Asiakirjatyypit. Asiakirja: käsite ja tyypit

Asiakirja on konkreettinen esine, joka sisältää tiettyjä tietoja. Sanalla on latinalaiset juuret ja käännetään "todisteeksi, näyteksi, todisteeksi". Tarkastellaan edelleen, minkä tyyppiset asiakirjat ovat.

terminologia

Lainsäädäntö sisältää asiakirjan määritelmän. Sen mukaan se on aineellinen tietoväline, joka on tallennettu siihen tekstin, kuvan, äänitallenteen tai niiden yhdistelmän muodossa. Lähes kaikilla asiakirjatyypeillä on omat yksityiskohdat. Media voidaan tunnistaa näiden elementtien avulla. Sitä käytetään tiedon siirtämiseen tilassa ja ajassa varastointia ja myöhempää käyttöä varten. Tämä määritelmä kuvaa asiakirjaa suppeassa merkityksessä. Laajassa merkityksessä eri esineet voivat toimia sellaisena tallennusvälineenä. Esimerkiksi asiakirjoja voidaan pitää kirjoina, veistoksina ja niin edelleen.

Tärkeimmät ominaisuudet

Tällä hetkellä asiakirjoja on erityyppisiä. Kaikilla heillä on omat erityispiirteensä, ominaispiirteensä. Niitä kaikkia yhdistää kuitenkin yksi tarkoitus - niitä käytetään kaiken tiedon välittämiseen. Tärkeimpiä tietovälineitä pidetään kansalaisasiakirjoina. Ne toimivat todistuksina yhden tai toisen henkilön tunnistamiseksi osoittaen heidän kuuluvansa mihin tahansa yhdistykseen tai kykynsä harjoittaa yhtä tai toista toimintaa. Tietojärjestelmissä toisaalta asiakirjalle aineellisena objektina on ominaista sen ominaisuuksien arvojen kompleksi (yksityiskohdat, määritteet), toisin sanoen sen metatiedot. Yhdessä kuvataan siinä olevan ja kiinteän tiedon sisältö. Tämä tehdään yleensä hakemistojen tai koodien avulla. Esimerkiksi lääkärit käyttävät tiettyjä lääketieteellisiä asiakirjoja täyttäessään koodeja sanojen sijasta.

Toimistotyö

Erityyppiset asiakirjat voivat koskea yhtä aihetta. Joissain tapauksissa työn yhdistämiseksi ne yhdistetään. Tiettyyn aiheeseen omistettu mediakokoelma on nimeltään dokumentointi. Tieto rekisteröidään sen luomisen ja suunnittelun aikana. Se suoritetaan tiettyjen sääntöjen mukaisesti. Tämä pätee erityisesti tapauksiin, joissa luodaan yrityksen asiakirjoja. Organisaatiossa on oltava henkilö, joka tallentaa tiedotusvälineille. Mikä tahansa, mukaan lukien yrityksen yleiset asiakirjat, toimii tämän tai kyseisen tiedon lähteenä.

Jos vahvistettuja sääntöjä ei noudateta, tärkeät tiedot voivat kadota. Dokumentoinnin aikana on tarpeen ottaa huomioon voimassa olevat lainsäädäntöstandardit, noudattaa tietojen kokoamista ja käsittelyä koskevia kansallisia vaatimuksia. Vaatimusten täydellisemmäksi toteuttamiseksi annetaan erityisohjeet ja -säännöt, ja toimistotyömenettely vahvistetaan. Joten, kirjanpitoasiakirjat suoritetaan PBU: n mukaan. Nämä säännöt asettavat perusvaatimukset sisällön ilmoittamiselle. Työn yksinkertaistamiseksi käytetään valtion tasolla hyväksyttyjä asiakirjoja. Niiden käyttö on pakollista kaikille eri aloilla toimiville organisaatioille.

