Nová kancelářská pravidla

Pravidla kancelářské práce ve federální výkonné orgány úřady se nerozšiřují na práci s činy, které obsahují státní tajemství. Na základě požadavků autorizovaná struktura vypracuje pokyny pro vyplňování, údržbu a uchovávání dokumentů. Při schvalování pravidel kancelářské práce jsou koordinovány s vedením státního archivu.

Vytvořit akty

Pravidla administrativní práce ve federálních výkonných orgánech stanoví, že tyto struktury mohou používat speciální formuláře, standardní papírové listy ve formátu A5 nebo A4. Vytváření aktů v elektronické podobě je povoleno. Bez ohledu na formu musí dokument obsahovat požadované podrobnosti, které jsou umístěny předepsaným způsobem. Formy jsou vyvíjeny v souladu s jejich úhlovým nebo podélným pravopisem. V prvním případě jsou podrobnosti umístěny v horním rohu vlevo od listu. S podélnou metodou jsou umístěny ve středu formuláře nahoře. Pravidla papírování v papírování umožňují použití šablon při přípravě elektronických aktů. Na každém listu by měly být zarážky: nejméně 20 mm vlevo, nejméně 10 mm vpravo a 20 mm nahoře a dole. Elektronické šablony a vzorové formuláře musí být schváleny vedoucím výkonného federálního úřadu.

Požadavky

Pravidla pro papírování v papírování stanoví, že se jednání musí účastnit:

1. Státní znak Ruska.
2. Název struktury představující akt.
3. Název strukturální jednotky.
4. Jméno pošty oprávněné osoby, která dokument vyhotovuje.
5. Referenční informace o struktuře.
6. Název typu dokumentu.
7. Datum kompilace.
8. Registrační číslo.
9. Odkaz na data příchozího aktu.
10. Místo vydání (kompilace).
11. Lišta pro omezení přístupu k obsahu.
12. Cíl
13. Sup schválení.
14. Usnesení (pokyny k provedení aktu).
15. Text
16. Referenční značka.
17. Záznam o aplikaci.
18. Podpis (poznámka k elektronickému podpisu).
19. Sup na schválení.
20. Visa
21. Umístění tisku.
22. Záznam umělce.
23. Poznámka o provádění zákona a jeho odeslání do podnikání.
24. Záznam o přijetí dokumentu.
25. Odkaz na akt.

Složení údajů se stanoví podle typu a účelu aktu. Obecná pravidla papírování stanoví, že souhlas s dokladem je potvrzen vízem oprávněného zaměstnance. Toto ustanovení se vztahuje na vnitřní akty struktury. Koordinace dokumentů vypracovaných ve federální výkonné instituci s jinými státními orgány je ověřena podpisovým razítkem, protokolem nebo dopisem.

Doručování, přijímání a registrace aktů

V duchovní práci výkonných federálních orgánů se používají následující dokumenty:

1. Doručená pošta
2. Odesláno.
3. Interní

Zasílání a doručování úkonů se provádí pomocí telekomunikací, pošty, kurýrní službou. Obecná pravidla papírování předepisují počáteční zpracování příchozích papírů. Poté se provede registrace a předběžné posouzení aktů za účelem dalšího převodu na jejich správu. Počáteční zpracování cenných papírů zahrnuje ověření správného doručení, dostupnosti dokumentace a aplikací. Hostující specialisté také třídí certifikáty a nepodléhají registraci. Ta se provádí v den přijetí, přípravy (podpis nebo schválení) nebo v následující den (pracovní den), nestanoví-li zákon jinak.

Převod na strukturální jednotky

Pravidla pro administrativní práci ve federálních úřadech stanoví, že úkony po registraci by měly být předloženy vedení k posouzení. Je však možné zasílat jistoty jinému úředníkovi. To vyžaduje zveřejnění příslušného rozhodnutí vedoucím. Dokumenty nebo jejich kopie s usneseními (pokyny k provedení) musí být předány odpovědným osobám prostřednictvím úřadu. Původní akt je zaslán strukturální jednotka na které je jeho provádění svěřeno. Pokud několik osob působí jako výkonní umělci, originál se převede na odpovědnou osobu, zatímco ostatní obdrží kopie. Pokud má autorizovaná jednotka přístup k elektronické kopii, může původní akt zůstat v registrační službě, pokud je to stanoveno v příslušných předpisech.

