Μια δομική μονάδα είναι ένα δομικό μέρος ενός οργανισμού που εκτελεί ορισμένα παραγωγικά ή λειτουργικά καθήκοντα στο πλαίσιο του χάρτη και των περιγραφών θέσεων εργασίας των εργαζομένων.
Νομικές πτυχές της εργασίας των δομικών μονάδων
Η δομική μονάδα δεν μπορεί να εξεταστεί χωριστά από την επιχείρηση, επειδή δεν διαθέτει νομική ή οικονομική ανεξαρτησία. Σύμφωνα με το νόμο, μπορούν να διακριθούν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά αυτών των δομικών μονάδων:
- εάν η διοίκηση της επιχείρησης έχει αποφασίσει ότι είναι απαραίτητη η δημιουργία μιας διαρθρωτικής μονάδας, τότε δεν υπάρχει ανάγκη ή υποχρέωση να αναφερθεί αυτό στις αρχές καταχώρισης.
- δεν απαιτείται εγγραφή σε φορολογικές αρχές, συνταξιοδοτικά και ασφαλιστικά ταμεία.
- δεν διατηρούνται χωριστά λογιστικά έγγραφα για τη διαρθρωτική μονάδα και οι δραστηριότητές της αντικατοπτρίζονται στον γενικό ισολογισμό της οργάνωσης ·
- κανένας ξεχωριστός στατιστικός κωδικός δεν έχει εκχωρηθεί σε αυτόν τον σύνδεσμο.
- δεν επιτρέπεται να ανοίξουν χωριστοί τραπεζικοί λογαριασμοί για μια δομική μονάδα.
Κανονισμοί για τα τμήματα
Οι δραστηριότητες της δομικής μονάδας διεξάγονται βάσει ειδικής πρόβλεψης, η οποία αναπτύσσεται από τη διοίκηση της επιχείρησης σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθετικές διατάξεις. Το έγγραφο περιέχει τα ακόλουθα κύρια τμήματα:
- γενικές διατάξεις που περιγράφουν την ίδια την επιχείρηση, καθώς και προθέσεις για τη δημιουργία μιας συγκεκριμένης οργανωτικής δομής ·
- επισκόπηση του αριθμού και της σύνθεσης του προσωπικού τόσο γενικά όσο και για κάθε μονάδα.
- λειτουργίες που πρέπει να εκτελεί μια δομική μονάδα.
- τον καθορισμό των στόχων των δραστηριοτήτων του, καθώς και τον καθορισμό στόχων που θα εξασφαλίσουν την επίτευξη τους.
- τον διορισμό της διαχείρισης των μονάδων, καθώς και τον καθορισμό της εντολής τους ·
- περιγραφή των μηχανισμών αλληλεπίδρασης μεταξύ των διαρθρωτικών μονάδων, καθώς και των διοικητικών οργάνων ·
- καθορισμός της ευθύνης της μονάδας στο σύνολό της, καθώς και των επικεφαλής και των μεμονωμένων υπαλλήλων προσωπικά ·
- τη διαδικασία εκκαθάρισης της δομικής σύνδεσης που δείχνει τη διαδικασία, καθώς και σημαντικούς λόγους.
Απαιτήσεις για δομικές μονάδες
Για να εξασφαλιστεί συνεχής αποδοτική λειτουργία, η δομική μονάδα πρέπει να συμμορφώνεται με μια σειρά υποχρεωτικών απαιτήσεων, ήτοι:
- η υποταγή πρέπει να είναι συγκεντρωτική, δηλαδή κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να λογοδοτεί άμεσα στον επικεφαλής αυτής της διαρθρωτικής μονάδας, η οποία, με τη σειρά της, υποβάλλει τακτικά εκθέσεις στον γενικό διευθυντή ·
- το έργο της μονάδας πρέπει να είναι ευέλικτο, με την ικανότητα να ανταποκρίνεται γρήγορα σε οποιεσδήποτε αλλαγές τόσο στον οργανισμό όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον.
- το έργο κάθε δομικής μονάδας θα πρέπει να είναι αυστηρά εξειδικευμένο (δηλαδή, ο σύνδεσμος πρέπει να είναι υπεύθυνος για ένα συγκεκριμένο τομέα δραστηριότητας) ·
- το φορτίο σε έναν ηγέτη δεν πρέπει να είναι υπερβολικά μεγάλο (δεν υπερβαίνει τα 20 άτομα, αν μιλάμε για τη μεσαία γραμμή).
- Ανεξάρτητα από το λειτουργικό της σκοπό, η μονάδα πρέπει να παρέχει κάθε δυνατό τρόπο εξοικονόμησης χρηματοοικονομικών πόρων.