Asiakirjaluokat

Kaikki tämän tai sen tiedon kantajat voidaan jakaa eri merkkien mukaan. Joten alkuperästä riippuen henkilökohtaiset ja viralliset asiakirjat erotetaan toisistaan. Ensimmäiset sisältävät tallennusvälineen, jonka henkilö on luonut hänen ammattitoimintansa ulkopuolella. Henkilökohtaisia ​​asiakirjoja ovat kirjeenvaihto, päiväkirjat, muistelmat ja niin edelleen. Ne kaikki on luotu osana ihmisen yksityisyyttä.Virallisia asiakirjoja ovat ne, jotka yksityishenkilöt tai oikeushenkilöt ovat laatineet, toteuttaneet ja todenneet asianmukaisella tavalla.

Tässä kategoriassa erotellaan henkilökohtaisten tietovälineiden ryhmä. Niihin kuuluvat erityisesti asiakirjat, joiden avulla voit tunnistaa henkilön (oleskelulupa, passi), todistaa koulutuksesi ja erikoisuutesi (todistus, tutkintotodistus), virka-ikä ja niin edelleen. Toimistopalvelut toimivat yleensä virallisten tietovälineiden kanssa. Suurin osa heistä liittyy johtamiseen. Ne on luotu toteuttamaan sellaisia ​​toimintoja ja tehtäviä kuin suunnittelu, rahoitus, kirjanpito (kirjanpitoasiakirjat), hankinta, valvonta ja niin edelleen. Yhtiön nykyisessä toiminnassa käytetään virallisia tallennusvälineitä.

Luokat menetelmän mukaan

Seuraavat asiakirjat allokoidaan tietojen tallennustavasta riippuen:

• Kirjoittaminen. Tämä on tekstiväline, jossa tiedot tallennetaan erityyppisillä kirjaimilla.
• Kirjoittaa käsin. Tiedot syötetään käsin tällaiseen asiakirjaan.
• Teksti. Tällaisilla välineillä on äänitietoja, jotka on tallennettu millä tahansa äänitys- tai kirjoitusjärjestelmällä.
• Elektroninen. Nämä asiakirjat luodaan tietokoneella.
• Kirjoituskoneella. Tällaisissa välineissä käytetään kirjallisia merkkejä teknisin keinoin.
• Pictorial. Tämän luokan asiakirjat kuvaavat tietoa havainnollistamalla objektia.
• Valokuvaus - luotu fotodetektoreilla.
• Elokuva - audiovisuaaliset tai visuaaliset asiakirjat.

Yritysten johtamisessa käytetään tekstimuotoisia tietovälineitä, jotka luodaan koneella tai käsikirjoituksella, samoin kuin sähköisesti. Toimistopalvelut suorittavat käsittelyn ja varastoinnin. Asiakirjat voivat olla myös:

• Belov. Tällaisissa asiakirjoissa teksti kirjoitetaan ilman korjauksia tai korjauksia tai siirretään toisesta välineestä.
• Chernoffin. Tällaiset asiakirjat heijastavat toimittajan tai kirjoittajan työtä tekstissä.

Organisaatiot erottavat asennuksesta hallintalaitteistoon tulevat, sisäiset ja lähtevät tallennusvälineet. Heillä on yleensä oma sarjanumeronsa.

Sisältöä ja pääsyä koskevat rajoitukset

Kysymysten lukumäärästä riippuen teksti kattaa, yksinkertaiset ja monimutkaiset asiakirjat. Ensin mainittuihin sisältyy esimerkiksi lausuntoja, kirjeitä jne. Niiden teksti herättää yhden kysymyksen. Monimutkaiset asiakirjat voidaan lähettää useille virkamiehille, rakenneosastoille ja laitoksille kerralla. Näihin kuuluvat erityisesti päätökset, päätökset, määräykset, ohjeet ja muut. Joitakin niistä käytetään laillisina asiakirjoina.

