Σε κάθε επιχείρηση, η λογιστική των μισθών και της εργασίας των εργαζομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με την αρχική τεκμηρίωση, η οποία εκτελείται και συντηρείται από την υπηρεσία προσωπικού. Εάν οι δραστηριότητες αυτής της μονάδας δεν παραδοθούν αρκετά καλά, τότε οι εργασίες της ολόκληρης της εταιρείας εμφανίζουν σοβαρές δυσλειτουργίες. Ας εξετάσουμε περαιτέρω ποια είναι τα έγγραφα της διαχείρισης αρχείων προσωπικού. 
Γενικές πληροφορίες
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, με την ανεπαρκώς αρμόδια οργάνωση του τμήματος προσωπικού, προκύπτουν διάφορα προβλήματα στην επιχείρηση. Συγκεκριμένα, είναι δυνατόν να καθυστερηθούν οι πληρωμές μισθών, αποζημιώσεων λόγω αναρρωτικών ατυχημάτων και η έγκαιρη προετοιμασία εγγράφων για υποβολή στις εποπτικές αρχές. Όλα αυτά οδηγούν σε σημαντική επιδείνωση της οικονομικής απόδοσης της εταιρείας. Τα έγγραφα της υπηρεσίας προσωπικού συμπληρώνονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Κώδικα Εργασίας. Ο έλεγχος της ορθότητας των εγγράφων πραγματοποιείται τόσο από τις επιθεωρήσεις εργασίας όσο και από τις φορολογικές αρχές. Ένας επόπτης μπορεί να επισκεφθεί οποιοδήποτε γραφείο της εταιρείας, ανεξάρτητα από τον τύπο δραστηριότητάς του και τον τύπο ιδιοκτησίας του, και να απαιτήσει τα έγγραφα προσωπικού του οργανισμού για επαλήθευση. Οι επιθεωρητές διαθέτουν τις εξουσίες αυτές σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 134.
Εργασίες γραφειοκρατίας
Οι δραστηριότητες της υπηρεσίας προσωπικού καλύπτουν όλες τις διαδικασίες που σχετίζονται με τη σύνταξη και την επεξεργασία των εγγράφων σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες. Εκτελείται για την επίλυση ορισμένων καθηκόντων διαχείρισης. Αυτά περιλαμβάνουν, ειδικότερα:
- Μεταφορά υπαλλήλων σε άλλη θέση εργασίας.
- Η σύναψη των συμβάσεων εργασίας και η είσοδος στο κράτος.
- Η οργάνωση επαγγελματικές δραστηριότητες εργαζομένων.
- Ενθάρρυνση των εργαζομένων.
- Παρέχοντας στους εργαζόμενους διακοπές.
- Πιστοποίηση των εργαζομένων.
- Λογιστική για τη χρήση του χρόνου εργασίας.
- Δημιουργία προσωπικού.
- Προσέλκυση υπαλλήλων για εργασία στις διακοπές που δεν εργάζονται και τα Σαββατοκύριακα.
- Ταξιδιωτικές ρυθμίσεις.
- Απόλυση από την εργασία και καταγγελία της σύμβασης.
- Η επιβολή πειθαρχικών κυρώσεων.
Για ποιους είναι τα έγγραφα προσωπικού;
Ο κύριος σκοπός των εν λόγω τίτλων είναι να εξασφαλίσουν τη μέγιστη δυνατή διαφάνεια στο πλαίσιο των εργασιακών σχέσεων. Το σύστημα των υπαλλήλων βασίζεται σε ορισμένους κανόνες και απαιτήσεις. Η τήρησή τους εγγυάται τη σταθερότητα των εργαζομένων και για το διοικητικό προσωπικό της εταιρείας - απλουστευμένη διαχείριση. Χάρη στην ακριβή ρύθμιση του φάσματος των καθηκόντων και των δικαιωμάτων που παρέχονται από τα έγγραφα προσωπικού, τηρούνται τα συμφέροντα όλων των συμμετεχόντων στις εργασιακές σχέσεις.
