Όλοι οι συμμετέχοντες στον επιχειρηματικό κύκλο εργασιών υποχρεούνται να τηρούν αρχεία - όπως ορίζει ο νόμος. Η νομική ευθύνη για την ορθότητα και την επικαιρότητά του ανατίθεται στον ιδιοκτήτη ή στον επικεφαλής της εταιρείας που έχει εξουσιοδοτηθεί από αυτόν, καθώς και στον κύριο λογιστή.
Οντότητες υπογραφής
Ο επικεφαλής της επιχείρησης και ο κύριος λογιστής υπογράφουν, κατά κανόνα, όλα τα λογιστικά έγγραφα της επιχείρησης. Ένα τέτοιο δικαίωμα τους ανατίθεται νομοθετικά ή από τα εσωτερικά έγγραφα της επιχείρησης.
Οι εξουσίες του ηγέτη καθορίζονται συνήθως στα συστατικά έγγραφα και στη σύμβαση. οι εξουσίες του επικεφαλής λογιστή μπορούν να καθοριστούν στην περιγραφή της θέσης εργασίας του, με τη σειρά του κεφαλαίου ή της σύμβασης εργασίας.
Τι να κάνετε αν οι υπάλληλοι αλλάξουν
Η αλλαγή ενός διευθυντή ή ενός επικεφαλής λογιστή είναι μια μάλλον ενοχλητική επιχείρηση και απαιτεί προσεκτική προσέγγιση. Στην περίπτωση αυτή, η εταιρεία πρέπει όχι μόνο να ενημερώνει τις ρυθμιστικές αρχές και την τράπεζα εξυπηρέτησης, αλλά και να πραγματοποιεί σωστά την αποδοχή και τη μεταφορά πρωτογενών λογιστικών εγγράφων σε νέο υπάλληλο.
Νομοθετικά μια τέτοια εντολή παρέχεται μόνο για οργανισμούς προϋπολογισμού. οι αυτόνομες επιχειρήσεις το καθορίζουν ανεξάρτητα, για παράδειγμα, με ξεχωριστή εντολή ή κανονισμό. Εν πάση περιπτώσει, εκδίδεται πράξη αποδοχής εγγράφων, ένα παράδειγμα της οποίας παρατίθεται κατωτέρω.
Με βάση την ισχύουσα επιχειρηματική πρακτική, κατά την αλλαγή των προσώπων που είναι υπεύθυνα για τη λογιστική, δημιουργείται μια ειδική επιτροπή στην επιχείρηση με εντολή, η οποία διεξάγει εσωτερικό έλεγχο και δέχεται έγγραφα από τον επικεφαλής ή τον επικεφαλής λογιστή.
Ο έλεγχος δεν είναι υποχρεωτικός, ωστόσο, η εταιρεία μπορεί να δεσμεύει ανεξάρτητα τους ελεγκτές οι οποίοι θα εκφέρουν γνώμη σχετικά με την κατάσταση της λογιστικής και της φορολογικής λογιστικής. Ένα τέτοιο έγγραφο μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία να αποφύγει τις μελλοντικές οικονομικές κυρώσεις των οργάνων ελέγχου.
Εάν οι μεταβαλλόμενοι υπάλληλοι ήταν οικονομικά υπεύθυνοι, τότε γίνεται υποχρεωτική απογραφή των περιουσιακών στοιχείων και των εγγράφων με τον προβλεπόμενο τρόπο.
Πώς να μεταφέρετε σωστά τα έγγραφα κατά την αλλαγή ενός διευθυντή ή ενός επικεφαλής λογιστή
Για παραβίαση της λογιστικής διαδικασίας στην επιχείρηση, οι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι για την ευθύνη μέχρι την ποινική ευθύνη, επομένως είναι πολύ σημαντικό να κανονιστεί η σωστή παραλαβή και μεταφορά εγγράφων κατά την αλλαγή τους.
Οι υποθέσεις μεταφέρονται στον νεοδιορισθέντα διευθυντή ή τον επικεφαλής λογιστή και ελλείψει υποψηφίων στην επιτροπή ή στον υπάλληλο που ορίζεται με εντολή. Η επιτροπή ή το διευθυντικό στέλεχος μεταβιβάζει στη συνέχεια τα αποδεκτά έγγραφα στον νεοδιορισθέντα διευθυντή ή κύριο λογιστή. Εάν ο κύριος λογιστής αλλάζει, τότε ο επικεφαλής της επιχείρησης μπορεί να δεχθεί άμεσα τα έγγραφα.
Η πράξη εκτελείται σε τρία αντίτυπα: μία για τον υπάλληλο βάρδιας, η δεύτερη για τον υπάλληλο που έχει οριστεί, η τρίτη για τη λογιστική. Μια πράξη αποδοχής των εγγράφων μετά από αλλαγή διευθυντή υπογράφεται από τα μέλη της επιτροπής ή από έναν υπεύθυνο υπάλληλο, κύριο λογιστή και νέο επικεφαλής. Και σε περίπτωση αλλαγής στον επικεφαλής λογιστή, τα μέλη της επιτροπής, ο επικεφαλής της επιχείρησης και ο νέος λογιστής το κάνουν αυτό.
Πράξη αποδοχής εγγράφων: δείγμα
Το περιεχόμενο των εγγράφων μεταβίβασης καθορίζεται από την επιχείρηση από μόνη της. Παρακάτω είναι η πράξη παραλαβής και διαβίβασης εγγράφων κατά την αλλαγή του κύριου λογιστή. Αυτή είναι μια ενδεικτική επιλογή, για παράδειγμα, μία επιχείρηση.
