Una nota es un documento interestatal a través del cual se produce la comunicación oficial entre los empleados. Su contenido se reduce a tareas, el desempeño de cualquier tarea, etc., es decir, problemas de trabajo. A pesar del hecho de que escribir un memo es un asunto simple y no está regulado por reglas muy estrictas, sin embargo, debe conocerlos. En este artículo, consideraremos el procedimiento para compilar esta documentación, tipos, etc.
Característica
La naturaleza de la nota de servicio es informativa, lo que significa que contiene ciertas notificaciones, mensajes, instrucciones, etc. Los problemas abordados en ella se relacionan con el empleado específico a quien se envió. En otras palabras, un memo es una caja de herramientas para la comunicación dentro de una empresa.
Nota: la nota obligatoria no se ha establecido. Este es un documento adicional, aunque los pedidos y las instrucciones se pueden elaborar sobre la base.
Practica
Se considera que el memorando es documentación de uso frecuente, al mismo tiempo, no incluida en la lista de documentos de gestión clasificados oficialmente. Ampliamente utilizado, se convierte en comunicación a nivel horizontal: es decir, es compilado por un empleado de una unidad para transferir una solicitud o propuesta a un empleado de otra.
Importante: los estados de los objetos de control entre los cuales se realiza la comunicación a través de un memo deben ser equivalentes. De lo contrario, el documento no se considera una nota, sino una nota.
Propósito de uso
Una nota para el trabajo se puede utilizar en varios casos.
Aquí hay algunos ejemplos:
- para bonos de empleados;
- enviar a un empleado en un viaje de negocios;
- informar al departamento de logística sobre el mal funcionamiento del equipo;
- memo de compra;
- notificación del jefe de seguridad del jefe de cualquier otra unidad sobre la necesidad de que personas no autorizadas (no empleados) ingresen al edificio de la compañía con razones;
- una solicitud en forma de memorando enviado al departamento de contabilidad para la asignación de recursos materiales para ciertas necesidades, etc.
Casos seleccionados para escribir notas
Aunque el memorando se considera un documento interno, una de sus variedades es un documento enviado a la comisión de certificación. Sin embargo, el uso de notas adhesivas únicamente para la comunicación de trabajo es aún más común.
¿Cómo escribir un memo?
Las reglas básicas para escribir una nota son similares a cualquier otra. Incluyen escribir en una hoja de formato A4, instrucciones de quién y a quién se envía, certificación por fecha y firma. Pero, ¿cómo escribir una nota en cumplimiento de todos los requisitos?
- en el centro (también permitido en el lado izquierdo de la hoja) escriba el nombre correspondiente del documento;
- Hay dos opciones para escribir la fecha, tanto en números completamente arábigos como en la indicación del mes en palabras;
- en el título, se puede agregar una breve descripción del contenido del documento al encabezado principal;
- La información sobre el remitente y el destinatario debe estar completa: nombre, apellido y patronímico, nombre completo del puesto y departamento (unidad) al que se adjunta este puesto.
Contenido de la nota de servicio
La respuesta a la pregunta de cómo escribir una nota incluye no solo los detalles y atributos de este documento, sino también cuál debería ser su contenido.
El documento bajo consideración no requiere una declaración de la esencia del problema en un idioma muy seco y oficial; sin embargo, se permite una narración libre, que refleje específicamente el motivo de la escritura.
El contenido generalmente se divide en dos partes. El primero de ellos se llama preámbulo. Habla brevemente sobre lo que llevó al redactor a escribir una nota y enviarla a un empleado específico.
La segunda parte se considera la principal, también es más grande que el preámbulo. Este texto incluye una declaración de la solicitud o propuesta directa. Se le puede agregar un análisis de la situación, conclusiones y resultados.
Forma
Cuando se les pregunta acerca de cómo escribir un memo, algunas compañías simplemente proporcionan a sus empleados un formulario especial. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que esta no es una unificación obligatoria: GOST solo proporciona disposiciones de asesoramiento (con respecto a las fuentes, las dimensiones y el espacio) sin una muestra aprobada. Sin embargo, si esto existe en una empresa en particular, es mejor quedarse con él.
