Νέοι κανόνες γραφείου

Οι κανόνες της εργασίας γραφείου σε ομοσπονδιακό εκτελεστικά όργανα οι αρχές δεν επεκτείνουν την εργασία τους με πράξεις που περιέχουν κρατικά μυστικά. Με βάση τις απαιτήσεις, η εξουσιοδοτημένη δομή αναπτύσσει κατευθυντήριες γραμμές για τη συμπλήρωση, τη συντήρηση και την αποθήκευση εγγράφων. Κατά την έγκριση των κανόνων γραφείου, συντονίζονται με την ηγεσία του κρατικού αρχείου.

Δημιουργία πράξεων

Οι κανόνες της γραφικής εργασίας στα ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα ορίζουν ότι αυτές οι δομές μπορούν να χρησιμοποιούν ειδικές φόρμες, τυποποιημένα φύλλα χαρτιού σε μορφή Α5 ή Α4. Η δημιουργία πράξεων σε ηλεκτρονική μορφή επιτρέπεται. Ανεξάρτητα από τη μορφή, το έγγραφο πρέπει να περιέχει τις απαιτούμενες λεπτομέρειες, οι οποίες βρίσκονται με τον προβλεπόμενο τρόπο. Οι μορφές αναπτύσσονται σύμφωνα με τη γωνιακή ή διαχρονική ορθογραφία τους. Στην πρώτη περίπτωση, οι λεπτομέρειες βρίσκονται στην επάνω γωνία στα αριστερά του φύλλου. Με τη διαχρονική μέθοδο, τοποθετούνται στο κέντρο της φόρμας πάνω. Οι κανόνες της γραφειοκρατίας σε χαρτιά επιτρέπουν τη χρήση προτύπων στην προετοιμασία των ηλεκτρονικών πράξεων. Πρέπει να παρέχονται εσοχές σε κάθε φύλλο: τουλάχιστον 20 mm στα αριστερά, τουλάχιστον 10 mm στα δεξιά και 20 mm προς τα επάνω και προς τα κάτω. Τα ηλεκτρονικά πρότυπα και τα έντυπα δειγματοληψίας πρέπει να εγκρίνονται από τον επικεφαλής της εκτελεστικής ομοσπονδιακής αρχής.

Απαιτήσεις

Οι κανόνες για τις γραφειοκρατικές εργασίες καθορίζουν ότι οι πράξεις πρέπει να παρακολουθούνται από:

1. Κρατικό έμβλημα της Ρωσίας.
2. Το όνομα της δομής που συνιστά την πράξη.
3. Το όνομα της δομικής μονάδας.
4. Το όνομα της θέσης του εξουσιοδοτημένου προσώπου που εκδίδει το έγγραφο.
5. Πληροφορίες αναφοράς για τη δομή.
6. Το όνομα του τύπου εγγράφου.
7. Ημερομηνία σύνταξης.
8. Αριθμός εγγραφής.
9. Σύνδεση με τα δεδομένα της εισερχόμενης πράξης.
10. Τόπος δημοσίευσης (συλλογή).
11. Μια μπάρα για τον περιορισμό της πρόσβασης στο περιεχόμενο.
12. Προορισμός
13. Ιπποκόμος έγκρισης.
14. Ψήφισμα (οδηγίες για την εκτέλεση της πράξης).
15. Κείμενο
16. Σημείο αναφοράς.
17. Εγγραφή για την εφαρμογή.
18. Υπογραφή (σημείωση σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή).
19. Γύπας για έγκριση.
20. Visa
21. Τοποθεσία εκτύπωσης.
22. Εγγραφή του καλλιτέχνη.
23. Μια σημείωση σχετικά με την εφαρμογή της πράξης και την αποστολή της στην επιχείρηση.
24. Αρχείο παραλαβής του εγγράφου.
25. Σύνδεση με την πράξη.

