Si alguna vez necesita escribir una nota explicativa y, como muestra la práctica, hay casos con bastante frecuencia, entonces hágalo correcta y correctamente. No subestimes este documento. Un enfoque serio ayudará a evitar nuevos malentendidos y medidas disciplinarias. Este artículo te ayudará con esto. Aprendemos sobre cómo escribir una nota explicativa, cuáles son los tipos y requisitos para ello. Además, esta información será útil para gerentes y personas cuya competencia incluye este tema.
¿Qué es una nota explicativa?
En el sentido general de la palabra, una nota explicativa debe entenderse como un documento comercial especial, que se compila para proporcionar explicaciones sobre ciertas disposiciones del documento principal (plan, informe, borrador) o hace un comentario sobre las razones de cualquier hecho, evento o acto.
Una gran cantidad de variaciones y variaciones de este documento pueden dividirse condicionalmente en dos grupos.
Tipos de notas explicativas
- Acompañando el documento principal o dando explicaciones sobre sus disposiciones individuales.
- Notas explicativas sobre cualquier incidente, acciones, situaciones actuales y comportamiento de empleados individuales de la organización. Este es el tipo de documento más común elaborado por los empleados de la organización a solicitud de un gerente directo o superior. Se relacionan con las relaciones que surgen en el proceso de actividades laborales y productivas. Como regla general, se escribe una nota explicativa al director en relación con una situación de emergencia, violación de la disciplina laboral y (o) de producción, infracciones y infracciones disciplinarias, etc. En estos casos, el empleador debe solicitarla al empleado (de acuerdo con el Código Laboral de la Federación de Rusia, artículo 193) , ya que es considerado por el legislador como una forma de defensa propia. Por lo tanto, una nota explicativa (ejemplo a continuación) es una parte integral del proceso de disciplinar a un empleado.
Emitir una nota explicativa
Para el primer tipo de documentación, el papeleo es un requisito obligatorio; para el segundo, el texto escrito a mano en una hoja estándar de papel A4 es aceptable. Todos deberían saber cómo escribir una nota explicativa y qué indicar en ella, porque en la práctica esto es muy común. No importa cuán ejemplar sea un empleado, las situaciones son diferentes y nadie está a salvo de ellas. La estructura de la nota explicativa incluye los siguientes elementos obligatorios:
- detalles del destinatario;
- nombre del documento, tipo de indicación;
- el título del texto (comienza con la preposición "O (O) ...");
- texto del cuerpo;
- fecha de redacción del documento;
- firma personal
La nota explicativa (se proporciona una muestra a continuación) en la parte del contenido debe reflejar datos objetivos sobre eventos y hechos específicos, dar explicaciones claras. El texto principal refleja la posición personal del empleado en la situación actual, su actitud ante la mala conducta perfecta y las consecuencias. Si el empleado se declara culpable de la mala conducta, entonces puede reflejar esto en la parte sustantiva, indicando su arrepentimiento por el hecho, y hacer una promesa de no repetir esto en el futuro. Si se considera inocente, entonces existe la oportunidad de expresar su punto de vista y proporcionar sus argumentos y pruebas necesarias.
En resumen, podemos decir que la nota explicativa es un ejemplo de cómo un empleado puede protegerse en presencia de una situación controvertida. Sus explicaciones contribuyen esencialmente a una evaluación objetiva por parte del empleador de un hecho determinado y permiten identificar todas las circunstancias del delito y, si es necesario, elegir una medida justa de sanción disciplinaria.
Notificación de Explicación del Empleado
Como ya se mencionó, el empleador debe solicitar una explicación por escrito de su empleado antes de tomar medidas disciplinarias. (Artículo 193 del Código del Trabajo RF) Además, los plazos dentro de los cuales se debe dar una explicación: dos días hábiles. Basado en el hecho de que el legislador asigna un cierto tiempo, el empleador debe documentar la fecha en que le pidió a su empleado que le proporcione una nota. No existe un requisito obligatorio para esto, pero desde un punto de vista práctico, dicho documento sería útil. En primer lugar, esta es la fecha de inicio y, en segundo lugar, la evidencia documental de que no se violaron los derechos del empleado. Damos un ejemplo a continuación para dejar en claro lo que debe indicarse y cómo escribir. Se solicita una nota explicativa en el membrete con la firma del representante del empleador, cuya competencia para emitir sanciones disciplinarias. Típicamente, este es el líder o la persona a quien se le ha delegado esta autoridad.
Ejemplo de notificación
Médico Jefe Adjunto
Kukushkina R.R.
Al proporcionar una explicación por escrito
En relación con su desempeño inadecuado de las tareas laborales, que se expresaron en ausencia en el lugar de trabajo del 21/12/14 al 23/12/14, le pido que proporcione una explicación por escrito sobre este hecho al departamento de personal antes de las 6:00 p.m.el 26 de enero de 2014.
Médico jefe (firma) P.P. Sorokin
La notificación se recibió el 24 de enero de 2014.
Médico Jefe Adjunto (firma) Kukushkin R.R.
Es muy posible que el empleado se niegue a recibir y firmar dicho documento, y la nota explicativa para el trabajo se escribe tarde, cuando ya no es posible aplicar la medida disciplinaria y todos los plazos han pasado. En este caso, puede haber la siguiente salida: entregar el aviso a la comisión, es decir, en presencia del supervisor inmediato, un representante del sindicato, el asesor legal de la organización y otras partes interesadas. Si hubo un rechazo, entonces vale la pena elaborar un acto con las firmas de todos los presentes. De esta manera, usted confirma el cumplimiento de las disposiciones del art. 193 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
Nota explicativa (muestra) para trabajar: ejemplo No. 1
Las situaciones más comunes asociadas con el absentismo o llegar tarde al trabajo.
