Venäläisillä yrityksillä voi olla lakisääteisten vaatimusten nojalla velvollisuus tarjota erityyppisiä raportointeja valtion elimille - erityisesti kirjanpito. Asiaankuuluvien asiakirjojen laatiminen voi edellyttää merkittävien sisäisten resurssien määrän yhdistämistä. Samalla monet yritykset kiinnittävät huomiota erityisesti johdon raportoinnin muodostamiseen. Sen toimittaminen valtion elimille on vapaaehtoista, mutta monet yritykset muodostavat sen, ja tämä prosessi saattaa vaatia yritykseltä vähintään yhtä vaivaa. Miksi niitä on järkevää soveltaa? Mitä hyötyä asianmukaisesta raportointityypistä on?
Johdon raportoinnin rooli
Mikä on johdon raportointi ja mikä on sen rooli yrityksessä? Tämä termi viittaa joukkoon sisäisiä asiakirjoja, jotka sisältävät numeroita, jotka heijastavat yrityksen liiketoiminnan eri näkökohtia.
Johdon raportointi, toisin kuin esimerkiksi kirjanpito, on vapaaehtoista. Sitä ei tarvitse lähettää liittovaltion verovirastolle ja muille valtion virastoille. Sen tehtävänä on tarjota yrityksen johdolle tai omistajille luotettavaa tietoa organisaation tilanteesta.
Johdon raportointi voi täydentää kirjanpitoa tai taloudellista raportointia sellaisen tiedon tuottamiseksi, joka on kriittinen liiketoimintamallin optimoimiseksi ja yrityksen kannattavuuden lisäämiseksi. Tarkasteltavana olevaan toimintatyyppiin voi kuulua myös muu kuin taloudellinen informaatio, mikä on tärkeää yrityksen johdon tekemien johtopäätösten tehokkuuden oikealle tulkinnalle. Tarkasteltavana olevaa raportointityyppiä ei arvosteta sillä, että se sisältää vaikuttavia lukuja, vaan päinvastoin - mahdollisuudesta havaita yrityksen liiketoimintamallissa puutteita, jotka haittaavat menestyvää kasvua.
Johdon raportointi on olennainen osa suunnittelua. Sitä muodostavat asiakirjat sisältävät tietoja, joilla on suuri merkitys laskettaessa tiettyjen EU: n päätöksiä johtotaso. Yrityksen yhden tai toisen vaiheen päätyttyä tarkasteltavana oleva raportointityyppi puolestaan antaa meille mahdollisuuden analysoida, milloin yrityksen johdon olisi pitänyt toimia toisin ja mihin se liittyy.
Johdon raportoinnin edut
Mitkä pohjimmiltaan eroavat taloudellisesta, kirjanpidollisesta, johdon raportoinnista? Ensinnäkin metodologia. Kaksi ensimmäistä tilinpäätöstyyppiä koostuvat pääasiassa tilastotietojen keräämisestä, jotka heijastavat pääoman liikevaihtoa tietyillä liiketoimintaprosessien alueilla. Johdon raportointi puolestaan edellyttää tilastojen heijastamisen lisäksi myös vastaavien lukujen tulkintaa. Yrityksen johto pystyy paitsi tarkkailemaan tiettyjä indikaattoreita myös ymmärtämään, mitä ne tarkoittavat.
Joten organisaation johdon raportointi voi osoittaa syyn tietyntyyppisten tuotteiden korkeampaan kannattavuuteen tai päinvastoin, mikä on syynä riittämättömiin tuloihin ja liian korkeisiin kustannuksiin tietyllä liiketoimintasegmentillä. Johdon raportointiin kirjattujen lukujen tulkinta antaa yrityksen johdolle mahdollisuuden tehdä päteviä päätöksiä tarvittavista ostoista, käyttöomaisuuden päivittämisestä, laitteiden nykyaikaistamisesta jne.
Sisäinen johdon raportointi, mikäli se laaditaan oikeaan aikaan, pystyy tunnistamaan ajoissa liiketoimintaprosessin osat, joissa yrityksen työntekijöiden tehokkuus ei ole riittävän korkea.