Η σύνθεση των στοιχείων καθορίζεται σύμφωνα με τον τύπο και τον σκοπό της πράξης. Οι γενικοί κανόνες λειτουργίας των γραφείων καθορίζουν ότι η έγκριση του εγγράφου πιστοποιείται με θεώρηση εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου. Η διάταξη αυτή εφαρμόζεται στις εσωτερικές πράξεις της δομής. Ο συντονισμός των εγγράφων που καταρτίζονται στο ομοσπονδιακό εκτελεστικό όργανο με άλλα κρατικά όργανα πιστοποιείται με σφραγίδα υπογραφής, πρωτόκολλο ή επιστολή.

Παράδοση, παραλαβή και εγγραφή πράξεων

Στο γραφείο των εκτελεστικών ομοσπονδιακών οργάνων, χρησιμοποιούνται τα ακόλουθα έγγραφα:

1. Εισερχόμενα
2. Αποστέλλονται.
3. Εσωτερικό

Η αποστολή και παράδοση των πράξεων πραγματοποιείται με τηλεπικοινωνίες, ταχυδρομείο, υπηρεσία ταχυμεταφορών. Οι γενικοί κανόνες της γραφειοκρατίας ορίζουν την αρχική επεξεργασία των εισερχόμενων χαρτιών. Μετά από αυτήν, η καταχώριση και η προκαταρκτική εξέταση των πράξεων γίνεται για περαιτέρω μεταφορά στη διοίκησή τους. Η αρχική επεξεργασία των τίτλων περιλαμβάνει έλεγχο της ορθής παράδοσης, διαθεσιμότητα τεκμηρίωσης και εφαρμογές. Οι ειδικοί φιλοξενίας επίσης ταξινομούν τα πιστοποιητικά και δεν υπόκεινται σε εγγραφή. Το τελευταίο εκτελείται την ημέρα παραλαβής, προετοιμασίας (υπογραφή ή έγκριση) ή την επόμενη ημέρα (εργάσιμη ημέρα), εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από το νόμο.

Μεταφορά σε δομικές μονάδες

Οι κανόνες για τις γραφειοκρατικές εργασίες στις ομοσπονδιακές αρχές ορίζουν ότι οι πράξεις μετά την εγγραφή πρέπει να υποβάλλονται στη διοίκηση για εξέταση. Ωστόσο, επιτρέπεται η αποστολή τίτλων σε άλλον υπάλληλο. Αυτό απαιτεί τη δημοσίευση της σχετικής απόφασης από τον επικεφαλής. Τα έγγραφα ή τα αντίγραφά τους με αποφάσεις (οδηγίες εκτέλεσης) πρέπει να μεταφερθούν στα υπεύθυνα πρόσωπα από την υπηρεσία διαχείρισης γραφείων. Η αρχική πράξη αποστέλλεται στο δομική μονάδα στην οποία ανατίθεται η εφαρμογή της. Εάν διάφορα τμήματα ενεργούν ως εκτελεστές, το πρωτότυπο μεταφέρεται στον υπεύθυνο από αυτούς, ενώ οι άλλοι λαμβάνουν αντίγραφα. Εάν η εξουσιοδοτημένη μονάδα έχει πρόσβαση σε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο, η αρχική πράξη μπορεί να παραμείνει στην υπηρεσία καταχώρισης, εφόσον αυτή καθορίζεται στους σχετικούς κανονισμούς.

Υποβολή πράξεων

Μετά την υπογραφή από τον επικεφαλής του εκτελεστικού οργάνου ή άλλου εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου, τα έγγραφα μεταφέρονται στους υπαλλήλους του τμήματος γραφείων. Οι τελευταίοι πραγματοποιούν την εγγραφή και την αποστολή τους. Οι κανόνες της γραμματείας σε εκτελεστικά όργανα υποχρεώνουν τους υπαλλήλους να επαληθεύουν την ορθότητα της σύνταξης, της πληρότητας και της συμμόρφωσης του αριθμού των αντιγράφων στη λίστα αλληλογραφίας. Οι εσφαλμένες πράξεις πρέπει να επιστραφούν στις μονάδες που είναι υπεύθυνες για την εφαρμογή τους. Εάν δεν υπάρχουν παραβιάσεις, τα έγγραφα πρέπει να αποστέλλονται την ημέρα της εγγραφής τους ή την επόμενη ημέρα (εργάσιμη ημέρα). Η μεταφορά εγγράφων από μια δομική μονάδα σε άλλη γίνεται μέσω του τμήματος γραφείων.