Odesílání zákonů

Po podpisu vedoucího výkonného orgánu nebo jiného pověřeného zaměstnance jsou dokumenty předávány zaměstnancům kancelářského oddělení. Ti provádějí registraci a odeslání. Pravidla administrativní práce ve výkonných orgánech zavazují zaměstnance, aby ověřovali správnost kompilace, úplnosti a souladu počtu kopií se seznamem adres. Nesprávně vyplněné akty musí být vráceny jednotkám odpovědným za jejich provedení. Příspěvky v případě, že k porušení nedošlo, musí být zaslány v den jejich registrace nebo následující den (pracovní den). Přenos dokumentů z jedné strukturální jednotky do druhé se provádí prostřednictvím kancelářského oddělení.

Účetní funkce

Mezi základní pravidla kancelářské práce patří postup pro shrnutí informací o příchozích, vypracovaných a odeslaných aktech. Analýzu a systematizaci informací provádí odpovědné oddělení. Zprávy jsou poskytovány vedoucímu výkonného orgánu způsobem, který stanoví. Pro zaznamenávání a vyhledávání aktů v elektronické databázi se používají povinné informace o aktech v souladu s dodatkem. Je dovoleno používat doplňková data.

Dokumentární fond

Je tvořen z aktů používaných v práci státní struktury. Výkonný federální orgán po dohodě s archivním oddělením vypracovává a schvaluje seznam dokumentů vytvořených během jeho práce, jakož i fungování jejích podřízených institucí. Kromě toho je pro každý úkon uvedena doba skladování. Výkonný orgán také vyvíjí šablony alb pro sjednocené formuláře, generované dokumenty. Zaměstnanci odpovědní za tuto činnost ji koordinují s vedoucím struktury. Pravidla papírování předepisují vytvoření nomenklatury aktů. Odpovědní zaměstnanci musí zajistit jejich bezpečnost, účetnictví a převod do archivu.

Nomenklatura

Pravidla papírování zahrnují její formování v úkolech registrační strukturální jednotky. Nomenklatura:

1. Sestaveno na základě účetních informací oddělení.
2. Schváleno vedoucím výkonného federálního orgánu. V takovém případě by měla být provedena předběžná koordinace s odbornou komisí. Schválení se provede nejpozději na konci současného období. Nomenklatura vstoupí v platnost od začátku příštího roku (od 1. ledna).
3. Jednou za 5 let je schválena Státní komisí pro odbornou kontrolu odborů. Akty Archivního fondu vytvořené během díla se do něj převádějí pro trvalé uložení.
4. Při změně struktury nebo funkcí federální autority orgán by měl být dohodnut s odbornou komisí.

Názvy sekcí nomenklatury jsou názvy strukturálních jednotek.

Specifika úložiště

Při vytváření případů jsou distribuovány v závislosti na délce obsahu v archivu. Existují kategorie trvalého a dočasného skladování.Pravidla personálního řízení stanoví dobu více než 10 let pro doklady o personálu. Doba dočasného skladování může být menší než zadaná hodnota. Případy od data jejich vzniku do jejich převodu do archivu nebo zničení jsou obsaženy ve strukturálních jednotkách v místě kompilace. Zaměstnancům mohou být vydávány doklady k dočasnému použití po dobu stanovenou vedoucím instituce. Po uplynutí této doby jsou předmětem návratu. Jiné vládní agentury vydávají zákony v souladu s jejich písemnými žádostmi se souhlasem vedoucího výkonného federálního orgánu nebo jeho zástupce. Ve výjimečných případech je povoleno odebrání cenných papírů z trvalého skladování. Současně pravidla úřadu práce federálním úřadům předepisují ponechat kopii dokladů ověřenou zavedeným způsobem, jakož i zákon o důvodech vydání originálů.

Archivace

Případy dočasného (více než 10 let) a trvalého skladování se zasílají nejdříve po roce, nejpozději však po třech letech od data ukončení jejich služební činnosti. Převod cenných papírů se provádí v souladu se zásobami. Případy, jejichž doba dočasného skladování je kratší než 10 let (včetně), se nepřenesou do archivu. Na konci stanoveného období jsou zničeny. Základem pro sestavování soupisů je nomenklatura případů.

