Toda empresa moderna que necesita ampliar el alcance de sus actividades tiene derecho en la Federación de Rusia a abrir varias subdivisiones separadas representadas por oficinas o sucursales de representación. Se les asigna una dirección individual específica. Están investidos con el estatus legal específico indicado en el título. Se les otorgan diversos derechos y obligaciones enumerados en el art. 55 GK. Pero al mismo tiempo, los propietarios de la organización deben tener una buena comprensión de cómo se realiza el registro de unidades separadas. El procedimiento implica la transferencia de numerosos documentos al Servicio Federal de Impuestos y otros fondos y organizaciones estatales.
Concepto de división
Está representado por una oficina de representación o sucursal de la empresa principal, que necesita ampliar el alcance geográfico de su negocio. Para abrir dicha unidad, se deben cumplir las siguientes condiciones:
- la sucursal debe estar geográficamente alejada de la compañía principal;
- Es posible equipar los trabajos con el equipo necesario para el desempeño de los deberes oficiales por parte de especialistas.
El registro de una división separada no implica la apertura de una nueva compañía independiente, por lo tanto, no se le asigna el estatus de entidad legal. Tal rama no tiene ninguna independencia legal. Todos los objetivos, matices y tareas del trabajo son desarrollados exclusivamente por la organización matriz. La propia empresa se dedica a la contabilidad y la contabilidad fiscal de todas las oficinas de representación.
Regulación legislativa
El proceso de apertura de diferentes divisiones está estrictamente regulado por diferentes actos legislativos. Estos incluyen:
- Art. 11 El Código Tributario contiene las definiciones básicas de dicha estructura de producción y también describe las características que debería tener;
- Art. 19 NK dice que las sucursales de cualquier organización deben pagar impuestos basados en los resultados de sus actividades;
- Art. 288 del Código Tributario indica que el trabajo debe realizarse en la dirección de registro;
- Art. 23 y art. 53 del Código Tributario describe las reglas para registrar una unidad, así como la responsabilidad que se aplica a la administración de la compañía en la identificación de violaciones graves;
- Art. 55 El Código Civil determina en qué se diferencia la sucursal de la oficina de representación;
- La Ley Federal No. 129 contiene información sobre cómo las compañías deben registrar correctamente sus unidades, así como las organizaciones estatales que deben ser notificadas al respecto.
En violación de cualquiera de las leyes anteriores, la compañía será responsable.
Que necesitas saber
Los gerentes que deciden si abrir una unidad deben estar bien informados sobre cómo completar este proceso. Debes concentrarte en el arte. 11 Código Tributario, que indica todos los requisitos básicos para dicha sucursal.
Se permite un funcionamiento óptimo teniendo en cuenta los requisitos:
- los documentos de constitución de la compañía deben incluir información sobre el registro de divisiones separadas;
- los propietarios de la empresa deben aprobar un Reglamento especial que contenga información sobre los matices del funcionamiento de la oficina de representación;
- se nombra al jefe de la unidad, a quien se le otorga el poder, lo que le permite realizar diversas acciones relacionadas con la gestión de la sucursal;
- La gerencia de la compañía emite documentación interna especial, cuyo objetivo principal es determinar las reglas, funciones y características del funcionamiento de cada unidad.
Cuando se abre una unidad, la administración de la compañía decide independientemente si se formará una sucursal u oficina de representación. La sucursal se encuentra en su propia dirección individual. Realiza todas las funciones de la empresa principal, y también lo representa bajo el art. 55 GK. La representación se distingue territorialmente de la empresa matriz. Su objetivo principal es representar y proteger los intereses de la organización.
¿Por qué se abren unidades adicionales?
La necesidad de este proceso puede deberse a varias razones. Muy a menudo, se requiere el registro de unidades separadas en tales situaciones:
- la compañía planea expandir el alcance geográfico de las actividades, por lo tanto, se requiere llegar a la mayor cantidad posible de personas incluidas en su público objetivo;
- se está aplicando una política agresiva de la compañía, por lo tanto, es necesario cubrir una región geográficamente completamente específica;
- regiones donde se seleccionan las más rentables para llevar a cabo actividades en una dirección particular;
- es necesario satisfacer la demanda de clientes que viven en otras ciudades;
- promoción generalizada de la marca en diferentes ciudades de Rusia;
- reduciendo el riesgo de bancarrota, ya que es posible mover las capacidades de producción en diferentes ciudades, y si una de las divisiones no es rentable, puede recibir apoyo durante la crisis a expensas de fondos de otras regiones.
El proceso de registro de cualquier oficina de representación debe llevarse a cabo solo teniendo en cuenta las principales disposiciones de la ley. Si se asigna una dirección individual a la estructura de producción, y al mismo tiempo se planea trabajar durante un mes o un período de tiempo más largo, entonces es absolutamente necesario registrarse en una división de impuestos separada. Este requisito está contenido en el art. 23 Código Tributario.