Λογιστικά χαρακτηριστικά

Οι βασικοί κανόνες εργασίας του γραφείου περιλαμβάνουν τη διαδικασία για τη συνοπτική παρουσίαση πληροφοριών σχετικά με τις εισερχόμενες, καταρτισμένες και απεσταλμένες πράξεις. Η ανάλυση και συστηματοποίηση των πληροφοριών πραγματοποιείται από την υπεύθυνη υπηρεσία. Οι εκθέσεις παρέχονται στον επικεφαλής του εκτελεστικού οργάνου με τον τρόπο που καθορίζει ο ίδιος. Για την καταγραφή και αναζήτηση πράξεων σε ηλεκτρονική βάση δεδομένων, εφαρμόζονται υποχρεωτικές πληροφορίες σχετικά με τις πράξεις, σύμφωνα με το προσάρτημα. Επιτρέπεται η χρήση πρόσθετων δεδομένων.

Τεκμηριωτικό Ταμείο

Αποτελείται από πράξεις που χρησιμοποιούνται στο έργο της κρατικής δομής. Το εκτελεστικό ομοσπονδιακό όργανο, σε συμφωνία με το αρχειακό τμήμα, αναπτύσσει και εγκρίνει έναν κατάλογο των εγγράφων που δημιουργήθηκαν κατά τη διάρκεια της εργασίας του, καθώς και τη λειτουργία των υπαρχόντων οργάνων του. Επιπλέον, για κάθε πράξη, αναφέρεται η περίοδος αποθήκευσης. Το εκτελεστικό όργανο αναπτύσσει επίσης πρότυπα λευκωμάτων για ενοποιημένες μορφές, παραγόμενα έγγραφα. Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι γι 'αυτή τη δραστηριότητα το συντονίζουν με τον επικεφαλής της δομής. Οι κανόνες της γραφειοκρατίας προβλέπουν τη διαμόρφωση μιας ονοματολογίας πράξεων. Οι υπεύθυνοι υπάλληλοι πρέπει να διασφαλίζουν την ασφάλεια, τη λογιστική και τη μεταφορά τους στο αρχείο.

Ονοματολογία

Οι κανόνες της γραφειοκρατίας περιλαμβάνουν τη σύστασή της στα καθήκοντα της καταχώρησης της δομικής μονάδας. Ονοματολογία:

1. Καταρτίσθηκε με βάση τα λογιστικά στοιχεία των τμημάτων.
2. Εγκρίθηκε από τον επικεφαλής του εκτελεστικού ομοσπονδιακού φορέα. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να πραγματοποιηθεί προκαταρκτικός συντονισμός με την επιτροπή εμπειρογνωμόνων. Η έγκριση πραγματοποιείται το αργότερο μέχρι το τέλος της τρέχουσας περιόδου. Η ονοματολογία τίθεται σε ισχύ από τις αρχές του επόμενου έτους (από την 1η Ιανουαρίου).
3. Κάθε πέντε χρόνια, εγκρίνεται από την Επιτροπή Ελέγχου Εμπειρογνωμόνων του Κρατικού Αρχείου. Οι πράξεις του Αρχειακού Ταμείου που δημιουργήθηκαν κατά τη διάρκεια της εργασίας μεταφέρονται σε αυτό για μόνιμη αποθήκευση.
4. Κατά την αλλαγή της δομής ή των λειτουργιών της ομοσπονδιακής αρχής πρέπει να συμφωνηθεί με την επιτροπή εμπειρογνωμόνων.

Τα ονόματα των τμημάτων της ονοματολογίας είναι τα ονόματα των δομικών μονάδων.

