Venäläiset yritykset, valtion virastot, yrittäjät ja muut oikeushenkilöt, jotka ovat yhteydessä toisiinsa, käyttävät säännöllisesti virallisia asiakirjoja. Tärkein osa organisaatioiden ja yksilöiden oikeaa vuorovaikutusta on yksityiskohtien käyttö. Heidän luettelonsa määrittelee Venäjän laki. Asiakirjoja koskevat vaatimukset - tämä on tärkein virallisten lähteiden ominaisuus, jonka yritykset, viranomaiset ovat julkaissut tai yksityishenkilöt keränneet yhteydenpitoon mihin tahansa rakenteeseen. Mitkä ovat heidän kanssaan työskentelyn piirteet?
määritelmä
Asiakirjatiedot ovat pakollisia elementtejä eri tietolähteiden visuaalisesta suunnittelusta, jotka hyväksytään pääsääntöisesti paperiversiona paperilla ja jotka hyväksytään valtion, teollisuuden tai yritysstandardien tasolla.
Lajit, jotka kuuluvat organisaation ja hallinnon luokkaan, laaditaan standardin GOST R 6.30-2003 mukaisesti. Tämä standardilähde sisältää yhtenäiset kriteerit, jotka ovat pakollisia käytettäessä asiakirjojen vaihtoa venäläisten yritysten, viranomaisten ja muiden virallisen aseman omaavien instituutioiden osallistumisessa.
Harkitse määritetyn valtion standardin määrittelemien asiakirjojen tärkeimpiä yksityiskohtia.
Perustiedot GOST: n mukaan: Venäjän federaation vaakuna
Monissa virallisissa asiakirjoissa on oltava Venäjän vaakuna. Tila-symboli voidaan esittää kolmessa lajikkeessa: monivärinä heraldisessa suojassa, yksivärinä - samanlaisen elementin kanssa tai ilman. Venäjän federaation monivärinen vaakuna olisi asetettava asiakirjoihin, jotka sisältävät liittovaltion perustuslakien ja liittovaltion lakien sekä presidentin, hallituksen ja liittovaltion yleiskokouksen määräykset.
Venäjän federaation yksivärinen vaakuna ilman heraldista kilpiä olisi sijoitettava asiakirjoihin, jotka julkaistaan:
- Osastojen välinen valtionsalaisuuskomissio;
- liittovaltion tuomioistuimet;
- syyttäjänvirasto;
- Tutkintakomitea ja muut saman profiilin elimet.
Venäjän federaation tunnusta käytetään osana kirjeitä ja muita asiakirjoja.
Venäjän federaation ja kuntien aiheen vaakuna
Venäjän federaation muodostavissa yksiköissä hyväksyttyjen asiakirjojen yksityiskohdat sisältävät heidän oman alueensa tunnuksen. Sijoitussääntöjä säätelevät tietyssä aiheessa annetut normit. Alueellisella tasolla voidaan myös hyväksyä säännöt Venäjän federaation vaakunnan sijoittamisesta tietyille papereille. Kuntialueiden tasolla annettujen asiakirjojen yksityiskohdat puolestaan saattavat sisältää kaupungin ja muun asutuksen tai kunnan tunnuksen. Tämän ominaisuuden sijoittamista koskevat säännöt vahvistetaan paikallisten viranomaisten antamissa säädöksissä.
tavaramerkki
Asiakirjojen yksityiskohtien rekisteröinti organisaatioissa voi edellyttää tunnuksen tai tavaramerkin käyttöä. Tällaiset elementit on sijoitettu yhtiöjärjestyksen määräysten mukaisesti. Tunnusta ei myöskään aseteta asiakirjoihin samaan aikaan kuin Venäjän federaation, Venäjän federaation perustavan yksikön tai kunnan tunnuksen kanssa. Tavaramerkit voivat sisältää sanoja ja kuvia. Vastaavien rekvisiittien väri voi olla mikä tahansa.
