Casi todos los empleados deben tener un memo de muestra a la mano. Este es un documento muy importante de comunicación interna, sin el cual el funcionamiento normal de la mayoría de las grandes instituciones es imposible.
Informe Nota Definición
Una nota es un documento diseñado para transmitir información a lo largo del servicio vertical de abajo hacia arriba. Su objetivo es informar al jefe inmediato sobre los hechos e incidentes que ocurren en el proceso de realizar el trabajo.
Además de informar al empleado que informa, su compilador, ofrece medidas que deben aplicarse después de analizar la situación.
Casi todos los jefes de departamento saben deletrear memo. Muestra siempre está en el escritorio. El informe tiene casi la misma estructura, pero un enfoque ligeramente diferente.
Memorando se envían horizontalmente, del líder al líder de un nivel. Los informes se escriben verticalmente desde el subordinado hasta el supervisor inmediato.
Tema de notas
La razón para escribir un memorando puede ser cualquier incidente en la empresa. Hoy en día, por ejemplo, una muestra de un memorando sobre la rudeza de los empleados no es tan común, pero incluso hace 30-35 años era un fenómeno generalizado.
Hoy en día, hay informes más frecuentes sobre el incumplimiento de los deberes oficiales, sobre llegar tarde. También se pueden compilar para expresar la solicitud de un empleado en particular o de todo el personal de la unidad.
Los empleados también escriben informes informando sobre la ejecución de las instrucciones recibidas de las autoridades superiores, especialmente si fueron entregadas por escrito.
Los incidentes de producción, situaciones imprevistas o acciones planificadas también se convierten regularmente en una ocasión informativa para escribir un informe. Por lo tanto, el tema de este documento es bastante extenso y puede abarcar absolutamente todos los aspectos del proceso de producción, lo que debe informarse a las autoridades superiores.
Enfoque de informes
Toda empresa sabe que hay dos tipos de notas: internas y externas. Más comúnmente usado interno. No van más allá de los límites de una unidad estructural y se envían del empleado al supervisor inmediato. Cualquiera que tenga esa necesidad puede escribirlo. Un ejemplo de esto es una nota sobre el incumplimiento de los deberes oficiales, una muestra de los cuales se encuentra en cada departamento de personal.
El informe externo va más allá de los límites de la unidad estructural y se envía en nombre de su jefe a su gerente superior. Si el interno se puede hacer en una hoja normal de tamaño A4, entonces el externo se envía solo en papel con membrete y se certifica con un sello, si lo hay, en la unidad. Pero ambos tipos deben compilarse estrictamente de acuerdo con GOST, de lo contrario no se pueden adjuntar a la documentación general de la empresa.
Requisitos
Según GOST, cada muestra del memo debe contener ciertos detalles, sin los cuales el documento deja de serlo.
El informe comienza con los detalles que indican el nombre de la empresa o su unidad estructural. Además, como en la declaración, hay un encabezado que indica el destinatario y el autor de la nota. Es muy importante indicar el nombre completo de sus publicaciones.El nombre del documento está escrito en una nueva línea e inmediatamente debajo de él está su título, que comienza con las palabras "Acerca de ..." o "Oh ...". Esto prepara inmediatamente al lector para qué tipo de información se presenta en el cuerpo del documento. La parte principal consta de dos secciones condicionales. El primero expone toda la esencia del incidente, y el segundo ofrece recomendaciones o redacta una petición para tomar medidas sobre la razón anterior. El informe está cerrado por la fecha y la firma del redactor con su interpretación.
Personas con derecho a elaborar informes
Todos en la empresa deben saber cómo escribir un informe sobre el empleado o sobre el incidente. Depende de esto si será legal y si todas las acciones posteriores irán más allá del alcance de la ley.
Cualquiera que tenga una necesidad similar puede redactar un documento de este tipo. Los empleados de bajo nivel a menudo envían notas informativas sobre el progreso de la ejecución de tareas, viajes de negocios e inspecciones. Con menos frecuencia, escriben informes sobre sus colegas sobre su incapacidad para realizar el trabajo.
