Les empreses russes, les agències governamentals, els empresaris i altres persones jurídiques en el procés de comunicació entre ells utilitzen regularment documents oficials. L’aspecte més important de la correcta interacció d’organitzacions i individus és l’ús de detalls. La seva llista està determinada per la legislació russa. Requisits de documents: aquest és l’atribut més important de fonts oficials publicades per empreses, autoritats o recopilades per particulars quan entren en contacte amb qualsevol estructura. Quines són les característiques del treball amb ells?
Definició
Els requisits de documents són elements obligatoris del disseny visual de diverses fonts d’informació, aprovats, per regla general, en còpia impresa, en paper, aprovat al nivell d’estàndards estatals, industrials o corporatius.
Els tipus de documentació que pertanyen a la categoria d’organització i d’administració s’elaboren d’acord amb GOST R 6.30-2003. Aquesta font d’estàndards inclou criteris unificats obligatoris per utilitzar-los durant l’intercanvi de documents amb la participació d’empreses, autoritats i altres institucions amb estat oficial.
Considereu els detalls més importants dels documents definits per l'estàndard d'estat especificat.
Detalls bàsics segons GOST: escut de la Federació Russa
Molts documents oficials han d’incloure l’escut de Rússia. Aquest símbol d'estat es pot representar en tres varietats: com a multicolors a l'escut heràldic, com a un color, amb o sense un element similar. L'escut multicolor de la Federació Russa s'hauria de posar en documents que continguin les disposicions de les lleis constitucionals i les lleis federals, les regulacions dictades pel president, el govern i l'Assemblea Federal.
L'escut d'un sol color de la Federació Russa sense escut heràldic s'ha de posar en documents publicats:
- Comissió Interdepartamental sobre Secret d'Estat;
- tribunals federals;
- la fiscalia;
- El Comitè d’investigació i altres òrgans de perfil similar.
L’emblema de la Federació Russa s’utilitza com a element en lletres i altres documents.
Escut del tema de la Federació Russa i municipis
Els detalls dels documents adoptats a les entitats constituents de la Federació Russa inclouen el seu propi emblema de la regió. Les normes per a la seva col·locació estan regulades per actes normatius adoptats en un tema determinat. També, a nivell regional, es poden aprovar les regles per posar l'escut de la Federació Russa a determinats papers. Els detalls dels documents emesos a nivell de territoris municipals, al seu torn, poden contenir l'emblema de la ciutat i d'altres poblacions o municipis. Les normes per a la col·locació d’aquest atribut s’estableixen mitjançant actes normatius adoptats per les autoritats locals.
Marca comercial
El registre de detalls de documents en organitzacions pot implicar l’ús d’un emblema o marca comercial. Aquests elements es col·loquen segons les disposicions de la carta de companyies. A més, l'emblema no es col·loca en documents al mateix temps que l'emblema de la Federació Russa, una entitat constituent de la Federació Russa o un municipi. Les marques comercials poden incloure paraules i imatges. El color dels accessoris corresponents pot ser qualsevol.
Codi d’organització
D’acord amb el classificador d’empreses tot rus, el codi de document també pot ser un codi d’organització. Aquesta informació sol servir de funció de referència. El document principal, en l'estructura del qual hi ha un codi d'organització, és una lletra.
PSRN
En la majoria dels casos, els detalls dels documents primaris de l'organització requereixen la inclusió en la seva estructura OGRN. En lletres, aquest element s’indica com a part de la informació de fons sobre l’organització. PSRN també s'utilitza per emetre capses de carta de l'empresa. Per als empresaris, hi ha un atribut similar: OGRN IP. S'utilitza principalment per a les mateixes finalitats que l'element corresponent al flux de documents amb la participació de persones jurídiques.
TIN i PPC
Aquests detalls, juntament amb el PSRN, s’utilitzen més sovint en la documentació primària, així com en els caps de carta elaborats pels empleats de l’organització. PPC: un element inherent a les persones jurídiques. Els empresaris individuals no utilitzen aquests accessoris.
