Missä tahansa yrityksessä työntekijöiden palkkojen ja työvoiman kirjanpito tapahtuu ensisijaisen asiakirjan mukaisesti, jonka ylläpitää ja ylläpitää henkilöstöpalvelu. Jos yksikön toimintaa ei toimiteta riittävän hyvin, koko yrityksen työssä esiintyy vakavia toimintahäiriöitä. Tarkastellaan edelleen, mitkä ovat henkilöstörekisterinhallinnan asiakirjat. 
Yleistä tietoa
Kuten edellä mainittiin, henkilöstöosaston riittämättömän pätevän organisaation myötä yrityksessä ilmenee erilaisia ongelmia. Erityisesti palkkojen maksaminen, sairauslomakorvaukset ja ajoissa valmisteilla olevien asiakirjojen valmistelu hallintoviranomaisille toimittamiseksi ovat mahdollisia. Kaikki tämä johtaa yhtiön taloudellisen suorituskyvyn huomattavaan heikkenemiseen. Henkilöstöpalvelun asiakirjat täytetään työlaissa säädettyjen vaatimusten mukaisesti. Paperityön oikeellisuuden valvontaa hoitavat sekä työ- että verotarkastajat. Esimies voi käydä missä tahansa yrityksen toimistossa, riippumatta sen toiminnan tyypistä ja omistajuudesta, ja vaatia todentamista varten organisaation henkilöstöasiakirjat. Tarkastajille on annettu tällainen toimivalta liittovaltion lain nro 134 mukaisesti.
Paperityöt
Henkilöstöpalvelun toiminta kattaa kaikki prosessit, jotka liittyvät asiakirjojen kokoamiseen ja käsittelyyn vakiintuneiden sääntöjen mukaisesti. Se suoritetaan useiden hallintatehtävien ratkaisemiseksi. Näihin kuuluvat erityisesti:
- Työntekijöiden siirtyminen toiseen työhön.
- Työsopimusten tekeminen ja valtioon pääsy.
- Organisaatio ammatillinen toiminta työntekijöitä.
- Kannustaa työntekijöitä.
- Tarjoaa työntekijöille lomia.
- Työntekijöiden varmentaminen.
- Työajan käytön kirjanpito.
- Henkilöstön hankkiminen.
- Työntekijöiden houkutteleminen töihin lomamatkoilla ja viikonloppuisin.
- Matkajärjestelyt.
- Irtisanominen ja sopimuksen irtisanominen.
- Kurinpidollisten seuraamusten määrääminen.
Mihin henkilöstöasiakirjat ovat?
Näiden arvopapereiden päätarkoitus on varmistaa mahdollisimman suuri avoimuus työsuhteiden puitteissa. Toimistollinen järjestelmä perustuu tiettyihin sääntöihin ja vaatimuksiin. Niiden noudattaminen takaa työntekijöiden vakauden ja yrityksen hallintohenkilöstölle yksinkertaistetun johtamisen. Henkilöstöasiakirjoissa annettujen tehtävien ja oikeuksien tarkan sääntelyn ansiosta kaikkien työsuhteisiin osallistuvien etuja kunnioitetaan.
Paperilajit
Työlainsäädännön normien mukaisesti henkilöstöasiakirjojen pääasialliset muodot ovat seuraavat:
- Henkilöstön aikataulu.
- Loma-aikataulu.
- Sisäiset säännöt yrityksessä.
- Asiakirjat, joiden mukaisesti vahvistetaan työntekijöiden henkilötietojen käsittelymenettely sekä heidän velvollisuutensa ja oikeutensa.
- Ohjeet ja säännöt OT: lle. Kaikkien työnantajien on luotava työntekijöille turvallinen ympäristö ammatillisen toiminnan harjoittamiseksi. Työntekijät tulee perehtyä kirjallisiin ohjeisiin ja sääntöihin allekirjoituksella.
- Aikataulut. Työlaki asettaa suurimman sallitun työajan päivässä. Vuorotyön aikana aika otetaan huomioon laatimalla sopivat aikataulut.
