Uudet toimistosäännöt

Toimistotyön säännöt liittovaltiossa toimeenpanoelimet viranomaiset eivät laajenna työskentelemään toimien kanssa, jotka sisältävät salaisuuksia. Vaatimusten perusteella valtuutettu rakenne kehittää ohjeita paperien täyttämiseen, ylläpitämiseen ja säilyttämiseen. Hyväksyessään toimistosääntöjä ne sovitetaan yhteen valtionarkiston johdon kanssa.

Luo säädöksiä

Liittovaltion toimeenpanoelinten toimistotyön säännöissä määrätään, että nämä rakenteet voivat käyttää erikoislomakkeita, tavallisia paperiarkkeja A5- tai A4-muodossa. Säädösten luominen sähköisessä muodossa on sallittua. Lomakkeesta riippumatta asiakirjan on sisällettävä vaaditut tiedot, jotka sijaitsevat määrätyllä tavalla. Lomakkeet kehitetään niiden kulma- tai pitkittäismerkintöjen mukaan. Ensimmäisessä tapauksessa yksityiskohdat sijaitsevat arkin vasemmassa yläkulmassa. Pituusmenetelmällä ne sijoitetaan lomakkeen keskelle päälle. Paperityön paperityösäännöt sallivat mallien käytön sähköisten säädösten valmistelussa. Jokaiselle arkille tulee olla sisennyksiä: vähintään 20 mm vasemmalla, vähintään 10 mm oikealla ja 20 mm ylä- ja alapuolella. Liittovaltion viranomaisen on hyväksyttävä sähköiset mallit ja mallilomakkeet.

välineet

Paperityötä koskevat paperisäännöt määräävät, että tekoihin on osallistuttava:

1. Venäjän valtion tunnus.
2. Säädöksen muodostavan rakenteen nimi.
3. Rakenneyksikön nimi.
4. Asiakirjan laatineen valtuutetun henkilön postin nimi.
5. Viitetiedot rakenteesta.
6. Asiakirjatyypin nimi.
7. Kokoamispäivämäärä.
8. Rekisteröintinumero.
9. Linkki saapuvan toimen tietoihin.
10. Julkaisupaikka (kokoelma).
11. Palkki, jolla rajoitetaan pääsyä sisältöön.
12. Vastaanottaja.
13. Hyväksynnän sieppaaminen.
14. Päätöslauselma (ohjeet lain toteuttamiselle).
15. Teksti.
16. Viitemerkki.
17. Kirjaa sovelluksesta.
18. Allekirjoitus (huomautus sähköisestä allekirjoituksesta).
19. Ampulointi hyväksynnän yhteydessä.
20. Visa.
21. Tulostuspaikka.
22. Taiteilijan ennätys.
23. Huomautus lain täytäntöönpanosta ja lähettämisestä yritykselle.
24. Asiakirjan vastaanottotiedot.
25. Linkki tekoon.

Yksityiskohtien koostumus on vahvistettava säädöksen tyypin ja tarkoituksen mukaan. Paperityön yleiset säännöt määräävät, että paperin hyväksyminen varmennetaan valtuutetun työntekijän viisumilla. Tätä säännöstä sovelletaan rakenteen sisäisiin toimiin. Liittovaltion toimeenpanolaitoksessa laadittujen asiakirjojen koordinointi muiden valtion elinten kanssa varmennetaan allekirjoitusleimalla, pöytäkirjalla tai kirjeellä.

Säädösten toimittaminen, vastaanottaminen ja rekisteröinti

Liittovaltion toimeenpanevien elinten toimistotyössä käytetään seuraavia artikkeleita:

1. Saapuneet.
2. Lähetetyt.
3. Sisäinen.

Toimitusten lähettäminen ja toimittaminen tapahtuu tietoliikenteen, postin, kuriiripalvelun avulla. Paperityön yleiset säännöt määräävät saapuvien paperien alustavan käsittelyn. Sen jälkeen säädökset rekisteröidään ja alustavasti harkitaan niiden siirtämiseksi edelleen niiden hallintoon. Arvopapereiden alustava käsittely käsittää oikean toimituksen, asiakirjojen ja sovellusten saatavuuden todentamisen. Isäntäasiantuntijat lajittelevat myös todistukset rekisteröinnistä riippumattomiksi. Jälkimmäinen toteutetaan vastaanotto-, valmistelu- (allekirjoitus- tai hyväksymispäivänä) tai seuraavana päivänä (työpäivä), jollei laissa toisin määrätä.

