Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους, οι νομικές οντότητες συχνά λαμβάνουν αποφάσεις επί θεμάτων που υποβάλλονται στη γενική συνέλευση, στην οποία μπορούν να συμμετάσχουν ιδρυτές, μέτοχοι, προϊστάμενοι τμημάτων, καθώς και εκπρόσωποι των μερών που είναι επιχειρηματικοί εταίροι. Σε μια τέτοια περίπτωση, τα καθήκοντα που πρέπει να επιλυθούν κατά τη συνεδρίαση καταρτίζονται με τη μορφή των πρακτικών της γενικής συνέλευσης. Πρόκειται για ένα πολύ συγκεκριμένο έγγραφο, το οποίο σε σύντομη μορφή αντανακλά την πορεία του συνόλου της εκδήλωσης και μπορεί επίσης να περιέχει μια σύντομη περίληψη των πληροφοριών που παρουσιάζονται.
Θέματα που επιλύθηκαν με βάση τα πρακτικά της γενικής συνέλευσης
Τα πρακτικά της γενικής συνέλευσης είναι απαραίτητα για την επίλυση διαφόρων προβλημάτων που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της οργάνωσης ή της επιχείρησης. Με τη βοήθεια αυτού του εγγράφου μπορούν να γίνουν αλλαγές στη σύνθεση ιδρυτών ή μετόχων, έκδοση μετοχών, αναδιοργάνωση ή εκκαθάριση μιας επιχείρησης.
Σε θέματα για τα οποία απαιτείται συλλογική απόφαση, πρέπει να χρησιμοποιείται το πρωτόκολλο της γενικής συνέλευσης. Το μοντέλο σύνταξης είναι το ίδιο για όλα αυτά τα συμβάντα μέσα στον ίδιο οργανισμό. Επομένως, το έγγραφο αυτό, αν και αποτελεί αντανάκλαση της οικονομικής δραστηριότητας της επιχείρησης, έχει σημαντική νομική σημασία.
Τα πρακτικά της γενικής συνέλευσης, δείγμα της σύνταξής της και οι κανόνες που ισχύουν για το περιεχόμενό της καθορίζονται από διάφορες νομοθετικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να τηρούνται αυστηρά οι καθιερωμένες απαιτήσεις για την εκτέλεσή του, καθώς οι ρυθμιστικές αρχές κατά τη διάρκεια των επιθεωρήσεων έχουν το δικαίωμα να ακυρώσουν τις αποφάσεις μιας νομικής οντότητας βάσει των υφισταμένων παραβιάσεων και της μη συμμόρφωσης με τις βασικές απαιτήσεις του πρωτοκόλλου.
Νομικές απαιτήσεις για την εγγραφή
Τα πρακτικά της γενικής συνέλευσης των μελών που συμμετέχουν στις οικονομικές δραστηριότητες της οργάνωσης πρέπει να καταρτίζονται το αργότερο εντός 15 ημερών από την ημερομηνία της κατοχής τους. Το έγγραφο συντάσσεται εις διπλούν και πρέπει να περιέχει ένα συγκεκριμένο σύνολο δεδομένων:
- Ημερομηνία και τόπος συνεδρίασης.
- Ο αριθμός των ψήφων που κατέχουν οι συμμετέχοντες.
- Ο συνολικός αριθμός των ψήφων που δόθηκαν στους απούσες συμμετέχοντες.
- Επώνυμο και όνομα του προέδρου της συνεδρίασης.
- Η σύνθεση του προεδρείου.
- Η ημερήσια διάταξη.
Κατά κανόνα, τα πρακτικά υποδεικνύουν με τη μορφή περιλήψεων τα κύρια θέματα που υποβάλλονται προς συζήτηση και ψηφοφορία και τα αποτελέσματα που έχουν εγκριθεί.
Πρωτόκολλο Σκοπός
Πρακτικά της γενικής συνέλευσης - αυτό είναι ένα έγγραφο περιγράφοντας την πορεία λήψης οποιωνδήποτε αποφάσεων που καθορίζουν την κατεύθυνση της νομικής οντότητας, συλλογικά. Όλες οι μορφές και οι τύποι των πρωτοκόλλων αποσκοπούν στην τεκμηρίωση των αποφάσεων των συλλογικών οργάνων. Το πρωτόκολλο συντάσσεται επίσης κατά τη διάρκεια επιχειρηματικών συναντήσεων, συνεδριάσεων επιτροπών, διαπραγματεύσεων, συνεννοητικών συνεδριάσεων. Σκοπός του πρωτοκόλλου είναι η τεκμηρίωση συλλογικών αποφάσεων και συμφωνιών.
