Las empresas rusas, las agencias gubernamentales, los empresarios y otras entidades jurídicas en el proceso de comunicación entre ellos utilizan regularmente documentos oficiales. El aspecto más importante de la interacción correcta de organizaciones e individuos es el uso de detalles. Su lista está determinada por la ley rusa. Requisitos de los documentos: este es el atributo más importante de las fuentes oficiales publicadas por empresas, autoridades o compiladas por individuos al contactar cualquier estructura. ¿Cuáles son las características de trabajar con ellos?
Definición
Los requisitos de los documentos son elementos obligatorios del diseño visual de varias fuentes de información, aprobadas, por regla general, en papel, en papel, aprobadas a nivel de estándares estatales, industriales o corporativos.
Los tipos de documentación que pertenecen a la categoría de organización y administración se elaboran de acuerdo con GOST R 6.30-2003. Esta fuente de estándares incluye criterios unificados que son obligatorios para el uso durante el intercambio de documentos con la participación de empresas rusas, autoridades y otras instituciones con estatus oficial.
Considere los detalles más importantes de los documentos definidos por el estándar estatal especificado.
Detalles básicos según GOST: escudo de armas de la Federación Rusa
Muchos documentos oficiales deben incluir el escudo de armas de Rusia. Este símbolo de estado se puede representar en tres variedades: como multicolor en el escudo heráldico, como un color, con o sin un elemento similar. El escudo de armas multicolor de la Federación de Rusia debe colocarse en documentos que contengan las disposiciones de las leyes constitucionales federales y las leyes federales, reglamentos emitidos por el Presidente, el Gobierno y la Asamblea Federal.
El escudo de armas de un solo color de la Federación de Rusia sin un escudo heráldico debe colocarse en los documentos publicados:
- Comisión Interdepartamental de Secreto de Estado;
- tribunales federales;
- la oficina del fiscal;
- El Comité de Investigación y otros organismos de perfil similar.
El emblema de la Federación de Rusia se utiliza como elemento en cartas y otros documentos.
Escudo de armas del tema de la Federación de Rusia y municipios
Los detalles de los documentos adoptados en las entidades constitutivas de la Federación de Rusia incluyen su propio emblema de la región. Las reglas para su colocación están reguladas por actos normativos adoptados en un tema en particular. Además, a nivel regional, se pueden aprobar las reglas para colocar el escudo de armas de la Federación Rusa en ciertos documentos. Los detalles de los documentos emitidos a nivel de territorios municipales, a su vez, pueden contener el emblema de la ciudad y otro asentamiento o municipio. Las reglas para la colocación de este atributo se establecen mediante actos reglamentarios adoptados por las autoridades locales.
Marca registrada
El registro de detalles de documentos en organizaciones puede implicar el uso de un emblema o marca registrada. Dichos elementos se colocan de acuerdo con las disposiciones de los estatutos de las empresas. Además, el emblema no se coloca en los documentos al mismo tiempo que el emblema de la Federación de Rusia, una entidad constitutiva de la Federación de Rusia o un municipio. Las marcas registradas pueden incluir palabras e imágenes. El color de los accesorios correspondientes puede ser cualquiera.
Código de organización
De acuerdo con el clasificador de empresas de toda Rusia, el código del documento también puede ser un código de organización. Esta información generalmente tiene una función de referencia. El documento principal, en cuya estructura hay un código de organización, es una carta.
PSRN
En la mayoría de los casos, los detalles de los documentos principales de la organización requieren su inclusión en su estructura OGRN. En letras, este elemento se indica como parte de la información básica sobre la organización. PSRN también se utiliza al emitir membretes de empresas. Para los empresarios, hay un atributo similar: IP OGRN. Se utiliza principalmente para los mismos fines que el elemento correspondiente en el flujo de documentos con la participación de personas jurídicas.
TIN y PPC
Estos detalles, junto con el PSRN, se utilizan con mayor frecuencia en la documentación primaria, así como en membretes elaborados por los empleados de la organización. PPC: un elemento inherente a las personas jurídicas. Los empresarios individuales no usan tales accesorios.
