És important que cada empresari sàpiga quins períodes d’emmagatzematge de les comandes tenen lloc. Al cap i a la fi, la seguretat de la documentació és la responsabilitat que assumeix tota empresa. No només hauria de recopilar informació sobre el personal dels empleats, sinó que també hauria d'assegurar-ne l'emmagatzematge. I sense fallar. Només no tothom sap què implica aquesta documentació. I encara més, molts no entenen els principis d’emmagatzemar i gravar les comandes del personal. A continuació, es detallen tots els detalls sobre aquests problemes. Ajudaran a comprendre quant i exactament s’emmagatzema la informació sobre els empleats, així com altres documents que es poden atribuir a la documentació del personal.
Què és això
El primer pas és esbrinar què hi ha en joc. Què són les ordres en termes de personal? Al cap i a la fi, abans de començar a emmagatzemar alguna cosa, heu d’entendre completament amb quina documentació heu de treballar.
Comandes de personal: papers reguladors relacions laborals entre empleat i empresari. Aquesta documentació és tot el que pot indicar fitxers i informació relacionada amb l’activitat. Totes les comandes es divideixen en diverses categories:
- Documents d'emmagatzematge a llarg termini.
- Documents a curt termini.
- Comandes temporals.
En conseqüència, cadascuna de les categories té les seves pròpies característiques. Per tant, abans de començar a estudiar la teoria de l’emmagatzematge i la documentació comptable per al personal de l’empresa, heu d’entendre a quin tipus pertany aquest o aquell document. Només després serà possible, sense violar les normes establertes, dur a terme els processos estudiats. Quins són els períodes de retenció de les comandes de personal? Què ha de saber tot empresari d’aquest moment?
Documents a llarg termini
Ara és hora de considerar cada tipus de documents enumerats anteriorment. Ja s’ha dit que això ajudarà a entendre plenament quant conservar la documentació. Però comptabilitzar tot tipus de valors és el mateix. Per tant, la pregunta sol ser senzilla. Temps d’emmagatzematge documents de personal directament depenen del tipus de paper. El primer és les ordres d’emmagatzematge a llarg termini. No és difícil endevinar que seran tinguts en compte per part de l’empresari i conservats durant molt de temps. Quant exactament? Més sobre això més endavant.
Què es pot atribuir a aquesta documentació? Es tracta de documents que descriuen la relació laboral entre l’empresari i els subordinats i també indiquen factors laborals significatius. Què se’ls pot atribuir? Això és:
- Un contracte laboral amb una comanda laboral.
- Documents de traducció.
- Ordres sobre l'establiment d'un determinat sou en una posició determinada.
- Certificats que confirmin l'adjudicació o la bonificació dels empleats.
- Document sobre viatges de negocis (llargs, estrangers).
- Arxius personals.
- Formulari de sol·licitud per emplenar.
- Ordres de destitució.
No per personal
Ara està clar quins documents són a llarg termini. L’única cosa és que l’ordre de contractació d’un empleat sigui un paper, que fa referència al personal. Però hi ha una lleugera excepció a la regla. Cal recordar-ho.
De què estàs parlant? No totes les comandes laborals, juntament amb un contracte laboral, són comandes de personal. Els papers similars en tenen una excepció. Hi ha les anomenades comandes de l’activitat principal. Aquests inclouen els següents:
- Un contracte laboral amb una comanda adequada.
- Canvis en el contracte laboral (per exemple, per trasllat a un altre lloc, per exemple).
- Documents sobre l'acomiadament del marc.
Cal destacar que, per a l’activitat principal, aquests títols només es consideraran en relació amb persones físiques. Normalment, es tracta d’executius d’empresa, a més de comptables, caps i diputats. Aquest personal sovint es prescriu a la carta de l'empresa. Cal recordar aquesta regla si l'empresari vol saber quins són els termes per emmagatzemar les comandes al personal. No tots els documents entren dins d'aquesta categoria.
