¿Qué tipo de documento es la descripción del trabajo? Disponible en todas y cada una de las instituciones, determina las funciones, los derechos y la medida de responsabilidad del empleado que ocupa un puesto específico. La instrucción es necesaria para la distribución correcta de los deberes, la finalización oportuna de una tarea laboral, la definición de los contactos de trabajo de los empleados y sus relaciones, la organización de una carga uniforme.
¿De dónde vienen las instrucciones?
Al desarrollar este documento, confían en la estructura existente de la organización, una guía de clasificación y estándares de gestión.
Considere el ejemplo de la profesión de gerente de oficina, cómo se hace la descripción del trabajo de la secretaria. Una muestra de este (como regla, típica) tiene varias secciones.
El primero son las disposiciones generales. La primera sección proporciona información sobre la persona contratada: quién exactamente puede postularse para este puesto, a quién se somete el secretario y qué lo guiará en el trabajo, describe sus conocimientos y habilidades, y quién lo reemplazará durante su ausencia. La segunda sección trata sobre las responsabilidades funcionales. ¿Qué requiere la descripción del trabajo para la secretaria?
Controla la ejecución por parte de otros empleados de las órdenes y órdenes del jefe, organiza reuniones y reuniones, llamadas telefónicas de su jefe inmediato, recibe visitas, registra la correspondencia.
Estas son funciones comunes: las realiza cualquier secretaria. Pueden expandirse dependiendo de los detalles de la empresa, que discutiremos a continuación.
Otros artículos y secciones
La sección "Responsabilidades" describe en detalle todos los detalles de la actividad. Su contenido se desprende del anterior.
En el párrafo "Derechos", la descripción del puesto del secretario explica qué puede solicitar. Estos son: optimización del proceso laboral, la capacidad de utilizar los documentos o información necesarios para el trabajo, elevando el nivel profesional.
El último párrafo "Responsabilidad" describe de qué es responsable el secretario ante el empleador. Esta sección, como la anterior, suele ser estándar para la mayoría de estas instrucciones.
¿Y con más detalle?
¿Qué está haciendo exactamente este empleado? Considere qué funcionalidad contiene una descripción de trabajo típica del secretario del jefe.
Organiza y proporciona desde un punto de vista técnico las actividades de gestión del jefe. Acepta correspondencia entrante, transferencias a empleados específicos o unidades estructurales.
Realiza trámites, realiza varias operaciones en la computadora para recopilar y procesar la información necesaria para tomar decisiones.
La descripción del trabajo del secretario-referente asume muchas responsabilidades diversas. Acepta solicitudes y prepara documentos para la firma en la cabeza, selecciona los materiales necesarios para este trabajo. Controla la exactitud de la ejecución y realiza la edición de los borradores de documentos, organiza las llamadas telefónicas del jefe, repara la información en su ausencia, la transmite y la recibe por fax, copia los documentos en una fotocopiadora, recibe y envía mensajes telefónicos.
La descripción del puesto del secretario-referente implica el estado de un asistente competente y competente que prepara solicitudes y cartas en nombre del jefe, elabora respuestas a ellas.
Y eso no es todo ...
El secretario también planifica y organiza reuniones y reuniones celebradas por las autoridades, para lo cual recolecta los materiales necesarios, notifica a los participantes sobre la agenda del evento, su fecha y también redacta actas.
Supervisa el cumplimiento por parte de los empleados de los pedidos y pedidos con precisión y puntualidad, y mantiene un archivo de tarjeta de registro. La descripción del trabajo del secretario, entre otras cosas, lo obliga a proporcionar al jefe del lugar de trabajo equipos de oficina y papelería.
Imprime materiales de oficina, mantiene un banco de datos con información actual. Gestiona la recepción de visitantes, ayuda en la consideración operativa de solicitudes y otros asuntos. Ejecuta casos, lo envía al archivo, controla su seguridad.
