V současné době se žádný podnik zabývající se hotovostními transakcemi neobejde bez takového účetního oddělení, jako je pokladna, bez ohledu na formu zřízení a daňového systému. To také vyžaduje správný design pokladní knihy. To bude dále diskutováno.
Pokladní kniha jako hlavní dokument pokladníka
Operaci pokladny provádí zaměstnanec organizace v souladu s popisem objednávky a náplní práce. V malých firmách to může být hlava, ale tuto roli hraje nejčastěji pokladní. S ním je uzavřena závazná smlouva o odpovědnosti. Ve velkých podnicích může být několik pokladníků. V takovém případě se hlásí hlavnímu pokladníkovi.
Hlavním dokumentem, který potvrzuje přijetí a výdaje finančních prostředků, je pokladní kniha (formulář 0310004). Skládá se ze seznamu příchozích (FFP) a výdajové (RKO) objednávky v pokladně zavedeného formuláře a obsahuje také informace o stavu hotovosti na začátku a na konci dne. Samotné příkazy se zadávají do pokladní zprávy (formulář dokladu č. KO-3).
Peněžní kniha a zpráva pokladníka jsou hlavními dokumenty v účetnictví pro údržbu účty 50.
V nařízení RF č. 88 ze dne 18. srpna 1998 o schvalování zvláštních formulářů primárních dokumentů jsou uvedeny příklady formulářů PKO č. 0310001, RKO č. 0310002 a formulářů 0310004 pokladní knihy.
Pokladna musí být opatřena krajkami, očíslována, potvrzena pečetí organizace a podpisy hlavního a hlavního účetního.
Pravidla peněžní knihy
Při registraci hotovostních dokladů nebyly dříve povoleny opravy a bloty. Nyní jsou od 1. června 2014 v některých podobách možné opravy, ale musí obsahovat datum, podpisy a jméno osob, které chybu objevily.
Všechny PKO jsou podepsány hlavním účetním a zaměstnancem, který vykonává povinnosti pokladníka, připojí pečeť (pokud existuje) na účtenku, a RKO, s výjimkou výše uvedených osob, musí být také podepsán vedoucím organizace.
Pokladní kniha, pravidla pro vyplňování, která musí být přísně dodržována, zkontroluje na konci každého pracovního dne hlavní účetní kontrolou návrhu hotovostních dokladů a jejich správným přiřazením na účetní účty. Pokud je vše vypracováno správně, připojí hlavní účetní v případě potřeby svůj podpis.
Na základě údajů o zůstatcích v peněžní knize zkontroluje zaměstnanec vykonávající povinnosti pokladníka hotovostní zůstatek v trezoru. Pokud během dne nedošlo k pohybu peněz, není třeba nic zaznamenávat.
KO-4 (hotovostní kniha) je vyplněna v průběhu kalendářního roku, po kterém začíná nová na začátku příštího roku. Jeden záznam v pokladní knize je samostatný, podepsaný a provedený dokument.
Jak správně nakreslit listy v hotovosti
Prvním listem pokladny je titulní stránka, která obsahuje celé jméno organizace a rok jejího vzniku.
Následuje list, který se skládá ze 2 částí: pokladní zprávy a přílohy. Zde byste měli věnovat pozornost návrhu polí.
Jaká data se zobrazují v řádcích a grafech
Ve sloupci „Pokladna pro“ musí být nutně datum dokumentu a ve sloupci „List“ - jeho sériové číslo.
Pole „Číslo dokumentu“ obsahuje počet FFP a CTP, přičemž každý z nich je očíslován samostatně.
V samostatných řádcích bude uveden údaj o tom, kdo obdržel a komu byly prostředky vydány, a jsou také uvedena čísla příslušných účtů s 50 účty.
Vyplňovací formulář 0310004
Hotovostní kniha, jejíž vzorek vyžaduje zvláštní péči, nemůže být pro účetního obtížná. Vyplňuje se pomocí formuláře KO-4, který obsahuje všechny potřebné sloupce a řádky.
Hotovostní knihu můžete vyplnit třemi způsoby, které nejsou v rozporu se zákonem: elektronicky, pomocí počítače a speciálních programů a také ručně. Ve druhém případě program na konci dne vygeneruje dva dokumenty se stejným složením - jedná se o přílohu a zprávu pokladníka. Jejich číslování by mělo být konzistentní, ve vzestupném pořadí a každý rok by mělo začít znovu.
Malé podniky mohou všechny záznamy ve formulářích uchovávat ručně, aniž by provedly opravy v pokladně a pokladně. Při elektronické údržbě pokladny, která se stala přípustnou v důsledku nedávných změn v zákonech, se v dokumentech pokladny nevyskytují žádné chyby ani opravy.