Χαρακτηριστικά αποθήκευσης

Κατά τη διαμόρφωση των περιπτώσεων, διανέμονται ανάλογα με τη διάρκεια του περιεχομένου του αρχείου. Υπάρχουν κατηγορίες μόνιμης και προσωρινής αποθήκευσης.Οι κανόνες της διοίκησης προσωπικού προβλέπουν περίοδο άνω των 10 ετών για τα έγγραφα σχετικά με το προσωπικό. Η περίοδος προσωρινής αποθήκευσης ενδέχεται να είναι μικρότερη από την καθορισμένη τιμή. Περιπτώσεις από την ημερομηνία δημιουργίας τους μέχρι τη μεταφορά τους στο αρχείο ή την καταστροφή περιέχονται στις δομικές μονάδες στον τόπο σύνταξης. Τα έγγραφα μπορούν να εκδίδονται για προσωρινή χρήση στους εργαζομένους για περίοδο που καθορίζεται από τον επικεφαλής του ιδρύματος. Μετά τη λήξη αυτής της προθεσμίας επιστρέφονται. Άλλες κρατικές υπηρεσίες εκδίδουν πράξεις σύμφωνα με τα γραπτά τους αιτήματα με την άδεια του επικεφαλής του εκτελεστικού ομοσπονδιακού φορέα ή του αναπληρωτή του. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις επιτρέπεται η απομάκρυνση των τίτλων από μόνιμη αποθήκευση. Ταυτόχρονα, οι κανόνες για την εργασία γραφείου στις ομοσπονδιακές αρχές απαιτούν να αφήνουν ένα αντίγραφο των πιστοποιημένων εγγράφων με τον καθιερωμένο τρόπο, καθώς και μια πράξη σχετικά με τους λόγους για την έκδοση των πρωτοτύπων.

Αρχειοθέτηση

Οι περιπτώσεις προσωρινής (άνω των 10 ετών) και μόνιμης περιόδου αποθεματοποίησης αποστέλλονται όχι νωρίτερα από ένα έτος, αλλά όχι αργότερα από τρία έτη από την ημερομηνία λήξης της υπηρεσίας τους. Η μεταβίβαση τίτλων πραγματοποιείται σύμφωνα με τα αποθέματα. Οι περιπτώσεις των οποίων η περίοδος προσωρινής αποθήκευσης είναι μικρότερη των 10 ετών (περιλαμβανομένων) δεν μεταφέρονται στο αρχείο. Στο τέλος της καθορισμένης περιόδου υποβάλλονται σε καταστροφή. Η βάση για την κατάρτιση των απογραφών είναι η ονοματολογία των περιπτώσεων.

Χαρακτηριστικά της εργασίας με ηλεκτρονικές πράξεις

Οι κανόνες της διοίκησης των γραφείων καθορίζουν ότι η δημιουργία, η επεξεργασία και η αποθήκευση πληροφοριών μπορούν να πραγματοποιηθούν στο σύστημα πληροφοριών της κρατικής δομής. Στην περίπτωση αυτή, οι ηλεκτρονικές πράξεις πρέπει να καταρτίζονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ισχύουν για τις πράξεις σε χαρτί. Πρέπει επίσης να διαθέτουν τις απαιτούμενες λεπτομέρειες, εκτός από το κρατικό έμβλημα της Ρωσίας. Η σύνθεση των ηλεκτρονικών πράξεων καθορίζεται από τον κατάλογο των εγγράφων, ο σχεδιασμός, η αποθήκευση και η επακόλουθη χρήση τους πραγματοποιείται αποκλειστικά σε ψηφιακή μορφή κατά την οργάνωση του εσωτερικού έργου της δομής. Ο κατάλογος αυτός αναπτύσσεται σύμφωνα με τις συστάσεις του κρατικού αρχείου. Ο κατάλογος των πράξεων, η σύνταξη, η αποθήκευση και η επακόλουθη χρήση τους θα πραγματοποιηθούν σε ψηφιακή μορφή, εγκρίνεται από τον επικεφαλής του ιδρύματος σε συμφωνία με την αρχειακή υπηρεσία.