Johdon raportointisisältö
Mitä asiakirjat voivat sisältää tarkasteltavana olevan raportointityypin? Tosiasia, että vastaavan tyyppiset tietolähteet voidaan edustaa suuren määrän lajikkeita. Tietyt asiakirjat on pääsääntöisesti mukautettu tietyille johtajille. Raportointia kutsutaan johtajuudeksi pääasiassa siitä syystä, että se on tarkoitettu erityisesti johtajille.
hallintorakenne Nykyaikaiset organisaatiot esittävät pääsääntöisesti pääjohtajan ja hänen varahenkilöidensä tehtävät. Ne voivat olla: varajäsen tuotannossa, myynnissä tai esimerkiksi talousasioissa. Ensimmäisessä tapauksessa sisäinen johdon raportointi voi sisältää tietoja, jotka liittyvät:
- tuotteiden tai palveluiden kustannukset (suhteessa tiettyihin tuotelajikkeisiin);
- keskeneräisten töiden, tavaroiden ja palveluiden ominaisuudet suhteessa erityisten asiakkaiden tilauksiin;
- varastoon menevän tuotannon määrä;
- raaka-aine-, materiaali- tai komponenttivarastot, jotka liittyvät tavaroiden luovutukseen.
Jos raportointi toimitetaan varajohtajalle myynnille, sen rakenteeseen voi kuulua:
- tiedot myyntirakenteesta suhteessa tietyntyyppisiin tavaroihin ja palveluihin tiettyjen asiakkaiden kanssa;
- tiedot tuotteiden kuljetusdynamiikasta;
- tiedot varastossa olevista varastoista;
- tiedot tavaroiden myyntiä tai kuluttajalle toimittamista koskevien kustannusten määrästä;
- suunnitellut indikaattorit tavaroiden vastaanottamisesta varastossa;
- tiedot myytyjen positioiden saamisista.
Jos raportti on tarkoitus toimittaa varatoimitusjohtajalle, se voi sisältää:
- tiedot yrityksen talousarvion toteuttamisesta;
- tiedot taloudelliseen toimintaan liittyvistä kustannuksista;
- tavaroiden tai palvelujen kustannuksia heijastavat luvut;
- voitot ja tappiotiedot;
Raportointi voi myös sisältää tietoja yrityksen saamisista ja omista veloista lainoista ja muista velvoitteista.
Johdon raportointitiheys
Kuinka usein johdon raportointi tulisi tehdä? On toivottavaa, että yrityksen ilmoitettua toiminta-aluetta koskevat tiedot eivät vanhene yli viikon ajan. Joissakin tapauksissa avainindikaattorit voidaan määritellä tietyssä yrityksessä, joka on päivitettävä useammin. Samoin johto voi vahvistaa toissijaiset indikaattorit, joiden valmisteluun ei voida viettää paljon aikaa, ja siksi tällaista tietoa voidaan tarjota paljon harvemmin.
Raportointi osakkeenomistajille
Liiketoiminnan johtamisen asiantuntijat suosittelevat erityisen huomion kiinnittämistä yhtiön osakkeenomistajille tarkoitettujen raporttien laatimiseen. Mikä on asiaankuuluvan viestinnän erityisyys?
Tärkein piirre on, että yhtiön osakkeenomistajat eivät saa osallistua suoraan yhtiön johtamiseen. Usein sattuu niin, että ainoa heitä kiinnostava alue on nettotulot. Yhtiön osakkeenomistajille annettavissa raporteissa esitetyt yksityiskohtaiset johtopäätökset ovat joissakin tapauksissa sopimattomia. Koska yrityksen omistajat kuitenkin tekevät keskeisiä päätöksiä ylimmän johdon nimittämisestä, raporteissa on mahdollista ottaa huomioon pääjohtajan ja hänen varahenkilöidensä työn tehokkuutta kuvaavat tiedot.
Miltä raportointi näyttää?
Mitkä ovat johdon raportointimuodot? Huomasimme edellä, että toisin kuin rahoitus- ja kirjanpitoasiakirjat, vastaava paperityyppi on itse asiassa epävirallinen. Johdon raportoinnin muotoja ei säännellä lailla. Siksi organisaatio voi kehittää niitä sopivimman rakenteen perusteella - esimerkiksi raporttien vastaanottajan mukaan.
