Mnoho lidí mluví po telefonu. Obchodní lidé mluví. Procento telefonních hovorů za den je někdy výrazně vyšší než z očí do očí. Dodržujte telefonní etiketu! To je velmi důležité pravidlo. Jste dobře vychovaný člověk, že? Tady to máš.
Zvedněte telefon. Říkají vám!
Když telefon zazvoní, automaticky zvedneme telefon a odpovíme na obvyklé „Ahoj!“.
Je to dost pro zahájení konverzace?
Podívejme se, co říká telefonní etiketa.
Nejprve si vytvoříme dělicí čáru mezi obchodními a osobními kontakty.
Momentem, který spojuje všechny rozhovory, je zdvořilost, zdrženlivost a držení hlasu.
Váš partner nemůže vidět, co děláte na druhé straně sluchátka. Ale sebemenší intonace dává podráždění, nepřátelství, smutek a další emoce.
Ahoj v obchodním způsobem
Říkají vám na vašem pracovním telefonu. Po prvním pípnutí telefon nezachytávejte. To může vytvořit dojem osoby, která vám volá, že prostě nemáte co dělat, než odpovědět na telefon. To není jen vaše pověst. Konverzace zanechá dojem důvěryhodnosti celé organizace. Odpověď čekejte, až zazní dva nebo tři zvonění. Ale v žádném případě víc. Pravidla telefonní etikety nedovolují tímto způsobem projevovat neúctu k osobě.
Okamžité zahájení konverzace s názvem společnosti se nedoporučuje. Zdravím volajícího je nejlepší neutrální věta „Dobrý den!“ Tato denní doba je považována za hlavní pracovní den. V ostatních případech můžete použít odvolání „Dobrý den!“
Předpokladem pro obchodní konverzaci je připojení pozdravu tzv. Hlasové „vizitky“. Může to být název organizace nebo vaše osobní údaje - pozice, jméno a příjmení.
V ideálním případě by schéma pozdravu vypadalo takto: „Dobré odpoledne! Společnost „Sun“! „Nebo„ Dobrý den! Společnost "The Sun". Manažerka Olga Sergeeva. “
Přehledná odpověď na hovor zahájí úspěšnou příjemnou konverzaci. Vytvoří dobrý dojem na organizaci, zdůrazní její postavení a dodá solidnost. Je vždy potěšením jednat s vzdělanými lidmi. Takto vytvořený dojem bude moci hrát významnou roli v budoucí spolupráci.
Osobní "Ahoj!"
Pokud si myslíte, že můžete zahájit konverzaci s přítelem nebo přítelem, jak se vám zachce, pak se mýlíte. Je lepší zahájit jakýkoli příchozí hovor do vašeho osobního telefonu s přáním drahého dne a vaší vlastní prezentace.
Tímto způsobem se chráníte před ztrátou času vysvětlením, zda volající omylem vytočil vaše číslo. Když vás během pracovní doby zavolá osobní záležitost, malá oficiální prezentace nastaví tón pro obecnou konverzaci, to znamená, že osobě objasníte, že v tuto chvíli není možné vést prázdné konverzace. A to je jen projev dobrých mravů a zdvořilosti, který je interpretován pravidly telefonního rozhovoru.
Když zavoláte
Zdálo by se to jednodušší, vytočilo číslo a stanovilo podstatu konverzace. Ale mnozí už ze zkušenosti viděli, že když začnete rozhovor, bude se to rozvíjet. To, zda bude obchodní hovor začátkem úspěšné spolupráce, závisí na prvních okamžicích konverzace. Totéž lze říci o osobních kontaktech. Strávit půl hodiny vysvětlením, kdo volá a z jakého důvodu, nebo vysvětlit podstatu během několika minut, bude zřejmé z původního odvolání.
Obchodní hovor
Vytočili jste číslo společnosti a obdrželi standardní pozdrav. Musíte se také představit.Pokud zastupujete organizaci, uveďte její název a pozici. Dále shrněte podstatu odvolání. Měli byste respektovat pracovní dobu ostatních a neměli byste trávit čas nekonzistentním vysvětlením. Za předpokladu dlouhé konverzace se nezapomeňte zeptat, zda je vhodné mluvit s osobou, která telefon zvedla. Možná byste měli přesunout konverzaci do pohodlnějšího času.
Pravidla telefonního hovoru říkají „ne“ takovým pozdravům jako „Vadí vám ...“, „Víte, co se děje ...“, „Nic, když vás vyruším ...“. Vaše „ahoj“ by v tomto případě měla být poslouchána důstojně, aniž by se bála. Pak můžete počítat s produktivním rozhovorem a sebedůvěrou. Po osobní prezentaci můžete říct: „Pomozte mi vyřešit tuto otázku ...“, „Řekněte mi, prosím ...“, „Mám zájem ...“ atd.