Při vyplňování formuláře KO-4 automatizovaným způsobem mohou být listy uspořádány horizontálně i vertikálně.
Strukturální jednotky umístěné v samostatné rozvaze musí vést svou pokladnu zvlášť. Organizace by měla odrážet všechny rysy vedení pokladní knihy podle strukturálních divizí ve zvláštním dokumentu nazvaném Metodika a informovat o tom pod podpisem zaměstnanců zapojených do vedení pokladny.
Poslední legislativní změny. Postup provádění hotovostních transakcí
Ruská centrální banka ve svém dokumentu č. 3210-U ze dne 11. března 2014 schválila změny postupu provádění hotovostních transakcí právnickými osobami. Vstoupily v platnost dne 1. června 2014 a zjednodušily postup zpracování hotovostních dokladů.
Příloha tohoto důležitého dokumentu obsahuje algoritmus pro nezávislý výpočet jednotlivých peněžních limitů organizacemi, který se provádí podle zvláštního vzorce, který zohledňuje výši peněžních příjmů, jakož i jejich výdaje na různé potřeby.
Je třeba poznamenat, že pokud právnická osoba má několik strukturálních jednotek, měla by každá z nich vytvořit svůj vlastní limit, který se liší velikostí. Peníze přesahující limit, který je v hotovosti, jsou také dány bance.
Prohlášení odpovědné osoby pro další kontrolu nad organizačními náklady
Směrnice č. 3210-U rovněž zavedla další dokument pro přijímání finančních prostředků odpovědnými osobami. Jedná se o prohlášení, které každý obchodní subjekt vyvíjí ve volné formě. Dokument obsahuje následující položky:
- lhůta pro výběr hotovosti (obvykle až tři dny);
- Uvedení požadovaného množství v číslech a slovech v rublech a kopeckech;
- cíle, za které budou peníze utraceny;
- Podpis manažera jako základ pro příjem hotovosti;
- datum a podpis zaměstnance odpovědného za vydané peníze.
Je třeba poznamenat, že nyní může být vydán jediný příkaz k přijetí hotovosti nejen podle výše pásky registrační pokladny, ale také podle přísných formulářů hlášení.
Nyní není nutné sestavovat registr uložených částek pro účtování mezd, i když je nutné zohlednit výši nevyplacených mezd.
Funkce provádění disciplíny v hotovosti jednotlivými podnikateli
Dne 1. června 2014 vstoupil v platnost výnos 3210-U, který umožnil vedení účetních záznamů podle obecných a zjednodušených pravidel. Zjednodušený systém se vztahuje na malé podniky a podnikatele (209-FZ Ruska obsahuje definice zařazení právnických osob do jedné nebo druhé kategorie). Podle nich malé podniky a jednotliví podnikatelé nemusí stanovit hotovostní limit vůbec.
Hotovostní kniha pro jednotlivé podnikatele, jakož i registrace služeb vypořádání hotovosti a služeb registrační pokladny, je nyní volitelná, zejména pokud se provádí oddělené daňové účtování výnosů a nákladů a vypočítané ukazatele se počítají samostatně.
Kromě toho bylo od 1. 6. 2014 možné vystavovat doklady u pokladny a fyzickým osobám provádějícím účetnictví společnosti na základě smlouvy, která byla dříve přísně zakázána.
Druhy odpovědnosti za porušení peněžní disciplíny
Ověření provádění peněžní kázně organizacemi provádí daňová služba a toto období není dáno druh kontroly neomezeno. Po dobu jednoho roku mohou zkontrolovat tolikrát, kolikrát je to nutné.
Trest za porušení při vedení účtu 50 obsahuje správní zákoník Ruska. V čl. 15 odst. 1 tohoto legislativního aktu se stanoví, že pokuta za organizaci může činit 50 tisíc rublů a promlčecí lhůta pro takové porušení je dva měsíce.
V souvislosti s citelnou částkou pokut je tato část účetnictví vždy věnována zvláštní pozornost a správnosti registrace hotovostních dokladů.
V důsledku vstupu v platnost 1. června 2014, vyhlášky č. 3210-U, byl postup provádění operací na účtu 50 výrazně zjednodušen, zejména pro jednotlivé podnikatele, kteří nyní mohou pracovat bez hotovostního limitu a mají právo nevystavovat hotovostní doklady. Pro právnické osoby se příležitost vést elektronickou peněžní knížku pomocí zvláštního podpisu stala významnou úlevou. Obecně tento dokument přispěl ke zlepšení účetnictví v podniku.
Stáhněte si hotovostní formulář