Ηλεκτρονική επεξεργασία πράξεων

Τα έγγραφα πρέπει να υπογράφονται με ειδική ψηφιακή υπογραφή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου. Η αποστολή και λήψη ηλεκτρονικών πράξεων πραγματοποιείται από την υπηρεσία καταχώρισης του ιδρύματος. Μετά την παραλαβή του εγγράφου, η υπηρεσία διαχείρισης γραφείου πρέπει να επαληθεύσει την εγκυρότητα της ψηφιακής υπογραφής. Στις ηλεκτρονικές πράξεις που περιλαμβάνονται στο σύστημα πληροφοριών καταχωρούνται δεδομένα εγγραφής και εγγραφής. Παρέχουν διαχείριση εγγράφων. Μεταξύ άλλων, περιλαμβάνει την αναζήτηση, την πρόσβαση, την αποθήκευση, τον έλεγχο, τη χρήση κλπ. Η καταχώρηση των πράξεων που έχουν ληφθεί σε χαρτί πραγματοποιείται με τη δημιουργία ηλεκτρονικού αντιγράφου. Η ονοματολογία δείχνει ότι η υπόθεση διεξάγεται σε ψηφιακή μορφή. Αυτό αναφέρεται στην επικεφαλίδα ή στο πεδίο "Σημείωση". Μετά την εφαρμογή ή την αποστολή, οι ηλεκτρονικές πράξεις φυλάσσονται για τις περιόδους που καθορίζονται για παρόμοιες περιπτώσεις που εκτελούνται σε χαρτί. Στο τέλος της περιόδου, οι πληροφορίες που περιέχονται σε ψηφιακή μορφή καταστρέφονται.

Κατευθυντήριες γραμμές

Περιγράφονται στις σχετικές οδηγίες. Οι κανόνες των εγγράφων χρησιμεύουν ως βάση για την ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών και άλλων τοπικών πράξεων που διέπουν την τεχνολογία για την εργασία με έγγραφα στο εσωτερικό του ιδρύματος. Ορίζουν τις τεχνικές, τις διαδικασίες σύνταξης, τη διαδικασία επεξεργασίας δεδομένων. Με βάση το κυβερνητικό διάταγμα αριθ. 477, ο Κανόνας της τήρησης αρχείων ορίζεται για κάθε κρατική δομή ακριβώς με τέτοιες τοπικές πράξεις.

Χαρακτηριστικά ανάπτυξης

Κατά την κατάρτιση των Μεθοδολογικών Συστάσεων, λαμβάνονται υπόψη οι ισχύοντες κανόνες των εργασιών των γραφείων RF. Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για την ανάπτυξη θα πρέπει να καθοδηγούνται από τους κανονισμούς μοντέλων και να συντονίζουν το έργο με το δημόσιο αρχειακό ίδρυμα. Σύμφωνα με το GOST R ISO 15489-1-2007, κάθε ίδρυμα πρέπει να καθορίζει και να καθορίζει τους εσωτερικούς κανόνες για την εργασία γραφείου. Στόχος τους θα πρέπει να είναι η δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης με αξιόπιστες, αυθεντικές και χρησιμοποιήσιμες πράξεις που να μπορούν να υποστηρίξουν την επιχειρηματική δραστηριότητα για το απαραίτητο χρονικό διάστημα.

Περιεχόμενο συστάσεων

Η δομή του κειμένου δεν διέπεται από κανονισμούς διατομεακής σημασίας. Συνήθως, οι συστάσεις περιλαμβάνουν γενικές διατάξεις, τμήματα θεμάτων και παραρτήματα. Στο πρώτο μπλοκ καθορίστε:

1. Πεδίο εφαρμογής των συστάσεων. Για παράδειγμα: "Η οδηγία ισχύει για όλα τα έγγραφα του ιδρύματος."
2. Ευθύνη για μη συμμόρφωση.
3. Η μονάδα με την ευθύνη να εξασφαλίσει μια ενιαία διαδικασία για την κατάρτιση των πράξεων και να συνεργαστεί μαζί τους όλα τα άλλα τμήματα.
4. Το κανονιστικό πλαίσιο.

Ενότητες

Συνήθως αρχίζουν με τους κανόνες της οργάνωσης γραφειοκρατίας. Αυτό το τμήμα παρέχει μια ταξινόμηση των πράξεων που χρησιμοποιούνται στην εφαρμογή των πληροφοριών, των διοικητικών και άλλων δραστηριοτήτων στο ίδρυμα. Η ακόλουθη παράγραφος προσδιορίζει τις απαιτήσεις βασικού χαρτιού. Κάθε κανόνας διαχείρισης γραφείου δημιουργείται με ξεχωριστή παράγραφο. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τη διαδικασία εντοπισμού, συντονισμού, υπογραφής. Οι κανόνες ορίζονται επίσης σε αυτό το μπλοκ:

1. Εγγραφή και πιστοποίηση αντιγράφων (αιτήσεις).
2. Χρήση και αποθήκευση σφραγίδων, εντύπων, σφραγίδων.
3. Εργασία με πράξεις προσώπων υπεύθυνων για την εφαρμογή τους.