Funkce práce s elektronickými akty

Pravidla správy kanceláře stanoví, že vytváření, zpracování a ukládání informací lze provádět v informačním systému státní struktury. V tomto případě musí být elektronické akty vypracovány v souladu s požadavky použitelnými na papírové akty. Musí mít také požadované podrobnosti, s výjimkou Státní znak Ruska. Složení elektronických aktů je určeno seznamem dokumentů, jejichž návrh, uložení a následné použití se provádí při organizování vnitřních prací struktury výhradně v digitální podobě. Tento seznam je vyvíjen v souladu s doporučeními Státního archivu. Seznam aktů, jejichž kompilace, uchovávání a následné použití bude probíhat v digitální podobě, schvaluje vedoucí instituce po dohodě s archiválním oddělením.

Elektronické zpracování zákonů

Dokumenty musí být podepsány kvalifikovaným rozšířeným digitálním podpisem pověřeného úředníka. Odesílání a přijímání elektronických úkonů provádí registrační služba instituce. Po obdržení dokumentu musí služba správy kanceláře ověřit platnost digitálního podpisu. Elektronickým úkonům zahrnutým do informačního systému jsou přiřazeny registrační a registrační údaje. Zajišťují správu dokumentů. Zahrnuje mimo jiné vyhledávání, přístup, skladování, kontrolu, použití atd. Registrace úkonů přijatých na papíře se provádí vytvořením elektronické kopie. Nomenklatura označuje, že případ je veden v digitální podobě. To je uvedeno v záhlaví nebo v poli „Poznámka“. Po provedení nebo odeslání se elektronické akty uchovávají po dobu stanovenou pro podobné případy prováděné na papíře. Na konci období se informace obsažené v digitální podobě zničí.

Pokyny

Jsou popsány v příslušných pokynech. Pravidla papírování slouží jako základ pro vypracování pokynů a dalších místních aktů, kterými se řídí technologie pro práci s papíry v rámci instituce. Definují techniky, postupy pro kompilaci, postup pro práci s daty. Na základě nařízení vlády č. 477 je pravidlo vedení záznamů stanoveno pro každou státní strukturu právě takovými místními zákony.

Vývojové funkce

Při sestavování Metodických doporučení se berou v úvahu současná pravidla kancelářské práce RF. Úředníci odpovědní za vývoj by se měli řídit modelovými předpisy a koordinovat projekt s archivní veřejnou institucí. V souladu s GOST R ISO 15489-1-2007 musí každá instituce stanovit a stanovit vnitřní pravidla kancelářské práce. Jejich cílem by mělo být vytvoření systému řízení se spolehlivými, autentickými a použitelnými akty, které mohou podporovat obchodní činnost v nezbytném časovém období.

Obsah doporučení

Struktura textu se nevztahuje na předpisy mezisektorového významu. Doporučení obvykle zahrnují obecná ustanovení, části témat a přílohy. V prvním bloku určete:

1. Rozsah doporučení. Například: „Pokyn se vztahuje na veškerou dokumentaci instituce.“
2. Odpovědnost za nedodržení předpisů.
3. Útvar odpovědný za zajištění jednotného postupu pro vypracovávání aktů a práci s nimi na všech ostatních útvarech.
4. Regulační rámec.

Sekce

Obvykle začínají pravidly organizace papírování. Tato část obsahuje klasifikaci aktů, které se používají při provádění informačních, správních a jiných činností v orgánu. Následující odstavec uvádí klíčové požadavky na papír. Každé pravidlo správy kanceláře je stanoveno samostatným odstavcem. To také zahrnuje postup zaměřování, koordinace, podpisování. V tomto bloku jsou také nastavena pravidla:

1. Registrace a certifikace kopií (přihlášek).
2. Použití a skladování razítek, formulářů, pečetí.
3. Práce s akty osob odpovědných za jejich implementaci.

