Pracovní sešit je jedním z klíčových dokumentů, které posilují právní skutečnosti související s právními vztahy mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Proto by pracovníci v oblasti lidských zdrojů měli přistupovat se zvláštní odpovědností k vyplnění tohoto dokumentu a jeho úpravám. Na jaké nuance ohledně těchto akcí bych měl věnovat pozornost?
Záznamy o práci
Uvažujme, jak provést zápis do sešitu, pokud inspektor OK čelí úkolu vložit údaje o díle do odpovídajícího dokumentu. Jaká je specifika práce s knihou v tomto ohledu? Jaké jsou požadavky legislativních předpisů na řešení těchto problémů?
Jeden ze společných diskusních bodů týkajících se zadávání informací do odpovídající části sešity se týká toho, zda do dokumentu zahrnout větu odrážející skutečnost, že osoba před nástupem do práce neměla senioritu. Tuto akci praktikuje mnoho důstojníků. Legislativa to však nevyžaduje. Proto při podání žádosti o zaměstnání pro osobu, pro kterou je první zkušenost s nástupem do společnosti, nebudeme zaznamenávat informace odrážející tuto skutečnost v odpovídajícím dokumentu.
Po vložení potřebných informací do části posuzovaného dokumentu je HR specialista ve všech případech povinen zaznamenávat údaje o kvalifikaci zaměstnance - to jsou požadavky pravidel upravujících způsob zápisu do sešitu. Například to může být taková formulace: „Přijato do takové dílny frézkou takové a takové kategorie.“
Další zásadní nuance týkající se postupu zadávání informací do oddílu o práci sešitu: není nutné certifikovat příslušné informace pečetí organizace a podpisem vedoucího nebo jiného pověřeného zaměstnance. Skutečností je, že údaje, které osvědčují informace v sešitu, jmenovitě podpis a pečeť, by měly být v dokumentu připojeny pouze tehdy, když zaměstnanec odejde.
Práce na částečný úvazek
Za povšimnutí stojí fakta týkající se takové právní kategorie, jako je více pracovních míst. Zápis do sešitu, který uvádí, že zaměstnanec a zaměstnavatel spolupracují v rámci příslušného typu právního vztahu, by měl podléhat řadě nuancí. Zvažte je.
Je užitečné poznamenat, že pokud jde o jev, jako je zaměstnání na částečný úvazek, lze zápis do pracovní knihy provést pouze tehdy, pokud si to sám zaměstnanec přeje. Příslušné informace jsou zaznamenány v dokumentu personálním oddělením na hlavním pracovišti osoby na základě dokladů potvrzujících skutečnost, že zaměstnanec někde stále pracuje - obvykle jde o řádně provedený certifikát jiného zaměstnavatele.
Zajímavá nuance: i když člověk odejde ze zaměstnání na částečný úvazek, přesto může v sešitu zohlednit, že se věnuje relevantním činnostem v jiné společnosti. Personální specialista hlavní zaměstnavatelské společnosti není oprávněn odmítnout opravit dotyčné informace pro zaměstnance.
Jak zadat údaje o zaměstnání na částečný úvazek za předpokladu, že osoba již ukončila další zaměstnání? Velmi jednoduché.V prvním sloupci dokumentu je uvedeno datum najmutí zaměstnance v jiném podniku, ve druhém sloupci jsou zaznamenány informace o jeho přijetí zaměstnancům příslušné organizace, ve 4. sloupci informace o dokumentu, který je základem pro zápis do sešitu. Podobně je v pracovní knize zaznamenán záznam, který odráží skutečnost, že osoba byla propuštěna z dalšího zaměstnání.
Překlad
Pokud je osoba převedena z jedné organizace do druhé, mělo by se to promítnout do sešitu? Ano, je to nutné. Po dokončení překladu by měl být proveden zápis do pracovního sešitu, který osvědčuje tento postup. V praxi však může být řešení tohoto problému doprovázeno určitými obtížemi. S čím jsou spojeni?
