Η έννοια του "ελέγχου του προσωπικού" έχει εισέλθει σθεναρά στο διακριτικό απόθεμα των εγχώριων επιχειρήσεων και επιχειρήσεων. Αλλά όλοι δεν ξέρουν τι είναι. Σύμφωνα με τη γενικά αποδεκτή κατανόηση, διενεργούνται έλεγχοι προσωπικού για να εκτιμηθεί η συμμόρφωση των υπαλλήλων με τις τρέχουσες θέσεις τους. Αλλά στην πραγματικότητα, αυτή η έννοια έχει πολύ ευρύτερο νόημα.
Τι είναι ο έλεγχος;
Ο έλεγχος του προσωπικού πραγματοποιείται από ειδικά εκπαιδευμένους υπαλλήλους της επιχείρησης. Αυτό οφείλεται στην ανάγκη επαλήθευσης των αποτελεσμάτων της διαχείρισης των εργαζομένων, της αλληλεπίδρασης τους και των προοπτικών των θέσεών τους για την απόδοση της εταιρείας.
Από τη φύση του, ο έλεγχος του προσωπικού σε έναν οργανισμό μπορεί να αποδοθεί σε λειτουργίες σύστασης και όχι υποχρεωτική. Ένας έλεγχος βοηθά στην ανάλυση της κατάστασης που επικρατεί στην επιχείρηση και δίνει τη δυνατότητα στη διοίκηση να αποφασίσει για την πρόσληψη ή αντικατάσταση υπαλλήλων. Ωστόσο, το δικαίωμα λήψης τελικής απόφασης σχετικά με την αλλαγή προσωπικού ανήκει αποκλειστικά στους προϊσταμένους της εταιρείας.
Στόχοι ελέγχου
Ο έλεγχος έχει τα ακόλουθα καθήκοντα. Πρώτα απ 'όλα, το καθήκον του ελέγχου του προσωπικού είναι να συμπεράνει κανείς ότι οι ειδικοί πληρούν τους στόχους της επιχείρησης. Ταυτόχρονα, αξίζει να βεβαιωθείτε: εάν οι υπάλληλοι συμμορφώνονται με τις οδηγίες που έχουν συνταχθεί γι 'αυτούς από το ρυθμιστικό πλαίσιο της επιχείρησης, εάν ενεργούν εντός των αρμοδιοτήτων τους, δεν υπερβαίνουν τις ευθύνες τους, πόσο γρήγορα το προσωπικό μπορεί να ανταποκριθεί στην κατάσταση και να πάρει τις σωστές αποφάσεις. Ο κύριος στόχος του ελέγχου είναι η έγκαιρη εξάλειψη των προβλημάτων και κενών στην πολιτική προσωπικού της επιχείρησης.
Το αντικείμενο του ελέγχου είναι το σύνολο του προσωπικού, δεδομένου ότι αυτός είναι ο κύριος τρόπος απόδοσης των επιχειρήσεων και κέρδος από τις δραστηριότητές τους.
Ο έλεγχος του προσωπικού είναι μια μορφή διαχείρισης ή μάλλον ένας τρόπος παρακολούθησης και διαχείρισης του εργατικού δυναμικού.
Όπως κάθε διαδικασία, πραγματοποιείται έλεγχος με βάση συγκεκριμένες οδηγίες. Σε ένα από τα κύρια αρχές ελέγχου μπορεί να αποδοθεί στον επαγγελματισμό της εκτέλεσης.
Η επιλογή και επαλήθευση του προσωπικού πραγματοποιείται από ειδικευμένους επαγγελματίες για τη συμμόρφωση των υπαλλήλων με τις θέσεις τους. Επιπλέον, οι εμπειρογνώμονες του ελέγχου θα πρέπει να έχουν την απαραίτητη ανεξαρτησία και δεν πρέπει να παρουσιάζουν προκατάληψη ή συγκατάθεση στο προσωπικό που ελέγχουν.
Ένας έλεγχος προσωπικού βασίζεται στις αρχές της ειλικρίνειας και του ανοίγματος · κανείς δεν έχει το δικαίωμα να επηρεάζει την έγκριση από τους ελεγκτές των αποφάσεων σχετικά με τη συμμόρφωση του προσωπικού με τις θέσεις του.