Esimerkiksi organisaation paikalliset säädökset - tilaukset, ohjeet. Niiden joukossa on teknisiä asiakirjoja. Se voi olla esimerkiksi määräyksiä, standardeja, ohjeita ja niin edelleen. Pääsyrajoituksista riippuen asiakirjat voivat olla luokittelemattomia, salaisia ​​ja viralliseen käyttöön. Yrityksen työntekijät voivat käyttää jälkimmäistä tarvittaessa vapaasti. Salaisten asiakirjojen käsittelemiseksi vaaditaan erityinen lupa. Niiden käyttö tapahtuu vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. Monia niistä käytetään myös laillisina asiakirjoina. Salaiset ja viralliset tallennusvälineet on merkitty vastaavilla leimoilla.

Esitystapa

Tämän perusteen mukaan asiakirjat jaetaan:

• näyte;
• silkkipaino;
• yksittäisiä.

Jälkimmäisessä osassa sisältö esitetään linkitetyn tekstin muodossa. Yksittäisten asiakirjojen laatija (kääntäjä, toteuttaja) laatii alkuperäisen lausunnon yhdestä tai useammasta asiasta tietyn johtamistyön suorittamiseksi. Tällaiset tallennusvälineet ovat kirjallista tekstiä. Näyttöasiakirjat erotetaan virallisella esityksellä.He käyttävät ennalta valmistettuja lauseita tai yksittäisiä fragmentteja toistuvasta tekstistä, ja muuttuvien tietojen tuomiseen on puutteita. Tällaisten asiakirjojen yleisimpiä tyyppejä ovat todistus tai kyselylomake.

Muuttuva tieto sopii niihin yleensä käsin. Pysyväksi tiedoksi on olemassa erityisiä lomakkeita. Se voi esimerkiksi olla kiitoskirjeitä julistukset ja niin edelleen. Näyteasiakirjoja käytetään kopioiden tallentamiseen. Tekstit on mallinnettu. Se voi olla esimerkiksi laillisia asiakirjoja (sopimuksia, sopimuksia), ohjeita, sääntöjä ja niin edelleen. Paperityön kirjoitusmenetelmää käytetään tekstimuotojen - näytteiden (standardien) - muodostamiseen. Niiden perusteella tiettyjä asiakirjoja luodaan jo. Esimerkkitekstiä kutsutaan malliksi. Myöhemmin sen pohjalta esitetään tekstit, joilla on samanlainen sisältö.

Aitouden aste

Asiakirjat voivat olla alkuperäisiä, jäljennöksiä ja kopioita. Alkuperäisiä kutsutaan yhdeksi tai ensimmäiseksi instanssiksi. Nämä ovat yleensä laillisia asiakirjoja, jotka varmennetaan valtuutetun henkilön allekirjoituksella, hyväksyntäleimalla, sinetin sinetillä ja rekisteröintiluettelolla. Alkuperäinen sisältää ehdottomasti tietoja, jotka vahvistavat sen aitouden. Joten esimerkiksi lailliset asiakirjat sisältävät tietoja tekijästä, luomispaikasta ja -ajasta. Kopiota kutsutaan kopioksi. Tällaisella asiakirjalla on myös laki. Kopiot annetaan, kun alkuperäinen katoaa. Esimerkiksi, jos työkirja katoaa, työnantaja on velvollinen antamaan työntekijälle kopion. Kopio toistaa kokonaan tai osittain alkuperäisen tiedot. Tällaisella asiakirjalla ei ole juridista voimaa. Kopio hankkii sen sovellettaessa siihen merkityksellisiä tietoja. Esimerkiksi notaarin oikeaksi todistamalla valtakirjalla on laki.

