Según estudios realizados por varias agencias de reclutamiento, la profesión de "secretario" es una de las asociadas con el mayor número de refinerías y la necesidad de adaptarse al horario de trabajo de la gerencia. Este grupo también incluye conductores y representantes de algunas otras especialidades.
¿Qué es una secretaria?
Este término proviene del latín "secreto", llamado apoderado en la antigua Roma. Y luego, y más tarde (en las cortes reales) eran exclusivamente hombres, a veces logrando llegar al poder con mucha destreza.
Esta profesión ganó una apariencia femenina ya al final de la Primera Guerra Mundial, con el advenimiento de una máquina de escribir y la aparición de un puesto como secretario-referente. Hoy en día, con sus tecnologías avanzadas, incluso hay secretarios asistentes virtuales. Este es el nombre de compañías o individuos que brindan servicios en línea para escribir correos electrónicos o recibir llamadas telefónicas (traducidas) sin la presencia física de una secretaria en la oficina.
Que esta haciendo el
Entre las personas, la secretaria personal del director tiene una imagen estereotipada: una belleza de piernas largas que puede escribir principalmente en una computadora, hacer café y responder llamadas. A veces esto se refleja en bromas de contenido no demasiado decente. De hecho, la profesión de "secretario", así como el puesto de referente en una gran empresa, presupone la presencia de un bagaje muy serio de habilidades, conocimientos y también ciertas cualidades de trabajo. Un verdadero representante de esta profesión no puede prescindir de organización, diligencia, puntualidad y diplomacia.
Los deberes del secretario (secretario-referente) incluyen el conocimiento de todos los documentos normativos relacionados con el trabajo de oficina, la gestión de documentos, la organización del trabajo de oficina, la estructura de gestión, los principios básicos del equipo de oficina, las normas de protección laboral. Todos sus muchos derechos, deberes y tipos de trabajo realizados están regulados por descripciones de trabajo. Ella es el principal documento legal sobre las actividades de dicho empleado. Para compilarlo en cada caso se requiere con toda responsabilidad.
Veamos las secciones principales de este documento.
¿Qué leen las instrucciones para el secretario asistente?
Sus disposiciones generales contienen el nombre de la organización, indican los superiores inmediatos y llaman a quien reemplazará al secretario en caso de ausencia. Allí encontrará los requisitos de antigüedad y calificaciones del empleado, y una lista de todos los documentos necesarios para el trabajo (reglas, GOST, códigos y regulaciones).
Las funciones asignadas a la secretaria se dan en la segunda (misma) sección. Esto incluye la obligación de preparar los documentos necesarios de acuerdo con las instrucciones de la dirección, registrarse, recibir y enviar correspondencia, organizar y controlar el trabajo de la recepción, realizar trámites documentales y mucho más.
Más detalladamente, sus actividades se describen en la siguiente sección: "Los deberes del secretario". Estamos hablando de la seguridad y la contabilidad de la correspondencia, emitiendo certificados con respecto a varios documentos registrados, organizando y preparando reuniones oficiales, copiando e imprimiendo, grabando mensajes para los superiores que quedan en su ausencia e informándole sobre ellos, proporcionando a la oficina de la empresa los artículos necesarios.
En cada organización, los deberes del secretario pueden tener sus propias características dependiendo de los detalles del trabajo. Su posición puede parecer un "secretario-secretario", lo que significa ampliar la gama de responsabilidades centrales.
Sobre los derechos del secretario
¿A qué tiene derecho la secretaria? De acuerdo con las instrucciones, se le permite solicitar los materiales que se requerirán en el trabajo en varios departamentos de la empresa, para determinar el procedimiento para su uso.
Otra cosa es transferir los documentos escaneados directamente a los ejecutores directamente a los ejecutivos, establecer la secuencia de visitantes en la sala de recepción y distribuir las llamadas telefónicas según su importancia, y exigir a los empleados que expliquen en caso de violaciones disciplinarias.
Como cualquier otro empleado, el secretario personal del jefe tiene derecho a trabajar en condiciones adecuadas, que deben cumplir requisitos de protección laboral y normas de seguridad.
¿De qué es responsable el subsecretario?
Es responsable de la no divulgación de información confidencial, de la calidad de la documentación y de la presentación oportuna a su administración, de la actitud responsable hacia la administración de documentos, la preservación de la propiedad y los documentos de la organización, las relaciones discretas con la administración y los empleados.
