La efectividad personal es el secreto principal del éxito en todos los asuntos, y depende, entre otras cosas, de la capacidad de asignar correctamente los recursos de tiempo. La gestión del tiempo se presta al estudio y la planificación científica. Existen técnicas especiales que le permiten distribuir correctamente el tiempo para que sea suficiente para todo.
Concepto de gestión del tiempo
Una persona al nacer recibe un recurso único e irremplazable: el tiempo. A menudo, cómo se deshace de él, a menudo depende del éxito de una persona en los negocios, su efectividad. La gestión del tiempo, o gestión del tiempo, es un proceso de varias etapas que incluye habilidades en planificación, análisis y organización de procesos.
La idea de la gestión del tiempo no es nueva en absoluto, incluso en los primeros años de nuestra era, el filósofo romano Séneca escribió que el tiempo requiere una actitud especial y formuló las primeras reglas de la gestión del tiempo: debe mantener un diario de tiempo, debe evaluar cuánto tiempo pasó y cómo El período de tiempo estuvo saturado de eventos. Más tarde, los filósofos más de una vez pensaron en cómo mantener el tiempo, propusieron teorías e inventaron métodos para su economía y gasto racional.
Pero cientifico enfoque de gestión Este recurso aparece solo a finales de los siglos XIX y XX. Frederick Taylor, un ingeniero estadounidense, propuso el concepto de gestión del tiempo de los empleados y asoció este proceso con la motivación y el establecimiento de objetivos. A principios del siglo XX, los científicos rusos crearon un campo completo llamado "organización científica del trabajo" y sentaron una base seria para la teoría moderna de la gestión del tiempo. El término "gestión del tiempo" aparece solo en los años 70 del siglo XX y, a principios del siglo XXI, esta industria se ha convertido en una de las partes más importantes y mejor desarrolladas de la gestión.
Tipos de tiempo
Para gestionar algo, debe comprender la esencia del objeto. El tiempo es un objeto específico de gestión, para gastarlo correctamente, vale la pena dividirlo en tipos. La primera clasificación se basa en los conceptos de trabajo y ocio, en cuyo caso el tiempo se divide en trabajo y ocio, o libre. La gestión de las estaciones le permite distinguir especies como el tiempo estacional: tiempo de temporada alta y baja.
También puede clasificar un recurso temporal en función de la actividad a la que está dedicado, luego se asignan los tiempos de trabajo, personal y social. Un trabajador se gasta en el desempeño de deberes oficiales, planificación, personal incluye ocio, educación, entretenimiento, y el público se gasta en familiares, amigos, el establecimiento de diversas comunicaciones. Cuando se trata de planificación, generalmente se tiene en cuenta el tiempo de trabajo, aunque, por supuesto, es necesario aplicar las habilidades adquiridas de gasto económico de tiempo a todos sus tipos.
Funciones de gestión del tiempo
Cualquier administración realiza la función principal: este es el uso racional de los recursos. Las funciones de gestión del tiempo son la planificación, distribución y gasto de este recurso no renovable. La gestión del tiempo es necesaria para hacer el uso más eficiente de la reserva de tiempo disponible, lo que afecta directamente la productividad de una persona o empleado. Las funciones principales de la gestión del tiempo son la planificación del uso del tiempo, la organización de procesos para el uso del tiempo, el seguimiento del cumplimiento de los principios y la fijación del tiempo empleado.
Beneficios de la gestión del tiempo
La gestión del tiempo da una serie de resultados positivos.Para lograr el éxito en cualquier actividad, debe aprender a pasar su tiempo adecuadamente. Una persona que ha dominado la tecnología de gestión del tiempo recibe los siguientes beneficios:
- más rápido y con mayor frecuencia logra sus objetivos;
- crea las circunstancias de su vida y puede controlarlas;
- capaz de lograr cualquier objetivo y éxito en cualquier actividad;
- experiencias menos nerviosas, ya que en su vida no hay lugar vanidad y prisa;
- tiene suficiente tiempo para la autoeducación y el desarrollo espiritual;
- tiene un plan de acción para cada día, se vuelve más disciplinado y recopilado;
- descansa más y por lo tanto se siente alegre y saludable, tiene más oportunidades para comunicarse con amigos y familiares, para clases de pasatiempo;
- más productivo en el trabajo;
- Al final, una persona tiene más confianza y es más feliz.
Estructura del proceso de gestión del tiempo
El sistema de gestión del tiempo incluye varios procesos básicos:
- análisis: para mudarse a algún lugar, necesita saber qué quiere y qué recursos tiene;
- planificación estratégica;
- declaración de objetivos;
- planificación táctica y operativa;
- logro de objetivos;
- control del gasto de recursos y logro de objetivos.
Existen otros enfoques para determinar la estructura de la gestión del tiempo, distingue 4 áreas de la formación de conocimientos, habilidades y hábitos, estos incluyen:
- establecimiento de objetivos, dominar las técnicas de establecimiento de objetivos;
- capacidad de priorizar;
- la capacidad de usar herramientas de planificación y su aplicación competente;
- desarrollo, consolidación y aplicación de habilidades de uso racional del tiempo.
Tipos de gestión del tiempo
Como cualquier gestión, la gestión del tiempo principal se puede dividir en planificación estratégica y operativa. También se puede dividir en tipos de gestión de este recurso por tiempo: a largo plazo y a corto plazo, lo que, de hecho, duplica la primera clasificación.
La planificación estratégica está asociada con el logro de objetivos globales a largo plazo, mientras que el tiempo se asigna por un año o más. Está asociado con el pronóstico, basado en un análisis profundo de la situación.
