enginyer nord-americà, va proposar el concepte de gestió del temps dels empleats i va associar aquest procés a la motivació i la fixació d’objectius. A principis del segle XX, els científics russos van crear tot un camp anomenat "organització científica del treball" i van establir una base seriosa per a la teoria moderna de la gestió del temps. El terme "gestió del temps" només apareix als anys 70 del segle XX i, a principis del segle XXI, aquesta indústria s'ha convertit en una de les parts més importants i ben desenvolupades de la gestió.
Tipus de temps
Per gestionar alguna cosa, heu d’entendre l’essència de l’objecte. El temps és un objecte específic de gestió, per passar-lo correctament, val la pena dividir-lo en tipus. La primera classificació es basa en els conceptes de treball i lleure, en aquest cas el temps es divideix en treball i lleure, o gratuït. Gestionar les estacions permet distingir espècies com ara el temps estacional: estació de temps alt i baixa.
També podeu classificar un recurs temporal en funció de l’activitat a la qual es dediqui, i després s’assigna el temps laboral, personal i social. Un treballador es dedica a realitzar tasques oficials, planificació, personal inclou oci, educació, entreteniment i el públic es dedica a la família, amics, a l'establiment de diverses comunicacions. A l’hora de planificar, se sol tenir en compte el temps de treball, tot i que, per descomptat, cal aplicar les competències adquirides de despesa econòmica del temps a tots els seus tipus.
Funcions de gestió del temps
Qualsevol gestió exerceix la funció principal: aquesta és l’ús racional dels recursos. Les funcions de la gestió del temps són la planificació, distribució i despesa d’aquest recurs no renovable. La gestió del temps és necessària per fer un ús més eficient de la reserva de temps disponible, que afecta directament la productivitat d’una persona o empleat. Les funcions principals de la gestió del temps són la planificació de l’ús del temps, l’organització de processos per a l’ús del temps, el seguiment del compliment dels principis i la fixació del temps dedicat.
Beneficis de la gestió del temps
La gestió del temps dóna resultats positius.Per assolir l’èxit en qualsevol activitat, heu d’aprendre a passar adequadament el vostre temps. Una persona que ha dominat la tecnologia de la gestió del temps rep els següents beneficis:
- més ràpid i més sovint aconsegueix els seus objectius;
- crea les circumstàncies de la seva vida i les pot controlar;
- capaç d’aconseguir qualsevol objectiu i èxit en qualsevol activitat;
- experiències menys nervioses, ja que a la seva vida no hi ha lloc i vanitat;
- té temps suficient per a l’autoeducació i el desenvolupament espiritual;
- té un pla d’acció per a cada dia, es torna més disciplinat i recollit;
- descansa més i per tant se sent alegre i saludable, té més oportunitats de comunicar-se amb amics i familiars, per a classes d’afició;
- més productiu en el treball;
- al final, una persona està més confiada i feliç.
Estructura del procés de gestió del temps
El sistema de gestió del temps inclou diversos processos bàsics:
- anàlisi: per moure's en algun lloc, has de saber què vols i quins recursos tens;
- planificació estratègica;
- declaració d’objectius;
- planificació operativa i tàctica;
- assoliment dels objectius;
- control de la despesa en recursos i la consecució dels objectius.
Hi ha altres enfocaments per determinar l'estructura de la gestió del temps; es distingeixen quatre àrees de formació de coneixements, habilitats i hàbits, entre les quals cal destacar:
- fixació d’objectius, dominació de tècniques d’establiment d’objectius;
- capacitat de priorització;
- la capacitat d’utilitzar eines de planificació i la seva aplicació competent;
- desenvolupament, consolidació i aplicació d’habilitats d’ús racional del temps.
Tipus de gestió del temps
Com qualsevol gestió, es pot dividir la gestió del temps principal en planificació estratègica i operativa. També es pot dividir en tipus de gestió d’aquest recurs per temps: a llarg termini i a curt termini, que, de fet, duplica la primera classificació.
La planificació estratègica està associada a la consecució d’objectius globals a llarg termini, mentre que el temps s’assigna durant un any o més. S'associa a la previsió, basada en una anàlisi profunda de la situació.
La gestió del temps actual està associada a la consecució d’objectius a curt termini: d’un mes a sis mesos. Està integrat en el pla estratègic, però només cobreix la seva part immediata.
L’assignació operativa de temps s’associa a la preparació de plans per a la setmana i el dia. L’assignació de recursos tàctics s’associa a una situació real, actual, en què les circumstàncies poden fer una correcció.
Principis generals de la gestió del temps
Els processos de gestió del temps es basen en els principals principis, que inclouen:
- Configuració correcta d’objectius. D’això en depèn la seva capacitat d’accessibilitat i la seva motivació. Hi ha diverses tècniques d’establiment d’objectius, la més famosa i eficaç és el model SMART.