Τύποι χαρτιών
Σύμφωνα με τους κανόνες του Κώδικα Εργασίας, οι κύριες μορφές των εγγράφων προσωπικού είναι οι εξής:
- Πρόγραμμα προσωπικού.
- Πρόγραμμα διακοπών.
- Εσωτερικοί κανόνες στην επιχείρηση.
- Έγγραφα σύμφωνα με τα οποία καθιερώνεται η διαδικασία επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των εργαζομένων, καθώς και τα καθήκοντα και τα δικαιώματά τους.
- Οδηγίες και κανόνες για την ΟΤ. Κάθε εργοδότης πρέπει να παρέχει ένα ασφαλές περιβάλλον για τους εργαζομένους να ασκούν τις επαγγελματικές τους δραστηριότητες. Οι εργαζόμενοι πρέπει να εξοικειώνονται με τις γραπτές οδηγίες και τους κανόνες με υπογραφή.
- Προγράμματα αλλαγής. Ο κώδικας εργασίας καθορίζει τη μέγιστη επιτρεπτή διάρκεια εργασίας ανά ημέρα. Κατά τη διάρκεια της εργασίας με βάρδιες, ο χρόνος λαμβάνεται υπόψη με την κατάρτιση κατάλληλων χρονοδιαγραμμάτων.
Τα απαριθμούμενα έγγραφα προσωπικού συχνά αποτελούν αντικείμενο επαλήθευσης από τις ρυθμιστικές αρχές. 
Προσωπικό
Τα έγγραφα προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών για τους υπαλλήλους, δημιουργούνται κατά τη διάρκεια της εργασίας της μονάδας με προσωπικό.Τέτοια έγγραφα είναι πάντα στενά συνδεδεμένα με έναν συγκεκριμένο υπάλληλο της επιχείρησης. Αντικατοπτρίζουν πληροφορίες σχετικά με την επαγγελματική δραστηριότητα του εργαζομένου, τα προσόντα του, τα εργασιακά του αποτελέσματα, τους όρους εισδοχής στο προσωπικό, το χρόνο υπηρεσίας και ούτω καθεξής. Τέτοια έγγραφα περιλαμβάνουν ιδίως:
- Διοικητικά έγγραφα που επιβεβαιώνουν την εργασιακή δραστηριότητα ενός πολίτη.
- Έγγραφα ενημέρωσης και διακανονισμού.
- Επίσημη εσωτερική αλληλογραφία.
- Βιβλία / περιοδικά εγγραφής και λογιστικής.
Τα έγγραφα κάθε ομάδας έχουν τα δικά τους χαρακτηριστικά. Προορίζονται για διάφορους σκοπούς, αναπτύσσονται, τίθενται σε εφαρμογή, εγκρίνονται με την κατάλληλη σειρά.
Διοικητικά έγγραφα
Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει παραγγελίες και παραγγελίες από ανώτερους. Με τη βοήθειά τους, ο επικεφαλής ασκεί την εξουσία διαχείρισης της επιχείρησης, όπως προβλέπεται στον Χάρτη της εταιρείας. Οι παραγγελίες χωρίζονται σε δύο ομάδες. Το πρώτο περιλαμβάνει πράξεις για τις κύριες δραστηριότητες της εταιρείας. Συγκεκριμένα, πρόκειται για παραγγελίες σε θέματα παραγωγής, διαδικασία πιστοποίησης, οδηγίες και ούτω καθεξής. Στη δεύτερη ομάδα υπάρχουν εντολές για το προσωπικό. Αυτές περιλαμβάνουν πράξεις απόλυσης, πρόσληψης, μεταφοράς, χορήγησης άδειας, πειθαρχικών κυρώσεων, κινήτρων. Τα έγγραφα της πρώτης ομάδας καλύπτουν τις δραστηριότητες της επιχείρησης στο σύνολό της και αφορούν έμμεσα την εργασία του τμήματος προσωπικού. Μια άλλη κατηγορία τίτλων συνδέεται άμεσα με τις δραστηριότητες του προσωπικού. Ως επί το πλείστον, πρόκειται για ενοποιημένα έγγραφα προσωπικού. Τα έντυπα τους εγκρίνονται από την Επιτροπή Στατιστικής του Κράτους. Τα έγγραφα που αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητες του προσωπικού περιλαμβάνουν:
- βιβλίο εργασίας ·
- πιστοποιητικό απασχόλησης ·
- σύμβαση εργασίας ·
- αντίγραφα εντολές απόλυσης και την εγγραφή στο κράτος.