Ehkä taloushallinnon varajohtaja on mukavampaa käsitellä taulukoita ja yrityksen omistaja aikatauluilla, jotka osoittavat selvästi, miten voitto muuttuu eri tekijöistä riippuen. Joissain tapauksissa kyseiset raportointilomakkeet voivat olla hyvin samankaltaisia kuin ne, jotka on koottu taloudellisten tai kirjanpitoindikaattorien kokoelmassa
Raportointimenettely
Kuinka tämän tyyppiset asiakirjat voidaan muodostaa? Kyseinen raportointi sisältää ratkaisun kahdesta tehtäväryhmästä.
Ensinnäkin se on tarvittavien numeroiden kokoaminen. Niiden lähde on todennäköisesti tiedostot, jotka yrityksen kirjanpito- ja tuotantoosastot ovat luoneet nykyisen toiminnan aikana. Esimerkiksi, jos tietty määrä tavaroita lähetettiin varastossa, vastaavat tiedot kirjataan yleensä yrityksen CRM-järjestelmään. Tiedot muusta yrityksessä harjoitetusta liiketoiminnasta heijastuvat samalla tavalla.
Toiseksi tämä on tulkinta indikaattoreista, jotka kerätään eri tuotantopaikoilla tai esitetään kirjanpidollisina lukuina. Johdon raportoinnin analysointi vaaditaan. Sen täytäntöönpano taas riippuu siitä, minne asiaankuuluvat asiakirjat siirretään. Lisäksi joissain tapauksissa on toivottavaa vähemmän yksityiskohtia ja toisissa indikaattoreita yksityiskohtaisemmin. Samoin tulosten pitkää tulkintaa voidaan pitää myönteisenä, tai päinvastoin, tarvitaan erittäin lyhyt kuvaus.
Joissain tapauksissa lukujen tulkinta sinänsä ei välttämättä ole välttämätöntä - esimerkiksi silloin, kun on kyse raportoinnista kokenut talousjohtajalle. Todennäköisesti hän tulkitsee tuloksia paremmin kuin mikään muu johtaja, ja hänellä on tarpeeksi puhtaita lukuja.
Raportoinnin algoritmi
Mieti, miten johdon raportoinnin muodostaminen käytännössä voidaan suorittaa. Venäläisten asiantuntijoiden keskuudessa on suosittu algoritmi, joka olettaa ratkaisun tarkasteltavaan ongelmaan seuraavissa vaiheissa.
Ensinnäkin on selvitettävä, millaisia tietoja toimitusjohtaja, hänen sijaisensa ja omistajansa haluavat nähdä ja millä tiheydellä ne muodostavat. Joku voi halutessaan tutustua lukuihin viikoittain, toiselle riittää, kun näet tärkeimmät indikaattorit kerran kuukaudessa. Tulevan raportoijan on myös suositeltavaa selvittää johdon kanssa tapahtuvan vuorovaikutuksen alussa, minkä tyyppiset tiedot todennäköisimmin ovat ensisijaisia ja mitkä ovat toissijaisia.
Seuraava vaihe on viestintä kirjanpitäjän kanssa algoritmin määrittämiseksi, jolla kyseisen ongelman ratkaisemiseksi osallistuva henkilö pyytää tarvittavat numerot. Raportointikääntäjä voi olla myös vuorovaikutuksessa muiden yrityksen työntekijöiden kanssa niillä alueilla, joilla vaadittuihin asiakirjoihin liittyvät indikaattorit luodaan. Yrityksen tulee muodostaa johdon raportointijärjestelmä, johon kaikki pätevät työntekijät osallistuvat.
Seuraava vaihe on luoda asiakirjamuotoja, joissa toisaalta numerot tallennetaan ja toisaalta tulkitaan. Samaan aikaan raportoinnista vastaava henkilö voi joutua luomaan erityyppisiä asiakirjoja, jotka on mukautettu tietylle vastaanottajalle - pääjohtajalle, hänen varahenkilöilleen ja omistajille.