Organisaatiokoodi
Kaikkien venäläisten yritysten luokittelijan mukaan asiakirjakoodi voi olla myös organisaation koodi. Nämä tiedot toimivat yleensä vertailutoimintona. Pääasiakirja, jonka rakenteessa on organisaatiokoodi, on kirje.
BIN
Useimmissa tapauksissa organisaation pääasiakirjojen yksityiskohdat edellyttävät sisällyttämistä organisaation rakenteeseen OGRN. Kirjaimilla tämä elementti ilmoitetaan osana organisaation taustatietoja. PSRN: ää käytetään myös yrityksen kirjelomakkeiden myöntämisessä. Yrittäjille on olemassa samanlainen ominaisuus - OGRN IP. Sitä käytetään pääasiassa samoihin tarkoituksiin kuin vastaava asiakirjavirta oikeushenkilöiden osallistumisella.
TIN ja PPC
Näitä yksityiskohtia yhdessä PSRN: n kanssa käytetään useimmiten ensisijaisessa dokumentaatiossa sekä organisaation työntekijöiden laatimissa kirjelomakkeissa. PPC - oikeushenkilöille ominainen elementti. Yksittäiset yrittäjät eivät käytä sellaisia rekvisiitta.
Asiakirjan lomakoodi
Koko venäläisen hallintodokumentaatioluokittajan mukaan lomakoodin on oltava läsnä eri lähteiden yksityiskohtien rakenteessa. Tätä elementtiä käytetään pääasiassa tiedostojen siirtonopeuden optimointiin elektronisten kanavien kautta.
Yrityksen nimi
Asiakirjan pakollisiin tietoihin sisältyy sellainen elementti kuin organisaation nimi. On tärkeää, että se on yhdenmukainen yrityksen perustamisasiakirjoissa ilmoitetun kanssa. Lomakkeissa on oltava yrityksen koko nimi. Lyhenne voidaan sijoittaa vierekkäin (sen alle tai takana).
Viitetiedot
Seuraava osa asiakirjojen yksityiskohdista - viitetiedot yrityksestä. Niiden rakenteeseen sisältyy postiosoite, puhelinnumerot ja muut tiedot, jotka yritys pitää tarpeellisina sijoittaakseen. Lisäksi organisaatiokoodi, PSRN, TIN ja KPP kiinnitetään yleensä.
Asiakirjan tyypin nimi
Asiakirja on luokiteltava oikein tyypin mukaan. Lajien vastaava nimi kirjataan yrityksen työjärjestykseen. Sen on myös täytettävä OKUD-kriteerit. Yleensä kyseinen esine kiinnitetään lomakkeisiin. Kirjeille tämä ominaisuus (asiakirjan nimi) ei ole tyypillinen. Se on kirjoitettu isoilla kirjaimilla.
Asiakirjan päivämäärä
Seuraava tärkeä ominaisuus on asiakirjan päivämäärä. Sen tulee heijastaa vastaavan lähteen luomisen tai esimerkiksi allekirjoittamisen aikaa. Päivämäärän leimaa henkilö, jolla on valtuudet allekirjoittaa asiakirja, tai asiaankuuluvien lähteiden vaihdosta vastaavan organisaation sisäinen yksikkö. Joissain tapauksissa asiakirjan alkuperäiskappale voi leimata päivämäärän.
Rekisteröintinumero
Rekisterinumero (hakemisto) on vaatimus, joka on kiinteä lähteen luokittelun helpottamiseksi organisaation sisäisissä rekistereissä ja arkistoissa, samoin kuin tunniste työnkulun aikana muiden yritysten kanssa. Vaatimusten kiinnittämistä koskevat säännöt heijastuvat yhtiön hyväksymissä hallinnollisissa lähteissä.
Joissakin tapauksissa kyseistä elementtiä voidaan myös täydentää linkillä, joka sisältää itse asiassa rekisteröintinumero ja vastauksen edellyttävän asiakirjan päivämäärän. Toisin sanoen tätä ominaisuutta käytetään usein kirjeissä, jotka laaditaan vastauksena yritystä koskeviin vetoomuksiin.
