Una oferta de cooperación se considera un documento en el que una organización hace una oferta a una empresa externa sobre un posible trabajo conjunto en condiciones favorables. El objetivo principal de dicha propuesta es interesar al futuro socio y hacer que elija esta organización. Consideremos con más detalle cómo se compilan dichas propuestas, cuáles son sus principales características.
¿Quién le escribe a quién?
Una carta de invitación para la cooperación es redactada por un empleado autorizado que se dedica al desarrollo comercial o una dirección similar. El texto de dicha carta debe ser acordado con el jefe de la organización. Propuestas similares pueden ser hechas por el jefe de la compañía.
La carta está redactada a nombre del director de la compañía con la que se planea una mayor cooperación. Además, el destinatario puede ser el subdirector o cualquier persona que se ocupe de tales problemas y tenga la autoridad para tomar decisiones sobre una posible cooperación. Pero todas las propuestas comerciales de cooperación son finalmente consideradas por la gerencia de la organización.
Reglas generales
Lo más importante para recordar es que la oferta es una especie de gancho que debería enganchar al socio potencial. El texto de la carta debe ser informativo, interesante y competente. El resultado ideal para leer dicha carta sería solicitar una cotización o precio para bienes y servicios.
A pesar de que la propuesta de cooperación (se presentará una muestra más adelante) se considera un documento oficial, no existe un formulario estándar. Se redacta una carta en forma libre o de acuerdo con una plantilla que se desarrolla en una organización en particular, en función de las tareas y capacidades de la empresa.
Al hacer propuestas, debe seguir las reglas elementales del idioma ruso, el trabajo de oficina y la ética empresarial.
Antes de escribir una carta, debe averiguar los detalles del empleado con quien se supone que se comunica.
Entonces, la propuesta consistirá en:
- Encabezado (esta etapa no es obligatoria, porque un encabezado mal compuesto puede desanimarlo a leer el resto de la carta).
- Apelaciones (es mejor comenzar esta etapa con las palabras "querido").
- La misma oferta.
- Firmas del destinatario.
Cuerpo principal
¿Cómo escribir una propuesta de cooperación para que el oponente no considere otras invitaciones? La parte principal de la carta debe contener la esencia de toda la propuesta. Las declaraciones floridas y las frases borrosas, las oraciones largas y confusas, así como la terminología especial son inapropiadas aquí. La esencia de la carta es clara, concisa y concisa. Se hace hincapié en las características especiales y una oferta ventajosa.
En la parte principal, debe mencionarse la empresa emisora, pero debe ser solo el año a partir del cual trabaja y las actividades principales. En esta etapa, otra información será redundante.
También puede especificar los socios o clientes actuales de la organización que sin duda responderán solo positivamente sobre las actividades de la compañía.
Al final de la carta, puede proporcionar un enlace al sitio web oficial, que contiene información más detallada sobre la organización, así como otra información adicional no especificada en la propuesta.
La entonación de la carta debería ser más incentivador que narrativo. Pero lo principal aquí es no ir demasiado lejos, componer el texto correctamente, sin imponer servicios y cooperación.
En el caso de que el texto sea largo, pero toda la información es importante para leer, debe dividirse en párrafos y resaltar puntos importantes.Entonces la percepción será completa, y el texto grande se percibirá más fácilmente.
La idea principal de la carta o un mensaje importante debe ubicarse al principio o al final. Todo el secreto es que estas partes están más depositadas en el subconsciente del lector.
Como muestra la práctica, aquellos que reciben una carta de invitación para la cooperación (ejemplo a continuación) están listos para pasar no más de 60 segundos leyéndola, este hecho también debe leerse al redactar una carta.
Informacion obligatoria
Al compilar una propuesta, siempre debe recordar la información obligatoria que contiene. Esto es:
- nombre de la organización que envía la carta;
- dirección y número de teléfono reales para contactar a la persona de contacto;
- apellido, nombre, patronímico de la persona autorizada y su puesto;
- La esencia principal de la apelación.