Emmagatzematge a curt termini
A continuació, heu d’entendre què es pot atribuir als papers d’emmagatzematge a curt termini. Per descomptat, es farà algun tipus de comptabilitat de comandes sobre personal en aquesta situació. Però al cap d'un curt període de temps, aquests documents es destruiran. Què es pot atribuir a aquesta categoria? Els documents d’emmagatzematge a curt termini s’anomenen comandes, que regulen ràpidament el rendiment d’un empleat d’una determinada activitat laboral. És a dir, no es tracta de documents tan greus com documents sobre acomiadament o contracte laboral. Més concretament, podem distingir:
- Comandes de vacances.
- Indicacions per a viatges curts.
- Documents que indiquen una diversitat d’accions disciplinàries.
- Ordres d’enviament de personal a cursos de formació o formació continuada.
Però això no és tot. Les regles d’emmagatzematge dels documents estudiats tenen moltes característiques i matisos. A més de les opcions ja considerades, es poden distingir l'emmagatzematge temporal i permanent. Aquests casos no són massa habituals.
De manera temporal i permanent
Els documents temporals són ordres i instruccions que no tenen un paper important en el treball. Normalment són importants en un moment determinat. I després que ja no els cal, es destrueixen. També hi ha comandes d’emmagatzematge permanent. Molt sovint, només es poden distingir els expedients personals de directius i altres funcionaris prescrits en la carta de la corporació dels papers sobre personal. La comptabilitat i l'emmagatzematge d'aquesta documentació es realitza de forma continuada. I es destrueix només després del tancament de l’empresa.
Molt de temps
Quins són els períodes de retenció de les comandes de personal? Ja s'ha dit que depèn molt del tipus de títols en qüestió. Hi ha documentació per a emmagatzematge a llarg termini. S’ha de sistematitzar i tenir en compte segons les normes establertes. I aquests documents es guarden molt de temps.
Atès que només algunes empreses poden treballar durant molt de temps després de l'obertura, podem dir que el paper d'emmagatzematge a llarg termini no s'ha de destruir de manera continuada. Per què? El fet és que les comandes de personal d’aquesta categoria s’emmagatzemen durant 75 anys. I només passat aquest període podeu fer la destrucció. Només algunes corporacions aconsegueixen treballar més del període especificat.
És curt?
I quins són els períodes d’emmagatzematge dels documents de personal classificats com a curt termini? Aquesta documentació encara pot passar per la fase de destrucció sense tancar ni liquidar l'organització. Els documents a curt termini s’emmagatzemen generalment durant 5 anys. En alguns casos (si es recull a la carta) - 10. Però no més.
Quant a la comptabilitat i l’emmagatzematge
Quantes comandes de personal s’emmagatzemen? Respondre aquesta pregunta no és difícil. Ara podeu parar atenció a les normes de comptabilitat d’aquests documents. Aquest és també un punt important que tots els empresaris haurien de conèixer. Al cap i a la fi, si hi ha documents que s’emmagatzemen durant un període de temps determinat, d’alguna manera heu de registrar-los, en cas contrari, podeu perdre les comandes importants.
Ara hi ha diversos tipus d’emmagatzematge de documents. En qualsevol empresa s’han d’implementar. Ara les empreses han de crear llistes especials de comptabilitat dels seus valors en personal tant en paper com en forma electrònica.Per cert, es pot descuidar el segon. Però la forma de presentació en paper generalment és obligatòria. Però, com fer comptabilitat? Els principis per a les versions electròniques i materials són els mateixos. Sobre ells més enllà.
Principis bàsics de la comptabilitat
Per tant, la comptabilitat de les comandes del personal és una qüestió responsable i està regulada per uns estàndards generalment acceptats. Cal registrar tots els documents de personal. Si no es fa, no podeu emmagatzemar aquest o aquell paper. Sense registre: sense document. Què s’entén amb aquest procés?
El registre de comandes del personal suposa la transferència de dades escrites en documents a formularis de documentació especialitzada amb la posterior assignació d’un número i la data d’aprovació del document tal com s’enregistra. És a dir, tant en la interpretació en paper com en la interpretació electrònica, cal assignar una designació digital a cada comanda. I també escriu-ho d’una forma o altra. Aquest és un element obligatori.
