¿Qué es una carta de respuesta y cómo redactarla?

En la correspondencia comercial, cada documento tiene su propio significado y puede, de una forma u otra, afectar la relación entre los socios. Entre la gran cantidad de diferentes tipos de dichos documentos, la carta de respuesta ocupa un lugar especial.

Clasificación de documentos comerciales

En las relaciones entre las partes, la mayoría de los problemas se resuelven por escrito. Y de acuerdo con la ley, como saben, los acuerdos verbales no son válidos. Por lo tanto, en cada empresa, correspondencia comercial Es un medio generalmente aceptado de intercambio de información como resultado de contactos oficiales entre varias organizaciones y empresas.

Todas las cartas comerciales se dividen en dos categorías:

1. Los que requieren una respuesta obligatoria.
2. Los que no necesitan tal reacción.

La carta de respuesta pertenece a la segunda categoría. Es uno de los tipos comerciales de documentos junto con una carta de solicitud, información, advertencia, oferta, recordatorio o presentación. Dichos valores se usan generalmente al momento de la celebración y para el apoyo adicional de varios acuerdos y otros acuerdos entre las partes. La carta de respuesta, a diferencia de las otras, no pide nada y no ofrece nada. Solo contiene información solicitada previamente por la otra parte.

Confirmación de solicitud

Se prepara una carta de respuesta en diferentes casos. Esto puede ser una reacción a una queja, reclamo o solicitud específica. Además, puede ser tanto positivo como negativo. En el segundo caso, el documento ya presentará una especie de carta de rechazo. Pero es necesario darle una explicación detallada de las razones que llevaron a tal decisión. Por ejemplo, podemos considerar el caso cuando la empresa recibió una orden oficial por escrito para la fabricación de un determinado tipo de producto durante un período específico. Si dicha cooperación es deseable para la empresa, entonces es necesario responder de inmediato. La respuesta es arbitraria. Puede comenzar con las palabras: "Completaremos" o "Produciremos". Como período, es mejor indicar la fecha de envío, teniendo en cuenta el tiempo requerido para producir los bienes y transferirlos al almacén. Además, es necesario estipular las condiciones de pago, ya que el cliente puede contar con varias etapas. Además, solo queda calcular el monto total y proporcionar sus datos para los cuales el cliente realizará transferencias de dinero. Tal documento suele estar firmado por el director y el contador principal, y al final se informan las coordenadas del ejecutor directo.

Correspondencia con individuos

Algunas empresas, por la naturaleza de su actividad, tienen contacto directo con individuos. Puede ser una organización que trabaja en el sector de servicios o una empresa que produce bienes de consumo. La información de una naturaleza muy diferente, tanto positiva como negativa, puede llegar a la dirección de dicha empresa por parte de los ciudadanos. Sin embargo, requiere una respuesta apropiada y una respuesta obligatoria. En tales casos, no puede limitarse a una conversación personal o una llamada telefónica. Un ciudadano debe recibir una aclaración completa sobre todos los temas de interés para él. Esta debería ser una respuesta detallada a la carta.

Una muestra de dicho documento debe cumplir ciertos requisitos:

1. Para cualquier correspondencia comercial es mejor utilizar el formulario oficial.
2. Es necesario tener en cuenta las peculiaridades de la compilación de dichos documentos.Lo principal es que deben escribirse de acuerdo con la conocida regla del paralelismo, es decir, contener el mismo vocabulario y giros lingüísticos que utilizó el autor-iniciador. Esto maximizará la comprensión mutua.
3. Asegúrese de hacer un enlace a la carta de solicitud, indique su número y fecha.
4. Es mejor comenzar el texto con la frase: "A su número de carta ...", "En respuesta a su solicitud ..." o "Le informamos ...".

La siguiente es una declaración de los hechos y se toma una decisión final.

Estrictamente formal

Si desea responder la carta oficial, debe hacerlo correctamente. Debe recordarse que dicha apelación ciertamente debe ser cortés y correcta. No te olvides de la alfabetización también. Es ridículo ver errores obvios en la información proporcionada por una organización acreditada.

Desde el principio, la dirección se imprime en la esquina superior derecha. Es una copia exacta de lo que se indica en el sobre. La respuesta siempre se da a algún tipo de solicitud, por lo tanto, en el sello de registro en la parte superior izquierda, se deben anotar sus detalles originales (número y fecha de salida). Luego viene una breve apelación al destinatario (simplemente puede indicar el apellido sin iniciales). El texto debe contener explicaciones detalladas sobre el problema de interés. Como argumentos, solo se deben usar datos verificados. En ningún caso no se puede confiar en rumores y especulaciones. Si es necesario, puede usar extractos de regulaciones con los artículos relevantes. El director de la empresa firma dicho documento, y se hace una nota un poco más baja con los datos del nombre y número de teléfono del ejecutivo responsable.