Πολλοί οργανισμοί συμμετέχουν σε διάφορες προσφορές. Αλλά ταυτόχρονα, συχνά δεν γνωρίζουν πώς να καταρτίζουν και να πιστοποιούν σωστά τα έγγραφα υποβολής προσφορών. Επιπλέον, μια τέτοια ερώτηση είναι μία από τις σημαντικότερες που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή. Τόσο η διαδικασία όσο και η σύνθεση των εγγράφων του διαγωνισμού καθορίζονται από τους νόμους και τους κανονισμούς τους οποίους οφείλουν να τηρούν.
Έννοια προσφοράς
Ο διαγωνισμός είναι διαγωνισμός για την παροχή υπηρεσιών, αγαθών ή την εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας. Οι κανόνες για τη διεξαγωγή τέτοιων επιλογών αναφέρονται στην τεκμηρίωση του διαγωνισμού, σύμφωνα με τον οποίο οι συμμετέχοντες που επιθυμούν να συμμετάσχουν στον αγώνα πρέπει να παρέχουν στην επιτροπή τις πλέον ευνοϊκές συνθήκες που προσφέρονται στον πελάτη.
Η σύμβαση υποψηφιότητας συνάπτεται με τον συμμετέχοντα που μπορεί να προσφέρει την πιο συμφέρουσα προσφορά στον διοργανωτή, ο οποίος πρέπει να συμμορφωθεί πλήρως με τις οδηγίες που εκδόθηκαν.
Η τεκμηρίωση της προσφοράς είναι μια δέσμη εγγράφων που αποκαλύπτει τους όρους της προσφοράς και το περιεχόμενο της μελλοντικής σύμβασης.
Περιλαμβάνει απαραιτήτως τόσο τεχνικά όσο και εμπορικά μέρη.
Το τεχνικό μέρος περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τους όρους της σύμβασης, τα χαρακτηριστικά και τις περιγραφές του θέματος ή του αντικειμένου της προσφοράς, τις οδηγίες που προορίζονται για τους προμηθευτές καθώς και τις κάρτες πληροφοριών που υποδεικνύουν τη διαδικασία υλοποίησης και υποβολής αιτήσεων συμμετοχής σε διαγωνισμούς. Επίσης σε αυτό το μέρος περιλαμβάνονται οι απαιτήσεις για το περιεχόμενο της εντολής αγοράς: όνομα, ογκομετρικά προγράμματα, αναφορές στα πρότυπα και τεχνικούς όρους.
Το εμπορικό μέρος της τεκμηρίωσης του διαγωνισμού περιέχει όλες τις τιμές και τη διαδικασία υπολογισμού τους, τους όρους που καθορίζονται από το χρονοδιάγραμμα των πληρωμών, τις πηγές χρηματοδότησης της παρούσας σύμβασης. Αναφέρει επίσης τις εγγυήσεις που παρέχει η τράπεζα για την εκτέλεση της προσφοράς από τον πελάτη και τις απαιτήσεις για διάφορα είδη ασφάλισης.
Η τεκμηρίωση της πρόσκλησης υποβολής προσφορών, μια δειγματοληπτική αίτηση και συστάσεις για τη συμπλήρωσή τους περιλαμβάνονται στο MDS 80-4.2000 Gosstroy της Ρωσίας. Το λεπτομερέστερο περιεχόμενο της τεκμηρίωσης καθορίζεται από την επιτροπή διαγωνισμού.
Διαδικασία κατάρτισης
Η προετοιμασία των εγγράφων διαγωνισμού είναι μια ξεχωριστή, πολύ σημαντική και αναπαλλοτρίωτη διαδικασία για τη διεξαγωγή οποιασδήποτε ανταγωνιστικής προσφοράς. Ορίζει, σύμφωνα με το εφαρμοστέο δίκαιο, το περιεχόμενο των προσωπικών δεδομένων, όπως:
- Όνομα του διοργανωτή.
- Η νομική του διεύθυνση και οι αριθμοί τηλεφώνου.