Luettelossa mainitut henkilöstöasiakirjat tarkistetaan useimmiten sääntelyviranomaisilla. 
henkilöstö
Henkilöstöasiakirjat, mukaan lukien tiedot työntekijöistä, luodaan yksikön työskentelyn aikana henkilöstön kanssa.Tällaiset paperit liittyvät aina läheisesti yrityksen tiettyyn työntekijään. Ne heijastavat tietoja työntekijän ammatillisesta toiminnasta, hänen pätevyydestään, työn tuloksista, henkilöstöön pääsyn ehdoista, palvelusajasta ja niin edelleen. Tällaisia asiakirjoja ovat erityisesti:
- Hallinnolliset asiakirjat, jotka vahvistavat kansalaisen työvoiman aktiivisuuden.
- Tiedot ja selvitysasiakirjat.
- Virallinen sisäinen kirjeenvaihto.
- Rekisteröinnin ja kirjanpidon kirjat / lehdet.
Kunkin ryhmän asiakirjoilla on omat erityispiirteensä. Ne on tarkoitettu erilaisiin tarkoituksiin, kehitetty, otettu käyttöön, hyväksytty asianmukaisessa järjestyksessä.
Hallinnolliset asiakirjat
Tähän luokkaan kuuluvat tilaukset ja esimiesten tilaukset. Heidän johtajansa avulla toteutetaan yrityksen perussäännössä määrätyt valtuudet johtaa yritystä. Tilaukset jaetaan kahteen ryhmään. Ensimmäinen sisältää säädökset yrityksen päätoiminnasta. Ne ovat erityisesti tilauksia tuotantokysymyksistä, sertifiointimenettelystä, ohjeista ja niin edelleen. Toisessa ryhmässä ovat tilaukset henkilöstölle. Näitä ovat irtisanomiset, palkkaaminen, siirto, loman myöntäminen, kurinpitoseuraamukset, kannustimet. Ensimmäisen ryhmän asiakirjat kattavat koko yrityksen toiminnan ja liittyvät välillisesti henkilöstöosaston työhön. Toinen arvopaperilaji liittyy suoraan henkilöstön toimintaan. Suurimmaksi osaksi nämä ovat yhtenäisiä henkilöstöasiakirjoja. Niiden lomakkeet hyväksyy valtion tilastokomitea. Henkilöstön toimintaa kuvaavat asiakirjat sisältävät:
- työkirja;
- työsuhdetodistus;
- työsopimus;
- kopio irtisanomismääräykset ja ilmoittautuminen osavaltioon.
Nämä asiakirjat on tarkoitettu tarjoamaan täydellisen kuvan työntekijän työkokemuksesta. Hänellä on puolestaan tärkeä merkitys sekä eläkkeen myöntämiselle tulevaisuudessa että työkyvyttömyysetuuksien laskemiselle hänen toimiessaan yrityksessä. Jäljennökset muiden työnantajien tilauksista ovat perustana tekemiselle työpäiväkirjaan noin osa-aikaisesti, sen jäljennöksen rekisteröinti.
Tietojen laskentakategoria
Näitä asiakirjoja säilytetään työntekijöiden henkilötietojen tallentamiseksi ja heidän työtoimintaa koskevien tietojen yhdistämiseksi. Heistä on läsnä:
- henkilökohtainen kortti;
- aikataulu;
- henkilöstön taulukko;
- yksityinen asia.
Suurin osa heistä käyttää vakiolomakkeita. Henkilöstöasiakirjojen yhtenäiset muodot yksinkertaistavat huomattavasti niiden täyttöprosessia. 
Sisäinen kirjeenvaihto
Sitä käytetään yrityksessä hyväksyttyjen henkilöstöpäätösten rekisteröintiin. Esimerkiksi houkutella kurinpidollinen vastuu Jokaisen työntekijän on otettava häneltä selitys. Jos työntekijää oletetaan kannustettavan, hänen välittömän esimiehensä lähettää vastaavan ehdotuksen yrityksen johtajalle. Sisäinen kirjeenvaihto toimii yhtenä vaihtoehtona työntekijöiden väliselle viralliselle keskustelulle.