Αυτά τα έγγραφα προορίζονται να παρέχουν την πληρέστερη εικόνα της εργασιακής εμπειρίας ενός υπαλλήλου. Αυτός, με τη σειρά του, θα είναι σημαντικός τόσο για να του χορηγηθεί σύνταξη στο μέλλον όσο και για τον υπολογισμό των παροχών αναπηρίας κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων του στην επιχείρηση. Αντίγραφα παραγγελιών από άλλους εργοδότες χρησιμεύουν ως βάση για την πραγματοποίηση στο βιβλίο εργασίας σχετικά με την μερική απασχόληση, καταχώριση του διπλότυπου αυτού.
Υπολογιστική κατηγορία πληροφοριών
Αυτά τα έγγραφα διατηρούνται για την καταγραφή των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων, για την ενοποίηση των πληροφοριών σχετικά με τις εργασιακές τους δραστηριότητες. Ανάμεσά τους είναι παρόντες:
- προσωπική κάρτα?
- φύλλο χρόνου.
- πίνακας προσωπικού ·
- ιδιωτική υπόθεση.
Οι περισσότεροι από αυτούς χρησιμοποιούν τυποποιημένα έντυπα. Οι ενοποιημένες μορφές εγγράφων προσωπικού απλοποιούν σε μεγάλο βαθμό τη διαδικασία πλήρωσης τους. 
Εσωτερική αλληλογραφία
Χρησιμοποιείται στην επιχείρηση για την καταχώριση των αποδεκτών αποφάσεων προσωπικού. Για παράδειγμα, για να προσελκύσει πειθαρχική ευθύνη κάθε υπάλληλος πρέπει να λάβει εξήγηση από αυτόν. Εάν ο υπάλληλος υποτίθεται ότι ενθαρρύνεται, ο άμεσος ανώτερός του στέλνει αντίστοιχη υποβολή στον διευθυντή της επιχείρησης. Η εσωτερική αλληλογραφία λειτουργεί ως μία από τις επιλογές για την επίσημη ανταλλαγή απόψεων μεταξύ των εργαζομένων.
Βιβλία ελέγχου και λογιστικής
Τα περιοδικά εγγραφής σχεδιάζονται έτσι ώστε να λαμβάνουν υπόψη την διαθέσιμη τεκμηρίωση προσωπικού (παραγγελίες, πιστοποιητικά, προσωπικά αρχεία, βιβλία εργασίας). Κάθε χαρτί έχει ορισμένο αριθμό. Το περιοδικό περιλαμβάνει επίσης την ημερομηνία εγγραφής του εγγράφου. Η σωστή λογιστική παρέχει νομική ισχύ στις κινητές αξίες. Αυτό, με τη σειρά του, σας επιτρέπει να αποδείξετε μια ιδιαίτερη θέση σε μια εργασιακή διαφορά. Η εγγραφή και η αποθήκευση των εγγράφων προσωπικού αυτού του ομίλου πραγματοποιούνται από εξουσιοδοτημένα άτομα. Η εταιρεία χρησιμοποιεί τα κούτσουρα:
- Παραγγελίες για μεταφορά, απόλυση, απασχόληση.
- Συμβάσεις απασχόλησης.
- Παραγγελίες Διακοπών.
- Πιστοποιητικά ταξιδιού.
- Πειθαρχικές εντολές και ανταμοιβές.
- Εργασίες.
- Παραγγελίες σε επαγγελματικά ταξίδια.
- Τοπικές πράξεις.
- Εργασιακά βιβλία και πρόσθετα ένθετα σε αυτά.
- Βοήθεια.
- Φύλλα νοσοκομείου.
- Ατυχήματα στην επιχείρηση.
Ορισμένα παραδείγματα εγγράφων προσωπικού εγκρίνονται σε ομοσπονδιακό επίπεδο, ενώ άλλα αναπτύσσονται από την ίδια την εταιρεία.