Οποιαδήποτε επιχείρηση ή οργανισμός πρέπει να χρησιμοποιεί τις μεθόδους συλλογικής λήψης αποφάσεων και να είναι σε θέση να συντάξει σωστά τα πρακτικά των συνεδριάσεών τους. Η σημασία της καταγραφής των αποφάσεων που λαμβάνονται συλλογικά είναι μια καλή βοήθεια για την ορθή διεξαγωγή των δραστηριοτήτων τους από μια νομική οντότητα.
Αν ο ιδρυτής ή ο διευθυντής της εταιρείας αποφασίσει μεμονωμένα σχετικά με τη διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, μια ομαδική σύσκεψη ομαδοποιείται αναγκαστικά για τη λήψη σημαντικών αποφάσεων σχετικά με την εταιρεία.Έτσι, η εξέταση τέτοιων αποφάσεων και αναδυόμενων ζητημάτων καταγράφεται στα πρακτικά της γενικής συνέλευσης.
Σημαντική διαδικασία
Η διαδικασία σύνταξης του πρωτοκόλλου αποτελείται από διάφορα στάδια:
- Καθορισμός και προετοιμασία της ημερήσιας διάταξης.
- Σύνταξη και προετοιμασία της απαραίτητης τεκμηρίωσης.
- Κοινοποίηση όλων των συμμετεχόντων σχετικά με τον τόπο της γενικής συνέλευσης.
- Διανομή των απαραίτητων πληροφοριών στους συμμετέχοντες για την προετοιμασία της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων, η οποία καλύπτει ορισμένα από τα ζητήματά της.
Πριν ξεκινήσετε τις διαπραγματεύσεις, είναι απαραίτητο να καταγράψετε τα δεδομένα εγγραφής των συμμετεχόντων στη σύσκεψη στο πρωτόκολλο. Για το σκοπό αυτό καταρτίζεται κατάλογος όλων των συμμετεχόντων, ο αριθμός των οποίων πρέπει να αντιστοιχεί στον αριθμό των ψήφων που απαιτούνται για τη λήψη νόμιμης νομικής απόφασης.
Για την περαιτέρω τεκμηρίωση πληροφοριών σχετικά με τις αποφάσεις που λαμβάνονται και την πορεία της γενικής συνέλευσης χρησιμοποιούνται σύγχρονα τεχνικά μέσα εγγραφής ήχου ή εικόνας, τα οποία χρησιμοποιούνται για τη στένωση και την επεξεργασία όλων των ομιλιών και αποφάσεων. Επίσης, ταυτόχρονα με την ηχογράφηση, είναι απαραίτητο να καταρτιστεί το σχέδιο πρακτικών εγγράφως καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησης. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε τον κατάλογο των εγγράφων που συμμετείχαν στην υποβολή ερωτήσεων για ψηφοφορία ή συζήτηση. Πρόκειται για εκθέσεις, έργα, αναφορές που χρησιμοποιήθηκαν στη γενική συνέλευση.
Κανόνες εγγραφής
Τα πρακτικά της γενικής συνέλευσης των ιδιοκτητών ή των συμμετεχόντων πρέπει να συντάσσονται δεόντως και να συμμορφώνονται πλήρως με τις κανονιστικές απαιτήσεις της νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Σύμφωνα με το περιεχόμενό της, το έγγραφο μπορεί να είναι τόσο λεπτομερής όσο και περίληψη της συνάντησης. Όλες οι ομιλίες που έλαβαν χώρα στη γενική συνέλευση του συμβουλευτικού σώματος παρουσιάζονται με πλήρη μορφή. Η σύντομη φόρμα περιέχει μόνο πληροφορίες για τους ομιλητές, το θέμα της παραδοθείσας ομιλίας. Η σύντομη μορφή ονομάζεται σχήμα πρωτοκόλλου. Το έντυπο σύνταξης πρωτοκόλλου καθορίζεται από τον πρόεδρο της συνεδρίασης ή κατά τη διάρκεια της συλλογικής απόφασης. Παρακάτω παρατίθενται δείγματα πρακτικών της γενικής συνέλευσης των συμμετεχόντων.
