En casi cualquier organización, independientemente de su forma legal y número de empleados (incluso si hablamos de empresarios individuales), en el proceso de su trabajo, una gran cantidad de diversos documentos comerciales, cartas, informes fiscales y otra información se acumulan en los medios electrónicos. Casi todas las empresas que han estado operando durante más o menos tiempo, tarde o temprano enfrentan la necesidad de sistematizar sus archivos.
Algunos de los documentos deben conservarse y, por el contrario, es hora de destruirlos. Pero, ¿cuáles son los períodos de almacenamiento de los documentos contables, después de los cuales se pueden eliminar de forma segura? De hecho, nuestro marco legislativo rara vez es condescendiente con la violación de tales condiciones y, por lo tanto, es necesario conocerlas.
Es la divulgación de este tema a la que se dedica este artículo.
Como ser
Cabe señalar que se supone que muchos documentos deben almacenarse durante al menos 75 años, y generalmente se recomienda encarecidamente que no se toquen algunas categorías de informes durante todo el trabajo de la empresa. Como ser Después de todo, me gustaría cumplir con la ley en su totalidad, ¡pero al mismo tiempo no complicar la vida de los empleados responsables de mantener los registros de archivo!
Antes de responder a esta pregunta, nos familiarizaremos con los principales documentos reglamentarios, que consagran los requisitos básicos que consideran la vida útil de los documentos contables de todas las empresas, independientemente de su forma legal, tamaño y dirección de actividad.
Regulación normativa del almacenamiento de documentos.
Veamos los principales documentos reglamentarios que rigen el archivo en las organizaciones.
En primer lugar, la Ley Federal de noviembre de 2004 No. 125-FZ. Este es un documento general, regula completamente el archivo en nuestro país. Por lo tanto, sus disposiciones hablan sobre la organización del proceso de preservación de todos los documentos de producción y contabilidad, sobre los métodos de adquisición y uso de archivos. Además, legislativamente consagra los procesos de interacción entre las instituciones de archivo y aquellos ciudadanos que desean utilizar la información almacenada allí.
Por supuesto, las "Reglas básicas para el trabajo de las organizaciones de archivo" juegan un papel muy importante. Fueron aprobados oficialmente y recomendados para su uso por la decisión de los Archivos Federales, que se adoptó el 02/06/2002. Al comenzar la organización del departamento de archivo en la organización, le recomendamos que primero se familiarice con este documento, ya que muestra los puntos más importantes y fundamentales de este tipo de actividad.
Otros documentos
Para la conservación normal de documentos importantes, también es necesario conocer la lista de documentos de archivo estándar que se generan en el curso de las actividades laborales de cualquier empresa. Es allí donde se indican los períodos de almacenamiento de documentos contables, y este documento fue aprobado por una orden separada del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia en 2010. El número de documento es N 558. Por su nombre se hace evidente que contiene una lista de los principales valores que se forman como resultado del negocio u otras actividades de la empresa.
Legado de la URSS
El Reglamento sobre Documentos, publicado por el Ministerio de Finanzas de la URSS el 29 de julio de 1983, No. 105, sigue siendo relevante. Dentro del marco de esta disposición, se establecen los términos iniciales de almacenamiento de documentos y el procedimiento para su creación, aceptación y uso.
Del Código Tributario
Además, puede encontrar la información relevante en el artículo 23 del documento correspondiente. Entonces, en el octavo artículo hay una cláusula que considera por separado los períodos de almacenamiento de documentos contables que se pueden utilizar para acumular y retener impuestos. Estos incluyen valores que confirman la recepción directa de ingresos, gastos, así como los impuestos ya pagados a favor del estado.
Finalmente, dicha información está disponible en la Ley Federal 29 (No. 402-ФЗ con fecha 6 de diciembre de 2011) "Sobre contabilidad". En él, puede encontrar los períodos de almacenamiento de documentos contables en organizaciones para empresas comerciales.
¿Qué se debe almacenar y por cuánto tiempo?
No es sorprendente que el almacenamiento de documentos contables típicos que se forman en el curso de la actividad de cualquier organización (todo esto se encuentra en la Lista antes mencionada) es especialmente importante. Los papeles típicos se almacenan: 1 año, 5 años, 75 años. Algunos documentos (información sobre la obtención de fondos en cantidades especialmente grandes) deben almacenarse permanentemente.
Grupos de almacenamiento
Los auditores profesionales dicen que todos los documentos que reflejan registros contables se pueden dividir en cuatro grupos principales. Aquí hay una lista de períodos de almacenamiento para documentos contables:
- Papeles que deben mantenerse permanentemente. Estos incluyen todos los estados financieros anuales, así como cualquier evidencia obtenida al registrarse con las autoridades fiscales.
