En gairebé qualsevol organització, independentment de la forma jurídica i del nombre d’empleats (fins i tot si parlem d’empresaris individuals), en el procés de la seva tasca s’acumulen un gran nombre de diversos treballs comercials, cartes, informes d’impostos i altra informació en mitjans electrònics. Gairebé totes les empreses que operen des de fa més o menys temps, tard o d’hora afronten la necessitat de sistematitzar els seus arxius.
S'han de conservar alguns dels documents i d'altres, al contrari, és hora de destruir-los. Però, quins són els períodes d’emmagatzematge dels documents comptables, després dels quals poden ser eliminats de forma segura? De fet, el nostre marc legislatiu rarament condescendeix a la violació d’aquestes condicions, i per tant és necessari conèixer-les.
Aquest article es dedica a la divulgació d'aquest número.
Com ser
Cal tenir en compte que se suposa que molts documents es guarden durant 75 anys com a mínim, i en general es recomana que algunes categories d’informació no siguin tocades durant tota la feina de l’empresa. Com ser? Al capdavall, voldria complir amb la llei íntegrament, però alhora no complicar la vida dels empleats encarregats de mantenir els registres d’arxiu!
Abans de respondre aquesta pregunta, ens familiaritzarem amb els principals documents normatius, que consagren els requisits bàsics que consideren la vida útil dels documents comptables de totes les empreses, independentment de la forma legal, la mida i la direcció de l’activitat.
Normativa normativa d'emmagatzematge de documents
Analitzem els principals documents normatius que regeixen l’arxivatge en organitzacions.
En primer lloc, la Llei Federal de novembre de 2004, núm. 125-FZ. Aquest és un document general, regula plenament l'arxivatge al nostre país. Així doncs, les seves disposicions parlen sobre l’organització del procés de conservació de tots els documents de producció i comptabilitat, sobre els mètodes d’adquisició i ús d’arxius. A més, legislativament consagra els processos d'interacció entre les institucions d'arxiu i aquells ciutadans que vulguin fer servir la informació que s'emmagatzema.
Per descomptat, les “Regles bàsiques per al treball de les organitzacions arxivístiques” tenen un gran paper. Van ser oficialment aprovats i recomanats per al seu ús per la decisió de l'Arxiu Federal, que es va adoptar el 02/06/2002. Començant l’organització del departament d’arxiu en l’organització, us recomanem que primer us familiaritzeu amb aquest document, ja que mostra els punts més importants i fonamentals d’aquest tipus d’activitats.
Altres documents
Per a la preservació normal dels papers importants, també és necessari conèixer la llista de documents d'arxiu estàndard que es generen en el decurs de les activitats laborals de qualsevol empresa. És allà on s’indiquen els períodes d’emmagatzematge dels documents comptables i aquest document va ser aprovat per una ordre separada del Ministeri de Cultura de la Federació Russa el 2010. El número de document és el N 558. Des del seu propi nom, és evident que conté una llista dels principals valors que es formen com a resultat de l’activitat empresarial o d’altres activitats de l’empresa.
Llegat de l’URSS
El Reglament sobre documents, publicat pel Ministeri d’Hisenda de l’URSS el 29 de juliol de 1983, núm. 105, encara és rellevant. En el marc d’aquesta disposició s’estableixen tant els termes inicials d’emmagatzematge de documents com el procediment per a la seva creació, acceptació i ús.
Del Codi Tributari
A més, podeu trobar la informació rellevant a l’article 23 del document corresponent. Així doncs, en el vuitè article hi ha una clàusula que considera per separat els períodes d’emmagatzematge de documents comptables que es poden utilitzar per acumular i retenir impostos. S’inclouen valors que confirmen la recepció directa d’ingressos, despeses, així com impostos ja pagats a favor de l’estat.
Finalment, aquesta informació està disponible a la Llei Federal 29 (núm. 402-ФЗ de 6 de desembre de 2011) "Sobre comptabilitat". Podeu trobar els períodes d'emmagatzematge dels documents comptables en organitzacions per a empreses comercials.
Què s’ha de guardar i durant quant temps?
No és estrany que sigui especialment important l’emmagatzematge de documents comptables típics que es formen en el transcurs de l’activitat de qualsevol organització (tot això a la llista esmentada). Es guarden papers típics: 1 any, 5 anys, 75 anys. Cal guardar de forma permanent alguns documents (informació sobre l'obtenció de fons en quantitats especialment grans).
Grups d'emmagatzematge
Els auditors professionals diuen que tots els documents que reflecteixen els registres de comptabilitat es poden dividir en quatre grups principals. A continuació, es mostra una llista de períodes d'emmagatzematge dels documents comptables:
- Documents que s’han de mantenir permanentment. Inclouen tots els estats financers anuals, així com qualsevol prova obtinguda en el registre davant les autoritats fiscals.