Comandante de la unidad militar 65487
Coronel Sidorov S.S.
De un empleado del Ministerio de Defensa de la Federación de Rusia, empleado
Volkova R.L.
Nota explicativa
Sobre llegar tarde al trabajo el 16 de mayo de 2014
Yo, Volkov Roman Lvovich, llegué tarde al trabajo durante 4 horas el 16 de mayo de 2014. En esencia, puedo explicar lo siguiente. Esta mañana, durante mi viaje al trabajo en mi propio automóvil, presencié un accidente. En este sentido, se vio obligado a declarar ante la policía de tránsito. Tomó mucho tiempo Adjunto una copia del protocolo como evidencia y una nota de apoyo del inspector de la policía de tránsito Orlova P.P.
16 de mayo de 2014 (firma) Volkov R.L.
Ejemplo no 2
Al director de la tienda Parus.
Malinina M.M.
Del gerente del almacén
Smorodintseva S.S.
Nota explicativa
Sobre llegar tarde al trabajo el 30 de diciembre de 2014
Yo, Smorodintseva Sofia Semenovna, el 30 de diciembre de 2014, llegué tarde al trabajo durante 2 horas. El hecho es que el día anterior compré un reloj nuevo con reloj despertador. Al no haber entendido completamente el mecanismo, configuré el temporizador incorrectamente y me quedé dormido durante una hora. Reconozco mi error Prometo que a partir de ahora esto no volverá a suceder.
30 de diciembre de 2014 (firma) Smorodintseva S.S.
Nota explicativa del error: ejemplo
Este tipo de documento también se encuentra con bastante frecuencia.Los errores pueden ser de varios tipos relacionados actividades prácticas papeleo, etc. En este caso, se considera la situación con el incumplimiento del plan de trabajo.
Al director de Much Money LLC
Monetkina L.D.
Del especialista principal R. Bozhkina
Nota explicativa
Sobre el incumplimiento del plan para septiembre de 2014
Yo, Monetkina Lyudmila Denisovna, habiendo analizado la situación actual relacionada con el incumplimiento del plan para concluir los acuerdos de préstamo, explico lo siguiente. El problema está relacionado con la falta de empleados, ya que dos especialistas fueron despedidos en un mes y no se contrató a nadie para reemplazarlos. Los dos empleados restantes no pueden hacer frente al volumen de trabajo, aunque trabajan más allá de la norma.
15 de octubre de 2014 (firma) Monetkina L.D.
Elaboración de un acto de no presentación por parte de un empleado de una nota explicativa
Si, al final del período establecido, el empleado no proporcionó una nota explicativa (ejemplo anterior), de conformidad con el artículo especificado del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador debe redactar un acto especial. Es cierto que el legislador no indica qué empleado en particular debe hacer esto, en qué período de tiempo y si es necesario familiarizar al empleado con él. Esto se determina a nivel de la organización teniendo en cuenta reglas de trabajo de oficina. El acto se elabora con la participación de un grupo de personas y confirma los hechos o hechos establecidos por ellos. Por lo tanto, es necesario compilarlo colectivamente, será aconsejable atraer a aquellos empleados que estaban presentes en el momento en que el empleado recibió un aviso del requisito de proporcionar una nota explicativa. Está escrito en un formulario común y puede tener el formulario presentado a continuación.
Ley de muestra
ACTUAR
10.07.2014
En caso de que el empleado no proporcione una explicación por escrito en relación con un delito disciplinario
Yo, el jefe del departamento de personal, Koroleva E.E., en presencia del contador principal Ivanova N.N. y el economista Pevtsova R.I. Esta Ley ha sido redactada de la siguiente manera:
07/06/2014 contador Petrova I.I. se propuso de conformidad con el artículo 193 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia el 9 de julio de 2014 para proporcionar una explicación por escrito del delito disciplinario cometido por ella, que se manifestó en ausencia en el lugar de trabajo durante 6 horas consecutivas. Petrova I.I. Ella no hizo esto dentro del tiempo prescrito, diciendo que ya había dado una explicación oral y que no iba a escribir nada más.
Este acto se realiza por duplicado.
/ firma / Koroleva E.E.
/ firma / Ivanova N.N.
/ firma / Pevtsov R.I.
Una copia del acto recibido:
/ firma / Petrova I.I.
No considere la negativa a escribir una nota explicativa como un nuevo delito disciplinario, porque este es un derecho exclusivo del empleado y no una obligación. Y con esta ley, el empleador solo confirma que se han cumplido todas las normas de la ley.
La diferencia entre la nota explicativa de la conferencia y la oficial
No confunda estos tres conceptos. Ya hemos resuelto el primero. Al saber cómo escribir una nota explicativa, puede hacer frente fácilmente al resto. Hablemos de ellos brevemente. Memorando Es lo contrario. El propósito de escribirlo es informar a la administración de la situación actual, la situación, los hechos que han tenido lugar, es decir, motivarlo a tomar cualquier medida.
Memorando implica la transferencia de cierta información sobre la rama "horizontal" de la administración, es decir, de un gerente a otro, un empleado de un departamento a un empleado de otro, etc. Por regla general, se relacionan con cuestiones materiales, técnicas, organizativas, económicas y de otro tipo. De hecho, esto es correspondencia comercial.
Cómo escribir una nota explicativa (muestra o ejemplo) se puede encontrar fácilmente en la red. No existe una forma única, sin embargo, hay ciertos requisitos que hemos indicado. Puede usar y rehacer fácilmente los ejemplos anteriores "para usted".