Κριτήρια αξιολόγησης προσωπικού
Κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων τους, οι ελεγκτές δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στη συμμόρφωση των προσόντων του προσωπικού με τις απαιτήσεις των θέσεων ή των επαγγελματικών χαρακτηριστικών τους. Ταυτόχρονα, οι ελεγκτές, κατά κανόνα, αναφέρονται στο ανεπτυγμένο ενιαίο βιβλίο αναφοράς επαγγελματικών προσόντων. Επιπλέον, οι αξιολογητές αξιολογούν τη χρησιμότητα και τη συμπληρωματικότητα του προσωπικού. Είναι επίσης απαραίτητο να μάθετε πόσο ισορροπημένο προσωπικό χρησιμοποιεί το χρόνο εργασίας του.
Πρέπει να σημειωθεί ότι κατά την αξιολόγηση του προσωπικού, οι ελεγκτές λαμβάνουν υπόψη πόσο σωστά η διοίκηση παρέχει μια πολιτική προσωπικού και ποιες είναι οι δείκτες του κύκλου εργασιών του προσωπικού.
Με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου, οι ελεγκτές λαμβάνουν απόφαση σχετικά με τη συμμόρφωση του προσωπικού με τις θέσεις που κατέχουν και τις απαιτήσεις του νόμου, καθώς και με περαιτέρω βήματα για τη βελτίωση της πρόσληψης προσωπικού, την εξάλειψη των ελλείψεων προσωπικού, τη βελτίωση της διοίκησής τους και την αύξηση του σεβασμού των ανωτέρων από τους υφισταμένους.
Πληροφορίες ελέγχου
Προβλέπονται επίσης ορισμένοι όροι για τα δεδομένα βάσει των οποίων διενεργείται ο έλεγχος προσωπικού. Είναι αναγκαίο οι πληροφορίες που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια του ελέγχου να αφορούν ειδικά την περίοδο κατά την οποία πραγματοποιείται.Πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα αυτά λαμβάνονται πλήρως, παρά το γεγονός ότι είναι πλήρως απαραίτητα ή όχι, και ισχύουν για όλους τους υπαλλήλους.
Είναι σύνηθες να λαμβάνετε τις απαραίτητες πληροφορίες σε τρεις μορφές. Το πρώτο από αυτά είναι η λήψη πληροφοριών με τη μορφή γραφημάτων, διαγραμμάτων, πινάκων, διαγραμμάτων, συνήθως σε ντοκυμαντέρ ή ηλεκτρονική έκδοση.
Επίσης, ένας από τους τρόπους απόκτησης πληροφοριών σχετικά με το προσωπικό είναι η παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο του τρόπου με τον οποίο το προσωπικό ή οι υφιστάμενοι αλληλεπιδρούν μεταξύ τους.
Ένας άλλος τρόπος είναι να επικοινωνήσετε με τους υπαλλήλους και να πάρετε άμεσες εντυπώσεις από αυτούς σχετικά με το κλίμα στην ομάδα, την πολιτική στην εταιρεία κ.λπ.
Μέθοδοι ελέγχου
Οι ειδικοί πραγματοποιούν έναν έλεγχο της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού σε τρεις τομείς. Η πρώτη από αυτές έχει οργανωτική προσέγγιση και έχει σχεδιαστεί για να επαληθεύει τα έγγραφα για τη συμμόρφωσή τους με το νόμο. Εκτός από τον έλεγχο της νομιμότητας, τέτοιες ενέργειες βοηθούν να μάθετε πόσο αποτελεσματική είναι η διαχείριση του προσωπικού.
Η δεύτερη προσέγγιση είναι μια αξιολόγηση του κινήτρου και της ψυχοκοινωνικής κατάστασης στην ομάδα, η στάση απέναντι στα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων τους, επικεντρώνεται στη συνολική επιτυχία της εταιρείας.
Ο τρίτος τομέας είναι οικονομικού χαρακτήρα και συνίσταται στην επαλήθευση της επιτυχίας της επιχείρησης.
Ελεγκτική ταξινόμηση
Οι ειδικοί συνιστούν να πραγματοποιείται τακτικά έλεγχος προσωπικού και τεκμηρίωσης. Οι περισσότεροι ειδικοί συμφωνούν ότι η βέλτιστη περίοδος ελέγχου είναι μια φορά κάθε δύο έως τρία χρόνια, ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, τον κύκλο εργασιών της και, κατά συνέπεια, κύκλο εργασιών προσωπικού.
Με βάση τη συχνότητα του ελέγχου, μπορούμε να πραγματοποιήσουμε την ακόλουθη ταξινόμηση.
Πρώτα απ 'όλα, ο έλεγχος μπορεί να διαιρεθεί στην τρέχουσα, η οποία διεξάγεται σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα, καθώς και ο επιχειρησιακός, ο οποίος διεξάγεται όταν μια τέτοια ανάγκη προκύψει απότομα.
