Henkilökohtainen tehokkuus on menestyksen pääsalaisuus kaikissa asioissa, ja se riippuu muun muassa kyvystä osoittaa aikaresursseja oikein. Ajanhallinta soveltuu tieteelliseen tutkimukseen ja suunnitteluun. On olemassa erityisiä tekniikoita, joiden avulla voit jakaa ajan oikein niin, että se riittää kaikkeen.
Ajanhallintakonsepti
Syntyessä oleva ihminen saa ainutlaatuisen, korvaamattoman resurssin - ajan. Usein se, miten hän käyttää sitä, riippuu henkilön menestyksestä liiketoiminnassa, hänen tehokkuudestaan. Ajanhallinta eli aikahallinta on monivaiheinen prosessi, joka sisältää prosessien suunnittelun, analysoinnin ja organisoinnin taidot.
Ajankäytön ajatus ei ole ollenkaan uusi, edes aikakautemme ensimmäisinä vuosina roomalainen filosofi Seneca kirjoitti, että aika vaatii erityistä asennetta, ja muotoili ensimmäiset ajanhallinnan säännöt: sinun on pidettävä aikapäiväkirjaa, sinun on arvioitava, kuinka paljon aikaa vietettiin ja kuinka Aikajakso oli kyllästynyt tapahtumiin. Myöhemmin filosofit ajattelivat useaan otteeseen virtausajan pitämistä, esittivät teorioita ja keksivat menetelmiä taloudelleen ja rationaaliseen kuluttamiseen.
Mutta tieteellinen johdon lähestymistapa tämä resurssi ilmestyy vasta 19. ja 20. vuosisadan vaihteessa. Amerikkalainen insinööri Frederick Taylor ehdotti työntekijöiden ajanhallinnan käsitettä ja yhdisti tämän prosessin motivaatioon ja tavoitteiden asettamiseen. 1900-luvun alussa venäläiset tutkijat loivat kokonaisen kentän, jota kutsuttiin ”tieteelliseksi työjärjestelyksi”, ja loivat vakavan perustan nykyaikaiselle ajankäytön teorialle. Termi "ajanhallinta" esiintyy vasta 1900-luvun 70-luvulla, ja 2000-luvun alussa tästä teollisuudesta on tullut yksi johtamisen tärkeimmistä ja kehittyneimmistä osista.
Ajan tyypit
Jotta jotain hallitaan, sinun on ymmärrettävä esineen ydin. Aika on erityinen hallintakohde, jotta sen oikein käyttäminen kannattaa jakaa tyyppeihin. Ensimmäinen luokittelu perustuu työn ja vapaa-ajan käsitteisiin, jolloin aika jaetaan työhön ja vapaa-aikaan tai ilmaiseksi. Vuodenaikojen hallinta antaa sinun erottaa lajit, kuten vuodenajan: sesonkiajan ja matalan sesonkiajan.
Voit myös luokitella väliaikaisen resurssin sen toiminnan mukaan, jolle se on osoitettu, sitten työ-, henkilökohtainen ja sosiaalinen aika jaetaan. Työntekijä kuluu virkavelvollisuuksien suorittamiseen, suunnitteluun, henkilökohtaiseen sisältyy vapaa-aika, koulutus, viihde, ja yleisö kuluu perheen, ystävien, erilaisten viestintöjen luomiseen. Suunnittelussa työaika otetaan yleensä huomioon, vaikka tietysti onkin tarpeen käyttää hankittuja taloudellisen ajan viettämisen taitoja kaikentyyppisiin.
Ajanhallintaominaisuudet
Mikä tahansa johto suorittaa päätehtävän - tämä on resurssien järkevä käyttö. Ajanhallinnan tehtävät ovat tämän uusiutumattoman luonnonvarojen suunnittelu, jakaminen ja käyttäminen. Ajanhallinta on välttämätöntä käytettävissä olevan aikavarauksen hyödyntämiseksi mahdollisimman tehokkaasti, mikä vaikuttaa suoraan henkilön tai työntekijän tuottavuuteen. Ajanhallinnan päätoiminnot ovat ajankäytön suunnittelu, prosessien järjestäminen ajan käyttöä varten, periaatteiden noudattamisen valvonta ja vietetyn ajan vahvistaminen.