Πράξη αποδοχής των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων της LLC "Κατάταξη".
Ημερομηνία, τόπος σύνταξης.
Εμείς, ο διευθυντής της OOO Rang, Pavlov Ivan Trofimovich, ενεργώντας βάσει του Χάρτη, μέλη της επιτροπής αποδοχής των εγγράφων από την οικονομολόγο Olepta V.V., λογιστή Kud Ν.Π., αρχειοφύλακας Τ. Rudenko, ενεργώντας βάσει της διαταγής, με αφενός, και ο επικεφαλής λογιστής V.A. Alferova, ενεργώντας βάσει εντολής για την απασχόληση και τις περιγραφές θέσεων εργασίας, αφετέρου, η πράξη αυτή καταρτίστηκε κατά το ότι η Alferova V.A. μεταφορές και LLC "Rang" στο πρόσωπο του διευθυντή και η επιτροπή αποδέχεται τα ακόλουθα έγγραφα της LLC "Κατάταξη" για την περίοδο από Απρίλιος 2010 έως Απρίλιος 2015 (λεπτομερής κατάλογος):
- τα τιμολόγια για την αποδέσμευση αγαθών και τα φορολογικά τιμολόγια, πράξεις για την απελευθέρωση αγαθών και υλικών και αγαθών, συμβάσεις, τιμολόγια, πράξεις εργασίας που εκτελούνται, πράξεις συμφιλίωσης ·
- φορολογική και χρηματοοικονομική πληροφόρηση ·
- κατανομή ποσών χρέους, περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων ·
- τεκμηρίωση αποδοχών ·
- πράξεις αποδοχής και μεταβίβασης εγγράφων στο αρχείο,
- επιθεωρήσεις των ρυθμιστικών αρχών (εάν υπάρχουν).
Ο διευθυντής και η επιτροπή διαπίστωσαν έλλειψη 1 φορολογικού τιμολογίου στις 04/01/2014 με σύμβαση προμήθειας αριθ. 3 της 01/01/2014. Από αυτό το γεγονός από τον V. Alferova. ελήφθη επεξηγηματική σημείωση και ζητήθηκε αντίγραφο του εγγράφου που λείπει από τον αντισυμβαλλόμενο.
Τα υπόλοιπα σχόλια για τα λογιστικά αρχεία δεν είναι διαθέσιμα.
Έλεγχος ελέγχου και η απογραφή δεν πραγματοποιήθηκε λόγω έλλειψης αιτιολόγησης.
Η πράξη καταρτίστηκε σε τρία αυθεντικά αντίγραφα: ένα για το V. Alferova, το δεύτερο για το λογιστικό τμήμα της LLC "Rank", το τρίτο για τον διευθυντή της LLC "Rank", και υπογράφηκε από τρία μέρη.
Νομικές συμβουλές: για λόγους ευκολίας, ο κατάλογος των εγγράφων μπορεί να εκδοθεί με τη μορφή υποχρεωτικού παραρτήματος της πράξης αποδοχής.
Ποιος και πώς να ειδοποιήσει για την αλλαγή υπεύθυνων προσώπων
Εντός 10 ημερών από την ημερομηνία των αλλαγών, η επιχείρηση πρέπει να ενημερώσει τις φορολογικές αρχές για την αλλαγή του υπεύθυνου προσώπου. Μια τέτοια ειδοποίηση εκδίδεται με την υποβολή εγκεκριμένου εντύπου εγγραφής.
Είναι επίσης απαραίτητο να υποβάλετε αίτηση για μια τράπεζα εξυπηρέτησης μια νέα κάρτα με δείγμα υπογραφές, συμβολαιογραφική.
Εάν η εταιρεία διαθέτει ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή, τότε πρέπει να επικοινωνήσετε με το κέντρο πιστοποίησης για να ακυρώσετε το παλαιό και να εκδώσετε μια νέα ψηφιακή υπογραφή, η οποία είναι απαραίτητη για την υποβολή ηλεκτρονικών εκθέσεων.
Σε περίπτωση αλλαγής διευθυντή, είναι επίσης απαραίτητο να γίνουν αλλαγές στο μητρώο επιχειρήσεων των επιχειρήσεων: υπάρχει ένα ειδικό έντυπο για αυτό.
Ευθύνη και κυρώσεις
Εάν εντοπιστούν εσωτερικές παραβιάσεις κατά τη διάρκεια της μεταφοράς υποθέσεων, η Επιτροπή πρέπει να ζητήσει γραπτές εξηγήσεις από τον διευθυντή ή τον κύριο λογιστή. Εάν το έγγραφο λείπει ή καταστρέφεται, είναι απαραίτητο να ειδοποιούνται γραπτώς οι αρχές επιβολής του νόμου και να συμπεριλαμβάνεται και ο αντιπρόσωπός τους στην επιτροπή.
Ο νόμος ορίζει ότι οι υπογράφοντες φέρουν την ευθύνη για λανθασμένη λογιστική, ωστόσο, αυτό δεν απαλλάσσει την εταιρεία από πιθανές κυρώσεις κατά τη διάρκεια των επιθεωρήσεων. Ο νέος διευθυντής ή λογιστής δεν θα είναι υπεύθυνος για τα λάθη του προηγούμενου και μπορεί να επιβληθούν οικονομικές κυρώσεις στην επιχείρηση ως επιχειρηματική οντότητα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο σημαντικό να καταρτίζεται σωστά η διαδικασία λήψης και διαβίβασης εγγράφων κατά την αλλαγή υπαλλήλων.
Πράξη μεταφοράς υποθέσεων του προϊσταμένου λογιστή
