Μια συνοδευτική επιστολή είναι ένα καθολικό έγγραφο που χρησιμοποιείται στους πιο ποικίλους τομείς της επιχείρησης μιας επιχείρησης. Μια σωστά καταρτισμένη συνοδεία θα σώσει όλα τα μέρη από πολλές αδυναμίες και ασάφειες. Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή στα έγγραφα;
Πότε είναι απαραίτητο;
Το έργο μιας επιχείρησης, ιδιαίτερα μιας μεγάλης επιχείρησης, συνοδεύεται από μια ευρεία ποικιλία θεμάτων που πρέπει να συμπληρώνονται συχνά γραπτώς. Οι αντισυμβαλλόμενοι ανταλλάσσουν μηνύματα και ανακοινώσεις μεταξύ τους, απαιτούνται έγγραφα από την τράπεζα, το φόρο, το ταμείο συντάξεων και τους ελεγκτές. Οι πελάτες γράφουν επίσης αιτήματα για μια ποικιλία πληροφοριών και τεκμηρίωσης.
Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, ένα lifesaver και ταυτόχρονα μια συνοδευτική επιστολή θα γίνει ένα αξιόλογο πρόσωπο της εταιρείας. Γράφτηκε σε μια συμπαγή μορφή, σωστά καταρτιστεί και εκτελέστηκε σωστά, όχι μόνο θα κάνει την κατάλληλη εντύπωση στον παραλήπτη, αλλά θα εκτελέσει επίσης ορισμένες πρακτικές λειτουργίες για τον αποστολέα:
- θα εξηγήσει στον παραλήπτη που του γράφει και γιατί;
- θα αναλάβει τον ενημερωτικό ρόλο, απελευθερώνοντας τα συνημμένα έγγραφα από σημασιολογική υπερφόρτωση.
- να αναφέρει λεπτομερώς τη λίστα των συνημμένων εγγράφων ·
- Εξοικονομήστε χρήματα με την εξάλειψη περιττών αλληλογραφίας με απογραφή.
- εκπληρώνουν το ρόλο των συμπαγών αποδεικτικών στοιχείων για την παράδοση ολόκληρου του σωρού εγγράφων.
Η συνηθισμένη "συνοδεία" με τη σωστή προσέγγιση μπορεί να είναι τόσο χρήσιμη!
Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή στα έγγραφα;
Όλοι δεν ξέρουν πώς να γράψουν μια συνοδευτική επιστολή στα έγγραφα, αν και είναι σημαντικό.
Η σύνταξη της "συνοδείας" πρέπει να ξεκινάει με μια εισαγωγική φράση: ανατρέξτε στον αριθμό της εισερχόμενης αίτησης ή δηλώστε την ουσία του θέματος στο οποίο βρίσκεται η αλληλογραφία. Στις επόμενες παραγράφους της επιστολής είναι λογικό να αναφερθούν οι λόγοι του εγγράφου: ρυθμιστικές νομικές πράξεις, ρήτρες της σύμβασης, πράξεις επιθεωρήσεων, εντολές ρυθμιστικών αρχών και πολλά άλλα.
Η δήλωση τελειώνει με ένα αίτημα, προσφορά ή ζήτηση. Αφού καταρτιστεί το κείμενο, εμφανίζεται ένας κατάλογος των συνημμένων εγγράφων με την αρίθμηση, το όνομα και τις λεπτομέρειες, καθώς και ο αριθμός των συνημμένων φύλλων.
Απαιτούμενα στοιχεία της συνοδευτικής επιστολής στα έγγραφα
Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή στα έγγραφα, έχουμε συζητήσει παραπάνω. Τώρα λίγο για το σχεδιασμό του.
- Το "καπάκι" του εγγράφου. Εδώ αναφέρεται η θέση του επικεφαλής ή άλλου αντιπροσώπου του παραλήπτη, το όνομα της εταιρείας ή το πλήρες όνομα, το όνομα και το όνομα του ιδιώτη. πλήρη διεύθυνση και ταχυδρομικός κώδικας.
- Ημερομηνία σύνταξης της συνοδευτικής επιστολής, και εάν ο αποστολέας είναι νομική οντότητα, τότε ο εξερχόμενος αριθμός εγγραφής.
- Απευθυνθείτε στον παραλήπτη σύμφωνα με τους κανόνες της επιχειρηματικής επιστολής. Είτε πρόκειται για ιδιώτη είτε για επικεφαλής μιας επιχείρησης, στρέφονται προς αυτόν με το όνομα και την επωνυμία, προσθέτοντας την έκκληση "σεβαστή".