Servicio y notas
Un poco más arriba en la nota, se observó cómo difieren las notas oficiales y de informes. Pero mucha gente todavía está inclinada a confundirlos entre sí.
Los errores más comunes son:
- memo para el empleado del empleado al jefe (de hecho, un informe);
- sobre el aumento de sueldo;
- Sobre la promoción.
Los dos últimos implican un tratamiento no a nivel horizontal, sino vertical, lo que niega la definición de una nota.
Importante: la división de las notas en notas y explicativas a priori es incorrecta.
Registro
Todos los memos se registran en el registro. Dependiendo de cómo se organice el papeleo en cada empresa en particular, ya sea el que redactó el documento o el que lo recibió puede ocuparse de esto. En cualquier caso, esto se reduce al hecho de que a la nota de servicio se le asigna un número único, que debe indicarse en su texto.
Memo de muestra
"Departamento de Ventas, Director de la División de Tecnología de la Información V. A. Kutsak
Memorando
№ 19-43/102
13 de abril de 2015
Al probar el estado de una PC para su rendimiento
A partir del 10/04/2015, se producen fallas de ventas regulares en la computadora personal de un empleado de ventas, R. Maksimenko, a saber: reiniciar sin dar este comando a la PC, problemas para encender / apagar y también parpadeo de la pantalla. Debido a lo descrito, le pido que realice los diagnósticos necesarios por parte de los especialistas de su departamento para detectar las causas de los fallos de funcionamiento, así como para resolverlos con éxito. Sugiero que los resultados de las pruebas se publiquen por escrito, con un resumen de otras acciones: reparación o reemplazo de la máquina.
Jefe del Departamento L. A. Kudryavtsev "
Supongamos que la PC no es reparable. En este caso, redactamos una nota para cancelar el equipo.
Ejemplo de nota de desmantelamiento
"Departamento de ventas, Director de logistica Departamento M. A. Oleinik
Memorando
№ 21-45/104
16 de abril de 2015
Acerca del desmantelamiento de una PC inoperativa
A partir del 10 de abril de 2015, ocurrieron fallas regulares en la computadora personal de un empleado de ventas, R. Maximenko. Los diagnósticos realizados como resultado de esto por los especialistas del departamento de TI mostraron lo siguiente: la PC no es adecuada para una operación adicional. En este sentido, solicito cancelar el equipo anterior por inoperabilidad.
Jefe del Departamento L. A. Kudryavtsev "
Además de ella, necesitará otra nota: para reemplazar el equipo fuera de servicio.
Nota de reemplazo de equipo
"Departamento de Ventas, Director del Departamento de Logística M. A. Oleinik
Memorando
№ 22-46/104
17 de abril de 2015
Acerca de reemplazar una PC rota
La computadora personal de un especialista del departamento, Maksimenko R. D., fue desarmada y necesita ser reemplazada debido a su inoperancia (de acuerdo con el documento No. 20-44 / 103 del 15/04/2015).Proporcione equipo nuevo que coincida con los parámetros desarmados. Informe sobre la implementación por escrito. Adjunto a la nota el informe de la división de tecnología de la información sobre el diagnóstico y sus resultados.
Jefe del Departamento L. A. Kudryavtsev "
En conclusión
Por lo general, escribir una nota no causa problemas. Este documento interestatal es un medio de comunicación bastante familiar entre los diferentes niveles de gobierno. Solo la "confusión" entre notas y notas puede causar barreras condicionales (el artículo indica en qué se diferencian).
En algunas empresas, la compilación de notas se realiza exclusivamente de acuerdo con el modelo introducido y aprobado (en este caso, es mejor abastecerse de formularios especiales para ellos), en otras es más que gratuito.
Al compilar este documento, uno debe guiarse por las mismas reglas que para otros documentos: la fuente y el espaciado de acuerdo con GOST, la fecha y la firma para la validez de la nota.
En general, un memo es un conjunto de herramientas muy conveniente, fácil de dominar y, cuando se usa correctamente, existe un trabajo bien coordinado y claro de un equipo de organizaciones. Ayuda a mantener una conexión holística entre los departamentos y también fortalece la estructura que conforman.