Codi del formulari de document
D’acord amb el classificador All-Russian de la documentació de gestió, el codi de formulari ha d’estar present a l’estructura de detalls de diverses fonts. Aquest element s'utilitza principalment per optimitzar la velocitat de transferència de fitxers a canals electrònics.
Nom de l'empresa
Els detalls obligatoris del document inclouen un element com el nom de l'organització. És important que sigui coherent amb el que s’indica als documents constitutius de l’empresa. Els formularis han d’incloure el nom complet de l’empresa. L’abreviatura es pot col·locar una al costat de l’altra (a sota o al darrere).
Informació de referència
El següent element de detalls dels documents: informació de referència sobre l'empresa. La seva estructura implica la inclusió d’una adreça de correu, números de telèfon i altra informació que l’empresa consideri necessària per ubicar-la. També, per regla general, s’adhereixen el codi d’organització, PSRN, TIN i KPP.
Nom del tipus de document
El document s'ha de classificar correctament per tipus. El nom corresponent de l'espècie es registra a la carta de l'empresa. També ha de complir els criteris inclosos a l'OKUD. Normalment, l’element en qüestió es fixa en els formularis. Per a les lletres, aquest atribut (nom del document) no és el típic. Està escrit en majúscules.
Data del document
El següent atribut important és la data del document. Hauria de reflectir el temps de creació de la font corresponent o, per exemple, la seva signatura. La data és segellada per la persona que té l’autoritat de signar el document, o el servei intern de l’organització responsable de l’intercanvi de fonts rellevants. En alguns casos, la data pot ser segellada pel causant del document.
Número de registre
El número de registre (índex) és un requisit fixat per facilitar la classificació de l'origen en els registres i arxius interns de l'organització, així com un identificador durant el flux de treball amb altres empreses. Les normes d’aplicació del requisit es reflecteixen en fonts administratives aprovades per l’empresa.
També, en alguns casos, es pot complementar l’element en qüestió amb un enllaç que inclou, de fet, el número de registre, així com la data del document que requereix resposta. És a dir, aquest atribut s’utilitza sovint en lletres que es redacten com a resposta a les crides a l’empresa.
Lloc de compilació
En alguns casos, es pot indicar el lloc de la compilació d’un document. Per exemple, si ho determineu sobre la base d’altres detalls és difícil. Però si el lloc de la compilació ja està indicat en altres elements del document, no cal incloure els accessoris corresponents a l'estructura font.
Destinatari
El següent atribut significatiu és el destinatari. S'indica si cal enviar un document a un determinat unitat estructural Empresa corresponent. Així mateix, el destinatari pot ser un funcionari o un ciutadà amb la condició de persona.
Voltor
Es pot requerir un segell d’aprovació de la font. Aquest atribut pot donar al document un caràcter normatiu.Per exemple, un director d'una empresa pot utilitzar el segell de tipus "afirmo", després del qual les disposicions a la font es vincularan per als empleats de l'empresa.
Resolució
Un altre atribut interessant és la resolució. S’activa si un funcionari, com el director de l’empresa, vol prendre una decisió, presa del mèrit de la informació del document. Aquest requisit també conté un nom complet, el contingut de la comanda, la data límit en què s’ha d’acabar, una signatura, una data. Es pot indicar als executors de la tasca.
Titular
Alguns documents utilitzen un encapçalament. El seu propòsit és presentar un breu resum de la informació present a la font. És a dir, que s'ha de correlacionar amb el nom del document. Títol d’exemple: “Ordre sobre la formació d’un comitè de certificació”.
Marca de control
En alguns casos, el document requereix accessoris com una marca de control. Aquest element indica que l'estructura competent té l'empresa acceptada per la font i hi ha treballs. Normalment, aquest atribut sembla un segell amb la paraula "control".
Document del text
Probablement el requisit clau del document. Reflecteix l’essència de la informació transmesa a través de suports de paper. En general, es compila en rus o un que tingui oficialitat en el tema de la Federació Russa. El text pot incloure taules, diversos elements de format.
