Una carta de presentación es un documento universal que se utiliza en las áreas más diversas del negocio de una empresa. Una escolta debidamente compilada salvará a todas las partes de muchas deficiencias y ambigüedades. ¿Cómo escribir una carta de presentación a los documentos?
¿Cuándo es esto necesario?
El trabajo de una empresa, especialmente uno grande, va acompañado de una amplia variedad de asuntos que a menudo deben completarse por escrito. Las contrapartes intercambian mensajes y notificaciones entre sí, el banco, los impuestos, el fondo de pensiones y los auditores requieren documentos. Los clientes también escriben solicitudes de una variedad de información y documentación.
En todos estos casos, un salvavidas y, al mismo tiempo, una carta de presentación se convertirán en una cara digna de la empresa. Escrito en una forma sólida, compilado y ejecutado correctamente, no solo causará una buena impresión en el destinatario, sino que también realizará una serie de funciones prácticas para el remitente:
- le explicará al destinatario quién le está escribiendo y por qué;
- asumirá el papel informativo, liberando la documentación adjunta de la sobrecarga semántica;
- detallar la lista de documentos adjuntos;
- ahorre dinero al eliminar el correo innecesario con un inventario;
- cumplir con el papel de evidencia compacta de entrega de una pila completa de documentos.
¡La "escolta" habitual con el enfoque correcto puede ser muy útil!
¿Cómo escribir una carta de presentación a los documentos?
No todos saben cómo escribir una carta de presentación a los documentos, aunque es importante.
La compilación de la "escolta" debe comenzar con una frase introductoria: refiérase al número de la solicitud entrante o indique la esencia del problema sobre el cual continúa la correspondencia. En los siguientes párrafos de la carta, es lógico indicar los motivos del documento: actos jurídicos reglamentarios, cláusulas del contrato, actos de inspección, instrucciones de las autoridades reguladoras y más.
La declaración finaliza con una solicitud, oferta o demanda. Después de compilar el texto, se indica una lista de documentos adjuntos con la numeración, el nombre y los detalles, así como el número de hojas adjuntas.
Detalles requeridos de la carta de presentación a los documentos
Cómo escribir una carta de presentación a los documentos, hemos discutido anteriormente. Ahora un poco sobre su diseño.
- La "tapa" del documento. Aquí, se indica la posición del jefe u otro representante del destinatario, el nombre de la empresa o el nombre completo, nombre y patronímico de la persona privada; Dirección completa y código postal.
- Fecha de compilación de la carta de presentación, y si el remitente es una entidad legal, entonces el número saliente de registro.
- Dirigirse al destinatario de acuerdo con las reglas de la carta comercial. Ya sea una persona privada o el jefe de una empresa, recurren a él por su nombre y patronímico, agregando el atractivo "respetado".
- Lista detallada de documentos adjuntos., porque el nombre en sí implica que la letra "acompaña" una cierta partida básica.
- La carta está firmada por la primera persona o plenipotenciario de la organización a la que se le concede dicho derecho. Si la carta es de una persona privada, el remitente o su representante firma la "escolta". Antes de firmar, es costumbre agregar a mano la garantía "con respeto".
- Apellido, iniciales y medios de comunicación del artista intérprete o ejecutante.
Estos son los requisitos básicos para la forma de la carta.
Muestra de carta de presentación a documentos
Un excelente punto de referencia en la preparación será una muestra comprobada en la práctica de una carta de presentación a los documentos. Por supuesto, su contenido variará dependiendo de las necesidades del compilador, pero el lienzo general permanece sin cambios.
Jefe de la inspección fiscal de Goloseevsk
Khitrun I.V.
st. Vasilyevskaya, 3,
Kukino - 31005
N ° 562 de fecha 04/05/2015
Estimado Ivan Vasilievich!
Para su orden No. 12/389 del 01/04/2015 con respecto a la emisión de un contador de inspección in situ no programada, le informamos lo siguiente.