Seuraavat vaiheet liittyvät käytännön raportointiin.Jos yritys on pieni, käsillä olevan ongelman ratkaisemiseen osallistuva henkilö voi periaatteessa yrittää kerätä tarvittavat numerot itse. Mutta on todennäköistä, että hän tarvitsee työtovereidensa apua. Tässä tapauksessa tiedonkeruuseen liittyviä käytännön vaiheita voi edeltää joitain kokouksia, joissa henkilö kertoo muille työntekijöille, mitkä ovat johdon raportoinnin perusteet, mihin tarkoitukseen asiaankuuluvat asiakirjat luodaan ja miksi se on tärkeää yritykselle. Tämän ongelman ratkaiseminen voi helpottaa yrityksen hallintaa julkaisemalla paikallisia säädöksiä, joissa vaaditaan yksittäisiä työntekijöitä edistämään raportoinnista vastaavan henkilön työtä.
Raportoivat lajikkeet
Kun olemme pohtineet johdon raportoinnin keskeisiä periaatteita, voimme tutkia vastaavia malleja yksittäisistä malleista, joiden avulla voidaan näyttää yrityksen toimintaa kuvaavat numerot.
Ensimmäinen kyseinen raportointityyppi on hallinnon tasapaino. Mitkä ovat sen ominaisuudet?
Johdon tase on periaatteessa samanlainen kuin kirjanpito. Sen perustava ero on sen toiminnallinen tarkoitus. Johdon tasapainon tarkoituksena ei ole vain kuvastaa lukuja, vaan myös tulkita niitä organisaation liiketoimintamallin tehokkuuden, organisaation omaisuuden tilannetilanteen, yrityksen velvoitteiden suhteen kumppaneihin ja päinvastoin kannalta.
Luvut, jotka sisältävät kirjanpidon, hallinnollisen ja tilinpäätöksen, voidaan periaatteessa antaa samoissa muodoissa. Kuitenkin se, miten merkityksellisiä indikaattoreita tulkitaan, voi ennalta määrätä asiakirjojen luomisen täysin alkuperäisessä rakenteessa. Sillä on merkitystä kuka johdon raportoinnin käyttäjät ovat - puhuimme tästä yllä.
Harkitsemamme tasapaino sisältää sellaisten tietojen sisällyttämisen, jotka voivat olla kiinnostavia sekä johtajalle että varajäsenille että yrityksen omistajalle. Tässä mielessä se voi olla melko universaali asiakirja.
Mitä muita johdon raportointityyppejä on olemassa? Niistä - tuloslaskelma. Lisäksi on perinteisesti hyväksytty viitata kirjanpidon lähteisiin. Tuloslaskelma - asiakirja, joka yritysten on toimitettava virallisen raportoinnin muodossa sääntelyviranomaisille. Sitä voidaan kuitenkin hyvin käyttää lähteenä myös johdon raportoinnin muodostamisessa. Tämä johtuu pääasiassa tämän asiakirjan erittäin kätevästä rakenteesta.
Organisaation tuloslaskelmassa kirjataan yrityksen toiminnan taloudelliset tulokset tietyn ajanjakson ajan. Se heijastaa tuloja, kustannuksia ja taloudellisia tuloksia koskevia lukuja kumulatiivisella kokonaismäärällä. Tarkasteltavana olevan tyyppisen asiakirjan rakenne heijastaa: tulolähteitä, kulueriä, yrityksen kannattavuutta. Mutta kuten edellä määriteltiin, johdon kirjanpito ja raportointi ei sisällä niinkään numeroiden keräämiseen liittyvien ongelmien ratkaisemista kuin eri indikaattoreiden tulkintaa. Siksi kyseiseen asiakirjaan on todennäköisesti liitettävä lisälähteitä, joihin kirjataan tarvittavat selvitykset lukuja, jotka kuvaavat yrityksen tuloja, kuluja ja voittoja.
Toinen merkittävä asiakirja on kassavirtalaskelma. Tämä lähde heijastaa yrityksen taloudellisia tuloja suhteessa lähteisiin, samoin kuin yrityksen maksuja suhteessa keskeisiin kulualueisiin - myös tietyn ajanjakson osalta. Kassavirtalaskelma voi osoittaa, kuinka asiat menevät yrityksessä nykyisten tuotantotulosten kannalta likviditeetin alalla. Tämän asiakirjan avulla voit arvioida yrityksen luottokelpoisuutta. Kyseinen lähde voi olla hyödyllinen sekä yrityksen johdolle että omistajille.
