Muchas organizaciones participan en varias licitaciones. Pero al mismo tiempo, a menudo no saben cómo compilar y certificar adecuadamente los documentos de licitación. Además, esa pregunta es una de las más importantes que requieren atención especial. Tanto el procedimiento como la composición de la documentación de la licitación están determinados por las leyes y reglamentos que deben cumplir.
Concepto de licitación
Licitación es una competencia por la prestación de servicios, bienes o la realización de cualquier trabajo. Las reglas para llevar a cabo tales selecciones se indican en la documentación de la licitación, según la cual los participantes que quieran participar en la lucha deben proporcionar a la comisión las condiciones más favorables ofrecidas al cliente.
El contrato de licitación se concluye con el participante que puede proporcionar la oferta más ventajosa para el organizador, este último debe cumplir plenamente con las instrucciones emitidas.
La documentación de licitación es un paquete de documentos que revela las condiciones de la licitación y el contenido del futuro contrato.
Contiene necesariamente partes técnicas y comerciales.
La parte técnica consta de información sobre las condiciones del contrato, características y descripciones del tema u objeto de la licitación, instrucciones destinadas a los proveedores, así como tarjetas de información que indican el procedimiento para la implementación y presentación de solicitudes de participación en licitaciones. También en esta parte están los requisitos para el contenido de la orden de compra: nombre, cronogramas volumétricos, referencias a estándares y condiciones tecnicas.
La parte comercial de la documentación de licitación contiene todos los precios y el procedimiento para su cálculo, las condiciones establecidas por el cronograma de pagos, las fuentes de financiamiento para este contrato. También indica las garantías proporcionadas por el banco para la ejecución de la transacción de licitación por parte del cliente, y los requisitos para varios tipos de seguros.
La documentación de licitación, una solicitud de muestra y recomendaciones para completarlos se encuentran en el MDS 80-4.2000 Gosstroy of Russia. El contenido más detallado de la documentación lo determina el comité de licitación.
Procedimiento de elaboración
La preparación de documentos de licitación es un procedimiento separado, muy importante e inalienable para llevar a cabo una licitación competitiva. De acuerdo con la ley aplicable, estipula el contenido de los datos personales, como:
- Nombre del organizador.
- Su dirección legal y números de teléfono.
- Números de fax y direcciones de correo electrónico.
- Precio, lugar y condiciones para obtener un paquete de documentos.
Las autoridades de inspección siempre presentan requisitos para la disponibilidad de un borrador de contrato de la lista de condiciones que se establecerán. La documentación también indica el método para evaluar las propuestas realizadas utilizando un sistema específico.
Liquidación
El desarrollo de la documentación de licitación puede ser realizado tanto por el organizador como por una empresa de consultoría especial. Para compilarlo, puede usar las muestras estándar y las recomendaciones metodológicas, así como la legislación, que detalla los requisitos reglamentarios para la compilación. También puede contactar al centro financiero, donde un especialista en documentación de licitaciones ofrecerá sus servicios para su preparación competente. Ahí estás en términos cortos Brindar asistencia profesional y calificada.
Contenido
El formulario de documentación de la licitación, además de la información destinada a futuros licitantes, debe contener información como el contenido numérico y detallado del paquete de documentación elaborado por el proveedor y la confirmación expresa de su solicitud de participación:
- Solicitud de participación.
- Descripción de los documentos adjuntos.
- Referencia bancaria sobre la ausencia de deudas vencidas.
- Información técnica, operativa y de calidad requerida, así como una descripción detallada de los materiales y bienes adquiridos.
- Proyecto de contrato para compras planificadas.
- Instrucciones metodológicas para realizar cálculos sobre la solicitud de licitación, incluidos sus componentes, como el gasto para el pago de seguros y pagos de aduanas, servicios de transporte, diversos impuestos y aranceles, además del costo de los bienes entregados, así como una tabla de precios detallada.