Ajanhallinnan edut
Ajanhallinta antaa useita positiivisia tuloksia.Menestyäksesi missä tahansa toiminnassa sinun on opittava kuluttamaan aikaa oikein. Aikahallinnan tekniikan hallitsija saa seuraavat edut:
- nopeammin ja useammin saavuttaa tavoitteensa;
- hän luo elämänsä olosuhteet ja osaa hallita niitä;
- pystyy saavuttamaan minkä tahansa tavoitteen ja menestyksen missä tahansa toiminnassa;
- vähemmän hermostuneita kokemuksia, koska hänen elämässään ei ole turhamaisuutta ja kiirettä;
- on riittävästi aikaa itsensä koulutukseen ja henkiseen kehitykseen;
- hänellä on toimintasuunnitelma joka päiväksi, hänestä tulee kurinalaisempi ja kerättävämpi;
- lepää enemmän ja tuntuu siksi iloiselta ja terveeltä, hänellä on enemmän mahdollisuuksia kommunikoida ystävien ja sukulaisten kanssa, harrastuksille;
- tuottavampi työssä;
- lopulta henkilö on varmempi ja onnellinen.
Ajanhallintaprosessien rakenne
Aikahallintajärjestelmä sisältää useita perusprosesseja:
- analyysi - liikkuaksesi jonnekin sinun on tiedettävä mitä haluat ja mitä resursseja sinulla on;
- strateginen suunnittelu;
- tavoitteiden selvitys;
- taktinen ja operatiivinen suunnittelu;
- tavoitteen saavuttaminen;
- resurssien käytön ja tavoitteiden saavuttamisen hallinta.
Aikahallinnan rakenteen määrittämisessä on muitakin lähestymistapoja. Siinä erotetaan neljä tiedon, taitojen ja tapojen muodostumisen osa-aluetta, joihin kuuluvat:
- tavoitteiden asettaminen, tavoitteiden asettamisen tekniikoiden hallitseminen;
- kyky priorisoida;
- kyky käyttää suunnittelutyökaluja ja niiden pätevä sovellus;
- ajankäytön taitojen kehittäminen, vahvistaminen ja soveltaminen.
Ajanhallinnan tyypit
Kuten mikä tahansa hallinto, pääajahallinta voidaan jakaa strategiseen ja operatiiviseen suunnitteluun. Se voidaan jakaa myös resurssien hallintatyyppeihin ajan mukaan: pitkäaikainen ja lyhytaikainen, mikä itse asiassa kopioi ensimmäisen luokituksen.
Strateginen suunnittelu liittyy pitkäaikaisten, globaalien tavoitteiden saavuttamiseen, kun taas aikaa on varattu vuodeksi tai pidemmäksi. Se liittyy ennustamiseen, joka perustuu tilanteen syväanalyysiin.
Nykyinen ajanhallinta liittyy tavoitteiden saavuttamiseen lyhyellä aikavälillä: kuukaudesta kuuteen kuukauteen. Se sisältyy strategiseen suunnitelmaan, mutta kattaa vain sen välittömän osan.
Ajan operatiivinen jakaminen liittyy viikko- ja päiväsuunnitelmien laatimiseen. Taktinen resurssien allokointi liittyy todelliseen, nykyiseen tilanteeseen, jossa olosuhteet voivat tehdä korjauksen.
Ajanhallinnan yleiset periaatteet
Ajanhallintaprosessit perustuvat pääperiaatteisiin, joihin kuuluvat:
- Oikea tavoitteiden asettaminen. Sen saavutettavuus ja motivaatio saavuttaa riippuvat tästä. Tavoitteiden asettamistekniikoita on erilaisia, tunnetuin ja tehokkain on SMART-malli.
- Motivaatio. Ajan säästämisen tulisi olla tietoista ja liittyä joidenkin tärkeiden tarpeiden tyydyttämiseen, muuten aikahallinnasta ei pitäisi odottaa menestystä.