Mezi běžné body diskuse patří situace, ve které by měl být v sešitu uveden záznam odrážející skutečnost, že osoba byla dočasně převedena na jiné pracovní místo. Poté se zde však průběžně formoval kvůli skutečnosti, že předchozí volné pracovní místo bylo zrušeno a zaměstnanec se rozhodl pokračovat v práci na novém místě. Podobný scénář se odráží v článku 722 zákoníku práce Ruské federace.
Specifičností takových případů je, že informace o dočasných převodech z jednoho díla do druhého nelze do sešitu zapsat. Pouze v případě, že se osoba následně neustále utváří na novém místě, lze provést odpovídající zápis do sešitu. V takovém případě musí datum vstupu odpovídat okamžiku právně pevného převodu zaměstnance na trvalé volné místo. Legislativní zdroje, které by regulovaly zavádění takových údajů, neobsahují příklady nezbytného znění.
Ale jak se nakonec dělají takové záznamy v pracovních knihách? Příklad schématu pro zadávání takových informací může být následující. Ve druhém sloupci dokumentu je uvedeno datum odrážející skutečnost, že v sešitu byl proveden záznam o převodu (jakmile zaměstnavatel vydá příkaz potvrzující, že osoba začne vykonávat své funkce průběžně). Ve třetím sloupci je zaznamenán záznam odrážející překlad, ale je také uvedeno datum skutečného začátku pracovní činnosti osoby na novém pracovišti. Čtvrtý sloupec obsahuje údaje o dvou příkazech: na kterých se osoba převedla do nové společnosti a na kterých začala průběžně pracovat.
Opravy sešitu
Jaká kritéria by měl personální důstojník použít, pokud čelí úkolu opravit záznam v sešitu? Praktický význam takových akcí vzniká v případech, kdy odborník potřebuje opravit nepřesné nebo nepřesné informace. Nejčastěji se to týká sekcí obsahujících informace o práci a odměňování zaměstnanců. V souladu se současnými předpisy nelze v pracovních sešitech přeškrtnout nesprávná data. Měly by být zcela přepsány - ve znění pozdějších předpisů. Tento postup je charakterizován řadou nuancí.
Zaprvé by měl být záznam obsahující chyby nejen přepsán, ale měl by být doplněn vhodným vysvětlením: proč tento postup provádí specialista na lidské zdroje. Zpravidla stačí omezit se na komentář odrážející skutečnost, že záznam přiřazený k takovému a takovému číslu je považován za neplatný. Poté se do sešitu vloží správné informace s odkazem na dokumenty, které osvědčují legálnost označování nových informací.
Propuštění
Jedním z nejobtížnějších postupů, který odráží právní vztah s účastí zaměstnance a zaměstnavatele, je propuštění. Záznam v pracovní knize, který zaznamenává propuštění osoby z jeho funkce, lze provést z různých důvodů. Uvažujme některé z nich.
Standardní scénář - když zaměstnanec odejde v souladu s odstavcem 3 77 článků zákoníku práce Ruské federace, to znamená, ze své vlastní svobodné vůle.Hlavním bodem diskuse, který se ho týká, je to, jaké formulace se mají vložit a stanoví propuštění. Zápis v pracovní knize, který provedl odborník v personálním oddělení jednoho podniku, se nemusí podobat znění kolegů z jiných firem.
Někteří zaměstnanci mohou například napsat, že osoba byla propuštěna v souladu s čl. 77 odst. 3 zákoníku práce Ruské federace, zatímco jiní zaznamenávají, že pracovní smlouva je ukončena v souladu s tímto ustanovením zákona. Jak správně?
Odborníci poznamenávají, že obě formulace jsou přijatelné. Vše záleží na tom, jaký konkrétní legislativní akt vede zaměstnance. Existují dva základní dokumenty, které upravují způsob zápisu do sešitu při propuštění. Prvním z nich je vyhláška Ministerstva práce č. 69, zveřejněná dne 10.10.2003, v souladu s tím je v pracovním sešitu zaznamenána zpráva o propuštění osoby. Dalším pramenem práva je samotný TC, konkrétně článek 84.1. Podle jeho ustanovení má zaměstnanec právo vložit do sešitu znění, které neodpovídá ukončení pracovního poměru, ale ukončení smlouvy na odpovídajícím základě.