Proceso de registro
Inicialmente, la administración de la empresa debe tomar una decisión apropiada, en base a la cual se requiere abrir una sucursal u oficina de representación. Las instrucciones paso a paso para registrar una unidad separada implican la implementación de pasos sucesivos. Cada uno de ellos es importante, por lo tanto, está registrado en documentos oficiales. Estos pasos incluyen:
- se forma una reunión de los fundadores de la empresa, considera la necesidad de abrir una división;
- se toma la decisión apropiada, redactada por el acta de la reunión;
- se emite una orden;
- se selecciona el formulario de registro de una división separada, ya que puede ser una sucursal u oficina de representación de una empresa;
- se determina el lugar óptimo para el trabajo, que está equipado con todos los medios necesarios, para que los empleados cumplan con sus deberes básicos;
- dentro de los 30 días posteriores al inicio del trabajo de la unidad, es necesario enviar una notificación al Servicio de Impuestos Federales, para lo cual se utiliza el formulario estándar S-09-3-1, y la oficina de impuestos se selecciona para esto en la ubicación de la sucursal;
- Además, se requiere registrar la unidad en el FSS y PF, pero esto se requiere si la sucursal tiene su propia cuenta bancaria, elabora su propio saldo y también hay empleados contratados para quienes es necesario transferir fondos a los fondos;
- Si el nombre de la unidad o su dirección ya cambian durante la operación de la unidad estructural, entonces el Servicio de Impuestos Federales también debe ser notificado al respecto.
Un proceso no se considera demasiado complicado si se entiende bien. Asegúrese de registrarse en una unidad separada de impuestos. Si esto no se hace de manera oportuna, la empresa será responsable administrativamente.
¿Qué documentos se necesitan?
Antes del proceso de registro directo, la gerencia de la empresa debe encargarse de la preparación de cierta documentación.
Documentos para el registro de una división separada en el Servicio de Impuestos Federales:
- pasaporte del representante de la empresa, que debe ser uno de los propietarios de la empresa;
- si un apoderado está involucrado en el proceso, entonces debe tener un poder notarial certificado por un notario;
- orden de organizar la unidad;
- certificado de registro de la empresa con el Servicio de Impuestos Federales;
- Solicitud de registro de la sucursal.
Todos estos documentos deben presentarse al Servicio de Impuestos Federales. Si necesita ponerse en contacto con el PF, la documentación se transmite:
- certificado de registro de la propia empresa en el PF;
- una copia de la orden en la creación de la unidad, y debe ser notariada;
- aplicación, cuya formación requerirá un formulario especial emitido por el PF.
Con base en estos documentos, un representante de la compañía recibe un aviso de registro de la sucursal.
El registro en el FSS de una unidad separada implica la preparación de documentación:
- orden de abrir una oficina de representación;
- valores constitutivos de la empresa;
- notificación del PF sobre el registro de la unidad;
- sv-about registro de la empresa en el FSS.
Con base en esta documentación, los empleados de la institución emiten un aviso especial confirmando que la sucursal ha adquirido el estado del asegurado.
Fechas de registro
El procedimiento de duración depende de cómo se realizan correctamente los pasos sucesivos. La fecha límite para registrar una división separada no excede un mes como estándar. El procedimiento debe iniciarse dentro de los 30 días a partir del momento en que la oficina de representación realmente comienza a funcionar.
Matices de contactar al Servicio de Impuestos Federales
Al abrir una sucursal, es absolutamente necesario notificar esto a los empleados del Servicio de Impuestos Federales. Tal procedimiento se llama registro de una unidad separada en el IFTS. El proceso se lleva a cabo después de que se haya creado la oficina de representación, y también se pueden hacer cambios en los documentos constitutivos de la organización. Puede usar diferentes métodos para enviar una notificación:
- visita directa a la oficina de impuestos por uno de los fundadores o un administrador;
- enviar un documento por correo certificado y, adicionalmente, se requiere un inventario del archivo adjunto;
- uso del portal Gosuslug o del sitio web del Servicio Federal de Impuestos, a través del cual se envía una notificación en forma electrónica.
El procedimiento para registrar una división separada supone que dentro de los 5 días posteriores a la transferencia de documentos a los empleados del Servicio de Impuestos Federales, la empresa recibe un aviso de registro de la sucursal. Este documento prescribe el punto de control de la unidad estructural. Debe usarse en la preparación de varios documentos. Si la solicitud de registro de una subdivisión separada no se presenta al Servicio Fiscal Federal de manera oportuna, esto sirve como base para responsabilizar a la administración de la empresa.