La gestión del tiempo actual está asociada con el logro de objetivos a corto plazo: de un mes a seis meses. Está incrustado en el plan estratégico, pero cubre solo su parte inmediata.
La asignación operativa del tiempo está asociada con la preparación de planes para la semana y el día. La asignación de recursos tácticos está asociada con una situación real y actual en la que las circunstancias pueden hacer una corrección.
Principios generales de gestión del tiempo.
Los procesos de gestión del tiempo se basan en los principios principales, que incluyen:
- Correcta fijación de objetivos. Su alcance y motivación para lograrlo dependen de esto. Existen varias técnicas para establecer objetivos, la más famosa y efectiva es el modelo SMART.
- Motivacion El ahorro de tiempo debe ser consciente y estar asociado con la satisfacción de algunas necesidades importantes, de lo contrario no se debe esperar el éxito de la gestión del tiempo.
- Ahorro La gestión del tiempo es necesaria para eliminar o reducir el déficit de tiempo, para aumentar la productividad durante los mismos períodos de tiempo.
Métodos de gestión del tiempo
Hoy, se conocen diversas estrategias y técnicas para la distribución y el uso del tiempo. Los métodos de gestión del tiempo más famosos son los siguientes:
- La matriz de Eisenhower. Este método consiste en completar una matriz de acuerdo con 4 características: importante, sin importancia, urgente, no urgente. Todos los casos para el período de planificación se evalúan en esta escala y se clasifican para su implementación. En primer lugar, se llevan a cabo asuntos urgentes e importantes, se posponen asuntos menos urgentes e importantes al segundo turno, lo principal es no retrasar su implementación para que no entren en la primera categoría.Los casos urgentes y menos importantes deben delegarse a los subordinados siempre que sea posible, los asuntos no urgentes y sin importancia no deben acumularse, por lo tanto, deben delegarse o no realizarse y excluirse de los planes.
- Pirámide de B. Franklin. Este modelo sólido requiere una preparación exhaustiva por primera vez, y luego es fácil de usar. La pirámide se basa en objetivos globales y en la vida. valores humanos El segundo nivel son los objetivos a largo plazo para 10-20 años. El tercero es un plan estratégico, decisiones sobre cómo lograr objetivos globales. El siguiente es el plan para el próximo año, luego el plan a corto plazo. Arriba hay un plan para el día. Dicha pirámide debe revisarse y actualizarse periódicamente.
Existen otras técnicas de gestión del tiempo, pero todas se basan en la capacidad de separar lo importante de lo no importante, las habilidades para establecer objetivos correctos y alcanzables y la motivación para ahorrar tiempo.
Gestión del tiempo de trabajo: técnicas y reglas básicas.
La distribución racional del tiempo de trabajo es la tarea más importante para las personas que se esfuerzan por aumentar su eficiencia. Métodos de gestión del tiempo, gestión dirigida a eliminar la escasez de tiempo de trabajo. Por lo tanto, es extremadamente importante planificar una jornada laboral basada en los siguientes principios:
- es necesario proporcionar la capacidad de registrar el tiempo dedicado a varias operaciones;
- durante la preparación del plan, el 60% del tiempo debe dedicarse al trabajo programado, el 20% a asuntos imprevistos, el 20% a tareas espontáneas;
- es necesario identificar "sumideros de tiempo" y eliminarlos tanto como sea posible;
- necesidad de clasificar las tareas laborales por urgencia e importancia;
- La planificación del tiempo debe ser sistemática, consistente y justificada.
Para administrar el tiempo en una organización, a menudo se utiliza el método ABC, que le permite clasificar los recursos de la empresa por grado de importancia. Se basa en tres principios:
- el líder hace las cosas más importantes: pasa el 15% de su tiempo en ellas;
- las tareas de importancia media se delegan a los gerentes, se les asigna el 20% del tiempo de trabajo;
- Las tareas menos importantes se delegan a los artistas que pasan el 65% de su tiempo.
Gestión del tiempo de la organización
La gestión del tiempo en una empresa es una forma de ahorrar hasta el 30% del tiempo de trabajo de un especialista. Por lo tanto, se debe prestar la debida atención a esto. La gestión del tiempo en la organización recae en los hombros de los gerentes que elaboran planes de trabajo operativos y de mediano plazo para los artistas intérpretes o ejecutantes. Hoy en día existen muchos programas de computadora que le permiten planificar las horas de trabajo de los empleados, así como monitorear la implementación de las tareas y el tiempo dedicado. Por ejemplo, Toggl, Bitrix "Team" y "Project". Existen tres estrategias principales para la gestión del tiempo de la organización:
- Aceleración Es necesario minimizar el tiempo dedicado a realizar operaciones típicas, especialmente repetitivas.
- Acumulación Es necesario identificar reservas y prioridades en cada etapa de producción, para formar una reserva de tiempo para realizar tareas imprevistas.
- Racionalización. Es necesario implementar sistemas efectivos para la planificación y el control del gasto de tiempo.
Gestión del tiempo libre.
Cualquier persona siempre siente la falta de tiempo libre y necesita ser planificado con tanto cuidado como un trabajador. Para hacer esto, debe aprender a separar estrictamente el trabajo del ocio, de modo que haya tiempo para restaurar el rendimiento. Durante las vacaciones, debe limitarse a las llamadas y mensajes en el trabajo para relajarse por completo. El trabajo doméstico necesita ser aprendido para organizarse con el máximo ahorro de tiempo. Es necesario desarrollar la habilidad para identificar las tareas más importantes, de modo que haya suficiente tiempo no solo para la relajación, sino también para el autodesarrollo. También debe aprender a abandonar la rutina pequeña, las cosas inútiles, dejando el máximo tiempo para lograr objetivos prioritarios.