- Grupo de almacenamiento a largo plazo (más de 10 años). Estas son notificaciones, documentos firmados por los empleados con el consentimiento para el procesamiento de datos personales. Los datos sobre el tema en sí, que dieron su consentimiento, deberían estar disponibles durante 75 años.
- Tipo temporal Se supone que los documentos de este grupo deben almacenarse hasta por 10 años inclusive. Estos incluyen facturas, así como cartas de garantía.
- La cuarta variedad incluye todos los documentos anteriores, que han expirado y, por lo tanto, deben eliminarse.
Matices importantes
Importante! Debe saber que está estrictamente prohibido reducir la vida útil, pero se permite un aumento en este tiempo. Pero esto se aplica solo a aquellas organizaciones que realizan actividades muy específicas.
Entonces, la vida útil de los documentos contables en LLC, que se dedican a la provisión de préstamos financieros a la población, comienza desde los 75 años. En la práctica, las organizaciones de inspección observan que dichos documentos deberían estar disponibles en todo momento, ya que en caso de cualquier reclamo (por parte de los herederos, por ejemplo), es posible que tengan que presentarse incluso después de este período.
Por lo tanto, la organización de la nomenclatura que se utilizará en una empresa particular para la organización de negocios de archivo es de particular importancia. Ahora consideraremos los requisitos básicos que las organizaciones de inspección hacen para organizaciones específicas, dependiendo de su forma legal de propiedad.
En general, no difieren en variedad, pero también hay algunos matices. Como regla, están relacionados con la cantidad de ingresos que recibe la empresa.
LLC
Primero, considere LLC. Dado que la rotación de tales empresas es bastante significativa, los requisitos para ellas son más estrictos. En primer lugar, todos los informes contables y fiscales deben mantenerse durante al menos 75 años. Además, la vida útil de los documentos contables en la LLC puede extenderse indefinidamente en los casos que ya hemos considerado anteriormente.
La documentación de los acuerdos con el personal debe mantenerse durante el trabajo de una persona específica en la organización y durante al menos 10 años a partir de la fecha de su despido. Si el empleado se retira de esta compañía en particular, los documentos deben conservarse permanentemente, porque en caso de reclamos relacionados con el tamaño de los cargos, primero deberán presentarse.
Las facturas, otros documentos que evidencian acuerdos con proveedores y clientes pertenecen al tercer grupo y, por lo tanto, deben almacenarse hasta 10 años inclusive. Como ya dijimos, los estados financieros generales deben mantenerse permanentemente.
Emprendedores individuales
Los requisitos para esta categoría de empresas son mucho menos estrictos, ya que la cantidad de documentos creados allí es mucho menor. Entonces, ¿cuál es la vida útil de los documentos contables SP? Veamos este problema con más detalle. En primer lugar, todos los certificados de registro, informes anuales a las autoridades fiscales. Esta información debe almacenarse permanentemente a lo largo de la vida de una empresa en particular.
Sin embargo, si un empresario no tiene empleados y mantiene registros de acuerdo con un esquema simplificado, entonces todos los requisitos terminan ahí. Por supuesto, la vida útil de los documentos de contabilidad de propiedad intelectual en este caso es de los mismos 75 años, ya que solo se incluyen informes anuales.
CJSC
Dado que la actividad de tales empresas implica obtener una cantidad significativa de ingresos, así como acuerdos con los accionistas, los requisitos para los documentos almacenados en este caso son más estrictos. En general, en la mayoría de los casos, la vida útil de los documentos contables en una empresa es de al menos 75 años. Sin embargo, hay excepciones.
Por supuesto, toda la información sobre el capital autorizado, el volumen de depósitos, el tamaño de la participación de los fundadores debe almacenarse de manera continua. La lista de documentos que también deben archivarse por un período de 75 años o más incluye documentos contables que pueden ser utilizados por las organizaciones tributarias: información sobre el rendimiento de los activos, declaraciones sobre acuerdos con accionistas, así como medios electrónicos en los que hay datos de ingresos disponibles. en cuentas de la organización de fondos en cantidades especialmente grandes.
La información sobre los asentamientos con personal también se almacena durante 75 años. Otros documentos (facturas, cartas de garantía) tienen un período de retención de hasta 10 años inclusive.
Organizaciones presupuestarias
¿Y cuáles son los períodos de almacenamiento de documentos contables en institución presupuestaria? Como regla, no hay requisitos especiales para esto. Se cree que durante 75 años solo se debe mantener información sobre los estados financieros anuales y los valores destinados a las autoridades fiscales. Todos los demás documentos se almacenan hasta 10 años inclusive.
Características importantes
Si se familiariza con la lista de todas las leyes y regulaciones que está disponible anteriormente, puede sorprenderse: ¡la vida útil estándar de los documentos contables no excede los cinco años (Ley Federal No. 402)! Al mismo tiempo, en nuestro artículo escribimos sobre 10 años y más. ¿Cómo puede ser esto? Desafortunadamente, en este caso hay una pobre elaboración del marco regulatorio, cuando los requisitos de la ley son contrarios a las realidades. Vamos a ilustrar con un ejemplo.