Código de formulario de documento
De acuerdo con el clasificador de toda la documentación de gestión de Rusia, el código del formulario debe estar presente en la estructura de detalles de varias fuentes. Este elemento se utiliza principalmente para optimizar la velocidad de transferencia de archivos a través de canales electrónicos.
Nombre de la empresa
Los detalles obligatorios del documento incluyen un elemento como el nombre de la organización. Es importante que sea coherente con lo que se indica en los documentos constitutivos de la empresa. En los formularios debe indicar el nombre completo de la empresa. La abreviatura se puede colocar de lado a lado (debajo o detrás de ella).
Información de referencia
El siguiente elemento de los detalles de los documentos: información de referencia sobre la empresa. Su estructura implica la inclusión de una dirección postal, números de teléfono y otra información que la empresa considera necesario ubicar. Además, por regla general, el código de la organización, PSRN, TIN y KPP están pegados.
Nombre del tipo de documento
El documento debe estar correctamente clasificado por tipo. El nombre correspondiente de la especie se registra en el estatuto de la empresa. También debe cumplir con los criterios incluidos en el OKUD. Por lo general, el elemento en cuestión se fija en los formularios. Para las letras, este atributo (nombre del documento) no es típico. Está escrito en mayúsculas.
Fecha del documento
El siguiente atributo importante es la fecha del documento. Debe reflejar el tiempo de creación de la fuente correspondiente o, por ejemplo, su firma. La fecha está sellada por la persona que tiene la autoridad para firmar el documento, o el servicio interno de la organización responsable del intercambio de fuentes relevantes. En algunos casos, la fecha puede ser sellada por el autor del documento.
Número de registro
El número de registro (índice) es un requisito, que se fija para facilitar la clasificación de la fuente en los registros y archivos internos de la organización, así como un identificador durante el flujo de trabajo con otras empresas. Las reglas para fijar el requisito se reflejan en fuentes administrativas aprobadas por la empresa.
Además, en algunos casos, el elemento en cuestión se puede complementar con un enlace que incluye, de hecho, el número de registro, así como la fecha del documento que requiere una respuesta. Es decir, este atributo a menudo se usa en cartas redactadas en respuesta a apelaciones a la empresa.
Lugar de compilación
En algunos casos, puede indicarse el lugar de compilación de un documento. Por ejemplo, si lo determina sobre la base de otros detalles es difícil. Pero si el lugar de compilación ya está indicado en otros elementos del documento, entonces no es necesario incluir los accesorios correspondientes en la estructura fuente.
Destinatario
El siguiente atributo significativo es el destinatario. Se indica si es necesario enviar un documento a un unidad estructural Empresa correspondiente. Además, el destinatario puede ser un funcionario o un ciudadano en el estado de un individuo.
Buitre
Es posible que se requiera un sello de aprobación de origen. Este atributo puede dar al documento un carácter normativo.Por ejemplo, un director de una compañía puede usar el sello tipo "Yo afirmo", después de lo cual las disposiciones de la fuente serán vinculantes para los empleados de la compañía.
Resolución
Otro atributo interesante es la resolución. Se activa si un funcionario, como el director de la empresa, quiere tomar una decisión, tomando en cuenta los méritos de la información en el documento. Este requisito también contiene un nombre completo, el contenido del pedido, la fecha límite para completarlo, una firma, una fecha. Los ejecutores de la tarea pueden ser indicados.
Titular
Algunos documentos usan un encabezado. Su propósito es presentar un breve resumen de la información presente en la fuente. En el sentido, debe correlacionarse con el nombre del documento. Encabezado de ejemplo: "Orden sobre la formación de un comité de certificación".
Marca de control
En algunos casos, el documento requiere accesorios como una marca de control. Este elemento indica que la fuente es aceptada por la estructura competente de la empresa y se está trabajando en ello. Por lo general, este atributo parece un sello con la palabra "control".
Texto del documento
Probablemente el requisito clave del documento. Refleja la esencia de la información transmitida a través de los medios impresos. En general, se compila en ruso o uno que tiene estatus oficial en el tema de la Federación Rusa. El texto puede incluir tablas, varios elementos de formato.
