Pro každou organizaci existuje určitá sada informací zvaných „podrobnosti“, bez nichž nemůže provádět žádné operace. Musí být obsaženy v jakémkoli dopisu, smlouvě, platební příkaz a další dokument k uznání jeho platnosti. V případě změny těchto údajů musí společnost zaslat svým protistranám odpovídající dopis o změně údajů.
Povinné informace
Podrobnosti - to jsou údaje, které každá společnost obdrží, když je registrována. Jsou uvedeny v Základní dokumenty a jsou předpokladem pro různé typy operací. Tyto referenční informace by měly obsahovat všechny dokumenty sestavené touto organizací. V případě jakýchkoli úprav by měla svým partnerům okamžitě zaslat dopis o změně podrobností.
Po registraci je každému podniku přiřazen:
- daňové identifikační číslo (DIČ);
- registrovaná adresa;
- Registrační číslo primárního státu (OGRN);
- fyzická adresa (konkrétní umístění);
- poštovní adresa (místo, kde má být korespondence přijímána);
Kromě toho dostává zvláštní kódy od Státní statistické služby: OKVED, OKATO a OKPO. Také každá společnost má bankovní údaje:
- kód důvodu registrace (KPP);
- údaje o autorizované bance, jejímž prostřednictvím provádí všechny zúčtovací transakce;
- identifikační kód banky plátce (BIC);
- vypořádací a korespondenční účty.
Pokud se změní alespoň jedna z těchto údajů, musí společnost neprodleně informovat své dlužníky a protistrany. Zpoždění může mít docela závažné důsledky. Společnost jim musí zaslat dopis o změně údajů.
Pravidla pro sestavování dokumentu
V obchodní korespondence nejsou maličkosti. Obzvláště pokud jde o důležité věci, jako jsou podrobnosti. V životě mohou nastat různé situace: změna vedení, autorizovaná banka nebo některá z dostupných adres. Společnost je povinna informovat ty, se kterými přímo spolupracuje, o kterémkoli z těchto případů. To je dokonce zaznamenáno v občanském zákoníku Ruska. Dopis o změně podrobností musí mít určitý jednotný styl. Takový dokument je zpravidla prohlášení v určité posloupnosti následujících informací:
- Název organizace, které je určena.
- Celé jméno hlavy.
- Nové a staré detaily.
- Důvod, který přiměl společnost k provedení takových změn.
- Další informace.
- Datum sestavení tohoto dokumentu.
- Podpis vedoucího společnosti.
Informace lze zaslat poštou s povinným oznámením. To musí být provedeno předem, aby data během dodávky nebyla zastaralá. V některých případech se doporučuje používat e-mailové zpravodaje nebo zasílat informace faxem.
Změna adresy
Některé organizace nemají vlastní prostory a jsou nuceny je pronajímat uzavřením příslušných dohod. Někdy je však třeba změnit umístění. V tomto případě může být neinformovaný klient v obtížné situaci. Abyste tomu zabránili, musíte napsat dopis o změně podrobností organizace a odeslat jej všem existujícím partnerům.
Jedná se především o dodavatele a věřitele, protože společnost je s nimi v určitých smluvních vztazích.Takový dopis je obvykle vypracován na hlavičkovém papíře. V extrémních případech můžete použít list formátu A4 umístěním rohového razítka na něj vlevo nahoře. Nejprve se vytvoří tzv. Klobouk. Je umístěn v pravém horním rohu a představuje informace o tom, komu je tato zpráva odeslána. Další je název dokumentu („Informační dopis“ nebo „O změně podrobností“). Poté se do hlavního textu vloží potřebné informace. Dokument končí podpisem hlavy a je potvrzen kulatou pečetí.
Změna platebních údajů
Pokud podnik změní svoji banku nebo alespoň jeden ze svých stávajících účtů, musí o těchto opatřeních také informovat všechny zúčastněné strany. V takovém případě se o změně bankovních údajů zašle dopis ve formě oznámení. Může být adresována jednotlivým protistranám nebo může být jediným dokumentem, který bude nazýván „Oznámení o změně bankovních údajů“.
Pravidla návrhu zůstávají stejná. Je pravda, že je lepší skládat text v tomto pořadí:
- Důvod provedení změn s uvedením čísla, data a názvu dokumentu, na jehož základě se tak děje.
- Konkrétní datum, od kterého budou provedeny změny.
- Informace o nových detailech.
- Další informace o dalších krocích. Zde je třeba poznamenat, zda všechny dříve uzavřené dohody zůstávají v platnosti.
Tyto informace musí být nahlášeny několik dní před jejich výskytem. Upozorňujeme, že doručení takového dopisu bude nějakou dobu trvat. Kromě toho bude muset partner také provést příslušné změny.