Siirto rakenneyksiköille

Liittovaltion viranomaisten toimistotyötä koskevissa säännöissä määrätään, että rekisteröinnin jälkeen tehdyt toimet on annettava johdolle harkittavaksi. Arvopapereita saa kuitenkin lähettää toiselle virkamiehelle. Tämä edellyttää päällikön julkaisemaa asiaa koskevaa päätöstä. Toimistohallinnon on siirrettävä asiakirjat tai niiden jäljennökset päätöslauselmilla (täytäntöönpano-ohjeet) vastuuhenkilöille. Alkuperäinen teko lähetetään rakenneyksikkö jonka täytäntöönpano on annettu. Jos esiintyjinä toimii useita osastoja, alkuperäinen asiakirja siirretään heidän vastuulleen, kun taas toiset saavat jäljennökset. Jos valtuutetulla yksiköllä on pääsy sähköiseen kopioon, alkuperäinen asiakirja voi jäädä rekisteröintipalveluun, jos se on määritelty asiaa koskevissa säännöksissä.

Säädösten toimittaminen

Kun toimeenpanevan elimen päällikkö tai muu valtuutettu työntekijä on allekirjoittanut asiakirjat, ne siirretään toimistoosaston työntekijöille. Viimeksi mainitut suorittavat rekisteröinnin ja lähettämisen. Toimeenpanevien elinten toimistotyön säännöt velvoittavat työntekijät tarkistamaan kokoamisen oikeellisuuden, täydellisyyden ja kopioiden lukumäärän vastaavuuden postituslistaan. Virheellisesti tehdyt säädökset on palautettava niiden toteuttamisesta vastaaville yksiköille. Paperi, jollei rikkomuksia ole, on lähetettävä rekisteröintipäivänä tai seuraavana päivänä (työpäivä). Asiakirjojen siirto rakenneyksiköstä toiseen tapahtuu toimistoosaston kautta.

Kirjanpito-ominaisuudet

Toimistotyön perussäännöt sisältävät menettelyn tulevien, laadittujen ja lähetettyjen toimien tietojen yhteenvetoa varten. Tietojen analysoinnista ja systemaatiosta vastaa vastuullinen osasto. Raportit toimitetaan toimeenpanoelimen johtajalle hänen määrittelemällä tavalla. Säädösten tallentamiseen ja hakemiseen sähköisessä tietokannassa sovelletaan liitteen mukaisesti pakollisia tietoja säädöksistä. Lisädatan käyttö on sallittua.

Dokumenttirahasto

Se muodostuu valtion rakenteen työssä käytetyistä teoista. Liittovaltion toimeenpaneva elin laatii ja hyväksyy yhteisymmärryksessä arkisto-osaston kanssa luettelon työnsä aikana luotuista papereista sekä alaistensa instituutioiden toiminnasta. Lisäksi jokaiselle näytölle on ilmoitettu varastointiaika. Toimeenpaneva elin kehittää myös albumimalleja yhtenäisille lomakkeille, luomille asiakirjoille. Tästä toiminnasta vastaavat työntekijät koordinoivat sen rakenteen päällikön kanssa. Paperityösäännöissä määrätään säädösten nimikkeistön muodostamisesta. Vastuullisten työntekijöiden on varmistettava heidän turvallisuutensa, kirjanpito ja siirrot arkistoon.

nimistö

Paperityön säännöt sisältävät sen muodostumisen rekisteröivän rakenneyksikön tehtäviin. nimistö:

1. Koottu osastojen kirjanpitotietojen perusteella.
2. Liittovaltion toimeenpanevan elimen johtajan hyväksymä. Tässä tapauksessa olisi tehtävä alustava koordinointi asiantuntijakomitean kanssa. Hyväksyntä tehdään viimeistään kuluvan kauden lopussa. Nimikkeistö tulee voimaan seuraavan vuoden alusta (1. tammikuuta).
3. Valtionarkiston asiantuntijavaliokunta hyväksyy sen joka viides vuosi. Työn aikana luodun arkistorahaston säädökset siirretään siihen pysyvään varastointiin.
4. Kun muutat liittovaltion viranomaisten rakennetta tai toimintoja valtuudesta tulisi sopia asiantuntijakomission kanssa.