Kokoamispaikka
Joissakin tapauksissa asiakirjan kokoamispaikka voidaan ilmoittaa. Esimerkiksi, jos määrität sen muiden yksityiskohtien perusteella, on vaikea. Mutta jos kokoamispaikka on jo ilmoitettu muissa asiakirjan osissa, vastaavia rekvisiitteja ei tarvitse sisällyttää lähderakenteeseen.
vastaanottaja
Seuraava merkittävä ominaisuus on vastaanottaja. Se ilmoitetaan, onko asiakirja tarpeen lähettää tietylle rakenneyksikkö Vastaava yritys. Vastaanottaja voi myös olla virkamies tai kansalainen yksilön asemassa.
grif hyväksyntä
Lähteen hyväksyntäleima voidaan tarvita. Tämä ominaisuus voi antaa asiakirjalle normatiivisen merkin.Esimerkiksi yrityksen johtaja voi käyttää tyyppileimaa ”Vahvistan”, jonka jälkeen lähteen säännöksistä tulee sitovia yrityksen työntekijöille.
päätöslauselma
Toinen mielenkiintoinen ominaisuus on resoluutio. Se aktivoituu, jos virkamies, kuten yrityksen johtaja, haluaa tehdä päätöksen asiakirjan tietojen ansioista. Tämä vaatimus sisältää myös täydellisen nimen, tilauksen sisällön, määräajan, johon mennessä se on täytettävä, allekirjoitus ja päivämäärä. Tehtävän suorittajat voidaan ilmoittaa.
ylätunniste
Jotkut asiakirjat käyttävät otsikkoa. Sen tarkoituksena on esittää lyhyt yhteenveto lähteessä olevista tiedoista. Tarkoituksen mukaan sen tulisi korreloida asiakirjan nimen kanssa. Esimerkkiotsikko: ”Määräys varmentamiskomitean perustamisesta”.
Ohjausmerkki
Joissain tapauksissa asiakirjassa tarvitaan sellaisia rekvisiitta kuin valvontamerkki. Tämä elementti osoittaa, että lähde on yrityksen toimivaltaisen rakenteen hyväksymä ja sen parissa on meneillään. Yleensä tämä ominaisuus näyttää leimalla, jossa on sana "control".
Asiakirjan teksti
Todennäköisesti asiakirjan avainvaatimus. Se kuvastaa paperin välityksellä välitetyn tiedon ydin. Yleensä se on laadittu venäjäksi tai jolla on virallinen asema Venäjän federaation aiheessa. Teksti voi sisältää taulukoita ja erilaisia muotoiluelementtejä.
Tekstin rakenne esitetään yleensä kahteen osaan: ensimmäinen heijastaa asiakirjan lähettämisen syitä ja tavoitteita, toinen kuvastaa vetoomuksen, pyynnön, suosituksen jne. Pääideaa. Joissakin tapauksissa on sallittua käyttää vain vastaavan ominaisuuden rakenteen toista osaa.
Sovellusmerkki
Niin tapahtuu, että asiakirjan tekstissä on ongelmallista näyttää kaikki tarvittavat tiedot. Tässä tapauksessa lähdettä voidaan täydentää sovelluksilla. Tämä tosiasia tulisi näyttää asiakirjassa asianmukaisten rekvisiittien kautta. Kuinka kyseinen merkki voidaan sisällyttää lähderakenteeseen? Pääsääntöisesti he kirjoittavat: ”Sovellus sellaiselle ja sellaiselle määrälle arkkeja sellaisessa ja sellaisessa määrässä kopioita”. Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen ilmoittaa hakemuksen sisältävän asiakirjan nimi.