Άλλα στοιχεία ενδέχεται να υπάρχουν σε αυτήν την ενότητα. Για παράδειγμα, το περιεχόμενο μπορεί να επεκταθεί για να συμπεριλάβει την προετοιμασία των πράξεων μιας συλλογικής δομής, των αναπληρωτών επικεφαλής κλπ. Στο τμήμα "Διαχείριση εγγράφων" καθορίστε:

1. Η διαδικασία σύμφωνα με την οποία πραγματοποιείται η αποδοχή, επεξεργασία και διανομή των εισερχόμενων πράξεων.
2. Κανόνες μεταφοράς και μεταφοράς από τη μία μονάδα στην άλλη.
3. Βασικές περιπτώσεις κινήσεων πράξεων.
4. Κανόνες για την προετοιμασία και την αποστολή εξερχόμενης τεκ
5. Η διαδικασία για την καταγραφή της έντασης των πράξεων.

Η ενότητα "Εγγραφή" ορίζει:

1. Κανόνες βάσει των οποίων εισερχόμενες, εσωτερικές και εξερχόμενες πράξεις έχουν εκχωρηθεί αριθμοί.
2. Μέθοδοι, έντυπα και προθεσμίες εγγραφής.
3. Η διαδικασία των πράξεων ευρετηρίασης.

Στην ενότητα "Εργασία αναφοράς" έχουν καθοριστεί:

1. Οι αρχές της διαμόρφωσης ενός συστήματος αναφοράς στο ίδρυμα.
2. Περιγραφή αρχειοθηκών αρχείων, βάσεων δεδομένων και άλλων πηγών.
3. Τεχνολογία για την υλοποίηση δραστηριοτήτων ανάκτησης πληροφοριών.

Το τμήμα "Έλεγχος εκτέλεσης εγγράφων" ορίζει:

1. Είδη πράξεων που υπόκεινται σε υποχρεωτική επαλήθευση.
2. Η διαδικασία σύμφωνα με την οποία τα έγγραφα τίθενται υπό έλεγχο.
3. Κανόνες για την εφαρμογή των επιθεωρήσεων. Μορφές καρτών, χρήση ειδικών σημείων κ.ο.κ. μπορούν να περιγραφούν εδώ.
4. Ευθύνες των εκτελεστών.
5. Τυπικές προθεσμίες για την εφαρμογή των πράξεων.
6. Η διαδικασία σύνταξης πληροφοριών ελέγχου.
7. Κανόνες σύμφωνα με τους οποίους η διεύθυνση θα ενημερώνεται για τους ελέγχους που διενεργούνται.

Η ενότητα "Ηλεκτρονική αποθήκευση" περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με:

1. Η διαδικασία για το περιεχόμενο των πράξεων. Είναι εγκατεστημένο τόσο για την υπηρεσία διαχείρισης γραφείου όσο και για άλλες δομικές μονάδες.
2. Ευθύνη των συγκεκριμένων υπαλλήλων για τη διασφάλιση της ασφάλειας των πράξεων.
3. Οι κανόνες σύμφωνα με τους οποίους πραγματοποιείται η δημιουργία ορισμένων κατηγοριών εγγράφων στις επιχειρήσεις.
4. Η διαδικασία για την ανάπτυξη και την επακόλουθη χρήση της ονοματολογίας.
5. Κανόνες τιμαριθμικής αναπροσαρμογής και συστηματοποίησης των περιπτώσεων.