Pero los jefes de departamento a menudo controlan la disciplina laboral. Su violación se convierte en motivo de sanciones financieras. Pero para su nombramiento es necesario proporcionar argumentos sólidos.
Como regla, junto con un memorando, se envía una carta explicativa al gerente, que indica buenas o no muy buenas razones para el incidente. En base a estos dos documentos, se elabora un pedido apropiado para la empresa.
Evidencia de viabilidad
En cada departamento de personal, en cualquier departamento de contabilidad hay una muestra de un memo. Este documento sirve como una confirmación de peso de que ciertas acciones se llevaron a cabo razonablemente.
En las empresas estatales, a menudo se realizan inspecciones por servicios de diversas instancias. Todos ellos están diseñados para confirmar la legitimidad del flujo de caja de los fondos presupuestarios. La acumulación irrazonable de la prima o la deducción de los salarios es una violación grave, que conlleva sanciones.
Pero la presencia de un memorando, sobre el hecho de que se tomaron acciones legales, sirve como una justificación seria para este o aquel hecho. Un memo puede ser un argumento incluso en un juicio si está redactado en forma y respaldado por el destinatario que ha recibido y familiarizado con su contenido.
Prevalencia de memos
Sucedió históricamente que la forma del memorándum, una muestra de la cual se da en este artículo, no se arraigó en absoluto en los negocios privados. En las empresas y empresas propiedad de particulares, es más común resolver problemas de producción verbalmente o mediante la redacción de órdenes. Esto se debe al hecho de que el negocio tiene significativamente menos organismos externos que lo controlan, por lo que no es necesario informar sobre la legitimidad de ciertas acciones. Pero aquí hay un lugar para los informes relacionados con la rotación financiera, ya que el control por parte de las autoridades fiscales todavía está presente.
En las instituciones gubernamentales, los memorandos son una ocurrencia común. Permiten que cada subordinado sea reasegurado, transfiriendo junto con el documento la responsabilidad de resolver el problema a su superior inmediato.
Ejemplo de memorando de empleado
El informe más simple se elabora sobre el hecho del incumplimiento de los deberes oficiales o la violación de la disciplina laboral por parte de un empleado.
Comenzamos el documento con el nombre de la unidad: "Departamento de Información del Instituto de Investigación Agrícola". A continuación, escribimos un sombrero: "Para el jefe del departamento de información, Ivanov I. I., del programador de tercer nivel Petrov P. P."
En el cuerpo del informe, declaramos la esencia de la nota: “Les traigo a su atención que el programador junior Sidorov Ivan Ivanovich llegó a trabajar el 02.06.2011 tarde a las 2 en punto y en un estado de intoxicación extrema.El infractor no proporcionó razones válidas y su evidencia, pero reaccionó a la solicitud con una grosería abierta dirigida a mí. En vista de la regularidad de tales violaciones de la disciplina laboral, propongo que se apliquen las sanciones apropiadas con amonestación y deducción de una multa equivalente al pago de su trabajo durante 2 horas del salario, durante el cual I. Sidorov no estuvo en el trabajo ".
El informe está cerrado por fecha y firma con descifrado.
Recomendaciones de compilación
Si examina cuidadosamente cada informe de muestra, se hace evidente que todos están diseñados en un estricto estilo oficial de negocios. No tiene sentido apartarse de él y entrar en detalles con su descripción en un estilo de conversación. Cuanto más claro y conciso sea el texto, más cerca estará del presente informe.
Asegúrese de analizar el incidente descrito y dar sus recomendaciones sobre este asunto. Esto no significa que sea así. El jefe tiene derecho a decidir qué sanciones tomar, pero con mayor frecuencia está de acuerdo con las propuestas del compilador del informe, ya que no tiene tiempo para profundizar en todos los detalles.
Recuerde, el memorándum es un documento legal completo para la precisión de lo que usted garantiza su propia firma.