L’estructura del text es presenta generalment en dues parts: la primera reflecteix els motius i els objectius d’enviament del document, la segona reflecteix la idea principal del recurs, la sol·licitud, la recomanació, etc. En alguns casos, només es pot utilitzar la segona part de l’estructura de l’atribut corresponent.
Marca d'aplicació
Es passa així que al text del document és problemàtic la visualització de totes les dades necessàries. En aquest cas, la font es pot complementar amb aplicacions. Aquest fet s'hauria de mostrar al document mitjançant els accessoris adequats. Com es pot incloure la marca en qüestió a l'estructura font? Per regla general, escriuen: “Sol·licitud sobre un nombre i un full de fulls en un volum i còpia de còpies”. En alguns casos, pot ser necessari indicar el nom del document que conté la sol·licitud.
Signatura
Els tipus més importants de detalls de documents inclouen un element com una signatura. L'ofereix un funcionari, registrant així la precisió de la informació continguda en la font. I no es tracta només d’un autògraf: la signatura com a atribut independent ha de contenir el nom de la posició de la persona que signa el document, així com una transcripció.
Fretboard
Els requisits per als detalls dels documents establerts en algunes organitzacions requereixen la presència d'un segell de signatura. S'utilitza en els casos en què sigui necessari solucionar el fet que la informació de la font sigui aprovada per una persona o estructura competent de l'empresa.
El segell ha d’incloure la paraula “acordat”, així com informació sobre la posició de la persona que aprova la informació pertinent, la seva signatura i desxiframent. Una característica clau del segell d’aprovació és l’ús en la gestió de documents que involucra diverses organitzacions.
Aprovació de visat
Un element prou proper a la taula digital es pot anomenar visat d'aprovació. La seva característica clau només s’utilitza dins de l’organització. Al mateix temps, es pot afegir un visat diverses vegades, ja que diversos departaments ho revisen seqüencialment.
Imprimeix
Gairebé sempre, les dades dels documents de pagament, així com altres tipus de fonts primàries, requereixen que les organitzacions posin un segell. A Rússia sol ser de tinta. L’estructura de la premsa generalment conté informació sobre el nom de l’empresa, PSRN, TIN i altres detalls.
Documentació: matisos
Vam determinar que els detalls dels documents - aquest és el criteri més important per organitzar els procediments correctes per a la interacció de l'empresa amb socis, agències governamentals, així com per a la implementació de comunicacions corporatives internes. Quins matisos característics de la implementació pràctica del flux de treball a les empreses russes es poden notar?
Es pot notar que posar tots els detalls requerits per GOST és poc freqüent. Cada document requereix l’ús d’un conjunt d’elements adequat. Per exemple, pel que fa a les cartes oficials, solen utilitzar detalls com l’escut de la Federació Russa, l’assumpte del logotip de la federació, la ciutat o l’empresa, el codi de l’empresa, PSRN, TIN, KPP, així com el nom de l’organització.
El nom del tipus de document en lletres no sol posar-se. Mentre que, per exemple, aquest tipus de fonts com un ordre, un acte, memòria o una decisió ha de contenir en la seva estructura l'element corresponent. En lletres cal indicar el nom complet de l’empresa a la qual s’envia el document i, si hi ha un nom abreujat previst per fonts oficials, també s’ha d’indicar (escriure entre claudàtors després del nom complet).
Hi ha diversos mètodes correctes per reduir els noms d’organitzacions: mitjançant les primeres lletres (és a dir, s’obté una abreviació com un institut de recerca), per les síl·labes inicials (per exemple, es pot obtenir Uralmash), o per un altre mètode aprovat en els documents oficials de l’empresa destinatària.
Altres detalls importants dels documents són l’adreça de correu, així com els números de telèfon i fax. També en les cartes oficials se solen indicar dades bancàries organització. Un altre element important del document rellevant és la data, que reflecteix el moment de la seva signatura. Després es firma el paper oficial, se li col·loca el segell de l'empresa.