V této sekci mohou být přítomny další položky. Například obsah může být rozšířen o přípravu aktů kolegiální struktury, zástupců vedoucích atd. V sekci „Správa dokumentů“ určete:

1. Postup, podle kterého se provádí přijímání, zpracování a distribuce příchozích aktů.
2. Pravidla přepravy a převodu z jedné jednotky na druhou.
3. Klíčové případy pohybu aktů.
4. Pravidla pro přípravu a zasílání odchozí dokumentace.
5. Postup pro zaznamenávání objemu aktů.

Sekce "Registrace":

1. Pravidla, podle kterých jsou příchozím, interním a odchozím úkonům přiřazena čísla.
2. Metody, formuláře a termíny pro registraci.
3. Postup pro indexování aktů.

V části „Referenční práce“ jsou opraveny:

1. Principy tvorby referenčního systému v instituci.
2. Popis souborových skříní, databází a dalších zdrojů.
3. Technologie pro provádění činností vyhledávání informací.

Oddíl „Kontrola provádění dokumentů“ definuje:

1. Druhy aktů, které podléhají povinnému ověření.
2. Postup, podle kterého jsou dokumenty kontrolovány.
3. Pravidla pro provádění inspekcí. Zde jsou popsány formy karet, použití speciálních značek atd.
4. Povinnosti výkonných umělců.
5. Typické lhůty pro provedení aktů.
6. Postup sestavování kontrolních informací.
7. Pravidla, podle kterých bude vedení informováno o provedených kontrolách.

Sekce „Online úložiště“ obsahuje informace o:

1. Postup pro obsah aktů. Je nainstalován jak pro správu kancelářských služeb, tak pro další strukturální jednotky.
2. Odpovědnost konkrétních úředníků za zajištění bezpečnosti jednání.
3. Pravidla, podle kterých se provádí formování určitých kategorií dokumentů v podnikání.
4. Postup pro vývoj a následné použití nomenklatury.
5. Pravidla indexace a systematizace případů.

V sekci „Příprava na doručení do archivu“ jsou definovány:

1. Pořadí vyšetření.Zejména je popsána technologie výběru dokumentace pro následné skladování a zničení.
2. Postup pro přípravu aktů pro archivaci.
3. Požadavky na konstrukci a popis předávaných případů.
4. Postup, podle kterého odpovědné osoby předávají a přijímají akty.

V závislosti na použité technologii, specifice činnosti, pracovních podmínkách, složení sekcí lze doplnit a změnit. Například do instrukcí můžete zahrnout bloky, které určují postup pro práci s odvoláním občanů, akty s omezeným rozsahem, technickou podporu pro školení (zkratka, tisk, zvukový záznam atd.).

Aplikace

Měly by obsahovat maximálně referenční a ilustrativní materiál. Musí být systematizováno v souladu s uspořádáním oddílů. V přílohách jsou schémata toku dokumentů, příklady razítek a pečetí, vzorové formuláře, provedení určitých typů úkonů, seznamy kontrolované dokumentace, formy jejího účetnictví atd.

Závěr

Stávající oficiální pravidla kancelářské práce umožňují jasný postup pro práci s akty odlišné povahy, které se používají ve výkonných orgánech federální vlády, jakož i v jiných státních institucích. Stanovují klíčové požadavky na zaměstnance odpovědné za sestavování a registraci, příjem a zasílání dokumentů. Pravidla také stanoví postup pro práci s elektronickými formuláři dokumentů, informačními databázemi. Každá konkrétní instituce je podrobně popisuje, rozvíjí místní dokumenty. Jako jeden z nich je poučení o papírování. Měl by odrážet celý proces práce s akty, technologické operace umístěné v logické posloupnosti. Instrukce upravuje činnosti nejen kancelářské služby. Vzhledem k tomu, že se tyto akty pohybují mezi strukturálními divizemi, měli by být jejich zaměstnanci rovněž seznámeni se zavedeným postupem. Vývoj místních regulačních dokumentů provádí služba správy kanceláří. Současně se na procesu podílejí zaměstnanci archivních a právních oddělení. Návrh by měl být schválen a podepsán vedoucím instituce. Šéf vydá příkaz, podle kterého instrukce vstoupí v platnost. Ve všech strukturálních jednotkách by měl být použit jako normativní akt. Navíc by měla být jeho ustanovení jasně a jasně formulována pro zaměstnance. Instituce bude v souladu se svými ustanoveními a požadavky shromažďovat, registrovat a rozesílat dokumenty.