Το παρόν έγγραφο συντάσσεται σύμφωνα με όλους τους κανόνες και τις απαιτήσεις της εργασίας γραφείου για να καταστούν τα στοιχεία σύμφωνα με το GOST.
Το περιεχόμενο του πρωτοκόλλου. Στοιχεία Οργανισμού
Τα πρακτικά της γενικής συνέλευσης, το δείγμα της οποίας βρίσκεται σε εξέλιξη, πρέπει απαραίτητα να περιέχουν στοιχεία για το πλήρες όνομα της οργάνωσης, καθώς και αποδεκτές συντομογραφίες σχετικά με τη νομική μορφή (LLC, JSC κ.λπ.). Στην περίπτωση αυτή, το όνομα πρέπει να αντιστοιχεί σε εκείνο που ορίζεται στο καταστατικό της επιχείρησης και να εγγράφεται στο ενοποιημένο κράτος μητρώο, καθώς και να έχει πλήρη αποκωδικοποίηση χωρίς τη χρήση συντομογραφιών.
Αν αυτό είναι το πρωτόκολλο της γενικής συνέλευσης της LLC, το δείγμα συντάσσεται σύμφωνα με τους ίδιους κανόνες και πρότυπα όπως για τους οργανισμούς που έχουν διαφορετική νομική μορφή ιδιοκτησίας. Καθορίζει τον τόπο εγκατάστασης της νομικής οντότητας, η οποία απεικονίζεται με τη μορφή μητρώου της νομικής διεύθυνσης του οργανισμού και πρέπει να αντιστοιχεί σε εκείνη που αναγράφεται στα συστατικά έγγραφα, καθώς και η καταχώριση στο ενιαίο μητρώο του κράτους.
Συνάντηση δεδομένων
Στην επόμενη ενότητα, αφού προσδιοριστούν τα νομικά στοιχεία που αντικατοπτρίζουν το πραγματικό όνομα της τοποθεσίας της επιχείρησης, είναι απαραίτητο να αναγράφονται πληροφορίες σχετικά με την ώρα και τη μορφή της συνεδρίασης. Πρώτα απ 'όλα, αναφέρεται η γενική συνέλευση, η οποία μπορεί να είναι ετήσια, έκτακτη, προγραμματισμένη κ.λπ. Το πρωτόκολλο της γενικής συνέλευσης των συμμετεχόντων στην LLC σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία καθορίζεται με συχνότητα τουλάχιστον μία φορά το χρόνο.
Έντυπα συναντήσεων
Η μορφή της συνεδρίασης μπορεί να οριστεί ως:
- Προσωπική παρουσία εξουσιοδοτημένων αντιπροσώπων ή μετόχων.
- Έντυπο αλληλογραφίας με τη συγκέντρωση των εγγράφων που εστάλησαν νωρίτερα για τη διευκρίνιση των απόψεων σχετικά με θέματα ψηφοφορίας
Αναφέρεται επίσης η ημερομηνία και ο τόπος της συνεδρίασης της συμβουλευτικής επιτροπής, επισημαίνεται η πραγματική διεύθυνση στην οποία συγκεντρώθηκαν οι συμμετέχοντες.
Το κύριο μέρος του πρωτοκόλλου
Το θέμα, τα θέματα στα οποία πραγματοποιήθηκε η συνάντηση, υποδεικνύονται. Στην περίπτωση των ετήσιων συνεδριάσεων, ο νόμος καθορίζει ορισμένα θέματα που πρέπει να εξεταστούν. Κατά το υπόλοιπο της συνάντησης, οι συμμετέχοντες είναι ελεύθεροι να επιλέξουν τα θέματα που είναι απαραίτητα για την επίλυση.
Πρέπει να αναφέρεται η ημερομηνία έναρξης και λήξης της εγγραφής των ατόμων με δικαίωμα συμμετοχής και συμμετοχής στη συζήτηση. Σε αυτή την περίπτωση, ο διοργανωτής ή ο γραμματέας εκτελεί τη διαδικασία εγγραφής για όλες τις αφίξεις, προσδιορίζοντας την ταυτότητα των παρόντων και εισάγοντας τα δεδομένα αυτά στην ενότητα "Παρούσα" του πρωτοκόλλου. Να είστε βέβαιος να υποδείξετε τον συμμετέχοντα, καθώς και τη θέση και τον αριθμό των ψήφων που κατέχει. Στην περίπτωση ανώνυμων εταιρειών, μπορούν επίσης να εισαχθούν δεδομένα σχετικά με δελτίο ταυτότητας ή με πληρεξούσιο.