Muut perusteet

Riippuen siitä, kuinka kauan tietovälineet ovat laitoksessa, ne jakavat: pysyvää, väliaikaista (enintään kymmenen vuotta) ja pitkäaikaista (yli 10 vuotta) säilyttäviä asiakirjoja. Nämä tai ne kaudet vahvistaa liittovaltion arkisto ja ne vahvistetaan vastaaviin luetteloihin. Lähetystavasta riippuen ne erottavat:

• Puhelinviestit.
• Teleksejä.
• Sähköpostiviestit.
• Sähkeitä.
• Letters.
• Faksiviestit.

Jotkut siirtävät toimistolaitteita (esimerkiksi faksi).

Median määritys

Asiakirjat, jotka ovat näyttäneet (korjaavat) tämän tai kyseisen tiedon, tarjoavat siten niiden keräämisen ja säilyttämisen, mahdollisuuden siirtää kiinnostuneille henkilöille uudelleenkäyttöön. Tietovälineitä pidetään yhtenä olennaisena osana organisaation, laitoksen, yrityksen sisäistä rakennetta, jonka avulla yksiköiden vuorovaikutus varmistetaan. Tämän tai sen tiedon perusteella tehdään erilaisia ​​päätöksiä. Tiedot toimivat todisteina toimeksiantojen toteutumisesta, yleistysten lähteenä, viitemateriaalina ja hakutoiminnoissa. Johtotehtävissä oleva asiakirja on sekä työn aiheuttaja että tulos, koska tehty päätös tallennetaan, tallennetaan siihen. Virkamiesten tehtävänä on valvoa tietovälineiden turvallisuutta, oikea-aikaista toimittamista ja myöntämistä. Jos työ koskee paperisia tai sähköisiä asiakirjoja, asiantuntijoiden on noudatettava vahvistettuja vaatimuksia laatiessaan niitä.

Tärkeimmät merkit

Asiakirjan ulkoisiin parametreihin kuuluvat parametrit, jotka heijastavat sen kokoa ja muotoa, tallennusmenetelmää sekä suunnittelun elementtejä. Tekijä on oikeushenkilö tai henkilö, joka kirjoitti tekstin. Asiakirja sisältää useita elementtejä, joita kutsutaan rekvisiteiksi. Erityisesti niihin sisältyy:

• Nimi.
• Vastaanottaja.
• Kirjailija.
• Päivämäärä.
• Teksti.
• Tarkkuus.
• Allekirjoitus.
• Hyväksyntä-, hyväksymisleima ja niin edelleen.

Eri asiakirjat käyttävät erilaisia ​​yksityiskohtia. Joillakin on rajoitettu määrä vaadittavia elementtejä. Yksityiskohtien lukumäärä riippuu luomisen tarkoituksesta, tarkoituksesta, asiakirjan muotoa ja sisältöä koskevista vaatimuksista sekä tiedon tallennustavasta.

muoto

Se on joukko yksityiskohtia. Lomake, jota käytetään tiettyyn asiakirjojen tyyppi (tilauksia, tilauksia) kutsutaan vakiona. Sille on ominaista tietty yksityiskohta, joka on järjestetty tiukassa järjestyksessä.

Esimerkiksi hakemuslomakkeeseen sisältyy: vastaanottaja, tekijä, asiakirjan otsikko, teksti, henkilökohtainen allekirjoitus, päivämäärä. Yksi tallennusväline pidetään yhtenä kopiona. Organisaation toiminta kuitenkin dokumentoidaan ja kirjataan monien asiakirjojen kokonaisuuteen. He tai heidän ryhmänsä ovat vuorovaikutuksessa tietyllä tavalla ja vastaavat johtotehtäviä. Koko tietokanta, jotka on kytketty toisiinsa nimensä, tarkoituksen, ominaisuuksien, jakelun laajuuden sekä niiden suunnittelun yhtenäisten vaatimusten mukaisesti, muodostavat dokumentointijärjestelmän. Tällä hetkellä yritysten liikevaihdossa viralliset tiedot sijoitetaan paperille ja sähköiselle viestinnälle.