Melkein missä tahansa organisaatiossa, riippumatta sen oikeudellisesta muodosta ja työntekijöiden määrästä (vaikka puhumme yksittäisistä yrittäjistä), työhönsä on elektronisessa mediassa kertynyt valtava määrä erilaisia yritystodistuksia, kirjeitä, veroraportteja ja muuta tietoa. Lähes kaikki yritykset, jotka ovat toimineet enemmän tai vähemmän pitkään, joutuvat ennemmin tai myöhemmin arkistoimaan järjestelmällisesti.
Osa asiakirjoista on säilytettävä, ja jotkut päinvastoin, on aika tuhota. Mutta mitkä ovat kirjanpitoasiakirjojen säilytysajat, joiden jälkeen ne voidaan turvallisesti hävittää? Lainsäädäntökehyksemme todellakin harvoin merkitsee tällaisten ehtojen rikkomista, ja siksi on välttämätöntä tuntea ne.
Tämä artikkeli on omistettu tämän aiheen paljastamiseen.
Kuinka olla
On huomattava, että monien asiakirjojen on tarkoitus säilyttää vähintään 75 vuotta, ja eräitä raportointiryhmiä suositellaan yleisesti ottaen, ettei niitä kosketa koko yrityksen työssä. Kuinka olla? Loppujen lopuksi haluaisin noudattaa lakia kokonaisuudessaan, mutta samalla olla mutkistamatta arkistoasiakirjojen ylläpidosta vastaavien työntekijöiden elämää!
Ennen kuin vastaamme tähän kysymykseen, perehdymme tärkeimpiin sääntelyasiakirjoihin, joissa vahvistetaan perusvaatimukset, jotka huomioivat kaikkien yritysten kirjanpitoasiakirjojen säilyvyyden riippumatta niiden oikeudellisesta muodosta, koosta ja toiminnan suunnasta.
Asiakirjojen varastoinnin normatiivinen sääntely
Katsotaanpa tärkeimpiä säädöksiä, jotka hallitsevat arkistointia organisaatioissa.
Ensinnäkin marraskuun 2004 liittovaltion laki nro 125-FZ. Tämä on yleinen asiakirja, sillä se säätelee arkistointia täysin maassamme. Joten hänen säännöksissään puhutaan kaikkien tuotanto- ja kirjanpitoasiakirjojen säilyttämisprosessin järjestämisestä, arkistojen hankinta- ja käyttötavoista. Lisäksi siinä säädetään lainsäädännöllisesti arkistointilaitosten ja niiden kansalaisten välisistä vuorovaikutusprosesseista, jotka haluavat käyttää niihin tallennettuja tietoja.
”Arkistojärjestöjen työn perussäännöillä” on tietenkin valtava rooli. Ne hyväksyttiin virallisesti ja niitä suositeltiin käytettäväksi liittovaltion arkiston päätöksellä, joka hyväksyttiin 02.6.2002. Aloittamalla organisaation arkistoosaston organisoinnin, suosittelemme, että tutustut ensin tähän asiakirjaan, koska se näyttää tällaisen toiminnan tärkeimmät ja perustavanlaatuiset kohdat.
Muut asiakirjat
Tärkeiden papereiden normaalia säilyttämistä varten on myös tiedettävä luettelo vakioarkistoasiakirjoista, jotka luodaan minkä tahansa yrityksen työtehtävissä. Tilintarkastusasiakirjojen varastointiajat on ilmoitettu siellä, ja tämä asiakirja hyväksyttiin Venäjän federaation kulttuuriministeriön erillisellä määräyksellä vuonna 2010. Asiakirjan numero on N 558. Nimensä perusteella on selvää, että se sisältää luettelon tärkeimmistä arvopapereista, jotka muodostuvat yrityksen liiketoiminnan tai muun toiminnan seurauksena.
Neuvostoliiton perintö
Neuvostoliiton valtiovarainministeriön 29. heinäkuuta 1983 julkaistu asiakirjoja koskeva asetus nro 105 on edelleen ajankohtainen. Tämän määräyksen puitteissa vahvistetaan sekä asiakirjojen alkuperäiset varastointiehdot että niiden luonti-, hyväksymis- ja käyttömenettely.
Verolaista
Lisäksi löydät asiaankuuluvat tiedot vastaavan asiakirjan 23 artiklasta. Joten kahdeksannessa artikkelissa on lauseke, joka tarkastelee erikseen kirjanpitoasiakirjojen säilytysaikoja, joita voidaan käyttää verojen kertymiseen ja pidättämiseen. Niihin sisältyy arvopapereita, jotka vahvistavat tulojen, kulujen sekä valtion jo maksettujen verojen välittömän vastaanottamisen.
