Entre toda la variedad de documentos relacionados con correspondencia comercial Un lugar especial es la carta de disculpa. Para compilarlo correctamente, debe tener una idea clara de los documentos de este tipo.
Característica del documento
Las actividades de cualquier organización están conectadas con la solución de una amplia variedad de producción y otros problemas. A veces hay situaciones en que las acciones incorrectas de un lado pueden generar problemas para ambos. Tales conflictos requieren una resolución inmediata. Es en estos casos que se redacta una carta de disculpa.
Más bien, se puede atribuir a los documentos. etiqueta de negocios Tal mensaje tiene dos funciones. En primer lugar, la parte culpable debe disculparse con el destinatario por las molestias causadas. En segundo lugar, la carta de disculpa debe llevar un deseo positivo y el deseo de mantener buenas relaciones y entendimiento mutuo entre las partes. Con él, debe intentar suavizar las esquinas afiladas y resolver el problema de manera pacífica. Generalmente se envía una carta de disculpa en los siguientes casos:
- Las acciones no calificadas de uno de los empleados se hicieron públicas y llevaron a socavar la reputación del compañero.
- Hubo un malentendido entre los empleados de las dos compañías.
- Existe un claro incumplimiento de las obligaciones contractuales.
- Fuerza mayor.
Cada una de estas situaciones, a su manera, ha llevado a la aparición de un conflicto que debe ser tratado para ser resuelto sinceramente.
Reglas para el registro
Se debe redactar una carta oficial de disculpa en un membrete, que es una hoja A4 con los detalles impresos, organizados de cierta manera. Está escrito en nombre del jefe de una empresa y está dirigido a todo el equipo de otra. Por supuesto, porque el director a menudo se disculpa no por sí mismo, sino por las acciones de sus subordinados.
En ocasiones, el representante responsable de la empresa redacta dicha carta y la dirige al cliente que no era conveniente. Tal tipo de carta considerado uno de los más difíciles. Las palabras deben elegirse para que quieran creer en su sinceridad. El resultado del caso a menudo depende de esto. Las acciones incorrectas siempre deben ser capaces de reconocer y tratar de usar cada oportunidad para arreglar todo. El representante del lado opuesto debe creer que el error cometido no se repetirá en el futuro. Dicha apelación tiene como objetivo minimizar el conflicto para mantener buenas alianzas en el futuro.
Estructura del documento
Para preparar una carta de disculpa, no es necesario tener una muestra a la mano. Se puede componer de forma independiente. Para hacer esto, primero debemos recordar que las letras de esta naturaleza generalmente consisten en tres partes:
- introductorio (introductorio);
- principal;
- final
Para escribir texto, es mejor usar un plan especial con el cual será más fácil expresar sus pensamientos de manera consistente.
En esta apelación, se pueden distinguir varios puntos:
- Primero, debe expresar su agradecimiento por el hecho de que el socio informó sobre la situación.
- Luego expresa tu arrepentimiento de que todo haya sucedido así.
- Las siguientes son disculpas inmediatas.
- Después de esto, debemos tratar de explicar la razón por la cual ocurrió tal malentendido.
- Al final, debe asegurar al receptor una sincera gratitud y expresar la esperanza de que se reanuden las relaciones anteriores. Además, vale la pena enfatizar por separado la importancia del trabajo en equipo.