- Grup d’emmagatzematge a llarg termini (més de 10 anys). Es tracta de notificacions, documents signats pels empleats per consentiment del tractament de dades personals. Les dades sobre el tema mateix, que han donat aquest consentiment, haurien d’estar disponibles durant 75 anys.
- Tipus temporal. Se suposa que els papers d’aquest grup s’han d’emmagatzemar fins a 10 anys inclosos. Inclouen factures, així com cartes de garantia.
- La quarta varietat inclou tots els documents anteriors que han caducat i, per tant, s'han de suprimir.
Nuances importants
Important! Heu de saber que es redueix estrictament la vida útil, però es pot augmentar aquest temps. Però això només s'aplica a aquelles organitzacions que realitzen activitats molt específiques.
Així doncs, la vida útil dels documents comptables a LLC, dedicats a la prestació de préstecs financers a la població, comença des dels 75 anys. A la pràctica, les organitzacions inspectores assenyalen que aquests documents haurien d'estar disponibles en tot moment, ja que en cas de reclamacions (per exemple, des del costat dels hereus), pot ser que hagin de presentar-se fins i tot després d'aquest període.
Per tant, té especial importància l’organització de la nomenclatura que s’utilitzarà en una empresa determinada per a l’organització de negocis d’arxivística. Ara considerarem els requisits bàsics que les organitzacions d'inspecció tenen per a organitzacions específiques, segons la seva forma legal de propietat.
En general, no difereixen en varietat, però també hi ha alguns matisos. Per regla general, es relacionen amb la quantitat d’ingressos que rep l’empresa.
LLC
En primer lloc, considereu LLC. Com que la facturació d'aquestes empreses és molt important, els requisits per a aquestes són més estrictes. En primer lloc, tots els informes de comptabilitat i d’impostos s’han de mantenir almenys 75 anys. A més, la vida útil dels documents comptables a la LLC es pot ampliar indefinidament en els casos que ja hem considerat anteriorment.
La documentació per als establiments amb personal ha de conservar-se durant tota la feina d’una persona específica de l’organització i durant almenys 10 anys des de la data del seu acomiadament. Si l’empleat es retira d’aquesta empresa en concret, s’hauran de conservar els documents de forma permanent, ja que en cas de reclamacions sobre la mida dels càrrecs, primer hauran de plantejar-se.
Les factures, altres documents que evidencien els assentaments amb proveïdors i clients pertanyen al tercer grup, i per tant s’han d’emmagatzemar fins a deu anys inclosos. Com ja hem dit, els estats financers generals s’han de mantenir de manera permanent.
Empresaris individuals
Els requisits per a aquesta categoria d’empreses són molt menys estrictes, ja que el nombre de documents creats n’hi ha molt menys. Quina és la vida útil dels documents comptables IP? Analitzem aquest tema amb més detall. En primer lloc, tots els certificats de registre, informes anuals a les autoritats fiscals. Aquesta informació s’hauria d’emmagatzemar de forma permanent al llarg de la vida d’una determinada empresa.
Tanmateix, si un empresari no té empleats i guarda els registres segons un esquema simplificat, tots els requisits s’acaben aquí. Per descomptat, la vida útil dels documents comptables IP en aquest cas és el mateix de 75 anys, ja que només hi ha informes anuals.
CJSC
Atès que l'activitat d'aquestes empreses implica obtenir una quantitat important d'ingressos, així com establiments amb accionistes, els requisits per als documents emmagatzemats en aquest cas són els més estrictes. En general, en la majoria dels casos, la vida útil dels documents comptables d'una empresa és d'almenys 75 anys. Tot i això, hi ha excepcions.
Per descomptat, tota la informació sobre el capital autoritzat, el volum dels dipòsits, la mida de la quota de fundació dels fundadors s’hauria d’emmagatzemar de forma continuada. La llista de documents que també s’han d’arxivar durant un període de 75 anys o més inclou documents comptables que poden ser utilitzats per les organitzacions fiscals: informació sobre la devolució d’actius, estats de liquidació amb accionistes, així com suports electrònics sobre els quals es disposen dades d’ingressos. als comptes de l’organització de fons en quantitats especialment grans.
La informació sobre els assentaments amb personal també s’emmagatzema durant 75 anys. La resta de documents (factures, cartes de garantia) tenen un període de retenció de fins a 10 anys inclosos.
Organitzacions pressupostàries
I quins són els períodes d’emmagatzematge dels documents comptables a institució pressupostària? Per regla general, no hi ha requisits especials per a això. Es creu que durant 75 anys només s’ha de conservar la informació sobre els estats financers anuals i els títols destinats a les autoritats fiscals. Tots els altres documents s’emmagatzemen fins a deu anys inclosos.
Característiques importants
Si us familiaritzeu amb la llista de totes les lleis i regulacions disponibles anteriorment, us sorprendrà: la vida útil estàndard dels documents comptables no supera els cinc anys (Llei Federal núm. 402). Al mateix temps, al nostre article escrivim uns 10 anys i més. Com pot ser això? Malauradament, en aquest cas hi ha una mala elaboració del marc normatiu, quan els requisits de la llei són contraris a les realitats. Il·lustrem amb un exemple.