- Αριθμοί φαξ και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Τιμή, τόπος και όροι λήψης δέσμης εγγράφων.
Οι εποπτικές αρχές υποβάλλουν πάντοτε τις απαιτήσεις για τη διαθεσιμότητα ενός σχεδίου σύμβασης από τον κατάλογο των όρων που θα καθοριστούν. Στην τεκμηρίωση αναφέρεται επίσης η μέθοδος αξιολόγησης των προτάσεων που έγιναν με τη χρήση ενός συγκεκριμένου συστήματος.
Εκκαθάριση
Η ανάπτυξη των εγγράφων διαγωνισμού μπορεί να γίνει τόσο από τον διοργανωτή όσο και από μια ειδική εταιρεία συμβούλων. Για να το καταρτίσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα τυποποιημένα δείγματα και οδηγίες, καθώς και τη νομοθεσία, η οποία εξηγεί τις κανονιστικές απαιτήσεις για τη σύνταξη. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με το χρηματοπιστωτικό κέντρο, όπου ένας ειδικός στην τεκμηρίωση των προσφορών θα προσφέρει τις υπηρεσίες του για την κατάλληλη προετοιμασία του. Εκεί είσαι μέσα βραχυπρόθεσμους όρους παρέχει επαγγελματική και εξειδικευμένη βοήθεια.
Περιεχόμενα
Το έντυπο της τεκμηρίωσης, εκτός από τις πληροφορίες που προορίζονται για τους μελλοντικούς υποψήφιους, πρέπει να περιέχει πληροφορίες όπως το αριθμητικό και λεπτομερές περιεχόμενο του πακέτου τεκμηρίωσης που συντάσσει ο προμηθευτής και να επιβεβαιώνει την αίτησή του συμμετοχής:
- Αίτηση συμμετοχής.
- Περιγραφή των συνημμένων εγγράφων.
- Αναφορά τραπεζών σχετικά με την απουσία καθυστερημένων οφειλών.
- Απαιτούνται τεχνικές, επιχειρησιακές και ποιοτικές πληροφορίες, καθώς και λεπτομερής περιγραφή των παραγόμενων υλικών και αγαθών.
- Σχέδιο σύμβασης για προγραμματισμένες αγορές.
- Μεθοδολογικές οδηγίες για την πραγματοποίηση υπολογισμών στην αίτηση υποβολής προσφορών, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων της, όπως έξοδα για την πληρωμή ασφαλιστικών και τελωνειακών πληρωμών, υπηρεσίες μεταφορών, διάφοροι φόροι και δασμοί, επιπλέον του κόστους των παραδιδόμενων αγαθών, καθώς και λεπτομερή πίνακα τιμών.
- Αναφέρεται το νόμισμα με το οποίο εκφράζονται οι τιμές στην προσφορά.
- Απαιτήσεις για την υποβολή προσφορών.
- Αναλύεται η δυνατότητα αλλαγής ή ανάκλησης αυτών των αιτήσεων κατά τη διάρκεια και πριν από την προθεσμία για την ανακοίνωση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού.
- Προθεσμίες, τόπος υποβολής αιτήσεων.
- Τόπος, ημερομηνία και ώρα ανοίγματος των φακέλων για τις προσφορές.
- Πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα παροχής προτεραιοτήτων για τους εγχώριους κατασκευαστές.
Ένας πιθανός προμηθευτής έχει το δικαίωμα να υποβάλλει γραπτώς στον διοργανωτή της προσφοράς αίτηση για διευκρίνιση των ρητρών και των διατάξεων της τεκμηρίωσης του διαγωνισμού το αργότερο 10 ημέρες πριν από την τελική απόφαση. Με τη σειρά του, ο διοργανωτής πρέπει, εντός τριών ημερών από την παραλαβή της αίτησης, να αποστείλει τις κατάλληλες εξηγήσεις σε όλους τους προμηθευτές που συμμετέχουν στην παρούσα προσφορά, χωρίς να αναφέρει τον συντάκτη της αρχικής αίτησης.
