El proceso laboral consiste en establecer tareas por parte del jefe y su implementación por parte de un empleado de la empresa. De vez en cuando, cada empleado elabora un informe de progreso. La frecuencia depende de las reglas internas de la empresa, así como de la forma. No subestime la relevancia de este documento para la gerencia.
En este artículo veremos cómo elaborar adecuadamente un informe sobre el trabajo realizado, una muestra de cómo completar un documento y algunos consejos sobre su preparación.
¿Por qué necesita poder informar adecuadamente sobre el trabajo?
El flujo de trabajo se puede presentar en forma de un mecanismo complejo en el que cada empleado de la empresa es un engranaje. En este ejemplo, el jefe de la organización es un ingeniero que debe garantizar que todos los mecanismos funcionen sin problemas y lo más rápido posible.
En la vida real, es bastante difícil para los jefes evaluar qué tan bien los empleados hacen su trabajo si no ven los resultados de su trabajo. Por lo tanto, en casi todas las empresas, la gerencia obliga a cada empleado a elaborar periódicamente un informe sobre el trabajo realizado. A menudo, este documento se crea con una frecuencia de 1 semana. Por lo tanto, los jefes pueden ver lo que estaban haciendo los empleados, así como lo útiles que eran para la empresa.
Ejemplo equivocado
El documento está en forma libre. Quizás es por eso que hay una gran cantidad de informes que no le hablan a la gerencia sobre nada o le hacen pensar que el trabajador no está haciendo frente a las funciones que se le asignaron. Además, un empleado específico puede ser un verdadero trabajador duro y cumplir demasiado su plan. La culpa de esto es un informe incorrectamente preparado sobre el trabajo realizado. A continuación se muestra una muestra de dicho documento.
"A: el jefe del departamento de planificación Ivanov P. M.
De: economista de la primera categoría del departamento de planificación Petrov Yu. R.
Tipo de documento: informe de progreso para el período del 15/02/16 al 19/02/16.
Se ha completado lo siguiente:
- implementado horas de trabajo taller de producción;
- los resultados del cronometraje se incluyen en el programa de trabajo;
- nuevos estándares de tiempo calculados;
- Se compilaron las respuestas a las solicitudes de las inspecciones de trabajo, así como de varios clientes;
- participó en una conferencia sobre la mejora de la eficiencia laboral en la empresa.
Fecha de compilación: 19/02/16
Firmado: Petrov Yu. R. "
Si el empleado elabora un informe sobre el trabajo realizado de esta manera, la gerencia considerará que no está suficientemente cargado.
¿Cuales son los errores?
El ejemplo anterior muestra claramente los errores estándar en la preparación de dichos documentos.
Los principales son:
- falta de una lista de tareas que se pusieron en ejecución;
- sin planes para el próximo período de informe;
- falta de especificidad;
- no hay análisis;
- La falta de iniciativa del empleado se destaca por la falta de ofertas en su campo de trabajo.
Los requisitos anteriores deben usarse tanto en la preparación de formularios semanales como cuando se genera un informe sobre el trabajo realizado para el año.
Opción adecuada
Es probable que la primera vez que compile un informe de calidad no funcione. Para facilitarle las cosas, le damos un ejemplo de cómo escribir un informe al líder sobre el trabajo realizado, indicado en el primer ejemplo:
"A: el jefe del departamento de planificación Ivanov P. M.
De: economista de la primera categoría del departamento de planificación Petrov Yu. R.
Informe sobre los resultados de la mano de obra para (15.02.16-19.02.16 gg.)
Para la semana de informes, se me asignaron las siguientes tareas:
- Para llevar a cabo el cronograma del trabajo del taller de producción, para el cual los estándares de tiempo actuales están ausentes u obsoletos.
- Con base en las mediciones, prepare para aprobación nuevos estándares para el trabajo de la unidad estructural relevante.
- Participe en una conferencia sobre la mejora de la eficiencia laboral en la empresa, programada para el 18/02/2016, prepare preguntas y sugerencias.
Se completaron todas las tareas, a saber:
- Se gastaron 5 veces y se compiló la misma cantidad de nuevas normas para el trabajo del taller de producción;
- participó en la conferencia, memo con sugerencias adjuntas.
Además, se trabajó con la documentación entrante, a saber:
- Compilé 2 respuestas a las solicitudes de IOT.
- Respuestas a las letras de gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Para el período del 22/02/16 al 26/02/16, se planea un viaje de negocios para verificar el trabajo de la unidad estructural de la sucursal de Pechersk.
Fecha de compilación: 19/02/16
Firma: Petrov Yu.R. "
Acuerde que esta versión del informe se lee mejor, y la gerencia puede ver qué tan bien está trabajando uno de los empleados.
¿Cómo escribir informes por períodos más largos?
Por supuesto, un período de una semana para pintar bellamente en papel no es difícil. Es más difícil elaborar un informe sobre el trabajo realizado durante medio año o incluso un año. Sin embargo, es más fácil de hacer de lo que parece a primera vista. Por ejemplo, si tiene informes semanales para el período requerido, puede usarlos con seguridad.
Volumen máximo - 1 hoja A4
Al mismo tiempo, debe intentar ampliar ligeramente la información para que el resultado se ajuste a 1-2 páginas. En el caso de que los resultados semanales en la organización no se lleven a cabo, pero usted se vio obligado a generar un informe sobre el trabajo realizado durante el año, no se asuste y pelee en la histeria.
Toda la información está a su alrededor: mire el historial de mensajes en los registros de documentos o en el correo electrónico, abra la carpeta con sus informes, examine las hojas de viaje. Todo esto ayudará a recordar las hazañas que logró durante el año laboral.
Para resumir
Arriba dimos algunos ejemplos de cómo escribir un informe de progreso. Lo principal es establecer las operaciones realizadas, indicando las características cuantitativas (tantas veces o tal cantidad de piezas, etc.). Por lo tanto, informará a la guía sobre exactamente cuánto trabajo pudo completar.
No olvide indicar al comienzo del informe una lista de tareas específicas que se le ha encomendado completar. Una parte importante es la finalización del informe. Asegúrese de escribir lo que quiere realizar en el trabajo en el futuro cercano. De esta manera, demostrará que se ve más amplio que el área de sus deberes y funciones inmediatas que deben realizarse de acuerdo con la descripción del trabajo.
También puede considerar el ejemplo anterior.
Para facilitar la compilación de dichos informes, puede registrar el trabajo realizado todos los días en un cuaderno o documento electrónico. Pasará solo 3-5 minutos al día en esta bagatela. Esto no es tanto. Sin embargo, debido a dichos registros, puede crear un informe sobre su trabajo para cualquier período en el futuro sin ningún problema.