Les dades es registren als registres de comandes de personal. A més, l'entrada es fa a bases de dades i arxius electrònics. Aquesta és l’única manera de gravar i emmagatzemar íntegrament documents. Les empreses proporcionen la lliure elecció del formulari per desar la documentació. La carta ha de contenir regles segons les quals es desen totes les comandes (o altres específiques) tant en versió electrònica com en paper. Val a dir que el primer paràgraf sol ser obligatori. És un document material que és capaç de confirmar una determinada comanda.
Diari de comandes
La pràctica més habitual de registre i emmagatzematge de la documentació és un quadern de comandes emès per l'empresa per al personal. Aquest document és un quadern petit. Conté el nombre de comandes, així com les seves dades principals (detalls). Per exemple, nom i data d’aprovació. La revista d’ordres registra paper d’emmagatzematge permanent, a llarg termini i a curt termini. Però si parlem de documentació temporal, no s'hauria d'introduir en un quadern com aquest. Llevat que la companyia proporcioni una carta per a un diari separat, destinada exclusivament a comandes temporals. S'omple fins al final. Tan aviat com s’acabin els fulls buits, heu d’introduir un nou document de comptabilitat en funcionament. L’antiga s’arxiva i s’envia per a l’emmagatzematge. Per cert, es tracta d’un document de comptabilitat constant.
Arxius
Independentment de les ordres de què parla el personal, cada empresa preveu l’emmagatzematge arxivístic de documents. Aquesta és la forma més comuna de comptabilitat en paper. I tots ells. No necessàriament en personal. Totes les dades s’envien a arxius després que ja no siguin necessaris. O els que ja estan realitzats. Per exemple arxius personals dels empleats. Tan aviat signat ordre d’acomiadament així com el cas està tancat, s’ha d’enviar a l’arxiu per emmagatzemar-lo durant un període determinat. Hi ha diversos tipus d’ordenació de dades, però més sobre això després.
Per començar, cal assenyalar que els arxius es poden presentar tant en format paper (obligatori), com en format electrònic. Independentment d’això, l’empresa tria els principis d’organització de la informació emmagatzemada. Les dades arxivístiques tenen un inventari. Proporciona una llista breu de tota la documentació emmagatzemada. L’emmagatzematge d’arxiu de documents és la forma més convenient d’enregistrar dades. S'utilitza tant en paper com en format electrònic. Cal destacar que els documents temporals no s’arxiven. S’adjunten als principals valors, i després es destrueixen. Es recomana enviar totes les comandes d’emmagatzematge temporal a un lloc separat i no combinar-les amb aquelles a llarg termini o a curt termini.
Consells de sistematització
Els terminis d’emmagatzematge dels documents de personal són clars. Sol tenir 5 i 75 anys. Però això no és tot. Cal una atenció especial als arxius.Després de registrar la comanda, a més de col·locar-la a l’arxiu, cal que d’alguna manera sistematitzeu totes les dades disponibles. Per a això, les empreses utilitzen diversos principis:
- Emmagatzematge de documentació en carpetes separades amb divisió en documents a curt termini i a llarg termini. Es recomana no apilar tots els papers junts.
- Sistematització per any, mes i data. Cada carpeta amb documents és ordre d’un període de temps determinat. Al seu interior, es publiquen tots els papers tenint en compte el seu registre al diari comptable (durant mesos i dies). Així, es facilita la tasca de trobar un document concret.
- Utilitzar la ubicació per números de comanda tenint en compte l’ordre alfabètic. Ja dins de cada carpeta, es recomana sistematitzar tant per números de comanda com per majúscula.
Fi de la comptabilitat
Què cal fer després de la caducitat de l’emmagatzematge d’un document als arxius? Un servei especial de l'empresa comprova els valors. Llavors, els sistematitza i dóna certes ordres de destrucció. Normalment, els documents es cremen o es passen per una trituradora. En qualsevol cas, les comandes no es poden llençar simplement. És precisament destruir-los. Per assignar documents a un o altre tipus, hi ha una comissió especial. Agraeix la importància de les comandes i els concedeix una vida útil. I només llavors es col·loquen en arxius d’una forma o una altra.