Su modo de funcionamiento se establece de acuerdo con las reglas del calendario laboral de la organización. La descripción del trabajo del secretario del jefe lo acusa de deberes oficiales y viajes de negocios en caso de necesidad industrial.
Hablar sobre derechos y responsabilidades.
Los derechos del secretario en la organización implican la posibilidad de exigir condiciones normales de trabajo a la gerencia, asistencia en el desempeño de los deberes oficiales, soporte de información: puede solicitar cualquier documento que necesite en su trabajo.
Tiene derecho a mejorar sus propias calificaciones, a conocer las próximas decisiones de gestión con respecto a sus actividades, a presentar propuestas y hacer preguntas.
El secretario tiene derecho a firmar documentos de referencia e información dentro de su competencia.
Al igual que cualquier empleado, es responsable de su propio incumplimiento de los deberes laborales de acuerdo con el Código Laboral de la Federación de Rusia, por los delitos cometidos durante el período de actividad, por causar daños materiales.
Si las medidas de derechos y responsabilidad adoptadas para este puesto en diferentes instituciones son bastante similares, entonces el funcionamiento de las secretarias, como ya se mencionó, puede variar significativamente. Considere estas diferencias como un ejemplo de las responsabilidades de otros representantes del puesto.
Descripción del puesto del secretario de la unidad de formación.
Este especialista es considerado un contratista técnico. Para ser nombrado para el puesto, necesita una educación superior profesional o secundaria especializada. ¿Qué debe hacer exactamente la secretaria del departamento de capacitación?
Como cualquier secretario, está obligado a realizar trámites de manera competente, estar familiarizado con el liderazgo de todos los departamentos de la institución, ser capaz de utilizar grabadoras de voz, dispositivos de recepción y comunicación, grabadoras de cinta. Cumpla con los estándares del sistema de documentación comercial y las regulaciones laborales, así como con la protección y seguridad laboral.
Responsabilidades del secretario parte de entrenamiento
La descripción del trabajo de la secretaria en una institución educativa tiene sus propios detalles. Mantiene actas de las reuniones del comité de selección, elabora los archivos personales de los alumnos (estudiantes). Emite e ingresa la información necesaria en las tarjetas de identificación de los estudiantes y los registros académicos, llena los libros sobre la emisión de diplomas y sus duplicados, certificados, registros de estudiantes en orden alfabético.
Toma en cuenta las horas de enseñanza y asistencia de los estudiantes, prepara diarios de capacitación, ordena el movimiento del contingente. Recibe documentación contable y de informes sobre las solicitudes, procesa los archivos personales de los estudiantes y los envía al archivo.
Sus actividades tienen lugar en estrecho contacto con los jefes de departamentos, maestros y departamentos de contabilidad de una institución educativa.
¿Y qué hace la secretaria de la escuela?
La descripción del trabajo de la secretaria de la escuela indica que este empleado es aceptado y despedido directamente por el director, la educación debe tener educación vocacional secundaria o educación general con capacitación especial para el programa requerido.
En su actividad, se guía por documentos normativos sobre papeleo, legislación laboral, instrucciones para el mantenimiento de libros laborales, normas de protección laboral, el estatuto de la escuela y su propia instrucción.
Habla un discurso escrito competente, sabe cómo trabajar en equipos de oficina.
Las principales direcciones de trabajo
La descripción del trabajo del secretario-secretario de la escuela los enumera con suficiente detalle. Sirve las actividades del director y los diputados de la escuela, realiza trámites, recopila información sobre trabajadores escolares y estudiantes. Organiza llamadas telefónicas para el director, recibe y transmite faxes, mensajes telefónicos, graba mensajes en ausencia del director.
El secretario organiza reuniones del consejo escolar, reuniones generales de personal, tutoría y consejos pedagógicos, realizadas por el director de las reuniones. Para hacer esto, recolecta y prepara los materiales necesarios, notifica a los invitados sobre el evento, registra a los participantes. Elabora protocolos finales.