Πραγματοποίηση αλλαγών και προσθηκών
Προσθήκες ή οποιεσδήποτε αλλαγές μπορούν να γίνουν από ειδικούς κατά την προετοιμασία των εγγράφων διαγωνισμού κατόπιν αιτήματος του διοργανωτή της προσφοράς. Οι ενέργειες αυτές δεν είναι παράνομες ή παράνομες. Εάν είναι αναγκαίο, ο διοργανωτής έχει το δικαίωμα να προβεί σε αλλαγές στη δέσμη εγγράφων που σχετίζονται με την έκφραση με δική του πρωτοβουλία ή ως απάντηση σε αίτημα δυνητικού προμηθευτή, το αργότερο 7 ημερολογιακές ημέρες πριν από την προθεσμία υποβολής των προσφορών.
Αφού προβεί σε αλλαγές σχετικά με αυτές, είναι απαραίτητο να ειδοποιηθούν αμέσως όλοι οι δυνητικοί προμηθευτές στους οποίους εκδόθηκε η τεύχη δημοπράτησης. Η προθεσμία για την εφαρμογή αυτών των κοινοποιήσεων και η αντικατάσταση της τεκμηρίωσης παρτίδας ορίζεται σε 5 εργάσιμες ημέρες.
Περιεχόμενο εφαρμογής διαγωνισμού
Οι απαιτήσεις για την τεκμηρίωση των προσφορών καθορίζουν τη σύνθεσή του:
- Αίτηση συμμετοχής στην προσφορά και κατάλογος των υποβληθέντων εγγράφων που επισυνάπτονται.
- Έγγραφα που επιβεβαιώνουν την τήρηση των απαιτήσεων που υποβάλλονται σε δυνητικό προμηθευτή.
- Ο πίνακας τιμών, ο οποίος θα πρέπει να αντικατοπτρίζει πλήρως το σύνολο των πραγματικών δαπανών, συμμετέχοντας στην τελική τιμή.
- Εάν η προσφορά είναι η προμήθεια οποιωνδήποτε αγαθών ή τεχνικών συσκευών, τότε βεβαιωθείτε ότι έχετε επισυνάψει τα τεχνικά χαρακτηριστικά των προτεινόμενων μοντέλων.
- Η τιμή του προτεινόμενου καταλόγου σχετικών υπηρεσιών, εάν υπάρχει.
- Το πρωτότυπο έγγραφο, το οποίο είναι η πραγματική επιβεβαίωση της εγγύησης του διαγωνισμού.
Έγγραφα που επιβεβαιώνουν τη συμμόρφωση του δυνητικού προμηθευτή με τις προτεινόμενες απαιτήσεις προσόντων
Κάθε δυνητικός προμηθευτής που αποφάσισε να συμμετάσχει στην προσφορά πρέπει να παράσχει τα ακόλουθα έγγραφα:
- Αντίγραφα των αδειών που επιβεβαιώνουν το δικαίωμα ενός δυνητικού προμηθευτή ή κατασκευαστή να ασκεί τις δραστηριότητές του.
- Αντίγραφο του εγγράφου που παρέχει το δικαίωμα άσκησης επιχειρηματικής δραστηριότητας, το οποίο πιστοποιείται από συμβολαιογραφική αρχή.
- Ο αρχικός έλεγχος για το τελευταίο έτος αναφοράς ή συμβολαιογραφικό αντίγραφο αυτού.
- Πιστοποιητικό κρατικής εγγραφής του οργανισμού ή της επιχείρησης και του αντιγράφου του.
- Σε περίπτωση μεμονωμένου επιχειρηματία - αντίγραφο της ταυτότητάς του ή του αστικού διαβατηρίου.
- Ο χάρτης της οργάνωσης που αναφέρει τη σύνθεση των ιδρυτών, των μετόχων της, καθώς και όλων των μετόχων υπό μορφή συμβολαιογραφικού αντιγράφου.