Je možná varianta, v níž zaměstnanec zahájí propuštění z důvodů zahrnujících některé výhody a preference stanovené zákonem. Například může být nutné ukončit práci kvůli skutečnosti, že člověk potřebuje péči o dítě.
Dalším scénářem je propouštění, které zahrnuje převod zaměstnance z jedné společnosti do druhé. V právních předpisech může být několik důvodů: překlad na osobní žádost zaměstnance a z podnětu zaměstnavatele, ale se souhlasem odborníka. Jedná se o ustanovení čl. 77 odst. 5 zákoníku práce Ruské federace. Výběr konkrétního znění určuje, jaké zápisy do sešitu budou provedeny.
Nejdůležitější nuance, které je třeba věnovat pozornost odborníkům personálních služeb podniků při práci se sešity při propouštění, je následující: při určování právního základu pro ukončení právních vztahů se zaměstnancem nelze odkazovat na článek 80 zákoníku práce Ruské federace. Nemůže to být důvod pro propuštění - obsahuje pouze ustanovení, která objasňují, v jakém pořadí by měla být smlouva ukončena, pokud zaměstnanec odejde na vlastní žádost.
Je přípustné opravit chyby na titulní stránce?
Dalším problematickým aspektem běžným v praxi práce ruských personalistů jsou opravy na titulní stránce sešitu. Na co by měli odborníci věnovat pozornost? Je přípustné provádět opravy v sešitu, pokud jde o úpravu informací na titulní straně?
Zajímavou skutečností je, že v současných pramenech práva neexistují žádná ustanovení, která by oficiálně upravovala, jak by měl úředník v odpovídající části formuláře opravit chybná data. Mnoho právníků má proto tendenci věřit, že titulní strana dokumentu nepodléhá úpravám. V tomto prvku musíte okamžitě provést správné zadání v sešitu. Pokud se osoba vyplňující dokument mýlí, považuje se za neplatnou.
Existuje však i jiné hledisko. V souladu s tím je přípustné provést zápis do sešitu za účelem úpravy titulní stránky, protože to není zákonem zakázáno. Změny budou zaznamenány v souladu se stejnými standardy, které jsou nastaveny pro práci s částmi dokumentu, které obsahují jméno zaměstnance. To znamená, že musíte přeškrtnout nesprávné informace a zadat správné. Na druhou stranu, pokud vezmeme v úvahu, že tento druh informací je zaveden během počátečního vyplňování formuláře, bylo by mnohem snazší (a správnější) vypracovat nový dokument.
Kam získat tisk na titulní stránce?
Zvažte další zajímavý aspekt práce s pracovními knihami, pokud jde o návrh titulní stránky dokumentu.V souladu s právními předpisy upravujícími práci s tímto druhem dokumentace musí odpovídající část obsahovat pečeť organizace, která jako první vydala knihu dané osobě. V praxi pracovněprávních vztahů existují případy, kdy společnost z nějakého důvodu nepřipevňuje vhodné rekvizity. Měl by být dokument v takových případech považován za neplatný? Ne, neztrácí svou právní sílu. Musí však být uvedena do souladu s kritérii stanovenými zákonem.
V obecném případě by měla předchozí zaměstnavatelská společnost, jak poznamenali právníci, pomáhat osobě při zajišťování správnosti vyplnění hlavního pracovního dokumentu a stále jej otestovat. Je však možné, že společnost již byla likvidována. V tomto případě může zaměstnanec provést následující kroky. 
Nejprve může jít do archivu a vyžádat si tam dokumenty, které mu pomohou prokázat, že pracoval v určité organizaci. Za druhé se osoba může obrátit na soud tím, že vypracuje prohlášení, podle kterého by měla být prokázána skutečnost jeho pracovní činnosti ve společnosti.
Personální referent nové společnosti poté, co obdržel dokumenty, které se zaměstnanci podařilo projít uvedenými metodami, může na titulní stránku uvést pečeť. Tím však společnost potvrzuje skutečnost, že informace zadané v pracovní knize předchozím zaměstnavatelem lze považovat za správné.
Kdo může opravit záznamy?