- Motivació. L’estalvi de temps hauria de ser conscient i associat a la satisfacció d’algunes necessitats importants, en cas contrari no s’hauria d’esperar l’èxit de la gestió del temps.
- Estalvi La gestió del temps és necessària per eliminar o reduir el dèficit de temps, per augmentar la productivitat durant els mateixos períodes de temps.
Mètodes de gestió del temps
Avui es coneixen diverses estratègies i tècniques de distribució i ús del temps. Els mètodes de gestió del temps més famosos són els següents:
- La matriu d'Eisenhower. Aquest mètode consisteix a omplir una matriu segons 4 característiques: important, sense importància, urgent, no urgent. Tots els casos del període de planificació s’avaluen en aquesta escala i es classifiquen per a la seva implementació. En primer lloc, es duen a terme qüestions d’urgència i importants, es posposen qüestions menys urgents i importants a la segona etapa, el principal és no endarrerir la seva implementació perquè no entrin a la primera categoria.S’han de delegar casos urgents i menys importants als subordinats sempre que sigui possible, els assumptes no urgents i sense importància no s’han d’acumular, per tant, s’han de delegar o no realitzar-se del tot i excloure’ls dels plans.
- Piràmide de B. Franklin. Aquest model sòlid requereix una preparació completa per primera vegada, i és fàcil d'utilitzar. La piràmide es basa en objectius i vida mundials valors humans. El segon nivell és objectius a llarg termini entre 10 i 20 anys. El tercer és un pla estratègic, decisions sobre com assolir objectius globals. A continuació es mostra el pla per a l'any que ve, i després el pla a curt termini. La planta superior és un pla per al dia. Aquesta piràmide s'ha de revisar i actualitzar periòdicament.
Hi ha altres tècniques de gestió del temps, però totes elles es basen en la capacitat de separar l’important de l’important, les habilitats per establir objectius correctes i assolibles i la motivació per estalviar temps.
Gestió del temps de treball: tècniques i normes bàsiques
La distribució racional del temps de treball és la tasca més important per a les persones que s’esforcen per augmentar la seva eficiència. Mètodes de gestió del temps, gestió dirigida a eliminar l’escassetat de temps de treball. Per això, és extremadament important planificar una jornada basada en els principis següents:
- cal proporcionar la capacitat de registrar el temps dedicat a diverses operacions;
- durant l’elaboració del pla, el 60% del temps s’ha de dedicar a treballs programats, el 20% a assumptes no previstos, el 20% a tasques espontànies;
- cal identificar els "embornals del temps" i eliminar-los el màxim possible;
- necessiten classificar les tasques de treball per urgència i importància;
- La planificació del temps hauria de ser sistemàtica, coherent, justificada.
Per gestionar el temps en una organització, s’utilitza sovint el mètode ABC, permet classificar els recursos de l’empresa per grau d’importància. Es basa en tres principis:
- les coses més importants ho fan el líder, qui dedica el 15% del seu temps;
- es deleguen tasques d’importància mitjana als directius, se’ls destina el 20% del temps de treball;
- es delegen tasques menys importants en intèrprets que passen el 65% del seu temps.
Gestió del temps de l’organització
La gestió del temps en una empresa és una manera d’estalviar fins a un 30% del temps de treball d’un especialista. Per tant, cal prestar-li la deguda atenció. La gestió del temps a l'organització recau sobre els gestors que elaboren plans de treball operatius i a mitjà termini per a intèrprets. Avui hi ha molts programes informàtics que permeten planificar l'horari laboral dels empleats, així com supervisar la implementació de tasques i el temps dedicat. Per exemple, Toggl, Bitrix "Team" i "Project". Hi ha tres estratègies principals per a la gestió del temps de l’organització:
- Acceleració Cal minimitzar el temps dedicat a realitzar operacions típiques, especialment repetitives.
- Acumulació. És necessari identificar les reserves i les prioritats en cada etapa de producció, per formar una reserva de temps per realitzar tasques imprevistes.
- Racionalització. És necessari implementar sistemes efectius per planificar i controlar la despesa del temps.
Gestió del temps lliure
Qualsevol persona sempre sent una manca de temps lliure, i cal planificar-lo amb molta cura com a treballador. Per fer-ho, heu d’aprendre a separar estrictament el treball de l’oci, de manera que hi hagi temps per restablir la capacitat de treball. Durant les vacances, us heu de limitar a les trucades i missatges a la feina per relaxar-vos plenament. Cal organitzar les tasques domèstiques per organitzar-se amb el màxim estalvi de temps. Cal desenvolupar l’habilitat per identificar les tasques més importants, de manera que hi hagi temps suficient no només per a la relaxació, sinó també per a l’autodesenvolupament. També heu d’aprendre a abandonar les petites coses rutinàries, inútils, deixant el màxim temps per assolir objectius prioritaris.