La siguiente sección de la descripción del trabajo indica cuáles son las relaciones laborales y las relaciones funcionales que existen entre el secretario asistente y las diversas estructuras de la empresa. Como regla general, en una organización de tamaño mediano, el secretario tiene que interactuar en asuntos materiales y técnicos (proporcionar a la oficina suministros de oficina) con el departamento administrativo y económico, en asuntos de administración de documentos, con otras unidades y, por supuesto, directamente con la administración.
El desempeño del secretario se evalúa de acuerdo con los principales criterios seleccionados, que también está regulado por la sección correspondiente de la instrucción. En la gran mayoría de los casos, tales criterios son eficiencia y diligencia. También hay situaciones en las que la instrucción está sujeta a revisión. Esto puede suceder al cambiar sus funciones o estructura organizativa.
Para resumir
Al contratar a una persona, la persona designada para este puesto se familiariza con la instrucción de servicio, que enumera todos los deberes del secretario. Recordarlos brevemente de nuevo.
- Recepción de llamadas telefónicas para la cabeza.
- Todo funciona con documentación: clasificación por importancia, diseño, preparación, recepción y distribución, almacenamiento y sistematización.
- Organización de la recepción de visitantes.
- Asistencia al jefe en la planificación del horario de trabajo; si es necesario, reservar boletos y reservar un hotel.
- Preparación y organización de negociaciones comerciales.
- Ordenando suministros de oficina y otras bagatelas necesarias, a veces productos.
Habiéndose familiarizado con la lista de deberes, el empleado firma bajo las instrucciones, también se pone la firma del jefe. Tenga en cuenta que cada organización tiene su propia versión de la instrucción, pero ninguna de ellas debe contradecir la legislación vigente o las normas laborales aceptadas.
Secretario de la corte
Los detalles del trabajo en cada institución, como saben, son diferentes. ¿Qué hace, por ejemplo, un secretario de la corte? ¿Cuáles son sus responsabilidades laborales? Hay muchos de ellos:
- diseño de portadas de actualidad;
- recibo de reclamos de asistentes judiciales;
- archivo de documentos y materiales en casos;
- compilación de inventarios de nuevos casos;
- paginación
- distribución de copias de sentencias judiciales a los participantes del caso (partes);
- enviar copias de sentencias judiciales a personas específicas en nombre del juez;
- informar a las partes sobre las fechas y fechas de las audiencias judiciales.
Ademas
Los deberes realizados por el secretario de la corte incluyen, pero no se limitan a:
- publicar listas de casos judiciales durante una semana;
- verificar la apariencia de las partes en la reunión;
- mantenimiento de registros judiciales;
- control de recepción y envío de todos los documentos involucrados en el caso.
Las secretarias deben familiarizar a las partes con los materiales del caso, controlar las notificaciones recibidas por correo, entregar recibos, avisos, copias de actos y otros documentos importantes. Ingresan información en revistas y tarjetas, en el sistema informático, imprimen actos escritos a mano, entregan los casos a los jueces para su verificación y los llevan después, emiten y archivan el escrito de ejecución y hacen muchas otras cosas en nombre de los jueces.
Requisitos para el registrador
- Los documentos deben estar numerados, con dobladillo.
- Una lista de casos y otros documentos se compila por separado.
- Las fotos y los sobres están numerados; en caso de falla, la numeración comienza de nuevo, los números antiguos deben tacharse (¡no se corrigen!).
- Todas las correcciones están certificadas de acuerdo con el formulario aceptado.
- Las cubiertas de los casos se extienden indicando el nombre de la corte, el número y título del caso, los nombres de las partes, las fechas de inicio y finalización, el número de hojas y la vida útil.
- Los inventarios se realizan manualmente o en una computadora.
¿Qué debe hacer una secretaria escolar?
A veces hay avisos "Necesito una secretaria para la escuela". ¿Cuál es esta posición y qué se debe hacer allí? Averigüemos
La secretaria de la escuela es el primer y más importante asistente del director. Tiene que cumplir con todas las instrucciones e instrucciones de sus superiores relacionadas con el funcionamiento de la institución educativa.
Sus principales responsabilidades incluyen realizar negocios sobre cambios de personal (despido, admisión) de empleados, inscripción y expulsión de estudiantes. Su tarea es elaborar un documento que el director deberá asegurar con su propia firma. Si es necesario, el secretario debe recoger y entregar los documentos firmados en el momento adecuado para su consideración ante las autoridades superiores.