Matices de notificación del FSS
Debe comunicarse con este fondo estatal después de recibir una notificación del Servicio de Impuestos Federales. El registro en el FSS de una unidad separada es un proceso simple que se requiere bajo las condiciones:
- la oficina de representación tiene su propio balance separado;
- sus empleados realizan una contabilidad independiente, que ciertamente se prescribe en los registros contables de la empresa;
- se acumulan salarios para todos los empleados de la sucursal, así como varios bonos u otros pagos;
- Hay una cuenta bancaria separada.
Para el registro, se requiere presentar al FSS una solicitud correspondiente y otros documentos de la empresa. A menudo se requiere obtener un certificado preliminar del banco donde se abre la cuenta corriente para proporcionar los detalles de esta cuenta. La documentación se puede transmitir durante una visita personal a la institución, a través de canales de comunicación electrónica o enviándolos por correo.
Matices de registro en el PF
Se está preparando y transmitiendo un conjunto estándar de documentos a los empleados de PF. El procedimiento para registrar una unidad separada en el Fondo de Pensiones supone que dentro de los 5 días posteriores a la transferencia de la documentación se recibirá una notificación. Dice que la oficina de representación ha sido registrada con este fondo.Se recibirán dos copias, ya que una debe estar en la empresa matriz y la otra se transferirá a los empleados de la sucursal.
¿Cómo registrar una caja registradora?
Según la Ley Federal No. 54, todas las cajas registradoras utilizadas por las empresas o sus sucursales deben estar registradas en el Servicio Federal de Impuestos. El registro de la caja de efectivo de una división separada se puede realizar de dos maneras:
- presentar una solicitud de registro en papel a la sucursal del Servicio de Impuestos Federales en la ubicación de la sucursal, después de lo cual se emite una tarjeta en la caja en línea;
- presentar una solicitud en línea en el sitio web oficial del Servicio de Impuestos Federales.
La aplicación indicará el nombre de la unidad, su TIN, dirección y lugar de instalación de la caja registradora en línea, el nombre del equipo, su número de serie e información sobre la naturaleza de los cálculos. Desde febrero de 2017, se requiere instalar y registrar solo cajas registradoras en línea, por lo que los antiguos PCC no se aplican.
Responsabilidad por infracciones
Todos los propietarios de empresas que desean expandir su negocio deben saber cómo abrir sucursales. El registro de una división separada de la organización debe realizarse dentro de los 30 días posteriores al inicio real del trabajo de esta unidad estructural.
Si se violan los requisitos, se imponen diferentes sanciones a los propietarios de negocios:
- presentar un aviso al Servicio de Impuestos Federales sobre la apertura tardía de la unidad: una multa de 10 mil rublos;
- el trabajo de la sucursal sin previo aviso al FTS, PF y FSS - 10% de los ingresos recibidos en el proceso de actividad, pero la multa no puede ser inferior a 40 mil rublos.
- envío prematuro de notificaciones al PF o al FSS: de 5 a 10 mil rublos.
Además, se identifica al culpable, después de lo cual el funcionario es llevado individualmente a la responsabilidad administrativa, por lo tanto, se le transfiere una multa de 2 a 3 mil rublos.
Matices de abrir una unidad
Con la correcta apertura y registro de una sucursal u oficina de representación, se tienen en cuenta algunas características de funcionamiento, que incluyen:
- las contribuciones para el seguro de los empleados de la unidad se realizan en la ubicación de la organización matriz;
- El impuesto sobre la renta personal se paga a los empleados en la ubicación de la unidad estructural;
- la unidad se considera creada el día en que se le asigna una dirección, y hay al menos un empleado, por lo tanto, el primer día que una persona va a trabajar está representado por el día en que se formó la sucursal;
- Los empresarios individuales no pueden abrir unidades, ya que no son entidades legales;
- cualquiera de estas unidades estructurales debe registrarse independientemente de la dirección y los detalles del trabajo.
Si se violan los requisitos anteriores, esto lleva al hecho de que la empresa se hace responsable. Por lo tanto, es aconsejable llevar a cabo el proceso de creación de una unidad con control total por parte de un contador experimentado que trabaje en la empresa. En este caso, puede evitar numerosos errores y las consecuencias negativas de violar la ley.
Conclusión
Por lo tanto, al abrir cualquier subdivisión por separado, las empresas deben tener una buena comprensión de las reglas y el procedimiento para su registro. Para esto, se tiene en cuenta que la notificación debe enviarse no solo al Servicio de Impuestos Federales, sino también al FSS y al PF. Es importante comprender los plazos para enviar el documento, qué otros documentos se adjuntan y cuáles son las consecuencias de las violaciones de la ley. Con el proceso de registro correcto, la sucursal puede trabajar oficialmente, representando y protegiendo los intereses de la empresa. Al mismo tiempo, tendrá su propia dirección y punto de control.