Lopuksi, tällaisia tietoja on saatavilla liittovaltion laissa 29 (nro 402-ФЗ, päivätty 6. joulukuuta 2011) ”Kirjanpito”. Siinä on kirjanpitoasiakirjojen säilytysajat kaupallisten yritysten organisaatioissa.
Mitä säilytetään ja kuinka kauan?
Ei ole yllättävää, että minkä tahansa organisaation toiminnan aikana muodostuneiden tyypillisten kirjanpitoasiakirjojen (kaikki tämä on edellä mainitussa luettelossa) säilyttäminen on erityisen tärkeää. Tyypillisiä papereita varastoidaan: 1 vuosi, 5 vuotta, 75 vuotta. Jotkin asiakirjat (tiedot varojen saamisesta erityisen suurina määrinä) vaaditaan säilytettäväksi pysyvästi.
Varastointiryhmät
Ammattitaitoiset tilintarkastajat sanovat, että kaikki kirjanpitoa heijastavat asiakirjat voidaan jakaa neljään pääryhmään. Tässä on luettelo kirjanpitoasiakirjojen varastointiaikoista:
- Papereita, jotka tulisi säilyttää pysyvästi. Ne sisältävät kaikki vuotuiset tilinpäätökset samoin kuin kaikki todisteet, jotka on saatu rekisteröityessä veroviranomaisilla.
- Pitkäaikainen varastointiryhmä (yli 10 vuotta). Nämä ovat ilmoituksia, asiakirjoja, jotka työntekijät ovat allekirjoittaneet suostumuksella henkilötietojen käsittelyyn. Itse aiheesta, joka antoi tällaisen suostumuksen, olisi oltava tietoja 75 vuoden ajan.
- Väliaikainen tyyppi. Tämän ryhmän papereiden oletetaan säilyvän korkeintaan kymmenen vuoden ajan. Niihin sisältyy laskuja sekä takuukirjeitä.
- Neljäs lajike sisältää kaikki edellä mainitut asiakirjat, joiden voimassaoloaika on vanhentunut, joten ne on hävitettävä.
Tärkeitä nuansseja
Tärkeää! Sinun on tiedettävä, että säilyvyyden lyhentäminen on ehdottomasti kielletty, mutta pidentää tätä aikaa on sallittua. Mutta tämä koskee vain organisaatioita, jotka harjoittavat hyvin erityistä toimintaa.
Joten LLC: n kirjanpitoasiakirjojen, jotka tarjoavat rahoituslainoja väestölle, säilyvyys alkaa 75 vuodesta. Käytännössä tarkastavat organisaatiot huomauttavat, että tällaisten asiakirjojen tulisi olla aina saatavissa, koska jos vaatimuksia esitetään (esimerkiksi perillisten puolelta), niitä voidaan joutua nostamaan myös tämän ajanjakson jälkeen.
Siksi nimikkeistön organisointi, jota käytetään tietyssä yrityksessä arkistointiliiketoiminnan järjestämiseen, on erityisen tärkeä. Nyt tarkastelemme perusvaatimuksia, jotka tarkastusorganisaatiot asettavat tietyille organisaatioille, niiden oikeudellisesta omistusmuodosta riippuen.
Ne eivät yleensä eroa toisistaan, mutta on myös joitain vivahteita. Yleensä ne liittyvät yrityksen saamien tulojen määrään.
Oy
Aluksi harkitse LLC. Koska tällaisten yritysten liikevaihto on melko merkittävä, niille asetetut vaatimukset ovat tiukempia. Ensinnäkin kaikkea kirjanpito- ja veroraportointia on säilytettävä vähintään 75 vuotta. Lisäksi LLC: n kirjanpitoasiakirjojen säilyvyysaikaa voidaan pidentää määrittelemättömästi tapauksissa, joita olemme jo katsoneet edellä.
Henkilöstön kanssa sovittamista koskevat asiakirjat on säilytettävä koko organisaation työntekijän työn ajan ja vähintään 10 vuoden ajan hänen erottamispäivästään. Jos työntekijä eroaa kyseisestä yrityksestä, asiakirjat on säilytettävä pysyvästi, koska maksujen suuruutta koskevissa vaatimuksissa ne on korotettava ensin.
Laskut, muut asiakirjat, jotka todistavat sovinnot toimittajien ja asiakkaiden kanssa, kuuluvat kolmanteen ryhmään, ja siksi ne on säilytettävä enintään 10 vuotta. Kuten jo totesimme, yleinen tilinpäätös olisi pidettävä pysyvästi.