Se pueden adjuntar a la propuesta documentos o referencias adicionales a actos y normas legislativas que estén directamente relacionados con la propuesta de cooperación.
Liquidación
Puede emitir una carta de varias maneras:
- Escribe una oferta a mano.
- Escriba la oferta en la computadora.
La primera opción, por supuesto, está algo desactualizada, pero en algunos casos resulta ser la más efectiva, porque hay líderes que no aceptan las nuevas tecnologías y prefieren comunicarse y trabajar "a la antigua usanza".
La segunda opción es más familiar y conveniente. En primer lugar, en forma electrónica, es probable que haya una preparación del membrete oficial de la organización con los detalles necesarios y, en segundo lugar, si las propuestas se elaboran constantemente, entonces puede haber una plantilla de carta preparada en la que solo necesite sustituir al destinatario y, posiblemente, cambiar alguna información que sea correcta en el específico caso.
Se puede hacer una propuesta en cualquier cantidad de copias, pero al principio necesariamente contiene una apelación y, al final, la firma del remitente.
La fecha debe establecerse solo en situaciones en las que la oferta contiene promociones o condiciones especiales que están activas durante un cierto período de tiempo.
No es necesario registrar la oferta de cooperación en el diario de correspondencia saliente.
Cómo "hacer" cooperar
Por supuesto, "forzar" no significa ejercer un efecto físico sobre la persona que toma la decisión sobre la cooperación. El ejemplo de una propuesta de cooperación que se presentó anteriormente muestra que la carta debería alentar al oponente a tomar una decisión positiva.
Para inducir esto, una organización solo necesita un discurso de incentivo pidiendo cooperación, y la otra compañía tendrá que ofrecer un descuento o una pequeña tarifa para aceptar la propuesta.
Antes de escribir cartas, debes estudiar bien a tu oponente: qué puede aceptar y qué es inaceptable para él. De hecho, en una palabra o frase, puede arruinar instantáneamente la idea de toda la empresa.
Necesitas gratitud
Otro punto importante de la propuesta de cooperación es la gratitud. Al final de tales cartas, necesariamente debe haber gratitud por el tiempo que se tomó y la carta leída.
Esto indica tanto la seriedad de la organización como la cortesía elemental por el tiempo que le toma al oponente.
Dichas cartas no contendrán agradecimientos por defecto, ya que este es un enfoque individual de cada organización hacia su posible socio o cliente.
Salida
Entonces, ¿cuál es la mejor manera de enviar una carta de invitación para la cooperación (muestra proporcionada anteriormente)?
Esto se puede hacer de diferentes maneras, cada organización elige por sí misma una opción más aceptable y conveniente. Considere los más comunes:
- Correo electrónico Este método se considera el más simple, rápido y económico. Pero la carta al oponente puede perderse fácilmente, habiéndose metido en la correspondencia no deseada del destinatario. Se puede usar un método similar solo si el remitente y el destinatario han establecido contacto.Bueno, o envíe una carta "al azar", de repente tiene suerte y no estará en la carpeta "Spam".
- Mail. Este método se considera el más confiable, ya que la carta en cualquier caso llega al destinatario. Pero también es el que consume más tiempo, porque todos saben lo lento que funciona el correo ruso. Por supuesto, si el boletín es masivo, entonces este método claramente no es adecuado, es mejor usar la primera opción.
- Fax Un método un poco anticuado, pero aún utilizado para enviar ofertas. También es adecuado para una oferta específica de una empresa en particular.
- Cualquier método de comunicación moderno (mensajería instantánea, redes sociales, etc.). Tal método solo es relevante si las partes se conocen bien y una propuesta escrita es solo una formalidad para una mayor cooperación.
Entonces, ahora sabe qué es una propuesta de carta de cooperación, cómo redactarla y enviarla.