Nimikkeistön osien nimet ovat rakenneyksiköiden nimiä.

Varastointitiedot

Tapauksia muodostettaessa ne jaetaan arkiston sisällön keston mukaan. Pysyvää ja väliaikaista varastointia on luokkia.Henkilöstöjohtamissäännöissä säädetään yli 10 vuoden ajanjaksosta henkilöstöasiakirjoille. Väliaikainen varastointiaika voi olla pienempi kuin määritetty arvo. Tapaukset muodostumispäivästä siirtämiseen arkistoon tai tuhoamiseen sisältyvät rakenneyksiköihin kokoamispaikassa. Papereita voidaan antaa työntekijöille väliaikaista käyttöä varten laitoksen johtajan vahvistamalle ajalle. Tämän ajanjakson päätyttyä heidät palautetaan. Muut valtion virastot antavat säädöksiä kirjallisen pyynnönsä mukaisesti liittovaltion elimen päällikön tai hänen sijaisensa luvalla. Poikkeustapauksissa arvopapereiden poistaminen pysyvästä varastoinnista on sallittua. Samaan aikaan liittovaltion viranomaisten toimistotyötä koskevissa säännöissä määrätään, että on jätettävä jäljennös vakiintuneella tavalla varmennetuista papereista ja säädös alkuperäiskappaleiden myöntämisen syistä.

Siirrä arkistoon

Tilapäisen (yli 10 vuoden) ja pysyvän varastointikauden tapaukset on lähetettävä aikaisintaan vuosi, mutta viimeistään kolmen vuoden kuluttua heidän toimistojaksonsa päättymisestä. Arvopapereiden siirto tapahtuu vaihto-omaisuuden mukaisesti. Tapauksia, joiden väliaikainen varastointiaika on alle 10 vuotta (mukaan lukien), ei siirretä arkistoon. Tietyn ajanjakson lopussa ne hävitetään. Varastojen laatimisen perustana on tapausten nimikkeistö.

Elektroniikkalaitteiden kanssa työskentelemisen ominaisuudet

Toimistonhallinnan säännöissä määrätään, että tietojen luominen, käsitteleminen ja tallentaminen voidaan suorittaa valtionrakenteen tietojärjestelmässä. Tässä tapauksessa sähköiset säädökset on laadittava paperilakeihin sovellettavien vaatimusten mukaisesti. Heillä on oltava myös vaadittavat tiedot, paitsi Venäjän valtion tunnus. Sähköisten tekojen koostumus määräytyy luettelon kanssa asiakirjoista, joiden suunnittelu, varastointi ja myöhempi käyttö toteutetaan yksinomaan digitaalisessa muodossa rakenteen sisäistä työtä organisoidessaan. Tätä luetteloa kehitetään valtionarkiston suositusten mukaisesti. Laitoksen luettelo, jonka kokoaminen, säilyttäminen ja myöhempi käyttö toteutetaan digitaalisessa muodossa, hyväksyy laitoksen johtaja yhteisymmärryksessä arkistoosaston kanssa.

Sähköinen lain käsittely

Asiakirjat on allekirjoitettava valtuutetun virkamiehen pätevällä parannetulla digitaalisella allekirjoituksella. Sähköisten asiakirjojen lähettämisen ja vastaanottamisen suorittaa laitoksen rekisteröintipalvelu. Asiakirjan vastaanottamisen jälkeen toimiston hallintapalvelun on tarkistettava digitaalisen allekirjoituksen pätevyys. Tietojärjestelmään sisältyville sähköisille toimille annetaan rekisteröinti- ja rekisteröintitiedot. Ne tarjoavat asiakirjojen hallinnan. Se sisältää muun muassa haun, pääsyn, varastoinnin, hallinnan, käytön jne. Paperille vastaanotetut säädökset rekisteröidään muodostamalla sähköinen kopio. Nimikkeistö osoittaa, että tapaus käsitellään digitaalisessa muodossa. Tämä ilmoitetaan otsikossa tai Huomautus-kentässä. Täytäntöönpanon tai lähettämisen jälkeen sähköisiä asiakirjoja on säilytettävä samana ajanjaksona vahvistettujen, paperilla suoritettujen ajanjaksojen ajan. Kauden lopussa digitaalisessa muodossa olevat tiedot on tuhottava.