Yksittäiset yrittäjät
Tätä yritysryhmää koskevat vaatimukset ovat paljon tiukempia, koska siellä luotavien asiakirjojen määrä on paljon vähemmän. Joten mikä on IP-kirjanpitoasiakirjojen säilyvyys? Tarkastellaan tätä asiaa yksityiskohtaisemmin. Ensinnäkin kaikki rekisteröintitodistukset, vuosikertomus veroviranomaisille. Nämä tiedot on säilytettävä pysyvästi tietyn yrityksen elinkaaren ajan.
Jos yrittäjällä ei kuitenkaan ole työntekijöitä ja hän pitää kirjaa yksinkertaistetun järjestelmän mukaisesti, kaikki vaatimukset päättyvät siihen. IP-kirjanpitoasiakirjojen säilyvyysaika on tietysti tässä tapauksessa sama 75 vuotta, koska vain vuosikertomukset ovat niiden joukossa.
UAB
Koska tällaisten yritysten toimintaan sisältyy merkittävän määrän tulojen hankkimista sekä järjestelyjä osakkeenomistajien kanssa, tässä tapauksessa tallennettavia asiakirjoja koskevat vaatimukset ovat tiuimmat. Yleensä kirjanpitoasiakirjojen säilyvyysyritys yrityksessä on useimmissa tapauksissa vähintään 75 vuotta. On kuitenkin poikkeuksia.
Tietysti kaikki tiedot osakepääomasta, talletuksien määrästä ja perustajien peruskirjan osuudesta tulisi säilyttää jatkuvasti. Luettelo asiakirjoista, jotka on myös arkistoitava vähintään 75 vuoden ajaksi, sisältää kirjanpitoasiakirjat, joita vero-organisaatiot voivat käyttää: tiedot varojen tuotosta, lausunnot osakkeenomistajien kanssa tehdyistä järjestelyistä sekä sähköiset tiedotusvälineet, joista tulotietoja on saatavana erityisen suurina rahasto-organisaation tileille.
Tietoja henkilöstöä koskevista sovintoista säilytetään myös 75 vuoden ajan. Muiden asiakirjojen (laskut, takuukirjeet) säilytysaika on enintään 10 vuotta.
Budjettijärjestöt
Ja mitkä ovat kirjanpitoasiakirjojen säilytyskaudet vuonna 2006 budjettilaitos? Tätä varten ei yleensä ole erityisiä vaatimuksia. Uskotaan, että 75 vuoden ajan olisi pidettävä vain vuosittaisia tilinpäätöksiä ja veroviranomaisille tarkoitettuja arvopapereita koskevia tietoja. Kaikkia muita asiakirjoja säilytetään enintään 10 vuotta.
Tärkeitä ominaisuuksia
Jos tutustut yllä olevaan luetteloon kaikista laeista ja asetuksista, saatat olla yllättynyt: kirjanpitoasiakirjojen tavanomainen säilyvyys ei ylitä viittä vuotta (liittovaltion laki nro 402)! Samaan aikaan artikkelissamme kirjoitamme vähintään 10 vuotta. Kuinka tämä voi olla? Valitettavasti tässä tapauksessa sääntelykehystä on kehitetty huonosti, kun lain vaatimukset ovat todellisuuden vastaisia. Kuvailkaamme esimerkkiä.
Jos olet jopa yksinkertainen ainoa elinkeinonharjoittaja, voit helposti kohdata tilanteen, jossa verotarkastaja vaatii jo vanhentuneiden asiakirjojen toimittamista (lain vaatimusten mukaisesti). CJSC: n ja LLC: n, joiden vuosiliikevaihto voi olla yli kymmeniä tai jopa satoja miljoonia ruplaa, edes joidenkin merkityksettömien arvopapereiden puuttuminen voi aiheuttaa suuria ongelmia.
Esimerkiksi usein vaadittavat paperit, jotka todistavat saamisten saatavuuden laillisuuden. Ei ole salaisuus, että käytännössä sen toimikaudeksi voidaan arvioida melkein kymmenen vuotta. Lain mukaan kaksi kirjanpitoasiakirjasarjaa voidaan jo tuhota samanaikaisesti. Jos yritys todella luovuttaa ne, siitä voi aiheutua suuria kuluja. Miten? Hyvin yksinkertainen.
Jos yritys ei pysty tarjoamaan vaadittuja vakuuksia, joudut laskemaan voittovero uudelleen (vaikka sitä ei ehkä lainkaan olekaan) ja maksamaan raskaat sakot.Yksinkertaisesti sanottuna, säilytysjaksoja määritettäessä ei tulisi ohjata niin paljon lain vaatimuksia (paradoksaalista kuin se voi olla), vaan asiakirjan todellista merkitystä tietylle yritykselle.
Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen säilytysajan on tietenkin oltava joka tapauksessa mahdollisimman pitkä, mutta jopa monia laskuja on tietyissä olosuhteissa säilytettävä arkistossa yli 15 vuotta. Jos yrityksellä on velallisia tai jos se on velkaa jollekin, tällaisia asiakirjoja on säilytettävä pysyvästi riippumatta liittovaltion lain ja päätöslauselmien vaatimuksista.
Kuinka selvittää kirjanpitoasiakirjojen merkitys organisaatiolle?
Kuinka ymmärtää, mitkä paperit tulisi merkitä ”ennen tarvetta” niitä säilytettäessä, ja mitä niiden kanssa tulisi tehdä tulevaisuudessa? Ammattimaiset lakimiehet suosittelevat tässä tapauksessa erillistä tallennettujen asiakirjojen arvoa.
Tärkein vaatimus, jota komission jäsenten tulee ohjata, ei ole vain itse tallennettujen papereiden tietojen arvo, vaan myös vahingot, jotka organisaatiolle voi aiheutua, jos ne katoavat.
Siksi seuraavien taloudellisten ja kirjanpitoasiakirjojen säilytysaikaa on pidennettävä: sopimukset ja arviot sellaisista töistä, jotka jopa teoreettisesti voivat lisätä sekä yrityksen itse että sen yksittäisten osien arvoa; kaikki kilpailuttaviin hankintoihin liittyvät paperit ja sähköiset tiedotusvälineet; kaikki asiakirjat, joita voidaan vaatia tavalla tai toisella oikeudenkäyntien yhteydessä (jopa teoreettisesti mahdollista).
Huomautuksia yksittäisille yrittäjille
Koska vaatimuksia on paljon ja niiden tulkinta erilaisissa säädöksissä ja tuomioistuimen päätöksissä on hämmästyttävän monimuotoista, asiakirjojen varastointiprosessista tulee erityisen vaikea yrittäjille, koska yksittäisellä yrittäjällä ei usein ole oikeudellista taustaa tai asiantuntijoita, jotka on erityisesti palkattu tällaisten kysymysten ratkaisemiseksi. Tässä tapauksessa on tarpeen ottaa yhteyttä lakimiestoimistoihin, jos riita-asiat perustuvat kirjanpitoasiakirjoihin, joiden ehtoja ja menettelyä ei ole selkeästi määritelty lainsäädännössä.
Huomaa: mitä pätevämmin ja perusteellisemmin arkistointiprosessi on, sitä vähemmän ongelmia tulee tulevaisuudessa.
Arkistoinnin järjestämistä koskevat vaatimukset yrityksessä
Joten tarkistimme perustiedot ajoituksesta. Mutta miten järjestää organisaation asiakirjojen varastointi? Mitä menetelmiä on saatavana?
Ensinnäkin voit luoda oman arkiston. Yksittäisten yrittäjien ja pienten LLC-yritysten tapauksessa yrityksen päälliköksi tai erityisesti palkattuksi työntekijäksi tulee usein arkisto. Itse arkistosta tulee joko oma huone tai jopa suuri tallelokero.
Mutta viime vuosina kääntyminen erityisyrityksiin, jotka ovat erikoistuneet arkistojen luomiseen ja säilyttämiseen, on tullut paljon suositummaksi. Ne voivat auttaa sekä järjestämään olemassa olevia varastoja että luomaan uusia tyhjästä. Yrityksissä, joiden kannalta on erityisen tärkeää pitää erityisen arvokkaita asiakirjoja täysin turvallisina, nämä yritykset voivat järjestää varastointinsa erityisesti suojatuissa ja erityisesti suojatuissa laatikoissa.
Ensimmäisen menetelmän etuna on täydellinen hallinta asiakirjojesi suhteen, ja tämän menetelmän halvuus on ilmeinen. Haittoja ovat arkiston haavoittuvuus (kaikilla ei ole keinoja varustaa paloturvallinen huone). Lisäksi kaikilla ei ole asianmukaista oikeudellista koulutusta varastojen asianmukaiseen järjestämiseen.
Toisen menetelmän etuihin kuuluvat ihanteellinen varastoinnin järjestäminen sekä viraston henkilöstön täydellinen juridinen valmius. Negatiivinen puoli on kaukana täydellisestä hallinnasta yrityksen johdon arkistossa.
Joten tarkastelimme lainsäädäntöstandardien mukaista kirjanpitoasiakirjojen säilyvyysaikaa sekä vaatimuksia, joita tässä tapauksessa sovelletaan liiketoiminnan pääasiallisiin juridisiin muotoihin.