allekirjoitus
Tärkeimmät asiakirjatyypit sisältävät sellaisen elementin kuin allekirjoitus. Sen asettaa virkamies, ja tallentaa siten lähteessä olevien tietojen paikkansapitävyyden. Ja tämä ei ole pelkästään nimikirjoitus - allekirjoituksessa itsenäisenä määritteenä tulisi olla asiakirjan allekirjoittaneen henkilön nimi ja tekstitys.
grif yhdenmukaistaminen
Joissakin organisaatioissa laaditut asiakirjojen vaatimukset edellyttävät allekirjoitusleiman olemassaoloa. Sitä käytetään tapauksissa, joissa on tarpeen vahvistaa tosiasia, että lähteessä olevat tiedot on hyväksynyt yrityksen toimivaltainen henkilö tai rakenne.
Leiman olisi sisällettävä sana "sovittu", samoin kuin tiedot asiaa hyväksyvän henkilön asemasta, allekirjoituksesta ja salauksen purkamisesta. Tyyppihyväksyntäleiman ominaisuus on käyttö useiden organisaatioiden asiakirjahallinnassa.
Viisumin hyväksyminen
Elementtiä, joka on riittävän lähellä sormenlaattaa, voidaan kutsua hyväksymisviisumiksi. Sen pääominaisuutta käytetään vain organisaatiossa. Samaan aikaan viisumi voidaan kiinnittää useita kertoja, koska asiakirjat tarkistetaan peräkkäin eri osastoissa.
painatus
Lähes aina maksutodistusten yksityiskohdat ja muun tyyppiset ensisijaiset lähteet edellyttävät organisaatioiden kiinnittävän sinetin. Venäjällä se on yleensä mustetta. Lehdistön rakenne sisältää yleensä tietoja yrityksestä - nimi, PSRN, TIN ja muut yksityiskohdat.
Paperityö: vivahteita
Olemme todenneet, että asiakirjojen yksityiskohdat ovat tärkein kriteeri oikeiden menettelytapojen järjestämisessä yrityksen vuorovaikutuksessa kumppaneiden, valtion virastojen ja sisäisen viestinnän kanssa. Mitä työnannan käytännön toteuttamiselle venäläisissä yrityksissä ominaisia vivahteita voidaan havaita?
Voidaan huomata, että kaikkien GOST: n vaatimat tiedot on harvinaista. Jokainen asiakirja vaatii asianmukaisen elementtijoukon käytön. Esimerkiksi virallisten kirjeiden suhteen he käyttävät useimmiten sellaisia yksityiskohtia kuin Venäjän federaation vaakuna, federaation aihe, kaupungin tai yrityksen logo, yritystunnus, PSRN, TIN, KPP sekä organisaation nimi.
Kirjaimilla asiakirjatyypin nimeä ei yleensä kirjoiteta. Vaikka esimerkiksi tällaisia lähteitä kuten tilaus, teko, muistio tai päätöksen on sisällettävä rakenteessaan vastaava elementti. Kirjaimina on ilmoitettava sen yrityksen täydellinen nimi, jolle asiakirja lähetetään. Jos virallisissa lähteissä on lyhennetty nimi, se on myös ilmoitettava (kirjoita suluissa koko nimen jälkeen).
Organisaatioiden nimien pienentämisessä on useita oikeita menetelmiä: ensimmäisillä kirjaimilla (ts. Saadaan lyhenne, kuten tutkimuslaitos), alkutavuilla (esimerkiksi Uralmash voidaan hankkia) tai jollakin muulla menetelmällä, joka on hyväksytty vastaanottajayrityksen virallisissa asiakirjoissa.
Muita tärkeitä asiakirjojen yksityiskohtia ovat postiosoite sekä puhelin- ja faksinumerot. Myös virallisissa kirjeissä ilmoitetaan yleensä pankkitiedot organisaatio. Toinen asiaankuuluvan asiakirjan tärkeä elementti on päivämäärä, joka heijastaa allekirjoitushetkeä. Sitten virallinen paperi allekirjoitetaan ja siihen asetetaan yrityksen leima.