- Λεπτομερής κατάλογος των συνημμένων εγγράφων, επειδή το ίδιο το όνομα υποδηλώνει ότι το γράμμα "συνοδεύει" μια ορισμένη βασική αναχώρηση.
- Η επιστολή υπογράφεται από το πρώτο πρόσωπο ή πληρεξούσιο του οργανισμού στον οποίο χορηγείται το κεφάλι αυτό. Εάν η επιστολή προέρχεται από ιδιώτη, τότε ο αποστολέας ή ο αντιπρόσωπός του με πληρεξούσιο υπογράφει την "συνοδεία". Πριν υπογράψετε, είναι συνηθισμένο να προσθέσετε τη διαβεβαίωση "με σεβασμό".
- Επώνυμο, αρχικά και μέσα επικοινωνίας του αντισυμβαλλομένου
Αυτές είναι οι βασικές απαιτήσεις για τη φόρμα επιστολών.
Δείγμα συνοδευτικού επιστολής στα έγγραφα
Ένα εξαιρετικό σημείο αναφοράς στην προετοιμασία θα είναι ένα δοκιμασμένο δείγμα μιας συνοδευτικής επιστολής στα έγγραφα. Φυσικά, το περιεχόμενό του θα ποικίλει ανάλογα με τις ανάγκες του μεταγλωττιστή, αλλά ο συνολικός καμβάς παραμένει αμετάβλητος.
Επικεφαλής του φορολογικού επιμελητηρίου Goloseevsk
Khitrun Ι.ν.
st. Vasilyevskaya, 3,
Kukino - 31005
Αρ. 562 της 04/05/2015
Αγαπητέ Ιβάν Βασιλιέϊτς!
Για την υπ'αριθ. 12/389 από 04/01/2015 παραγγελία σας σχετικά με την έκδοση μη μετρήσιμου επιτόπιου ελέγχου, σας ενημερώνουμε σχετικά με τα ακόλουθα.
Ένα μέρος των εγγράφων σχετικά με τις συμβατικές σχέσεις με την εταιρεία έκτακτης ανάγκης "Gedeon" κατασχέθηκε βάσει του πρωτοκόλλου κατάσχεσης της 02.03.2015 (επισυνάπτεται αντίγραφο) Τα έγγραφα που βρίσκονται στη διάθεση της επιχείρησης σας αποστέλλονται υπό μορφή δεόντως επικυρωμένων αντιγράφων σύμφωνα με το παράρτημα.
Εφαρμογή (συνολικά 6 λίτρα):
- Αντιγραφή εντολή πληρωμής με ένα σημάδι τράπεζας αριθ. 3 με ημερομηνία 01/15/15 - κατά 1 λίτρο.
- Ένα αντίγραφο της εντολής πληρωμής με το σημάδι της τράπεζας αριθ. 6 με ημερομηνία 02/14/15 - 1 λίτρο.
- Αντιγραφή έκθεση συμφιλίωσης σύμφωνα με τη σύμβαση προμήθειας αριθ. 56 / P της 12.15.14 - κατά 1 λίτρο.
- Ένα αντίγραφο του πρωτοκόλλου κατάσχεσης με ημερομηνία 03/02/15 - 3 λίτρα.
Λυπούμαστε
Διευθυντής της κρατικής επιχείρησης "Goloseevsky μονάδα επεξεργασίας κρέατος"
Golokhvastov F.E.
Καλλιτέχνης: Pupko A.V.
(067)4658291
Μια τέτοια "συνοδεία" είναι κατάλληλη για πολλά εξερχόμενα υλικά, κατόπιν αιτήματος κρατικών, ρυθμιστικών και φορέων επιβολής του νόμου, απλά πρέπει να προσαρμόσετε ελαφρώς τις ανάγκες σας.
Συνοδευτική επιστολή στα έγγραφα της σύμβασης
Κατά τη σύναψη επιχειρηματικών συμβάσεων, συχνά συμβαίνει μια κατάσταση όταν οι αντισυμβαλλόμενοι είναι γεωγραφικά απομακρυσμένοι ο ένας από τον άλλο και δεν έχουν την οικονομική δυνατότητα να ταξιδέψουν σε άλλη πόλη για να υπογράψουν τη σύμβαση.