Επίσης, στο τμήμα αυτό, η ώρα έναρξης και λήξης της συλλογικής συνάντησης, υποδεικνύονται τα αποτελέσματα των ψηφοφοριών, τα οποία καθορίζονται από την ώρα της καταμέτρησης των ψήφων.
Κατά την εξέταση κάθε θέματος της ημερήσιας διάταξης, αναφέρονται τα εξής:
- Ο αριθμός των ψήφων που μπορούν να συμμετάσχουν στη συνεδρίαση.
- Ο αριθμός των ψηφισάντων.
- Ο αριθμός των ψηφισάντων για διαφορετικές επιλογές ψηφοφορίας.
- Η διατύπωση των αποφάσεων.
Ακολουθεί ένα τμήμα όπου καταγράφονται όλες οι βασικές διατάξεις των ακροάσεων που ακούστηκαν, καθώς και τα ονόματα των ατόμων που μίλησαν για κάθε θέμα. Οι πληροφορίες παρουσιάζονται με τη μορφή περιλήψεων που συνθέτουν μια σύνοψη των ομιλιών.
Τελικό μέρος
Μετά τη σύνταξη των πρακτικών της γενικής συνέλευσης των ιδρυτών, των μετόχων ή άλλων συμμετεχόντων, οι υπογραφές του προέδρου, καθώς και ο γραμματέας της συνεδρίασης, πρέπει να είναι σφραγισμένοι. Καταρτίζεται επίσης η ημερομηνία της προετοιμασίας της, η οποία μπορεί να μην συμπίπτει με την ημερομηνία της συνεδρίασης.
Ειδικά Πρωτόκολλα και Συναντήσεις
Ένα άλλο ενδιαφέρον παράδειγμα τέτοιου είδους τεκμηρίωσης είναι τα πρακτικά της γενικής συνέλευσης των ιδιοκτητών του σπιτιού ή του οπωροκηπευτικών. Οι συναντήσεις αυτές και η καταγραφή τους διακρίνονται από το γεγονός ότι οι συμμετέχοντες έχουν ίσα δικαιώματα και σε περίπτωση που δεν εμφανίζεται μεγάλος αριθμός ατόμων, μπορούν να ληφθούν αποφάσεις βάσει των απόψεων αυτών που έφθασαν και συμμετείχαν στην επίλυση των ζητημάτων που υποβλήθηκαν για συζήτηση. Βάσει ενός τέτοιου πρωτοκόλλου, τα υπόλοιπα μέλη του στεγαστικού συνεταιρισμού ή της κτηνοτροφίας υποχρεούνται να υποβάλλονται στις ληφθείσες αποφάσεις, ανεξάρτητα από το αν συμμετείχαν ή όχι στη σύσκεψη αυτή.
Όταν συντάσσει ένα τέτοιο έγγραφο, συνήθως υποδεικνύει τη σύνθεση της επιτροπής καταμέτρησης. Τόσο τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα όσο και εκείνα που επιλέγονται με ψηφοφορία από τους παρόντες συμμετέχοντες μπορούν να ενεργούν ως πρόεδρος και γραμματέας της συνεδρίασης. Τρόπο διαχείριση κτιρίων διαμερισμάτων ή μια κηπευτική σύμπραξη επιλέγεται από τη γενική συνέλευση των ιδιοκτητών οικιστικών χώρων ή γης. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε αυτά τα θέματα είναι δεσμευτικές για όλους τους ιδιοκτήτες.
Η εκτέλεση των πρακτικών της γενικής συνέλευσης απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή και ορισμένες ικανότητες τεκμηρίωσης. Η παραίτηση από τους κανόνες που έχουν θεσπιστεί για την εκτέλεση αυτού του εγγράφου δεν θα πρέπει να επιτρέπεται, καθώς αποτελεί το μόνο έγγραφο που αντικατοπτρίζει τη νομιμότητα των αποφάσεων της συλλογικής συνάντησης, οι οποίες είναι σημαντικές και έχουν επίσης μεγάλη νομική ισχύ και παρέχονται κατά τη διάρκεια ελέγχους ρυθμιστικές αρχές.