- Se indica la moneda con la que se expresan los precios en la licitación.
- Requisitos para la licitación.
- Se discute la posibilidad de cambiar o revocar estas aplicaciones durante y antes de la fecha límite para el anuncio de los resultados de la licitación.
- Plazos, lugar de presentación de solicitudes.
- Lugar, fecha y hora de apertura de sobres para licitaciones.
- Información sobre la posibilidad de proporcionar prioridades para los fabricantes nacionales.
Un proveedor potencial tiene derecho a presentar una solicitud por escrito al organizador de la licitación con una solicitud de aclaración de cláusulas y disposiciones de la documentación de la licitación a más tardar 10 días antes de la decisión final. A su vez, el organizador de la licitación debe, dentro de los tres días posteriores a la recepción de dicha solicitud, enviar explicaciones apropiadas a todos los proveedores que participan en esta licitación, sin indicar al autor de la solicitud inicial.
Hacer cambios y adiciones
Un especialista en la preparación de documentos de licitación puede realizar adiciones o cualquier cambio a solicitud del organizador de la licitación. Tales acciones no son ilegales o ilegales. Si es necesario, el organizador de la licitación tiene derecho a realizar cambios en el paquete de documentos relacionados con la expresión de su propia iniciativa o como respuesta a una solicitud de un posible proveedor, a más tardar 7 días calendario antes de la fecha límite para la presentación de ofertas.
Después de hacer cambios sobre ellos, es inmediatamente necesario notificar a todos los proveedores potenciales a quienes se les envió la documentación de la licitación. La fecha límite para la implementación de tales notificaciones y el reemplazo de la documentación del lote se establece en 5 días hábiles.
Contenido de la solicitud de licitación
Los requisitos para la documentación de la licitación determinan su composición:
- Solicitud de participación en la licitación y una lista de los documentos presentados adjuntos.
- Documentos que confirman el cumplimiento de los requisitos presentados a un proveedor potencial.
- La tabla de precios, que debe reflejar completamente todos los costos realmente recibidos, participando en el precio final.
- Si la oferta es el suministro de bienes o dispositivos técnicos, asegúrese de adjuntar las características técnicas de los modelos propuestos.
- El precio de la lista propuesta de servicios relacionados, si corresponde.
- El documento original, que es la confirmación real de la garantía de la oferta.
Documentos que confirman el cumplimiento del proveedor potencial con los requisitos de calificación propuestos
Cada proveedor potencial que decidió participar en la licitación debe proporcionar los siguientes documentos:
- Copias de licencias que confirman el derecho de un posible proveedor o fabricante para llevar a cabo sus actividades.
- Una copia del documento que otorga el derecho a participar en actividades empresariales, certificada por una autoridad notarial.
- La auditoría original del último año de informe o una copia notariada del mismo.
- Certificado de registro estatal de la organización o empresa y su copia.
- En caso de empresario individual: una copia de su documento de identidad o pasaporte civil.
- El acta constitutiva de la organización indica la composición de sus fundadores, accionistas y todos los accionistas en forma de una copia notariada.
- El certificado original emitido por las autoridades fiscales que declara que el proveedor no tiene atrasos fiscales.
- Certificado de la institución bancaria sobre la ausencia de deudas vencidas de los últimos 3 meses de actividad.
Tabla de precios
El registro de documentos de licitación tiene en cuenta las listas de precios. Un proveedor potencial está obligado a elaborar una tabla de precios que indique y enumere las unidades de bienes, el precio total total de todo el suministro. Debe compilarse y presentarse en forma de listas de precios impresas y electrónicas.
La tabla también es una especificación técnica para los bienes y servicios proporcionados y debe cumplir todos los requisitos establecidos para la documentación de la licitación.
Cuando se prepara la documentación de la licitación, se determina la composición de los precios finales. El valor indicado, además del precio propio de los bienes, debe incluir:
- Gastos incurridos después de la certificación, procedimientos de seguro y transporte de mercancías a un destino específico.