Si fins i tot sou un únic comerciant únic, podeu trobar fàcilment la situació en què la inspecció fiscal requereix la presentació de documents ja caducats (d’acord amb els requisits de la llei). En el cas de CJSC i LLC, la facturació anual dels quals pot superar desenes o fins i tot centenars de milions de rubles, l'absència d'alguns títols sense importància pot causar problemes importants.
Per exemple, sovint es requerien papers que confirmin la legalitat de la reclamació de rebuts. No és cap secret que a la pràctica el seu termini es pugui estimar a gairebé deu anys. Segons la llei, ja es poden destruir dos conjunts de documents comptables al mateix temps. Si realment l’empresa se’n disposés, podria suposar grans despeses. Com? Molt senzill.
Si la companyia no pot proporcionar els títols sol·licitats, haurà de tornar a calcular l’impost sobre el benefici (encara que potser no existiria), així com pagar multes fortes.En poques paraules, a l'hora de determinar els períodes d'emmagatzematge, s'ha de guiar no tant pels requisits de la llei (paradoxals com sigui), sinó per la importància real d'un document per a una empresa determinada.
Per descomptat, la vida útil dels documents comptables primaris en qualsevol cas hauria de ser el màxim de temps possible, però fins i tot moltes factures en determinades condicions han de guardar-se a l’arxiu durant més de 15 anys. Si la companyia té deutors o si ella mateixa li deu alguna persona, aquests documents s’han de guardar de forma permanent, independentment dels requisits de la Llei Federal i de les resolucions.
Com determinar la importància dels documents comptables per a l'organització?
Com entendre quins papers s’han de marcar “abans de la necessitat” a l’hora d’emmagatzemar-los, i què s’ha de fer amb ells en el futur? En aquest cas, els advocats professionals recomanen un examen independent del valor dels documents emmagatzemats.
El principal requisit que han de guiar els membres de la comissió no és només el valor de la informació en els papers emmagatzemats, sinó també els danys que pot patir l'organització si es perden.
Així, es requereix augmentar la vida útil dels següents documents financers i comptables: qualsevol contracte i estimació per a aquelles obres que fins i tot teòricament puguin augmentar el valor tant de l’empresa mateixa com dels seus components individuals; tots els papers i suports electrònics relacionats amb la compra competitiva; tots els documents que puguin ser requerits d’una manera o d’una altra en cas de litigi (fins i tot teòricament possible).
Apunts per a empresaris individuals
Com que hi ha molts requisits, i la seva interpretació en diversos actes legislatius i decisions judicials és sorprenentment diversa, el procés d’emmagatzematge de papers es fa especialment difícil per als empresaris privats, ja que un empresari individual no té sovint una formació legal ni especialistes contractats especialment per resoldre aquests problemes. En aquest cas, cal contactar amb despatxos d’advocats en cas de controvèrsia, si es basen en documents comptables, els termes i el procediment no figurats clarament a la legislació.
Tingueu en compte: com més establert i completament el procés d’arxivatge, menys problemes tindreu en el futur.
Requisits per a l’organització de l’arxivatge a l’empresa
Per tant, vam revisar la informació bàsica sobre el calendari. Però, com organitzar l’emmagatzematge de documents de l’organització? Quins mètodes hi ha disponibles?
Primerament, podeu crear el vostre propi arxiu. En el cas dels empresaris individuals i de petites empreses, el gestor de l'empresa o un empleat especialment contractat solen ser arxiver. El propi arxiu es converteix en una sala dedicada, o fins i tot en una gran caixa forta.
Però en els darrers anys s’ha volgut recórrer a empreses especialitzades especialitzades en crear i emmagatzemar arxius. Poden ajudar a organitzar les instal·lacions d’emmagatzematge existents i crear-ne de noves des de zero. En el cas d’empreses per a les quals sigui especialment important guardar documents especialment valuosos en total seguretat, aquestes empreses poden organitzar el seu emmagatzematge en caixes especialment protegides i especialment protegides.
L’avantatge del primer mètode és el control complet sobre els vostres documents, i l’avança d’aquest mètode és evident. Els desavantatges inclouen la vulnerabilitat de l’arxiu (no tothom té els mitjans per equipar una sala ignífuga). A més, no tothom té l’educació legal adequada per a una correcta organització de l’emmagatzematge.
Els avantatges del segon mètode inclouen l’organització ideal de l’emmagatzematge, així com la plena preparació legal del personal de l’agència. El costat negatiu està lluny de controlar completament l’arxiu de gestió de l’empresa.
Així doncs, es va examinar la vida útil dels documents comptables previstos per les normes legislatives, així com els requisits que s’apliquen a les principals formes legals de negoci en aquest cas.