Λειτουργίες δομικών μονάδων
Κάθε δομική μονάδα του οργανισμού καλείται να εκπληρώσει ορισμένα καθήκοντα που αντικατοπτρίζονται στην αντίστοιχη διάταξη. Το περιεχόμενό τους εξαρτάται από το πεδίο και τον τύπο δραστηριότητας του συνδέσμου. Κατά την ανάπτυξη χαρακτηριστικών, η καθοδήγηση πρέπει να βασίζεται στις ακόλουθες απαιτήσεις:
- η διατύπωση των λειτουργιών συνεπάγεται την ταυτόχρονη διατύπωση των καθηκόντων για την επίτευξή τους.
- ο χαρακτηρισμός των λειτουργιών στο έγγραφο εκτελείται κατά φθίνουσα σειρά (από βασική σε δευτερεύουσα).
- οι λειτουργίες των διαφόρων δομικών μονάδων δεν πρέπει να αλληλεπικαλύπτονται και να επαναλαμβάνονται.
- εάν η σύνδεση έχει ορισμένους δεσμούς με άλλες διαρθρωτικές μονάδες, οι λειτουργίες τους θα πρέπει να συντονίζονται για να αποφεύγονται οι αντιφάσεις ·
- όλες οι λειτουργίες των μονάδων πρέπει να έχουν σαφή αριθμητική ή προσωρινή έκφραση, ώστε να παρέχουν την ευκαιρία για αξιολόγηση της ποιότητας της εργασίας.
- κατά την ανάπτυξη λειτουργιών, πρέπει να λαμβάνεται μέριμνα ώστε να μην υπερβαίνουν την εξουσία ή τα δικαιώματα διαχείρισης.
Διαχείριση Τμήματος
Όπως και η επιχείρηση στο σύνολό της, όλοι οι σύνδεσμοί της χρειάζονται αποτελεσματική διαχείριση. Η άμεση ευθύνη για την υλοποίηση αυτού του καθήκοντος ανήκει στον επικεφαλής της δομικής μονάδας. Αξίζει να σημειωθεί ότι η μεθοδολογία και τα μοντέλα διαχείρισης μπορούν να επιλεγούν από τις τοπικές αρχές ανεξάρτητα ή να εκχωρηθούν από τα παραπάνω.
Ανάλογα με το πεδίο δραστηριότητας της μονάδας, καθώς και το εύρος ευθύνης του επικεφαλής, ο τελευταίος έχει το δικαίωμα να μεταβιβάζει ορισμένες εξουσίες στους υφισταμένους του. Ταυτόχρονα, πρέπει να τηρείται αυστηρό σύστημα αναφοράς και ελέγχου. Η τελική ευθύνη για τα αποτελέσματα της εργασίας ανήκει αποκλειστικά στον διαχειριστή.
Οι δραστηριότητες θα πρέπει να οργανώνονται ως εξής:
- στην αρχή της περιόδου, ο ηγέτης προβαίνει σε προγραμματισμό, ο οποίος καθορίζεται στα σχετικά έγγραφα.
- τότε υπάρχει συνεχής παρακολούθηση των αποτελεσμάτων της εργασίας ώστε να είναι δυνατή η έγκαιρη ανταπόκριση στις αποκλίσεις.
- στο τέλος της περιόδου αναφοράς, διενεργείται έλεγχος συμμόρφωσης των δεικτών που προκύπτουν με τους προβλεπόμενους δείκτες.
Συμπεράσματα
Η δομική μονάδα του οργανισμού είναι η κύρια μονάδα εργασίας του, η οποία εκτελεί ορισμένες λειτουργίες που ρυθμίζονται από τη σχετική διάταξη. Αξίζει να σημειωθεί ότι μια τέτοια διαρθρωτική διαίρεση συνιστάται μόνο στο πλαίσιο μιας μεγάλης επιχείρησης, διότι στις μικρές επιχειρήσεις οι εξουσίες μπορούν να διανεμηθούν μεταξύ μεμονωμένων εργαζομένων.
Είναι σημαντικό να οργανωθεί η αποτελεσματική αλληλεπίδραση μεταξύ διαφόρων διαρθρωτικών διαιρέσεων. Οι λειτουργίες τους δεν πρέπει να αλληλεπικαλύπτονται, αλλά και να αντιβαίνουν μεταξύ τους. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στην οργάνωση ηγεσίας. Οι προϊστάμενοι της δομικής σύνδεσης, παρόλο που έχουν ευρείες αρμοδιότητες όσον αφορά τη διαχείρισή της, αναλαμβάνουν ωστόσο την αυστηρή τήρηση όλων των εντολών και απαιτήσεων του Γενικού Διευθυντή.