Στο κεφάλαιο "Προετοιμασία για την παράδοση στο αρχείο" ορίζονται:

1. Η σειρά της εξέτασης.Συγκεκριμένα, περιγράφεται η τεχνολογία επιλογής τεκμηρίωσης για μετέπειτα αποθήκευση και καταστροφή.
2. Η διαδικασία για την προετοιμασία πράξεων αρχειοθέτησης.
3. Απαιτήσεις για το σχεδιασμό και την περιγραφή των μεταφερόμενων περιπτώσεων.
4. Η διαδικασία σύμφωνα με την οποία τα υπεύθυνα πρόσωπα διαβιβάζουν και δέχονται πράξεις.

Ανάλογα με την τεχνολογία που υιοθετείται, οι ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας, οι συνθήκες εργασίας, η σύνθεση των τμημάτων μπορούν να συμπληρωθούν και να τροποποιηθούν. Έτσι, για παράδειγμα, στις οδηγίες, μπορείτε να συμπεριλάβετε μπλοκ που καθορίζουν τη διαδικασία για τις προσφυγές των πολιτών, τις πράξεις με περιορισμένο πεδίο, την τεχνική υποστήριξη για την κατάρτιση (στενογραφία, εκτύπωση, ηχογράφηση κλπ.).

Εφαρμογές

Πρέπει να περιλαμβάνουν ένα μέγιστο υλικό αναφοράς και επεξηγήσεων. Πρέπει να συστηματοποιηθεί σύμφωνα με τη σειρά των τμημάτων. Στα προσαρτήματα περιλαμβάνονται τα συστήματα ροής εγγράφων, τα παραδείγματα των σφραγίδων και των σφραγίδων, τα έντυπα δειγματοληψίας, η εκτέλεση ορισμένων τύπων πράξεων, οι κατάλογοι ελεγχόμενων εγγράφων, οι μορφές λογιστικής τους κ.λπ.

Συμπέρασμα

Οι ισχύοντες επίσημοι κανόνες γραφείου επιτρέπουν μια σαφή διαδικασία εργασίας με πράξεις διαφορετικής φύσης που χρησιμοποιούνται στα εκτελεστικά όργανα της ομοσπονδιακής κυβέρνησης, καθώς και σε άλλους κρατικούς θεσμούς. Καθορίζουν βασικές απαιτήσεις για τους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για τη σύνταξη και την εγγραφή, τη λήψη και την αποστολή εγγράφων. Οι κανόνες καθορίζουν επίσης τη διαδικασία εργασίας με ηλεκτρονικές μορφές εγγράφων, βάσεις δεδομένων πληροφοριών. Κάθε συγκεκριμένο ίδρυμα τις περιγράφει, αναπτύσσοντας τοπικά έγγραφα. Ως μία από αυτές είναι μια οδηγία για γραφειοκρατία. Θα πρέπει να αντικατοπτρίζει την όλη διαδικασία εργασίας με πράξεις, τεχνολογικές λειτουργίες που βρίσκονται σε λογική ακολουθία. Η οδηγία ρυθμίζει τις δραστηριότητες όχι μόνο της υπηρεσίας γραφείου. Δεδομένου ότι οι πράξεις μετακινούνται μεταξύ διαρθρωτικών τμημάτων, οι υπάλληλοί τους πρέπει επίσης να εξοικειωθούν με την καθιερωμένη διαδικασία. Η ανάπτυξη τοπικών κανονιστικών εγγράφων εκτελείται από την υπηρεσία διαχείρισης γραφείων. Ταυτόχρονα, συμμετέχουν στη διαδικασία οι υπάλληλοι των αρχειακών και νομικών υπηρεσιών. Το σχέδιο πρέπει να συμφωνηθεί και να υπογραφεί από τον επικεφαλής του ιδρύματος. Ο αρχηγός εκδίδει εντολή σύμφωνα με την οποία αρχίζει να ισχύει η εντολή. Σε όλες τις δομικές μονάδες, θα πρέπει να χρησιμοποιείται ως κανονιστική πράξη. Επιπλέον, οι διατάξεις της πρέπει να διατυπώνονται με σαφήνεια και σαφήνεια για τους εργαζομένους. Σύμφωνα με τις διατάξεις και τις απαιτήσεις της, το ίδρυμα θα συγκεντρώνει, θα εγγράφει και θα κυκλοφορεί έγγραφα.