Obecně platí, že personální knihu by měl měnit pouze odborník v personálním oddělení pouze zaměstnavatelské společnosti, která umožnila zaznamenat nesprávné informace do zaměstnaneckého dokumentu. Je však možné, že jiný zaměstnavatel má také právo opravit informace v pracovní knize. Za tímto účelem musí být zaměstnanec společnosti k dispozici dokument, který bude považován za oficiální základ pro provedení změn. Může se jednat o kopii příkazu k najímání zaměstnance, jakož i o jeho propuštění.
Změna stavu společnosti
Další běžný případ: reorganizace zaměstnavatelské společnosti. Například by to mohlo být převzetí větší firmou. V důsledku toho začnou zaměstnanci společnosti, která se stala součástí jiné struktury, pracovat pro jinou právnickou osobu. Je v tomto případě třeba aktualizovat položku v sešitu? Pracovní místa mohou zůstat stejná, existuje nějaký právní smysl při provádění příslušných úprav? 
V 75. článku zákoníku práce Ruské federace se uvádí, že změna vlastnictví majetku společnosti nemůže sloužit jako základ pro zrušení pracovních smluv. Výjimky jsou stanoveny pouze pro top manažery společnosti. Vedení organizace, její zástupci a v některých případech hlavní účetní jsou povinni uzavřít nové pracovní smlouvy. Informace v jejich sešitech by proto měly být aktualizovány.
Naplňování sešitů podnikateli
Jak víte, podnikatelé i právnické osoby jsou povinni vést pracovní knihy pro zaměstnance. Jaké jsou rysy vyplňování tohoto dokumentu podnikateli? Mezi postupy specifickými pro práci s dokumentací právnických osob a jednotlivých podnikatelů existuje jen několik zásadních rozdílů. Právní předpisy upravující způsob, jakým může personální úředník zapsat do sešitu, by měly být interpretovány právnickými osobami i jednotlivými podnikateli. Stále však existují určité nuance, které odrážejí specifika práce s dokumentem v organizacích působících ve statusu jednotlivých podnikatelů.
Záznamy uvedené v příslušném dokumentu, zatímco zaměstnanec vykonává pracovní činnosti v organizaci, musí být potvrzeny podpisem zaměstnavatele nebo kvalifikovaného personalisty. Pokud jednotlivý podnikatel najal personálního pracovníka nebo tajemníka, který je zodpovědný za vedení pracovních knih, pak to není žádný problém: vyplní formuláře a do nich vloží potřebné údaje prostřednictvím najatého specialisty.
Ale co když se individuální podnikatel rozhodl najmout asistenty a samostatně vést pracovní knihy? Podnikatel de jure není zaměstnancem své vlastní společnosti. Pokud jde o LLC, obvykle s tím není žádný problém: i když personální důstojník není do personálu přijat, jeho funkce může vykonávat vedoucí - má právo pracovat s takovým dokumentem jako je pracovní kniha. Ředitel může provést zadání, opravit, přidat, to znamená, provést s dokumentem nezbytné kroky.
IP se samozřejmě může stát vůdcem, přestože je to nerentabilní (kvůli nutnosti platit daň z příjmu fyzických osob a příspěvky do fondů). Pokud jde o práci se sešity, je však zákonodárce zcela liberální: IE může mít plně status „zaměstnavatele“, což je přímo stanoveno zákoníkem práce Ruské federace. Jak by v tomto případě měly být zapsány do pracovních sešitů? Může to být vzorek vhodného vzoru výplně pro IP. Předpokládejme, že najímáme osobu. Do druhého sloupce zapíšeme datum provedení příslušné objednávky (IP by ji mělo také zveřejnit). Dále provedeme zápis do sešitu odrážející informace o tom, kde osoba přišla do práce a jaká pozice - informace jsou uvedeny ve třetím sloupci. Plně píšeme: "Individuální podnikatel Ivanov Peter Sidorovich." Níže stanovujeme, že osoba je „přijata na místo takového a takového“. Ve čtvrtém sloupci označujeme na základě pořadí, v jakém je osoba připsána zaměstnancům organizace. OGRNIP a další podrobnosti identifikující podnikatele, není nutné do této části sešitu vkládat.