Harkitsimme johdon raportoinnin päätyyppejä - tuloslaskelma, tase sekä kassavirtoja koskevia tietoja sisältävä asiakirja - tietysti voidaan täydentää muilla lähteillä. Ne voivat olla molemmat samankaltaisia kuin tutkitut, ja perustuvat täysin erilaisiin lähestymistapoihin kokoamiseen.
Haasteiden raportointi
Joten tutkimme, mikä on johdon raportointi, miten se eroaa kirjanpidosta tai taloudellisesta, tutustuimme sen muodostamismenettelyyn. On myös hyödyllistä pohtia sen kokoamiseen liittyviä mahdollisia vaikeuksia.
Liiketoiminnan johtamisen asiantuntijoiden mukaan kyseisen raportointiprosessin tärkein ongelma on yrityksen työntekijöiden ja joissain tapauksissa myös ylimmän johdon ja omistajien puutteellinen lojaalisuus asiaan liittyvään asiakirjaan. Yrityksen työntekijät - kirjanpitäjät, tuotantolaitosten työntekijät - eivät aina näe johdon raportointia asiakirjana, jolle olisi annettava aikaa, mikä on järkevää kuluttaa energiaa. Yritykset, kuten tiedätte, jo velvoitetaan toimittamaan virallisia asiakirjoja valtion elimille, joiden laatiminen ei ole helppoa.
Samanlainen asema, kun johdon raportointia ei pidetä huomionarvoisena asiana, voi olla myös ylimmän johdon ja omistajien keskuudessa, kuten edellä huomautimme. Asiantuntijoiden mukaan monet johtajat viittaavat kyseisiin asiakirjoihin harhaanjohtavaan johtamismenetelmään, varsinkin jos sinun on kiinnitettävä huomiota muihin kuin merkittävimpiin tuotantoindikaattoreihin.
Kuinka ratkaista samanlainen ongelma? Analyytikot suosittelevat aloittamista johtamistasolta. Sidosryhmien edustajille on perusteltua ensinnäkin johdon raporttien laatimisessa, jotta he puolestaan muodostavat tarvittavat paikalliset säädökset, joiden mukaan muiden työntekijöiden on autettava asiaan liittyvien asiakirjojen laatimisessa.
Toinen vaikeus kyseisen ongelman ratkaisemiseksi on tarpeen kehittää jatkuvasti uusia lähestymistapoja raportoinnin sisältämien lukujen tulkitsemiseen. Tämä voi johtua pääasiassa muutoksista liiketoiminnan tuotantorakenteessa. Kuten tiedämme, kirjanpidon ja taloudellisen raportoinnin tapauksessa lukuja ei tarvitse tulkita. Siksi on mahdollista käyttää standardoituja muotoja, joissa vastaavat indikaattorit kirjataan.
Organisaation johdon raportointi puolestaan ratkaisee useita muita ongelmia. Sitä tarvitaan ensinnäkin yritykselle itselleen, ei valtion elimille, kuten kirjanpito- ja taloudellisten indikaattorien kohdalla. Jos tietyllä ajanjaksolla johdon raportointiin sisältyvien numeroiden tulkinnalla tietyllä ajanjaksolla oli positiivinen merkitys, ei taata, että se on yhtä hyödyllinen edellyttäen, että tiettyjen liiketoimintaprosessien ominaisuudet ovat muuttuneet. Raportointiasiakirjojen laatijan on todennäköisesti parannettava tulkintatapoja yrityksen muuttuessa tuotantotoiminnan alueella. Tämä voi vaatia paljon aikaa - sekä henkilökohtaisilta että kollegoiltaan, joilta hän voi pyytää neuvoja, mielipiteitä tai joitain ylimääräisiä indikaattoreita, jotka heijastavat yrityksen tuloksia, ymmärtääkseen kuinka parantaa lähestymistapaa numeroiden tulkintaan.
Tämä ongelma voidaan ratkaista jälleen säännöllisellä yhteydenpidolla kollegoiden kanssa tapaamisten muodossa, joiden aiheena on nykyisten tuotantoindikaattorien tarkastelu sekä kehittämällä toimenpiteitä niiden parantamiseksi muun muassa ottamalla käyttöön uusia raportointimenetelmiä, kuten johtamista.Tuotannon indikaattorien optimointiin liittyvissä positiivisissa lähestymistavoissa yrityksen työntekijät näkevät sen todennäköisemmin positiivisesti.
