Für jede Organisation gibt es eine Reihe von Informationen, die als "Details" bezeichnet werden und ohne die keine Operationen ausgeführt werden können. Sie müssen in jedem Brief, Vertrag, Zahlungsanweisung und ein anderes Dokument, um seine Gültigkeit zu erkennen. Im Falle einer Änderung dieser Daten muss das Unternehmen seinen Gegenparteien ein entsprechendes Schreiben über die Änderung der Angaben zusenden.
Pflichtangaben
Details - das sind die Daten, die jedes Unternehmen erhält, wenn es registriert wird. Sie sind in angegeben Konstituierende Dokumente und sind eine Voraussetzung für verschiedene Arten von Operationen. Diese Referenzinformationen sollten alle von dieser Organisation zusammengestellten Dokumente enthalten. Im Falle von Anpassungen sollte sie ihren Partnern umgehend einen Brief über die Änderung der Angaben senden.
Bei der Registrierung wird jedem Unternehmen Folgendes zugewiesen:
- Steueridentifikationsnummer (TIN);
- eingetragene Adresse;
- Primary State Registration Number (OGRN);
- physikalische Adresse (bestimmter Ort);
- Postanschrift (der Ort, an dem die Korrespondenz eingehen soll);
Darüber hinaus erhält es spezielle Codes vom staatlichen statistischen Dienst: OKVED, OKATO und OKPO. Auch jede Firma hat Bankdaten:
- Code des Grundes für die Registrierung (KPP);
- Daten über die autorisierte Bank, über die sie alle Abwicklungstransaktionen durchführt;
- Bankleitzahl des Zahlers (BIC);
- Abrechnungs- und Korrespondenzkonten.
Wenn sich mindestens eine dieser Daten ändert, muss das Unternehmen seine Schuldner und Gegenparteien unverzüglich benachrichtigen. Verspätung kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Das Unternehmen muss ihnen einen Brief über die Änderung der Angaben schicken.
Regeln zum Erstellen eines Dokuments
In Geschäftskorrespondenz Es gibt keine Kleinigkeiten. Vor allem, wenn es um so wichtige Dinge wie Details geht. Im Leben können verschiedene Situationen auftreten: ein Führungswechsel, eine autorisierte Bank oder eine der verfügbaren Adressen. Das Unternehmen ist verpflichtet, diejenigen, mit denen es direkt zusammenarbeitet, über einen dieser Fälle zu informieren. Dies ist sogar im Zivilgesetzbuch Russlands vermerkt. Der Brief über die Änderung von Details muss einen bestimmten einheitlichen Stil haben. Ein solches Dokument ist in der Regel eine Aussage in einer bestimmten Reihenfolge der folgenden Informationen:
- Der Name der Organisation, an die es gerichtet ist.
- Vollständiger Name des Kopfes.
- Neue und alte Details.
- Der Grund, der das Unternehmen dazu veranlasste, solche Änderungen vorzunehmen.
- Zusätzliche Informationen.
- Datum der Erstellung dieses Dokuments.
- Unterschrift des Firmenleiters.
Informationen können mit einer verbindlichen Mitteilung per Post versandt werden. Dies muss im Voraus erfolgen, damit die Daten während der Lieferung nicht veraltet sind. In einigen Fällen wird empfohlen, E-Mail-Newsletter zu verwenden oder Informationen per Fax zu senden.
Adressänderung
Einige Organisationen haben keine eigenen Räumlichkeiten und sind durch den Abschluss entsprechender Vereinbarungen gezwungen, diese zu vermieten. Aber manchmal muss der Standort geändert werden. In diesem Fall kann sich ein nicht informierter Kunde in einer schwierigen Situation befinden. Um dies zu verhindern, müssen Sie einen Brief über die Änderung der Organisationsdetails schreiben und ihn an alle vorhandenen Partner senden.
Dies betrifft in erster Linie Auftragnehmer und Gläubiger, da das Unternehmen mit ihnen in bestimmten Vertragsbeziehungen steht.Ein solcher Brief wird üblicherweise auf Briefkopf gedruckt. In extremen Fällen können Sie ein Blatt im A4-Format verwenden, indem Sie oben links einen Eckstempel darauf platzieren. Zunächst wird ein sogenannter Hut erfunden. Es befindet sich in der oberen rechten Ecke und gibt Auskunft darüber, an wen diese Nachricht gesendet wird. Als nächstes steht der Name des Dokuments ("Information Letter" oder "On the change of details"). Danach werden die notwendigen Informationen in den Haupttext eingefügt. Das Dokument endet mit der Unterschrift des Kopfes und ist mit einem runden Siegel versehen.
Änderung der Zahlungsdetails
Wechselt ein Unternehmen seine Bank oder zumindest eines seiner bestehenden Konten, muss es auch alle Interessenten über solche Maßnahmen informieren. In diesem Fall erfolgt ein Brief über die Änderung der Bankverbindung in Form einer Mitteilung. Dies kann an eine einzelne Gegenpartei oder ein einzelnes Dokument gerichtet sein, das als "Benachrichtigung über eine Änderung der Bankverbindung" bezeichnet wird.
Die Gestaltungsregeln bleiben gleich. Richtig, es ist besser, den Text in dieser Reihenfolge zu verfassen:
- Der Grund für Änderungen unter Angabe der Nummer, des Datums und des Namens des Dokuments, auf dessen Grundlage dies durchgeführt wird.
- Das genaue Datum, ab dem Änderungen vorgenommen werden.
- Informationen zu den neuen Details.
- Erfahren Sie mehr über die nächsten Schritte. Hierbei ist zu beachten, ob alle zuvor geschlossenen Vereinbarungen gültig bleiben.
Solche Informationen müssen einige Tage vor ihrem Auftreten gemeldet werden. Bitte beachten Sie, dass die Zustellung eines solchen Briefes einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Darüber hinaus muss der Partner die entsprechenden Änderungen vornehmen.