- Το πρωτότυπο πιστοποιητικό που εκδίδεται από τις φορολογικές αρχές δηλώνοντας ότι ο προμηθευτής δεν έχει καθυστερημένες φορολογικές οφειλές.
- Πιστοποιητικό από το τραπεζικό ίδρυμα σχετικά με την απουσία χρεών οφειλής για τους τελευταίους 3 μήνες δραστηριότητας.
Πίνακας τιμών
Η καταχώρηση των εγγράφων διαγωνισμού λαμβάνει υπόψη τους τιμοκαταλόγους. Ένας δυνητικός προμηθευτής υποχρεούται να καταρτίσει πίνακα τιμολογίων που να αναφέρει και να αναφέρει τις μονάδες αγαθών, τη συνολική συνολική τιμή για το σύνολο της προσφοράς. Πρέπει να καταρτίζεται και να παρουσιάζεται με τη μορφή έντυπων και ηλεκτρονικών τιμοκαταλόγων.
Ο πίνακας αποτελεί επίσης τεχνική προδιαγραφή για τα αγαθά και τις υπηρεσίες που παρέχονται και πρέπει να πληροί πλήρως όλες τις απαιτήσεις που ορίζονται για την τεκμηρίωση του διαγωνισμού.
Όταν προετοιμάζεται η τεύχη υποβολής προσφορών, καθορίζεται η σύνθεση των τελικών τιμών. Η αναφερόμενη αξία, εκτός από την τιμή του προϊόντος, πρέπει να περιλαμβάνει στη σύνθεσή του:
- Έξοδα που πραγματοποιούνται μετά την πιστοποίηση, τις ασφαλιστικές διαδικασίες και τη μεταφορά αγαθών σε συγκεκριμένο προορισμό.
- Όλες οι πληρωμές φόρων, οι δασμοί και άλλοι τύποι υποχρεωτικών πληρωμών και αμοιβών, οι οποίοι προβλέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
- Άλλες συνιστώσες των τιμών που ο δυνητικός προμηθευτής θεωρεί αναγκαίες για να συμπεριλάβει στην τελική τιμή των εμπορευμάτων.
Εάν ο δυνητικός προμηθευτής δεν αναφέρει διάφορα στοιχεία του στον πίνακα τιμών που περιλαμβάνουν τα ανωτέρω περιγραφόμενα έξοδα, τότε η επιτροπή προμηθειών εξετάζει τα στοιχεία σχετικά με την τιμή των αγαθών που παρέχει ως συνολικό κόστος, λαμβάνοντας υπόψη όλα τα έξοδα. Στην περίπτωση αυτή, οι τιμές αυτές κατά τη σύναψη της σύμβασης δεν μπορούν πλέον να αναθεωρηθούν ή να τροποποιηθούν.
Οι τιμές που αναφέρονται στον πίνακα παραμένουν σταθερές καθ 'όλη τη διάρκεια της εκπλήρωσης των συμβατικών υποχρεώσεων για προμήθειες και προμήθειες και δεν μπορούν να τροποποιηθούν.
Οι τιμές αναφέρονται στα νομίσματα που προσδιορίζονται στις απαιτήσεις που υποβλήθηκαν κατά την υποβολή της αίτησης υποβολής προσφορών. Η πληρωμή στον προμηθευτή πραγματοποιείται κατά την παράδοση των εμπορευμάτων στον προορισμό, καθώς φθάνουν τα κεφάλαια του προϋπολογισμού, εκτός εάν προβλέπονται και αναφέρονται στη σύμβαση άλλοι όροι.
Ασφάλεια εφαρμογών
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο προμηθευτής παρέχει εγγύηση εγγύησης, εκφρασμένη σε μετρητά, υπό μορφή ενεχύρου προς τους τραπεζικούς λογαριασμούς του οργανωτή, ύψους τουλάχιστον 3% του τελικού ποσού της σύμβασης, με περίοδο ισχύος τουλάχιστον των καθορισμένων προθεσμιών που καθορίζονται στο σώμα της προσφοράς.