Otras responsabilidades de la secretaria de la escuela incluyen recibir y entregar información a los estudiantes y al personal. En ausencia de un director, el secretario debe registrar el número total y el contenido de las llamadas, quejas y apelaciones de los visitantes, incluidos los estudiantes de primaria.
Opcional
La marca, que contiene las instrucciones de la secretaria de la escuela, establece: también es responsabilidad de este último cumplir con otras (otras) instrucciones. ¿Qué significa esto?
Se descifra de la siguiente manera: el secretario del director de la escuela debe seguir cualquier instrucción, excepto las solicitudes personales. Esto puede ser, por ejemplo, una llamada para una conversación entre un estudiante o maestro, enviar un correo, hacer una transferencia de dinero, comprar el equipo necesario para la escuela. Esta lista es prácticamente inagotable, es decir, los deberes del secretario en la escuela son muy, muy extensos.
Si la escuela no proporciona el puesto de contador, los asuntos financieros también se asignan a la secretaria. Su tarea es enviar información salarial, completar una hoja de tiempo, hacer los ajustes necesarios.
La ayuda de la secretaria puede ser requerida no solo por el director, sino también por cualquier visitante a la recepción. Se dirigen a él para imprimir el texto, copiar el documento y aclarar una gran cantidad de preguntas.
Si trabajas como secretario asistente del CEO
En este caso, usted se encuentra entre los especialistas, y el director lo aceptará y lo despedirá, y usted lo obedecerá directamente. Para llegar a este puesto, debe tener una educación superior (o al menos secundaria especial), experiencia en el puesto de 1 año. Si no hay experiencia, un certificado de asistencia a los cursos de secretario-referente.
Debe ser competente en asuntos de las actividades económicas y financieras de la empresa, las perspectivas para su desarrollo, la organización de la gestión de documentos y la gestión del trabajo, las habilidades informáticas y el equipo de oficina, la traducción a un idioma extranjero de la documentación de producción, la ética empresarial.
Funciones y Responsabilidades
Debe contratar todos los servicios de referencia e información relacionados con la documentación de la empresa. Así como la organización y control del trabajo de oficina en las sucursales y divisiones individuales de la empresa. No es de extrañar, no eres un secretario ordinario. Deben poder documentar y organizar rápidamente las actividades de sus órganos de gestión y asesoramiento. Si no hay un inspector de personal, mantenga todos los registros y registros de personal.
El secretario asistente del director general debe preparar los documentos necesarios para garantizar las actividades financieras y económicas de toda la empresa, organizar su recepción, registro, contabilidad y almacenamiento. Controla la exactitud de la preparación, aprobación y aprobación de toda la documentación presentada para su firma a la gerencia de la empresa. Toma medidas para la ejecución oportuna de calidad de las órdenes de los superiores, brinda información directamente a los artistas, realiza análisis y emite opiniones sobre informes y certificados enviados a la gerencia.
Además, las funciones de la secretaria incluyen mantener comunicación operativa sobre temas de las actividades de la compañía con los ciudadanos: individuos y organizaciones individuales (tanto estatales como comerciales). Acepta visitantes, puede realizar actividades de personal: llenar archivos personales, pedidos, libros de trabajo, contratos (contratos), documentos de viaje y certificados de incapacidad para el trabajo, mantener una hoja de tiempo y emitir certificados de salario.
Y nuevamente sobre los derechos
Este puesto implica no solo los deberes extendidos del secretario, sino también los derechos correspondientes. Además de los generalmente aceptados, incluyen el derecho a solicitar los materiales e información necesarios de cualquier servicio funcional de la empresa y el requisito de explicar las razones de los retrasos en el desempeño de las tareas de gestión. Entonces: es posible exigir que se completen los documentos preparados por los contratistas en violación de las reglas aceptadas de acuerdo con GOST 6.38-90 o ISO - estándares internacionales para la documentación.
Tiene derecho a ver, en el marco de su propia competencia oficial, los documentos relacionados con las actividades de gestión empresarial, presentar a la dirección para su consideración propuestas personales sobre la mejora del trabajo de la organización en el campo de la gestión de documentos y el uso de las últimas tecnologías informáticas.
Tiene acceso a documentos marcados como "Confidencial" y puede interactuar con los empleados y servicios de la empresa para monitorear la implementación de las decisiones de gestión y proporcionar esa información.