Ανάλογα με την πληρότητα του όγκου των ελεγμένων στοιχείων, ο έλεγχος της πολιτικής προσωπικού χωρίζεται σε πλήρη, τοπική και θεματική.
Με μεθόδους επαλήθευσης, μπορεί να είναι επιλεκτική και πολύπλοκη.
Σε σχέση με το επίπεδο του ελέγχου, ο έλεγχος μπορεί να διενεργείται από ανώτερα στελέχη, επικεφαλής τμήματος ή από την ίδια την υπηρεσία προσλήψεων.
Η διεξαγωγή ελέγχου των δυνατοτήτων του προσωπικού μπορεί, αντιστοίχως, από εξωτερικούς εμπειρογνώμονες και τους ειδικούς τους. Το κύριο είναι ότι είναι αρμόδιοι σε αυτό το θέμα.
Αλγόριθμος ελέγχου
Κάθε έλεγχος έχει τα δικά του χαρακτηριστικά. Κατά κανόνα, ένας έλεγχος μιας οργάνωσης προσωπικού πραγματοποιείται σε διάφορα στάδια.
Το πρώτο από αυτά είναι η προετοιμασία. Σε αυτό το στάδιο, οι εμπειρογνώμονες αντιμετωπίζουν το καθήκον της διατύπωσης επαληθεύσεων, επιλέγοντας τους απαραίτητους ειδικούς για τη συμπεριφορά τους και την έκδοση εγγράφων.
Έπειτα, υπάρχει άμεση επαλήθευση των πληροφοριών, κατά τη διάρκεια των οποίων οι ελεγκτές συγκεντρώνουν τα απαραίτητα έγγραφα, οργανώνουν συναντήσεις και συνομιλίες με τους υπαλλήλους, διενεργούν έρευνες κ.λπ.
Στο τρίτο στάδιο, τα δεδομένα που συλλέγονται ελέγχονται και τα αποτελέσματα που λαμβάνονται συγκρίνονται με τις κανονιστικές πράξεις. Στο τελευταίο στάδιο, οι ελεγκτές προετοιμάζουν τα αποτελέσματα του ελέγχου και αντλούν συμπεράσματα βασισμένα σε αυτά τα οποία αποστέλλονται στη διοίκηση του οργανισμού.
Ο έλεγχος διαρκεί δύο έως τρεις εβδομάδες, λιγότερο συχνά ένα μήνα. Η διάρκεια του ελέγχου μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το μέγεθος του προσωπικού. Μετά τη συλλογή και τη μελέτη των απαραίτητων εγγράφων για τη συμμόρφωση με το νομικό πλαίσιο, τα αποτελέσματα αυτά εμφανίζονται στην τελική έκθεση. Ένα ξεχωριστό κεφάλαιο είναι αφιερωμένο σε αυτά.
Μετά από επανειλημμένη επαλήθευση, οι ελεγκτές πραγματοποιούν αντίγραφο της τελικής περίληψης. Αυτή η μέθοδος τεκμηρίωσης των αποτελεσμάτων παρακολούθησης εξαλείφει τη δυνατότητα τυχόν σφαλμάτων. Κατά κανόνα, τα αποτελέσματα παρουσιάζονται σε φύλλα μορφής A-4. Για μια μέση επιχείρηση, ο όγκος θα είναι περίπου 50 φύλλα.
Η έκθεση επιβεβαιώνει τον έλεγχο και περιέχει τα αποτελέσματά του.Το παρόν έγγραφο περιέχει πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της πολιτικής προσωπικού στην εταιρεία, καθώς και τρόπους για τη διόρθωση κενών και συμβουλών για τη βελτίωση της κατάστασης στην επιχείρηση.
Κατά κανόνα, η έκθεση καταρτίζεται βάσει γενικώς αποδεκτού σχεδίου και περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
- ποια έγγραφα ή υπηρεσίες ελέγχθηκαν;
- ποια κενά βρέθηκαν.
- γνώμη εμπειρογνωμόνων σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να διορθωθούν τα κενά στην
- δεδομένα σχετικά με εντοπισθείσες ασυμφωνίες με το εφαρμοστέο δίκαιο ·
- πόσο αληθινή είναι η απειλή νομικής ευθύνης με περαιτέρω αδράνεια ·
- Πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα ανάκτησης χαμένων στοιχείων ή εγγράφων.
Όλα αυτά θα συμβάλουν στη βελτιστοποίηση του έργου οποιασδήποτε επιχείρησης και, ως εκ τούτου, θα αυξήσουν την κερδοφορία της.