Si incluso es un comerciante único, puede encontrarse fácilmente con una situación en la que la inspección fiscal requiere la presentación de documentos que ya han expirado (de acuerdo con los requisitos de la ley). En el caso de un CJSC y LLC, cuya facturación anual puede exceder decenas o incluso cientos de millones de rublos, la ausencia de incluso algunos valores sin importancia puede causar grandes problemas.
Por ejemplo, a menudo se requieren documentos que confirmen la legalidad del reclamo de cuentas por cobrar. No es ningún secreto que en la práctica su plazo puede estimarse en casi diez años. Según la ley, dos conjuntos de documentos contables ya pueden destruirse al mismo tiempo. Si la empresa realmente los eliminara, podría incurrir en grandes gastos. Como? Muy simple
Si la empresa no puede proporcionar los valores solicitados, deberá volver a calcular el impuesto a las ganancias (aunque puede que no exista), así como pagar fuertes multas.En pocas palabras, al determinar los períodos de almacenamiento, uno debe guiarse no tanto por los requisitos de la ley (por paradójico que sea), sino por la importancia real de un documento para una empresa en particular.
Por supuesto, la vida útil de los documentos contables primarios en cualquier caso debe ser lo más larga posible, pero incluso muchas facturas bajo ciertas condiciones deben almacenarse en el archivo durante más de 15 años. Si la empresa tiene deudores, o si se lo debe a alguien, dichos documentos deben almacenarse permanentemente, independientemente de los requisitos de la Ley Federal y sus resoluciones.
¿Cómo determinar la importancia de los documentos contables para la organización?
¿Cómo entender qué documentos deben marcarse "antes de la necesidad" al almacenarlos y qué se debe hacer con ellos en el futuro? En este caso, los abogados profesionales recomiendan un examen por separado del valor de los documentos almacenados.
El principal requisito por el cual los miembros de la comisión deben guiarse no es solo el valor de la información en los documentos almacenados, sino también el daño que la organización puede sufrir si se pierden.
Por lo tanto, se requiere aumentar la vida útil de los siguientes documentos financieros y contables: cualquier contrato y estimación para esas obras que incluso teóricamente pueden aumentar el valor tanto de la empresa como de sus componentes individuales; todos los papeles y medios electrónicos relacionados con adquisiciones competitivas; todos los documentos que pueden ser necesarios de una forma u otra en caso de litigio (incluso teóricamente posible).
Notas para empresarios individuales
Dado que hay muchos requisitos, y su interpretación en varios actos legislativos y decisiones judiciales es notablemente diversa, el proceso de almacenamiento de documentos se vuelve especialmente difícil para los empresarios, ya que un empresario individual a menudo no tiene antecedentes legales o especialistas contratados especialmente para resolver tales problemas. En este caso, es necesario contactar firmas de abogados en caso de disputas, si se basan en documentos contables, cuyos términos y procedimientos no están claramente establecidos en la legislación.
Tenga en cuenta: cuanto más competente y completamente establecido sea el proceso de archivo, menos problemas encontrará en el futuro.
Requisitos para la organización del archivo en la empresa.
Así que revisamos la información básica sobre el tiempo. Pero, ¿cómo organizar el almacenamiento de documentos de la organización? ¿Qué métodos hay disponibles?
En primer lugar, puede crear su propio archivo. En el caso de empresarios individuales y pequeñas LLC, el gerente de la empresa o un empleado especialmente contratado a menudo se convierte en archivero. El archivo en sí se convierte en una sala dedicada o incluso en una gran caja fuerte.
Pero en los últimos años, recurrir a empresas especiales que se especializan en crear y almacenar archivos se ha vuelto mucho más popular. Pueden ayudar a organizar las instalaciones de almacenamiento existentes y crear nuevas desde cero. En el caso de compañías para las cuales es especialmente importante mantener documentos especialmente valiosos con total seguridad, estas compañías pueden organizar su almacenamiento en cajas especialmente protegidas y protegidas.
La ventaja del primer método es su control total sobre sus documentos, y la rentabilidad de este método es obvia. Las desventajas incluyen la vulnerabilidad del archivo (no todos tienen los medios para equipar una habitación a prueba de fuego). Además, no todos tienen la educación jurídica adecuada para la organización adecuada del almacenamiento.
Las ventajas del segundo método incluyen la organización ideal del almacenamiento, así como la plena preparación legal del personal de la agencia. El lado negativo está lejos de ser un control completo sobre el archivo de la gestión de la empresa.
Así que examinamos la vida útil de los documentos contables previstos por las normas legislativas, así como los requisitos que se aplican a las principales formas legales de negocios en este caso.