suuntaviivat

Ne on kuvattu asiaa koskevissa ohjeissa. Paperityösäännöt toimivat perustana ohjeiden ja muiden paikallisten säädösten kehittämiselle, jotka ohjaavat tekniikkaa työskentelemään papereiden kanssa laitoksen sisällä. Ne määrittelevät tekniikat, kokoamismenettelyt, tietojen käsittelyyn liittyvät menettelytavat. Valtioneuvoston asetuksen nro 477 nojalla toimintasäännöt määritellään jokaiselle valtion rakenteelle täsmällisesti sellaisilla paikallisilla laeilla.

Kehitysominaisuudet

Metodologisia suosituksia laadittaessa otetaan huomioon RF-toimiston nykyiset säännöt. Kehittämisestä vastaavien virkamiesten tulisi ohjata mallisääntöjä ja koordinoida hanke julkisen arkistolaitoksen kanssa. GOST R ISO 15489-1-2007: n mukaisesti kaikkien laitosten on määritettävä ja vahvistettava toimistotyön sisäiset säännöt. Niiden tavoitteena tulisi olla johtamisjärjestelmän muodostaminen luotettavilla, aitoilla ja käyttökelpoisilla toimilla, jotka voivat tukea liiketoimintaa tarvittavan ajanjakson ajan.

Suositusten sisältö

Tekstin rakennetta ei säännellä sektorien välisellä merkityksellä. Tyypillisesti suositukset sisältävät yleiset säännökset, aiheosat ja liitteet. Määritä ensimmäisessä lohkossa:

1. Suositusten laajuus. Esimerkiksi: "Ohje koskee kaikkia laitoksen asiakirjoja."
2. Vastuu noudattamatta jättämisestä.
3. Yksikkö, jonka vastuulla on varmistaa yhdenmukainen menettelytapa lakien laatimiseksi ja niiden kanssa työskentelemiseksi kaikkien muiden osastojen kanssa.
4. Sääntelykehys.

kohdat

Yleensä ne alkavat paperityön järjestämistä koskevista säännöistä. Tässä osassa on luokittelu toimista, joita käytetään tiedotuksen, hallinnollisten ja muiden toimien toteuttamisessa laitoksessa. Seuraava kappale määrittelee tärkeimmät paperin vaatimukset. Jokainen toimiston hallintasääntö vahvistetaan erillisellä lausekkeella. Tähän sisältyy myös havainto-, koordinointi-, allekirjoitusmenettely. Säännöt asetetaan myös tähän lohkoon:

1. Kopioiden (hakemusten) rekisteröinti ja varmentaminen.
2. Leimojen, lomakkeiden, sinettien käyttö ja säilytys.
3. Työskentele niiden täytäntöönpanosta vastaavien henkilöiden kanssa.

Muita esineitä voi olla läsnä tässä osiossa. Sisältöä voidaan esimerkiksi laajentaa kattamaan kollegiaalisen rakenteen säädösten, varajohtajaiden jne. Valmistelu. Määritä "Asiakirjanhallinta" -osiossa:

1. Menettely, jonka mukaisesti saapuvien toimien hyväksyminen, käsittely ja jakelu suoritetaan.
2. Kuljetusta ja siirtämistä yksiköstä toiseen koskevat säännöt.
3. Teosten liikkeen tärkeimmät esimerkit.
4. Lähtevien asiakirjojen laatimista ja lähettämistä koskevat säännöt.
5. Menettely tekojen määrän kirjaamiseksi.

Kohta "Rekisteröinti" sisältää:

1. Säännöt, joiden mukaan saapuvalle, sisäiselle ja lähtevälle toiminnalle annetaan numerot.
2. Rekisteröintimenetelmät, lomakkeet ja määräajat.
3. Toimien indeksointimenettely.

Kohdassa "Vertailutyöt" on korjattu:

1. Perustelut referenssijärjestelmän muodostamiselle laitoksessa.
2. Kuvaus arkistokaappeista, tietokannoista ja muista lähteistä.
3. Teknologia tiedonhakutoimintojen toteuttamiseksi.