Η εγγυημένη οικονομική υποστήριξη ενός δυνητικού αναδόχου για την υλοποίηση της προσφοράς υπό μορφή ενεχύρου ενός χρηματικού ποσού κατατίθεται σε ειδικό λογαριασμό του διοργανωτή της προσφοράς.
Εάν ο δυνητικός προμηθευτής δεν κερδίσει τον διαγωνισμό, τα κεφάλαια που παρέχονται στον διοργανωτή ως εγγύηση της οικονομικής του ικανότητας θα επιστραφούν εντός των προθεσμιών που καθορίζονται στη σύμβαση.
Υποβολή προσφορών
Οι προσφορές παρέχονται από δυνητικούς προμηθευτές σε ραμμένη μορφή, αριθμημένες και πρέπει να υπογραφούν και να υπογραφούν.
Επίσης, υποβάλλονται οι τεχνικές προδιαγραφές της προσφοράς, που επίσης εξασφαλίζονται με υπογραφή και σφραγίδα, καθώς και η εγγύηση αρχικής εγγύησης. Τα έγγραφα αυτά σφραγίζονται σε ένα φάκελο μαζί με την αίτηση υποβολής προσφορών και υποβάλλονται στην Επιτροπή.
Μόνον ο δυνητικός προμηθευτής ή ο επίσημος αντιπρόσωπός του μπορεί να υπογράψει την αίτηση. Δεν επιτρέπεται να υπάρχουν ένθετα, υποθέματα και διάφορες θέσεις στην τεκμηρίωση.
Οι πιθανοί προμηθευτές σφραγίζουν αυτοπροσώπως τα έγγραφα σε φάκελο, ο οποίος αναφέρει το όνομα και τη νομική διεύθυνση της οργάνωσής τους και ο διοργανωτής της προσφοράς, η ημερομηνία και η ώρα που ορίστηκαν για το άνοιγμα των φακέλων υποδεικνύονται με τη μορφή της ένδειξης "Μην ανοίγετε μέχρι ..." ως διεύθυνση παράδοσης.
Η τεκμηρίωση της προσφοράς μπορεί να αποσταλεί τόσο προσωπικά όσο και με τη βοήθεια των ταχυδρομικών γραφείων εντός των καθορισμένων προθεσμιών. Οι προσφορές που υποβάλλονται μετά τις καθορισμένες ημερομηνίες και ώρες απορρίπτονται ή επιστρέφονται χωρίς να έχουν ανοιχθεί οι αιτούντες.
Χωρίς να παραβιάζονται οι προθεσμίες και η καθιερωμένη διαδικασία υποβολής προσφορών, η διόρθωση, η αντικατάσταση των όρων, οι τιμές και τα παρόμοια μπορούν να εφαρμοστούν στο σχεδιασμό της. Είναι δυνατόν να γίνουν κάποιες αλλαγές ή τελική απόσυρση της προσφοράς πριν λήξει η προθεσμία χωρίς να χάσει το δικαίωμα να το κάνει ή να το εξασφαλίσει. Μια προκήρυξη που συντάσσεται από δυνητικό προμηθευτή σχετικά με την πρόθεση να διορθώσει ή να αποσύρει πλήρως την αίτησή του αποστέλλεται στον διοργανωτή εγγράφως και όχι αργότερα από την καθορισμένη προθεσμία υποβολής. Στο τέλος της καθορισμένης ημερομηνίας και ώρας, οι προσαρμογές αυτές δεν μπορούν να γίνουν.
Μετά την αποδοχή όλων των αιτήσεων εντός της καθορισμένης προθεσμίας, ο διοργανωτής των προσφορών ανοίγει τους φακέλους και, με τη βοήθεια της επιτροπής διαγωνισμού, επιλέγει τον νικητή, ο οποίος ανακοινώνεται με γραπτή ειδοποίηση όλων των πιθανών προμηθευτών που συμμετέχουν στην απόφαση, με αντίγραφο των πρακτικών της προμήθειας.
Η σωστή εκτέλεση και τεκμηρίωση καθορίζει σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία της ίδιας της προσφοράς.