Osobní volání příteli nebo příbuznému
"Ahoj, kámo." Jak se máš? “- Samozřejmě, s příbuznými můžete začít takovou konverzaci. Ale bylo by správnější se představit. Obzvláště pokud voláte na konkrétní firmu, nejen na chat. Nejprve můžete vytočit číslo přítele v nesprávný čas. Osoba je zaneprázdněna, je v práci nebo na obchodním jednání, zabývá se osobními problémy. Za druhé si představte, že vaše číslo prostě nebylo určeno a hlas se zdá být neznámý kvůli špatné kvalitě komunikace. Abyste se sami sebe a svého přítele nedostali do nepříjemné polohy, zavolejte sami sobě.
Pokračujte v konverzaci
V každé konverzaci musíte být pozorní k partnerovi. Jak zahájit telefonický rozhovor, je velká dovednost, ale jeho pokračování je velmi důležité.
Pokračování v podnikání
Jste iniciátorem hovoru. Máte tedy konkrétní problém, který chcete během rozhovoru vyřešit. Připravte si předem seznam otázek, které vás zajímají, abyste se nezastavovali na vedlejší kolej a neztráceli pracovní čas ostatních lidí. Poslouchejte pozorně s osobou, se kterou mluvíte. Pokuste se nastínit odpovědi, pomůže vám to vyhnout se opakování.
Během konverzace bylo spojení ztraceno? Zavolejte, pokud jste zahájili konverzaci. Musíte také ukončit konverzaci. Nezapomeňte poděkovat osobě, se kterou mluvíte. Příjemný konec bude samozřejmě dobrý den.
Pokud vám zavolají, pozorně poslouchejte žádost. Nezapomeňte věnovat pozornost konverzaci s frázemi „Ano, samozřejmě ...“, „Rozumím vám ...“, „Pokusíme se pomoci ...“ atd. Interloutor se bude cítit sebevědomě a bude schopen nastínit problém. Pokud hrozí, že se konverzace vytáhne, ujměte se iniciativy a nasměrujte konverzaci správným směrem.
Před dokončením zkontrolujte u partnera, zda obdržel všechny odpovědi. Pokud mu nemůžete pomoci na základě jiných úředních povinností, sdělte mu kontakt zaměstnance kompetentního pro dané téma.
Osobní telefonní rozhovor
V osobních rozhovorech je situace jednodušší. Ale tady, telefonní etiketa dává několik doporučení. Například přítel / přítelkyně vás zavolala v nepříjemném čase s velkou touhou po chatu. V takových případech se jedná o standardní telefonní hovor: „Promiňte, nyní na schůzce ...“ nebo „Mám velmi důležitou schůzku, zavolám vám později ...“. Můžete dodat: „Chápu, že je to velmi důležité. Zavolám vám zpět, jakmile se dostanu zdarma ... “ U partnera bude to indikátor, že jeho problémy ignorujete. Nebudou tedy zbytečné urážky. Pokud jste slíbili, zkuste zavolat zpět.
Obecná pravidla pro telefonní hovory
Pravidla telefonní etikety nebyla vymyšlena ze stropu. Jedná se o pozorování psychologů, praktické zkušenosti, analýzy založené na výsledcích mnoha rozhovorů. Existují určité akce, které etiketa vítá nebo popírá. Některé z nich shromáždíme v malé poznámce.
- Nedělejte hlasité osobní rozhovory na veřejných místech a v práci. Postavíte ostatní do nepříjemného postavení a nutíte vás poslouchat intimní detaily vašeho života, které s nimi nesouvisí.
- Nezapínejte telefon na hlasitý odposlech, pokud jste o tom svého partnera neinformovali. Taková situace může mít nepříznivé účinky. Ale především je to projev úcty k člověku na druhém konci drátu.
- Pečlivě si vyberte vyzváněcí tón. Méně hlasitá agrese, protože lidé se slabým nervovým systémem mohou být poblíž.
- Vypněte zvuk na telefonu během schůzek, schůzek, v kulturních institucích a také na místech, kde je takový požadavek předepsán pravidly chování.
- Nekombinujte telefonní hovory a jídla. To ztěžuje porozumění, vyjadřuje neúctu k partnerovi.
- Při uskutečňování hovoru buďte opatrní. Brzy ráno, pozdě v noci - to, jak víte, není ten nejlepší čas na rozhovor s nejbližší osobou. V takovém okamžiku můžete volat pouze v nejnaléhavějších záležitostech. Nezapomeňte na to.
Malý závěr
Nyní znáte telefonní etiketu. Zavolejte včas. Buďte zdvořilí. Přeji hezký telefonní hovor a dobrou náladu!