- Todos los pagos de impuestos, aranceles y otros tipos de pagos obligatorios y tarifas, que están previstos en la legislación vigente de la Federación de Rusia.
- Otros componentes de precios que el proveedor potencial considera necesario incluir en el precio final de los bienes.
Si el proveedor potencial no indica varios componentes del mismo en la tabla de precios que incluyen los costos descritos anteriormente, entonces la comisión de licitación considera los datos sobre el precio de los bienes proporcionados por él como el costo total, teniendo en cuenta todos los costos. En este caso, estos precios al finalizar el contrato ya no pueden revisarse ni modificarse.
Los precios indicados en la tabla permanecen fijos durante todo el período de cumplimiento de las obligaciones contractuales sobre adquisiciones y suministros y no pueden modificarse.
Los precios se indican en las monedas que se especificaron en los requisitos presentados en el momento de la solicitud de la licitación. El pago al proveedor se realiza a la entrega de los bienes al destino, a medida que llegan los fondos del presupuesto, a menos que se proporcionen otras condiciones y se indiquen en el contrato.
Seguridad de la aplicación
En algunos casos, el proveedor proporciona una garantía garantizada, expresada en efectivo, en forma de una promesa a las cuentas bancarias del organizador, por un monto de al menos el 3% del monto final del contrato, con un período de validez de al menos los plazos establecidos especificados en el cuerpo de la oferta.
El respaldo financiero garantizado de un contratista potencial para la implementación de la licitación en forma de una promesa de una suma de dinero se deposita en una cuenta especialmente creada del organizador de la licitación.
Si el proveedor potencial no gana la licitación, los fondos proporcionados al organizador como garantía de su capacidad financiera serán devueltos dentro de los plazos establecidos en el contrato.
Presentación de ofertas
Los proveedores potenciales proporcionan las ofertas en forma cosida, numeradas y deben estar estampadas y firmadas.
También se presentan las especificaciones técnicas de la licitación, también aseguradas con firma y sello, y la garantía de garantía original. Estos documentos se sellan en un sobre junto con la solicitud de licitación y se presentan a la comisión.
Solo el proveedor potencial o su representante oficial pueden firmar la solicitud. No está permitido tener inserciones, subtablas y varias publicaciones en la documentación.
Los proveedores potenciales sellan automáticamente los documentos en un sobre, que indica el nombre y la dirección legal de su organización, y el organizador de la licitación, la fecha y la hora establecidas para abrir los sobres se indican en la forma de la inscripción "no abrir hasta ..." como la dirección de entrega.
La documentación de la licitación puede enviarse tanto personalmente como con la ayuda de las oficinas de correos dentro de los plazos establecidos. Cualquier oferta recibida después de las fechas y horas establecidas se rechaza o se devolverá sin abrir a los solicitantes.
Sin violar los plazos y el procedimiento establecido para la documentación de la licitación, la corrección, el reemplazo de condiciones, precios y similares pueden aplicarse a su diseño. Es posible realizar algunos cambios o la retirada final de la oferta antes de que expire el plazo sin perder el derecho de realizarla o asegurarla. Un aviso redactado por un proveedor potencial acerca de la intención de corregir o retirar completamente su solicitud se envía por escrito al organizador y, a más tardar, el plazo especificado para su presentación. Al final de la fecha y hora establecidas, dichos ajustes no pueden hacerse.
Después de que todas las solicitudes hayan sido aceptadas dentro del tiempo especificado, el organizador de la licitación abre los sobres y, con la ayuda de la comisión de licitación, selecciona al ganador, que se anuncia mediante notificación por escrito de todos los proveedores potenciales que participan en la decisión, con una copia del acta de la comisión de licitación.
La ejecución y documentación adecuadas determinan en gran medida el éxito de la oferta en sí.