Una parte de los documentos sobre relaciones legales contractuales con la empresa del estado de emergencia "Gedeon" fue incautada sobre la base del protocolo de incautación con fecha 03/02/2015 (se adjunta una copia) Los documentos a disposición de la empresa se envían a usted en forma de copias debidamente certificadas de acuerdo con el apéndice.
Aplicación (total 6 litros):
- Copia orden de pago con una marca del banco No. 3 del 15/01/15 - por 1 litro.
- Una copia de la orden de pago con la marca del banco No. 6 con fecha 14/02/15 - 1 litro.
- Copia informe de conciliación bajo el contrato de suministro No. 56 / P de 15.15.14 - por 1 litro.
- Una copia del protocolo de incautación con fecha 03/02/15 - 3 litros.
Saludos
Director de la empresa estatal "Planta de procesamiento de carne Goloseevsky"
Golokhvastov F.E.
Artista: Pupko A.V.
(067)4658291
Dicha "escolta" es adecuada para muchos materiales salientes a pedido de las agencias estatales, reguladoras y de aplicación de la ley, solo necesita ajustarla ligeramente a sus necesidades.
Carta de presentación a los documentos del contrato
Al celebrar contratos comerciales, a menudo surge una situación en la que las contrapartes están geográficamente alejadas entre sí y no pueden permitirse viajar a otra ciudad para firmar el contrato.
En este caso, la ejecución de la carta de presentación se convierte en una especie de faro, lo que le permite celebrar un contrato legalmente válido a distancia, sin una reunión personal de representantes. Con la ayuda de una carta de presentación, una parte no solo puede enviar los formularios de contrato firmados para su consideración, sino también expresar por escrito su posición sobre los temas esenciales del acuerdo.
Además, una carta de presentación le permite registrar qué y cuánto se adjuntó y envió al destinatario. Por ejemplo, el contenido puede expresarse de la siguiente manera.
"Le enviamos dos copias del contrato para la prestación de servicios de información, firmados y sellados por nosotros. Sugerimos que considere el borrador especificado y, si está de acuerdo, firme el contrato devolviéndonos una de las copias firmadas. Apéndice: borrador del contrato en 2 copias en 6 hojas cada una "
Carta de reclamos: ¿es necesario?
A veces surge una situación cuando es necesario enviar un reclamo a una parte en virtud de un acuerdo que no cumple con sus obligaciones. Por lo general, todas las reclamaciones, justificaciones y solicitudes se indican directamente en la reclamación. Parecería, ¿por qué podría necesitar una carta de presentación?
El hecho es que un reclamo puede convertirse no solo en evidencia oficial en la corte, sino en algunos casos en un documento ejecutivo. Debe indicar cosas legalmente correctas y significativas, pero no lleva a cabo una función comunicativa.
Si la contraparte necesita no solo presentar una queja, sino también enviar algunas palabras informales de bienvenida o aclaración, mejor que una carta de presentación, ni un solo documento cumplirá esta función.
La carta de presentación es una buena manera de conocerse.
A menudo, una empresa tiene una promoción interesante o simplemente quiere hacer oferta comercial círculo ilimitado de personas. Las cartas de presentación típicas que son divertidas y concisas son adecuadas para esto.
A dicha "tarjeta de visita" puede adjuntar productos promocionales, catálogos, listas de precios, listas de precios y cualquier material que pueda interesar a un posible cliente o socio.
Incluso si hay un montón de cartas, el jefe o el gerente principal no necesita gastar mucho tiempo en ellas: ¡simplemente firme los clichés ya listos y puede enviarlos como se esperaba!
¿Quién firma la escolta?
Y finalmente, aclararemos una pregunta importante. ¿Quién firma el documento que lo acompaña? Para esto, se utiliza la regla de la jerarquía: es mejor contactar al presidente de la empresa con el director de la empresa; la documentación al banco puede ser transferida por el contador principal; El "adjunto" a la información en el centro de empleo puede ser firmado por el Director Adjunto de Recursos Humanos.
¡Una carta de presentación puede convertirse en una tarjeta de visita indispensable, si se emite correctamente!