Hallinto- ja kirjanpitokirjat
Rekisteröintipäiväkirjat on suunniteltu ottamaan huomioon käytettävissä olevat henkilöstöasiakirjat (tilaukset, sertifikaatit, henkilökohtaiset tiedostot, työkirjat). Jokaiselle paperille annetaan tietty numero. Lehti sisältää myös asiakirjan rekisteröintipäivämäärän. Oikea kirjanpito antaa arvopapereille laillisen voiman. Tämä puolestaan antaa sinun todistaa tietyn aseman työriitoissa. Tämän ryhmän henkilöstöasiakirjojen rekisteröinnin ja varastoinnin suorittavat valtuutetut henkilöt. Yritys käyttää lokit:
- Siirto-, irtisanomis- ja työsuhteita koskevat määräykset.
- Työsopimukset.
- Lomatilaukset.
- Matkatodistukset.
- Kurinpidolliset määräykset ja palkkiot.
- Työtehtävät.
- Tilaukset työmatkoilta.
- Paikalliset toimet.
- Työkirjat ja lisälehdet niihin.
- Viite.
- Sairaala-arkit.
- Onnettomuudet yrityksessä.
Jotkut esimerkit henkilöstöasiakirjoista hyväksytään liittovaltion tasolla, kun taas toiset kehittää yritys itse.
Ovatko kaikki paperit välttämättömiä?
Ehdollisesti yllä olevat henkilöstöasiakirjat jaetaan kolmeen luokkaan:
- Yrityksen erityispiirteistä riippuen.
- Suositeltava.
- Tarvitaan.
Viimeksi mainitun on oltava kaikkien yritysten ylläpidettävä poikkeuksetta työntekijöiden lukumäärästä, toiminnan tyypistä ja oikeudellisesta asemasta riippumatta. Nämä asiakirjat mainitaan joko suoraan tai epäsuorasti työlaissa. Esimerkiksi tarve laatia yrityssäännöt seuraa 189–190 artiklaa, henkilöstö - artiklasta 18. 57. Suositellut paperit on suunniteltu henkilöstön optimoimiseksi. Heidän läsnäolo tai poissaolo riippuu pään päätöksestä. Organisaation erityispiirteistä riippuvat asiakirjat ovat pakollisia tietylle yritykselle. Jos yritys säätelee haitallisia tai vaarallisia työolosuhteita, on pakollista laatia lisäsäännöt ja -ohjeet. Se voi olla esimerkiksi asetus säännöllisistä lääkärintarkastuksista, turvallisuusohjeista ja niin edelleen. 
Paperin talteenotto
Usein, kun uusi henkilöstön työntekijä ilmestyy yritykseen, hän kohtaa tietyt vaikeudet. Esimerkiksi yrityksellä ei voi olla yhtä tai toista vaadittua arvopaperiä. On mahdotonta laatia ja toteuttaa tarvittavat asiakirjat yhdessä päivässä. Tässä tapauksessa on tarpeen tuoda esiin tärkeimmät ja aloittaa niiden suunnittelu. Asiantuntijat suosittelevat ensinnäkin loma-aikataulujen ja henkilökunnan laatimista. Sitten sinun on tarkistettava sopimusten, siirtomääräysten, työsuhteen, työkirjojen saatavuuden ja oikeellisuuden toteuttaminen.
Jos yrityksellä ei ole kirjanpitokirjaa, se on myös pidettävä. Seuraavaksi sinun on laitettava kaikki henkilökohtaiset korttisi järjestykseen. Kaikki asiakirjat on päivätty toteutuksen yhteydessä. Esimerkiksi lomakkeen tekstissä f. T-2, todellinen päivämäärä lasketaan, eli numero, jolloin työntekijä palkattiin tai siirrettiin. Tässä tapauksessa voit ottaa yhteyttä kirjanpitoosastoon ja pyytää työntekijöiden henkilökohtaisia tilejä selventämään ja tarkistamaan tietoja. Yrityksen kadonneiden tai puuttuvien arvopapereiden palauttamisprosessissa ei pidä unohtaa meneillään olevaa työtä. Tämän jälkeen on tarpeen aloittaa pakollisten paikallisten lakien kokoaminen, laatiminen ja täytäntöönpano. Henkilöstöasiakirjojen säilytysajat hyväksytään vastaavassa luettelossa. Kaikki niissä luetellut paperit on toimitettava myöhemmin arkistoon.
