Komunikace v obecném smyslu je výměna informací mezi lidmi nebo jejich skupinami. Existují interpersonální, sociální (funkční role), obchodní komunikace. Předmětem naší konverzace bude poslední pohled.
Co je to?
Obchodní komunikace je interakce v oblasti oficiálních vztahů, jejímž účelem je řešit konkrétní problémy, dosáhnout určitých výsledků a optimalizovat jakoukoli činnost. Kromě toho má každý účastník své vlastní postavení - šéfa, podřízeného, kolegy, partnery.
Pokud probíhá komunikace mezi lidmi, kteří jsou na různých krocích kariérního žebříčku (vůdce a performer), pak existuje vertikální vztah, tj. Podřízené vztahy. Pokud je interakce založena na zásadách stejné spolupráce, jedná se o horizontální vztah.
Je to obchodní komunikace, kterou člověk provádí každý den v práci, na univerzitě, ve školách, v oficiálních institucích. Jedná se o komunikaci učitelů a studentů, nadřízených a podřízených, kolegů, partnerů a konkurentů.
Záleží na tom, jak dobře je partner obeznámen s pravidly, formami a metodami takové komunikace, zda bude schopen dosáhnout svého cíle. Partneři musí mluvit stejným jazykem (doslovně i obrazně), rozumět si navzájem, mít společnou společenskou zkušenost.
Podmínky obchodní komunikace
Aby obchodní komunikace byla efektivní, musí být dodržena řada podmínek:
- Komunikace by měla mít pochopitelný cíl, o jehož dosažení mají zájem všechny osoby zapojené do procesu. Například vytváření sítí, uzavření dohody, koordinace akce, rozvoj podmínek pro spolupráci atd.
- Účastníci by se měli navzájem kontaktovat bez ohledu na to, co se jim líbí a nelíbí.
- Povinná shoda obchodní etiketa podřízenost, pracovní role, formální omezení.
Formální omezení jsou chápána jako různá nařízení, rutiny a protokoly, stejně jako banální potřeba kontrolovat sílu vlastních emocí a respektovat partnera.
Také vedoucí, případně jiný účastník by měl zajistit, aby obchodní komunikace byla zvládnutelná. Je nutné motivovat účastníky k nalezení řešení, jinak budou pouze pasivními pozorovateli setkání, kteří nenabízejí žádné nápady.
Formy obchodní komunikace
Dvě hlavní formy komunikace jsou kontaktní (přímá) komunikace a nepřímá (nepřímá).
V prvním případě komunikátoři komunikují tváří v tvář a mají příležitost si vzájemně hodnotit neverbální chování ostatních, proto je účinnost takového kontaktu vyšší. Ve druhém případě dochází k interakci pomocí jakýchkoli komunikačních prostředků - telefon, dopisy atd.
Konkrétněji, nejběžnější formy obchodní komunikace jsou:
- Setkání.
- Prezentace
- Obchodní konverzace.
- Vyjednávání
- Telefonní konverzace.
- Výměna úředních obchodních dokumentů (žádost, smlouva, plná moc, memorandum).
- Konzultace.
- Rozhovor
- Řečnictví, konference.
Pomocí samostatných forem obchodní komunikace mohou účastníci naopak využít konfrontačního nebo partnerského přístupu. První možností je konfrontace: každá strana má v úmyslu vyhrát. Partnerský přístup zahrnuje nalezení řešení, které je přijatelné pro všechny účastníky.
Fáze
Přestože se typy obchodních komunikací liší, jsou téměř vždy charakterizovány několika fázemi:
- Příprava. To je stanovení cílů, cílů, shromažďování a analýza informací, určování strategie chování. Koneckonců, obchodní jednání nebo vyjednávání nejsou organizována za účelem povídání „o ničem“ a zjištění toho, jak se věci dějí v osobním životě účastníků.
- Plánování. Schůze se může konat spontánně, stále se však věří, že by odborník měl mít jasný plán: co řekne, jak argumentovat, co přesně chce získat z druhé strany.
- Diskuse - diskuse o nápadech, návrzích, nalezení společných bodů zájmu, společné rozhodnutí.
Tento systém je nejdůležitější pro jednání. Jiné typy komunikace nemusí zahrnovat všechny fáze. Například „studený“ telefonní hovor nebo vydávání pokynů nemusí zahrnovat žádnou diskusi.
Styly obchodní komunikace
Přidělte nejen typy obchodní komunikace, ale také styly. Pokud jde o profesionální interakce, nejčastěji se používají:
- Formální podnikání. Na druhé straně má administrativní, administrativní, legislativní a diplomatickou vznešenost. Obchodní rozhovory se vyznačují klišé řeči a určitými komunikačními formami.
- Vědecké. Používá se k přípravě zpráv, projevů na seminářích a přednáškách.
- Žurnalista. To zahrnuje jakékoli veřejné vystoupení, a to i prostřednictvím médií.
- Konverzační domácnost. Neformální vztahy také probíhají v profesionálním prostředí a jsou podporovány v jednotlivých společnostech. Kolegové ne vždy komunikují výhradně pomocí poznámek. Musíte však pochopit, kde je takový styl vhodný a kde ne.
Funkce obchodní komunikace
Proč obchodní komunikace vyžaduje předběžnou přípravu na komunikaci předem? Za prvé, lidé nejen tráví svůj osobní a pracovní čas na oficiálních setkáních, a nikdo nechce čekat, až iniciátor shromáždí své myšlenky. Za druhé, druhá strana nemá vždy zájem o jakýkoli druh interakce nebo je nastavena ke spolupráci, ale vidí ji úplně jiným způsobem.
Jak víte, nebude první šance na první dojem. Musíte být schopni navázat kontakt, aby všichni účastníci měli náladu k diskusi. Pokud druhá strana původně neměla v plánu spolupracovat, měli byste alespoň zajímat partnera a domluvit si schůzku s ním ve vhodnější době.
Na mezinárodní úrovni existují specifika obchodní komunikace, protože různé kulturní charakteristiky mohou výrazně ovlivnit průběh vyjednávání. Například Američané jsou zvyklí na schůzku včas a po krátkém pozdravu se pustí do práce. Arabové jsou také přesní, ale z dálky začínají obchodní konverzaci, nejprve diskutují o přírodě, počasí, jídle. Ital nevidí nic strašného v tom, že je pozdě na schůzku, a také nezačne okamžitě obchodní diskusi. A Japonci se během konverzace vyhnou přímému pohledu.
Zjistili jsme tedy, co je obchodní komunikace, jaké jsou její vlastnosti, jaké formy, typy a styly jsou pro ni charakteristické.