La estructura del texto generalmente se presenta en dos partes: la primera refleja las razones y los objetivos del envío del documento, la segunda refleja la idea principal de la apelación, solicitud, recomendación, etc. En algunos casos, está permitido usar solo la segunda parte de la estructura del atributo correspondiente.
Marca de aplicación
Sucede que en el texto del documento es problemático mostrar todos los datos necesarios. En este caso, la fuente puede complementarse con aplicaciones. Este hecho debe mostrarse en el documento a través de los accesorios apropiados. ¿Cómo se puede incluir la marca en cuestión en la estructura fuente? Como regla general, escriben: "Solicitud en tal y tal número de hojas en tal y tal volumen de copias". En algunos casos, puede ser necesario indicar el nombre del documento que contiene la aplicación.
Firma
Los tipos más importantes de detalles de documentos incluyen un elemento como una firma. Lo pone un funcionario, registrando así la precisión de la información contenida en la fuente. Y esto no es solo un autógrafo: una firma como atributo independiente debe contener el nombre de la posición de la persona que firma el documento, así como una transcripción.
Diapasón
Los requisitos para los detalles de los documentos establecidos en algunas organizaciones requieren la presencia de un sello de firma. Se utiliza en casos en los que es necesario corregir el hecho de que la información en la fuente está aprobada por una persona o estructura competente en la empresa.
El sello debe incluir la palabra "acordado", así como información sobre la posición de la persona que aprueba la información relevante, su firma y descifrado. Una característica clave del sello de aprobación es el uso en la gestión de documentos que involucra a varias organizaciones.
Aprobación de la visa
Un elemento lo suficientemente cerca del diapasón se puede llamar una visa de aprobación. Su característica clave se usa solo dentro de la organización. Al mismo tiempo, una visa se puede colocar varias veces ya que el documento es revisado secuencialmente por varios departamentos.
Imprimir
Casi siempre, los detalles de los documentos de pago, así como otros tipos de fuentes primarias, requieren que las organizaciones coloquen un sello. En Rusia, generalmente es tinta. La estructura de la prensa generalmente contiene información sobre la empresa: nombre, PSRN, TIN y otros detalles.
Papeleo: matices
Hemos determinado que los detalles de los documentos son el criterio más importante para organizar los procedimientos correctos para la interacción de la empresa con socios, agencias gubernamentales, así como para las comunicaciones internas. ¿Qué matices característicos de la implementación práctica del flujo de trabajo en las empresas rusas se pueden observar?
Cabe señalar que anotar todos los detalles requeridos por GOST es una ocurrencia rara. Cada documento requiere el uso de un conjunto apropiado de elementos. Por ejemplo, con respecto a las cartas oficiales, a menudo utilizan detalles como el escudo de armas de la Federación de Rusia, el tema de la federación, el logotipo de la ciudad o la compañía, el código de la compañía, PSRN, TIN, KPP, así como el nombre de la organización.
El nombre del tipo de documento en letras generalmente no se pone. Mientras, por ejemplo, tipos de fuentes como una orden, un acto, memorándum o una decisión debe contener en su estructura el elemento correspondiente. En letras es necesario indicar el nombre completo de la empresa a la que se envía el documento, y si hay un nombre abreviado proporcionado por fuentes oficiales, también debe indicarse (escriba entre paréntesis después del nombre completo).
Existen varios métodos correctos para reducir los nombres de las organizaciones: por las primeras letras (es decir, se obtiene una abreviatura como un instituto de investigación), por las sílabas iniciales (por ejemplo, se puede obtener Uralmash) o por otro método aprobado en los documentos oficiales de la empresa destinataria.
Otros detalles importantes de los documentos son la dirección postal, así como los números de teléfono y fax. También en cartas oficiales se suelen indicar detalles bancarios organización Otro elemento importante del documento relevante es la fecha, que refleja el momento de su firma. Luego se firma el documento oficial, se coloca el sello de la compañía.