Στην περίπτωση αυτή, η εκτέλεση της συνοδευτικής επιστολής γίνεται ένα είδος φάρου, επιτρέποντάς σας να συνάψετε εξ αποστάσεως μια νόμιμα ισχύουσα σύμβαση χωρίς προσωπική συνάντηση εκπροσώπων. Με τη βοήθεια μιας συνοδευτικής επιστολής, η μία πλευρά όχι μόνο μπορεί να στείλει τα υπογεγραμμένα έντυπα συμβάσεων για εξέταση, αλλά και να εκφράσει γραπτώς τη θέση της σχετικά με τα ουσιώδη ζητήματα της συμφωνίας.
Επιπλέον, μια συνοδευτική επιστολή σας επιτρέπει να καταγράφετε τι και πόσο έχει επισυναφθεί και αποστέλλεται στον παραλήπτη. Για παράδειγμα, το περιεχόμενο μπορεί να δηλωθεί ως εξής.
"Σας στέλνουμε δύο αντίγραφα της σύμβασης για την παροχή υπηρεσιών πληροφόρησης, υπογεγραμμένα και σφραγισμένα από εμάς. Σας προτείνουμε να εξετάσετε το συγκεκριμένο σχέδιο και, εφόσον συμφωνείτε, να υπογράψετε τη σύμβαση επιστρέφοντας ένα από τα υπογεγραμμένα αντίγραφα. "
Αίτηση επιστολής - είναι απαραίτητο;
Κάποιες φορές προκύπτει μια κατάσταση όταν είναι απαραίτητο να αποσταλεί αξίωση σε ένα συμβαλλόμενο μέρος βάσει συμφωνίας που δεν εκπληρώνει τις υποχρεώσεις του. Συνήθως, όλοι οι ισχυρισμοί, δικαιολογίες και αιτήσεις αναφέρονται απευθείας στην αξίωση. Φαίνεται, γιατί μπορεί να χρειαστείτε μια συνοδευτική επιστολή;
Το γεγονός είναι ότι μια αξίωση μπορεί να γίνει όχι μόνο επίσημα αποδεικτικά στοιχεία στο δικαστήριο, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις ένα εκτελεστικό έγγραφο. Πρέπει να υποδεικνύει νομικά σωστά και σημαντικά πράγματα, αλλά δεν εκτελεί επικοινωνιακή λειτουργία.
Αν ο αντισυμβαλλόμενος δεν πρέπει μόνο να υποβάλει παράπονο, αλλά και να στείλει κάποια ανεπίσημα λόγια καλωσορίσματος ή διευκρίνισης, καλύτερα από μια συνοδευτική επιστολή, ούτε ένα έγγραφο θα εκπληρώσει αυτόν τον ρόλο.
Η συνοδευτική επιστολή είναι ένας καλός τρόπος για να γνωρίσετε ο ένας τον άλλον.
Συχνά μια εταιρεία έχει μια ενδιαφέρουσα προώθηση ή απλώς θέλει να κάνει εμπορική προσφορά απεριόριστο κύκλο προσώπων. Τα τυπικά συνοδευτικά γράμματα που είναι διασκεδαστικά και συνοπτικά είναι κατάλληλα για αυτό.
Σε μια τέτοια "επαγγελματική κάρτα" μπορείτε να επισυνάψετε διαφημιστικά προϊόντα, καταλόγους, τιμοκαταλόγους, τιμοκαταλόγους και όλα τα υλικά που μπορεί να ενδιαφέρουν έναν πιθανό πελάτη ή συνεργάτη.
Ακόμη και αν υπάρχει μια ολόκληρη δέσμη γραμμάτων, ο ηγέτης ή ο επικεφαλής διευθυντής δεν χρειάζεται να ξοδεύει πολύ χρόνο σε αυτά: απλώς υπογράψτε τα έτοιμα κλισέ και μπορείτε να τα στείλετε όπως προβλέπεται!
Ποιος υπογράφει την συνοδεία;
Και τελικά, θα διευκρινίσουμε μια σημαντική ερώτηση. Ποιος υπογράφει το συνοδευτικό έγγραφο; Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιείται ο κανόνας της ιεραρχίας: είναι προτιμότερο να επικοινωνήσετε με τον πρόεδρο της εταιρείας στον διευθυντή της επιχείρησης. η τεκμηρίωση στην τράπεζα μπορεί να μεταφερθεί από τον κύριο λογιστή. Η "συνοδεία" στις πληροφορίες στο κέντρο απασχόλησης μπορεί να υπογραφεί από τον Αναπληρωτή Διευθυντή Ανθρώπινου Δυναμικού.
Μια συνοδευτική επιστολή μπορεί να γίνει μια απαραίτητη επαγγελματική κάρτα, εάν εκδοθεί σωστά!