Tareas Adicionales
Como cualquier secretario, le proporciona al director suministros de oficina y equipo de oficina, crea las condiciones para que el jefe trabaje de manera efectiva. Transmite y recibe información, imprime documentos y materiales.
Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, los envía al archivo a su debido tiempo. Acepta correspondencia, sistematiza de la manera adoptada en la escuela, transfiere del director a los artistas designados, monitorea la implementación, envía la correspondencia.
Acepta solicitudes y documentos de empleados, estudiantes, padres. Organiza la recepción, la secuencia óptima de solicitudes y sugerencias.
La descripción del trabajo del secretario-secretario en la escuela, por regla general, supone un horario de trabajo irregular, vinculado al horario de trabajo, pero que procede de una semana laboral de 40 horas. En el proceso, interactúa con el personal de administración, enseñanza y servicio.
Descripción del puesto del secretario judicial
También tiene sus propias características específicas. El secretario judicial en su trabajo procede de la tarea de garantizar el buen funcionamiento del aparato judicial. Tiene que llevar a cabo una gran cantidad del trabajo de rutina necesario relacionado con la recepción de ciudadanos, la preparación de cartas, consultas, extractos y citaciones, llamando a testigos y participantes en el proceso.
Redacta y coloca listas de revisión de casos que se considerarán en la reunión, verifica la notificación de la notificación, da copias de las conclusiones, verifica la asistencia de las personas convocadas a la reunión, anota el tiempo de su presencia en el tribunal en citaciones.
Además, el secretario redacta documentos para que las víctimas convocadas y los testigos paguen el viaje, a solicitud de los participantes, presenta el contenido del registro judicial, redacta los casos al final de la revisión (administrativa, penal y civil), mantiene un libro de registro.
Profesión difícil
Su deber también es preparar copias de documentos de la corte, ejecutar y transferir órdenes de ejecución, otros materiales relacionados con la ejecución de la sentencia, así como en una orden judicial separada.
La descripción del trabajo del secretario del tribunal requiere un nivel suficiente de calificación para realizar tareas. Tiene que cumplir con ciertas prohibiciones y restricciones específicas del servicio civil, las normas de comportamiento oficial de los empleados.
¿Qué conocimientos y habilidades requiere el secretario judicial?
En primer lugar, legal. La descripción oficial del trabajo para el secretario de la corte establece el requisito de conocer muchas leyes, desde la Constitución y el Código del Trabajo hasta las instrucciones administrativas aprobadas en su entidad constitutiva de la Federación Rusa.
La mayoría de ellos se relacionan con procedimientos judiciales y las actividades de las autoridades.Además de ellos, debe conocer los conceptos básicos de la interacción con las estructuras de gestión y diversas organizaciones, el trabajo de oficina, las normas gramaticales del idioma ruso, las sutilezas del estilo comercial en el lenguaje escrito y hablado, las reglas de revisión y edición.
Esto también incluye el nivel básico de requisitos de calificación en el campo de la tecnología de la información, el conocimiento del flujo de trabajo y los problemas de seguridad de la información.
Y mucho, mucho más ...
El secretario necesita habilidades para planificar una jornada laboral, analizar y sistematizar la información entrante, preparar materiales analíticos y llevar a cabo un diálogo constructivo.
En su actividad, debe poder trabajar con dispositivos informáticos periféricos e Internet, usar correo electrónico, hojas de cálculo y editores de texto, preparar presentaciones, etc.
Como podemos ver, la descripción del trabajo del secretario-mecanógrafo en las últimas décadas ha sufrido cambios radicales y hoy incluye muchos requisitos técnicos e informativos nuevos. El secretario moderno no solo debe ser un empleado atento y ejecutivo, sino también mantenerse al día con los últimos desarrollos en su campo profesional.
