Koska arkielämässä kohtaamme jatkuvasti asiakirjoja työssä ja kotona, haluamme jatkaa keskustelua heille. Otetaan selvää, mikä on asiakirja ja mitä tyyppejä on olemassa.
Mikä on asiakirja?
Asiakirja on aineelliselle tallennusvälineelle tallennettu tieto, jonka yksityiskohdat mahdollistavat sen tunnistamisen. Tälle käsitteelle on muita määritelmiä. Joten voimme sanoa, että asiakirja on tietoa, jonka yksityishenkilöt ja organisaatiot tallentavat todisteena toiminnasta tai velvoitteista.
Asiakirjan ydin
Periaatteessa kaikki käytettävissä olevat asiakirjan määritelmät korostavat sen informatiivista luonnetta (olemusta).
Tietoja, tietotekniikkaa koskevassa laissa todetaan, että tieto on annettua tietoa riippumatta siitä, missä muodossa ja miten se toimitetaan. Ja se tarkoittaa, että julkaistuamme asiakirjaan voimme tallentaa ja siirtää saatavilla olevat tiedot muille henkilöille ja käyttää niitä myös toistuvasti.
Dokumentoidun tiedon kantaja on esine, jota käytetään tallentamaan ja kiinnittämään se ääni-, puhe- ja visuaalisessa muodossa.
Edellä esitetystä voidaan päätellä, että asiakirja on myös välttämätön osa minkä tahansa organisaation, laitoksen, yrityksen sisäistä työtä ja varmistaa yksittäisten yksiköiden vuorovaikutuksen. Itse asiassa tiedot ovat syy kaikkien johtopäätösten tekemiseen, samoin kuin todisteet niiden toteuttamisesta ja materiaali jatkotoimenpiteitä varten.
Johtamisalalla asiakirja on työtehtävä, koska kaikki tehdyt päätökset kirjataan kirjallisesti.
Asiakirjojen ulkoiset merkit ovat ominaisia piirteitä, jotka heijastavat asiakirjan kokoa ja muotoa, tallennusmenetelmiä ja muotoiluelementtejä. Sen laatija voi olla sekä yksityinen että oikeushenkilö. Kaikilla työasiakirjoilla, jos ne on asianmukaisesti toteutettu, on laillinen vaikutus.
Asiakirjojen yksityiskohdat
Paperityö liittyy kaikkien pakollisten osien, joita kutsutaan rekvisiiteiksi, noudattamiseen. Näitä ovat:
- nimi;
- vastaanottaja;
- kirjoittaja;
- mennessä;
- tekstin;
- allekirjoitus;
- ratkaiseminen;
- hyväksyntä ja hyväksyntä.
On huomattava, että eri asiakirjoissa on täysin erilaiset yksityiskohdat. Niiden lukumäärä riippuu sen tavoitteista ja tarkoituksesta. Esimerkiksi monilla on rajoitettu määrä yksityiskohtia. Muuten, jos ainakin yksi niistä on ilmoitettu väärin, asiakirjaa pidetään kelpaamattomana.
Asiakirjan kirjanpito
Mitä asiakirjoja työssä tarvitaan? Organisaation johtamisen alalla he käyttävät erilaisia muotoja. Kaikki riippuu siitä, missä ja mihin tarkoitukseen sinun on lähetettävä asiakirjat.
Kaikkia niitä ei ole olemassa yksinään, mutta ne on tiukasti systematisoitu. Toisin sanoen kaikki yritykset pitävät dokumentaatiota. Tämä on ensinnäkin välttämätöntä, jotta kaiken tiedon löytäminen on aina helppoa ja oikeaan aikaan.
Henkilökohtaiset ja viralliset asiakirjat
Asiakirjoilla on oma luokitus useista syistä. Joten lähtökohtaisesti he ovat henkilökohtaisia ja virallisia.
- Henkilökohtaiset luodaan työpaikan ulkopuolella. Se voi olla kirjeenvaihto, päiväkirja, muistiinpanot.
- Mutta viralliset ovat organisaation asiakirjoja, jotka on laadittu tietyllä tavalla ja vakiintuneessa muodossa.
Mutta virallisten asiakirjojen ryhmässä erotetaan henkilökohtaiset asiakirjat, esimerkiksi passi, tutkintotodistus, todistus, oleskelulupa, työkirja.
On selvää, että viralliset paperit osallistuvat pääosin toimistotyöhön, joista suurin osa on hallinnollisia asiakirjoja.Niiden avulla organisaation johtotehtävät toteutetaan: suunnittelu, rahoitus, hallinta, toimitus ja kirjanpito. 
