V produkčním prostředí často nastává situace, kdy se jeden ze zaměstnanců rozhodne předat tuto nebo tu informaci svému vedení. Písemné odvolání se nazývá „memorandum“. Co je tento dokument a jak jej zkompilovat? To stojí za to mluvit samostatně.
Základní pojmy
Každý zaměstnanec má právo kontaktovat svého přímého nadřízeného. Může to udělat ústně i písemně. V prvním případě jde o normální konverzaci, která nezavazuje každou ze stran k ničemu. Ve druhém je odvolání již oficiální.
Takový obchodní dokument se nazývá „poznámka“. Jaký je rozdíl mezi takovým dokumentem a dalšími prohlášeními adresovanými vedení? Podstata otázky spočívá v jejím samotném názvu. Zaměstnanec vypracuje tento dokument, aby mohl podat zprávu o konkrétní situaci nebo události. Informace se mohou týkat jednotlivce, místa nebo výroby jako celku. V závislosti na tom, komu je odeslána, se může poznámka vztahovat k interním i externím dokumentům. První možnost je, když zaměstnanec osloví vedoucího jakékoli úrovně v daném podniku. A druhý se získá, když pošle svůj dokument vyšší autoritě. Potom přirozeně jde na vnější úroveň.
Podstata problému
Memorandum se zpravidla vyhotovuje za konkrétním účelem. Lze jej napsat za účelem:
- Opravte situaci. Například zaměstnanec má skutečnosti, že společnost podniká kroky, které narušují normální průběh pracovního procesu. Informuje o tom svůj management se žádostí o přijetí příslušných opatření.
- Chraňte se před nespravedlností. To se stane, když se člověk, který vidí zaujatý postoj, rozhodne o tom informovat své bezprostřední vedení. Dělá to při hledání pomoci a ochrany.
- Zlepšit práci. Někdy si jeden ze zaměstnanců všimne, že zaměstnanci jiných oddělení nebo strukturálních jednotek dělají chyby, které vedou ke snížení efektivity. Pak se obrátí na vůdce, aby pomohl obnovit pořádek.
- Vyhněte se nežádoucí odpovědnosti. To se stane, když dojde k incidentu. Zaměstnanec poté, co o něm řekl svým nadřízeným, vytváří pro něj příznivé podmínky, pokud proti němu nelze podat stížnosti.
V každém z těchto případů zaměstnanec neposkytuje pouze informace, ale žádá o pomoc při řešení problému.
Spravedlivý trest
Pracovní kázeň zajišťuje svědomité plnění jeho povinností občanem, zatímco je na pracovišti. Kromě toho musí vyhovět přijaté objednávce a dodržovat všechny objednávky a objednávky svého zaměstnavatele. Ale v životě se ne všechno děje tak hladce. Někdy se jednání zaměstnanců liší od obecně přijímaných norem. V tomto případě považují okamžití šéfové za svou povinnost informovat vedení podniku o tom, co se děje. Výsledkem takového signálu je memorandum o porušení pracovní kázně.
Obvykle se tento dokument týká:
- Nedodržení konkrétních objednávek.
- Neprovedení přímých funkcí týkajících se polohy pachatele.
- Porušení pracovní kázně. Jedná se o případy absence, opoždění, opití na vašem pracovišti a další.
- Páchání protiprávních činů, které zahrnují správní nebo trestní odpovědnost. V tomto případě mluvíme o krádeži, kazení, zpronevěře a dalších trestných činech.
V každém z těchto případů bude muset pachatel nést zasloužený trest.
Autor dokumentu
Memorandum o zaměstnanci je nejčastěji vyhotoveno jeho bezprostředním nadřízeným. V něm vyjadřuje vedení negativní aspekty činnosti svého podřízeného.
Současně dokument obvykle obsahuje osobní hodnocení autora. Spolu s jeho vizí problému nabízí možná řešení. Ale poslední slovo bude samozřejmě pro vůdce. Například zaměstnanec udělal záškoláctví. V tomto případě jeho šéf vypracuje dokument určený řediteli, který obvykle začíná slovy „Upozorňuji vás“. Poté podrobně popisuje, kdy k porušení došlo, a pro svou část nabízí možnost potrestat nedbalého zaměstnance. Protože se taková poznámka týká dokumentů pro vnitřní použití, může být vydána na běžném prázdném listu formátu A4. Text je prezentován v libovolné formě. Lze ji podmíněně rozdělit na dvě části. Jeden obsahuje popis problému a druhý zahrnuje závěry a konkrétní návrhy týkající se tohoto problému.
Zvláštní případ porušení
Jedním z typů porušení pracovní kázně je to, že zaměstnanec nesplnil úkol, který mu byl přidělen hlavou. K tomu může dojít, pokud zaměstnanec zapomněl, nemohl nebo jednoduše ignoroval tuto objednávku.
Takové jednání lze považovat za porušení disciplíny a okamžitý nadřízený vypracuje memorandum o nesplnění úkolu. Za takový trestný čin bude muset být osoba řádně potrestána. K tomu však dojde až poté, co vysvětlí, co se stalo. Pokud se důvody, které přiměly zaměstnance k takovému jednání, zdají přesvědčivé, může se dokonce vyhnout trestu. Je obtížnější vyřešit problém, když neposlušnost zaměstnance vede k negativním důsledkům. Zde je nepravděpodobné, že by se mohl držet dál. Zejména pokud v důsledku takového opomenutí byla způsobena škoda nebo byla způsobena vážná škoda. Trest v tomto případě bude stanoven na základě příslušných regulačních aktů.
Jak vytvořit zprávu?
Manažer na jakékoli úrovni by měl vědět, jak napsat poznámku. Vzorek lze považovat za konkrétní příklad. Předpokládejme, že některý zaměstnanec nepřišel včas do práce, a v tu dobu tam čekal návštěvník, aby tam podepsal důležitou smlouvu. Po několika hodinách se zaměstnanec přesto objevil, ale čas byl ztracen a klient již odešel. Takový čin obsahuje několik porušení současně:
- pozdě do práce;
- přerušení jmenování;
- škoda způsobená společnosti nepodepsáním smlouvy.
Pokud není možné změnit současnou situaci, je šéf povinen o tom informovat vedení.
Podobný dokument by měl vypadat takto:
- Nejprve je v pravém horním rohu napsáno „čepice“, která označuje, komu a od koho je směřována.
- Dále ve středu je napsáno jeho jméno.
- Níže je uveden hlavní text, ve kterém jsou informace umístěny v určitém pořadí. Nejprve přichází popis situace. Poté následuje požadavek, který pomůže vyřešit. Poté je na základě výše uvedeného učiněn závěr. Závěrem může autor vyjádřit své nápady nebo návrhy, jak podle jeho názoru nejlépe uniknout této situaci.
- Úplně dole uvádí datum a podpis s úplným přepisem F. I. O. a zastávanou funkcí.
V závislosti na důvodu může být text poznámky čistě informativní nebo může vyžadovat zásah vedení k obnovení pořádku.