Είναι απαραίτητα όλα τα χαρτιά;
Υπό προϋποθέσεις, τα έγγραφα προσωπικού χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες:
- Ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της εταιρείας.
- Συνιστάται.
- Υποχρεωτικό.
Τα τελευταία πρέπει να διατηρούνται από όλες τις επιχειρήσεις, χωρίς εξαίρεση, ανεξάρτητα από τον αριθμό των εργαζομένων, τον τύπο δραστηριότητας, το νομικό καθεστώς. Αυτά τα έγγραφα αναφέρονται είτε άμεσα είτε έμμεσα στον Κώδικα Εργασίας. Για παράδειγμα, η ανάγκη για την κατάρτιση εταιρικών κανόνων προκύπτει από τα άρθρα 189-190, η στελέχωση - από την Art. 57. Τα συνιστώμενα χαρτιά σχεδιάζονται για τη βελτιστοποίηση της στελέχωσης. Η παρουσία ή η απουσία τους εξαρτάται από την απόφαση του επικεφαλής. Τα έγγραφα που εξαρτώνται από τις ιδιαιτερότητες της οργάνωσης θα είναι υποχρεωτικά για μια συγκεκριμένη εταιρεία. Εάν η εταιρεία παρέχει επιβλαβείς ή επικίνδυνες συνθήκες εργασίας, τότε είναι υποχρεωτική η ανάπτυξη πρόσθετων κανόνων και οδηγιών. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι ο Κανονισμός για τακτικές ιατρικές εξετάσεις, ενημέρωση για την ασφάλεια και ούτω καθεξής. 
Αποκατάσταση χαρτιού
Συχνά, όταν εμφανίζεται ένας νέος εργαζόμενος στην επιχείρηση, αντιμετωπίζει ορισμένες δυσκολίες. Για παράδειγμα, η εταιρεία μπορεί να μην έχει μία ή τις άλλες απαιτούμενες κινητές αξίες. Είναι αδύνατο να καταρτιστούν και να εφαρμοστούν τα απαραίτητα έγγραφα σε μία ημέρα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι απαραίτητο να τονίσουμε τα πιο σημαντικά και να αρχίσουμε το σχεδιασμό τους. Οι ειδικοί συνιστούν πρώτα απ 'όλα να ξεκινήσουν την κατάρτιση των προγραμμάτων διακοπών και της στελέχωσης. Στη συνέχεια, θα πρέπει να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα και την ορθότητα της εκτέλεσης των συμβάσεων, των εντολών μεταφοράς, απασχόλησης, σημείων στα βιβλία εργασίας.
Αν η εταιρεία δεν έχει λογιστικά βιβλία, πρέπει επίσης να τηρούνται. Στη συνέχεια, πρέπει να τοποθετήσετε όλες τις προσωπικές σας κάρτες. Όλα τα έγγραφα έχουν ημερομηνία κατά την εκτέλεση. Ωστόσο, στο κείμενο της φόρμας, για παράδειγμα, f. T-2, καταγράφεται η πραγματική ημερομηνία, δηλαδή ο αριθμός κατά τον οποίο ο μισθωτός μισθώθηκε ή μεταφέρθηκε. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το λογιστήριο για βοήθεια και να ζητήσετε προσωπικούς λογαριασμούς των εργαζομένων για να διευκρινίσετε και να επαληθεύσετε τις πληροφορίες. Στη διαδικασία ανάκτησης χαμένων ή ελλειπουσών τίτλων μιας επιχείρησης, δεν πρέπει να ξεχνάμε την τρέχουσα εργασία. Μετά από αυτό, είναι απαραίτητο να ξεκινήσει η σύνταξη, σύνταξη και εφαρμογή υποχρεωτικών τοπικών πράξεων. Οι περίοδοι αποθήκευσης για τεκμηρίωση προσωπικού εγκρίνονται από την αντίστοιχη λίστα. Όλα τα έγγραφα που αναφέρονται σε αυτό πρέπει να υποβληθούν αργότερα στο αρχείο.