Dokumentaatioluokitus
Tietojen dokumentointimenetelmän mukaan voi olla luonteeltaan erilaista:
- kirjallisesti;
- tekstin;
- käsin;
- kirjoituskoneella;
- elektroniset;
- kuvallisia.
Tämä voi olla video-, ääni-, valokuva-asiakirja sekä valkoinen ja luonnos. Kuten huomaat, niitä on valtava valikoima.
Mitä asiakirjoja tarvitaan johdon kirjanpito? Ehdottomasti kaikki. Monet heistä ovat läsnä missä tahansa organisaatiossa. On mahdotonta saada käyttämällä vain yhtä lajia. Kaikkia niitä tarvitaan tilanteesta riippuen.
Saapuvat, lähtevät ja sisäiset asiakirjat
Saapuvat, lähtevät asiakirjat ja sisäiset - kuulimme kaikki tällaisesta luokittelusta. Joten tällaisten papereiden kokonaisuus muodostaa koko organisaation asiakirjavirran. Saapuviin ja lähteviin arvopapereihin sovelletaan tiukkaa kirjanpitoa. Ne tallennetaan vastaaviin saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihtopäiväkirjoihin.
Esitettyjen asioiden lukumäärän mukaan asiakirjat jaetaan yksinkertaisiin ja monimutkaisiin. Ensimmäisessä esitetään vain yksi kysymys ja toisissa muutama.
Arvopapereille pääsyn rajoitustyypit
Saatavuus mukaan paperi määritellään salaisiksi, luokittelemattomiksi ja yleiseen viralliseen käyttöön. Salaisuus on merkitty erityisellä allekirjoitusleimalla. Niiden käyttö vaatii erityisen luvan. Ja muiden asiakirjojen kanssa työskennellessä ei vaadita toleransseja. Ne on tarkoitettu organisaation työntekijöille.
Tapa, jolla asiakirjan teksti esitetään
Esitysmenetelmällä asiakirjat jaetaan seuraavasti:
- näyte;
- silkkipaino;
- yksittäisiä.
Yksittäisissä kirjoissa esitys kulkee omassa tyylinsä, ikään kuin itsestään. Näyttöasiakirjat annetaan tietyn mallin mukaan käyttäen vakiolauseita. Yleisin tällaisen paperin tyyppi on kyselylomake tai todistus. Yleensä ne tulostetaan valmiille lomakkeille, jotka sitten syöttävät joitain tietoja.
Mitä asiakirjoja tarvitaan päivittäisessä työssä? Tietysti tyypillinen. Ne laaditaan tietyn otoksen perusteella ja niitä käytetään vastaavissa tilanteissa. Luodaan malleja, jotka otetaan tarvittaessa perustana lisäämällä vain lisätietoja. Hyvin usein on tarpeen laatia joitain asiakirjoja muiden hankkimiseksi esimerkiksi veropalvelussa tai muissa tapauksissa.
Aitousasiakirjojen tyypit
Aitouden mukaan asiakirjat jaetaan alkuperäiskappaleisiin, kopioihin ja jäljennöksiin. On selvää, että alkuperäinen on ensimmäinen yksittäinen esimerkki. Se on varmennettu märällä sinetillä ja allekirjoituksella.
Kopio on alkuperäiskappaleen jäljennös, se annetaan useimmiten alkuperäisen asiakirjan katoamisen yhteydessä, ja sillä on myös juridinen vaikutus. Mutta kopioista, vaikka ne ovat täysin samat kuin alkuperäiskappaleilla, niillä ei ole mitään juridista voimaa.
Asiakirjojen jakaminen säilytysjakson ja siirtomenetelmän mukaan
Varastointiajan mukaan asiakirjat jaetaan pysyvään, väliaikaiseen (varastointiaika enintään kymmeneen vuoteen) ja pitkäaikaiseen (yli kymmenen vuotta) paperiin.
Ja siirtomenetelmällä, sähköpostiviesteihin, kirjeisiin, fakseihin ja viesteihin (elektroniset).
Mitä ikinä sanotkin, asiakirjat ovat tulleet tiukasti elämäämme. Joka päivä käsittelemme kaikenlaisia papereita. Ja riippumatta siitä, millä alueella työskentelemme, käytämme aina asiakirjoja tämän tai toisen tiedon vastaanottamiseen ja lähettämiseen.