Jaksossa "Asiakirjojen toteuttamisen valvonta" määritellään:

1. Tyypit säädökset, jotka ovat pakollista todentamista.
2. Asiakirjojen valvonnan järjestys.
3. Tarkastussäännöt. Korttimuodot, erikoismerkkien käyttö ja niin edelleen voidaan kuvata tässä.
4. Esittäjien vastuut.
5. Tyypilliset määräajat säädösten täytäntöönpanolle.
6. Menettely valvontatietojen kokoamiseksi.
7. Säännöt, joiden mukaisesti johdolle tiedotetaan suoritetuista tarkastuksista.

"Online-tallennustila" -osa sisältää tietoja seuraavista:

1. Säädösten sisältöä koskeva menettely. Se on asennettu sekä toimistonhallintapalveluun että muihin rakenneyksiköihin.
2. Erityisten virkamiesten vastuu tekojen turvallisuuden varmistamiseksi.
3. Säännöt, joiden mukaisesti tietyntyyppisten asiakirjaluokkien muodostaminen tapahtuu liiketoiminnassa.
4. Menettely nimikkeistön kehittämistä ja myöhempää käyttöä varten.
5. Tapausten indeksointia ja systemaatiota koskevat säännöt.

Kohdassa "Valmistelu arkistoon toimittamiseksi" on määritelty:

1. Tutkimuksen järjestys.Erityisesti kuvataan tekniikka, jolla valitaan asiakirjat myöhempää varastointia ja tuhoamista varten.
2. Menettely akkien arkistointia varten.
3. Vaatimukset siirrettyjen tapausten suunnittelulle ja kuvaukselle.
4. Menettely, jonka mukaisesti vastuulliset henkilöt lähettävät ja hyväksyvät teot.

Käytetystä tekniikasta riippuen toiminnan yksityiskohtia, työolosuhteita, osastojen koostumusta voidaan täydentää ja muuttaa. Joten, esimerkiksi ohjeeseen, voit sisällyttää lohkoja, jotka määrittelevät menettelyn kansalaisten vetoomusten käsittelyä varten, toimien rajoitetun laajuuden, koulutuksen teknisen tuen (pikakirjoitukset, tulostaminen, äänitallennus ja niin edelleen).

sovellukset

Niiden tulisi sisältää enintään viite- ja kuvaavaa materiaalia. Se on systematisoitava osien järjestyksen mukaisesti. Liitteissä on asiakirjavirtakaavioita, esimerkkejä leimoista ja sinetteistä, näytelomakkeita, tietyntyyppisten tekojen suorittamista, luetteloita valvotuista asiakirjoista, sen kirjanpidon muotoja ja niin edelleen.

johtopäätös

Nykyiset viralliset toimistosäännöt sallivat selkeän menettelytavan työskennellä luonteeltaan erilaisilla toimilla, joita käytetään liittohallituksen toimeenpanoelimissä sekä muissa valtion instituutioissa. Niissä asetetaan keskeiset vaatimukset työntekijöille, jotka vastaavat paperien laatimisesta, rekisteröinnistä, vastaanottamisesta ja lähettämisestä. Säännöt määrittelevät myös menettelyt asiakirjojen, tietokantojen sähköisten muotojen kanssa työskentelemiseksi. Jokainen erityislaitos antaa heille yksityiskohtia kehittämällä paikallisia asiakirjoja. Yksi niistä on ohje paperityöstä. Sen tulisi heijastaa koko prosessia työskennellä toimien, loogisessa järjestyksessä olevien teknologisten toimintojen kanssa. Ohje sääntelee paitsi toimistonhallintapalvelun toimintaa. Koska säädökset siirretään rakenneosastojen välillä, heidän työntekijöidensä tulisi myös olla perehtyneet vakiintuneeseen menettelyyn. Paikallisten sääntelyasiakirjojen kehittämistä hoitaa toimistonjohtopalvelu. Samanaikaisesti arkisto- ja lakiasioiden osastojen työntekijät osallistuvat prosessiin. Laitoksen johtajan on hyväksyttävä luonnos ja allekirjoitettava se. Pomo antaa määräyksen, jonka mukaisesti ohje tulee voimaan. Kaikissa rakenneyksiköissä sitä tulisi käyttää normatiivisena säädöksenä. Lisäksi sen säännökset olisi muotoiltava selkeästi ja selkeästi työntekijöille. Laitos laatii, rekisteröi ja jakaa asiakirjoja sen säännösten ja vaatimusten mukaisesti.