- Säästöjä. Ajanhallinta on välttämätöntä aikavajeen poistamiseksi tai vähentämiseksi ja tuottavuuden lisäämiseksi samoina ajanjaksoina.
Ajanhallintamenetelmät
Nykyään tunnetaan erilaisia strategioita ja tekniikoita ajan jakamiseen ja käyttöön. Kuuluisimmat ajanhallintamenetelmät ovat seuraavat:
- Eisenhower-matriisi. Tämä menetelmä käsittää matriisin täyttämisen 4 ominaisuuden mukaan: tärkeä, merkityksetön, kiireellinen, ei kiireellinen. Kaikki suunnittelukauden tapaukset arvioidaan tällä mittakaavalla ja sijoitetaan toteutustavoille. Ensinnäkin suoritetaan kiireellisiä ja tärkeitä asioita, vähemmän kiireellisiä ja tärkeitä asioita siirretään toiseen käännökseen, tärkeintä ei ole viivyttää niiden täytäntöönpanoa, jotta ne eivät kuulu ensimmäiseen luokkaan.Kiireelliset ja vähemmän tärkeät tapaukset olisi siirrettävä alaisille alalle mahdollisuuksien mukaan, kiireellisiä ja merkityksettömiä asioita ei pidä kertyä, siksi niitä olisi siirrettävä tai niitä ei pitäisi suorittaa lainkaan, ja ne tulisi jättää suunnitelmien ulkopuolelle.
- B. Franklinin pyramidi. Tämä vakaa malli vaatii perusteellisen valmistelun ensimmäistä kertaa, ja sen jälkeen on helppo käyttää. Pyramidi perustuu globaaleihin tavoitteisiin ja elämään inhimilliset arvot. Toinen taso on pitkän aikavälin tavoitteet 10-20 vuodeksi. Kolmas on strateginen suunnitelma, päätökset siitä, kuinka saavuttaa globaalit tavoitteet. Seuraava on tulevan vuoden suunnitelma, sitten lyhyen aikavälin suunnitelma. Yläkerrassa on suunnitelma päivälle. Tällaista pyramidiä tulisi tarkistaa ja päivittää säännöllisesti.
Aikahallinnan tekniikoita on muitakin, mutta ne kaikki perustuvat kykyyn erottaa tärkeä merkityksettömästä, taito asettaa oikeat ja saavutettavissa olevat tavoitteet sekä motivaatio säästää aikaa.
Työajan hallinta: perustekniikat ja säännöt
Työajan järkevä jakaminen on tärkein tehtävä ihmisille, jotka pyrkivät lisäämään tehokkuuttaan. Ajanhallinnan menetelmät, johtaminen pyrkivät poistamaan työajan pulan. Siksi on erittäin tärkeää suunnitella työpäivä seuraavien periaatteiden perusteella:
- on tarpeen tarjota mahdollisuus tallentaa eri toimintoihin käytetty aika;
- Suunnitelman valmistelun aikana 60% ajasta tulisi olla varattu suunnitellulle työlle, 20% ennakoimattomiin asioihin, 20% spontaaneihin tehtäviin.
- on tarpeen tunnistaa "aika-uppoamiset" ja poistaa ne niin paljon kuin mahdollista;
- tarve luokitella työtehtävät kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan;
- Aikasuunnittelun tulisi olla systemaattista, johdonmukaista, perusteltua.
Ajan hallitsemiseksi organisaatiossa käytetään usein ABC-menetelmää, jonka avulla voit luokitella yrityksen resurssit tärkeysasteen mukaan. Se perustuu kolmeen periaatteeseen:
- johtaja tekee tärkeimmät asiat; hän viettää niihin 15% ajastaan;
- keskipitkällä tasolla tehtävät siirretään johtajille, heille osoitetaan 20% työajasta;
- vähemmän tärkeitä tehtäviä delegoidaan esittäjille, jotka viettävät 65% ajastaan.
Organisaation ajanhallinta
Ajanhallinta yrityksessä on tapa säästää jopa 30% asiantuntijan työajasta. Siksi tähän on kiinnitettävä asianmukaista huomiota. Ajanhallinta organisaatiossa kuuluu johtajien harteille, jotka laativat esiintyjille operatiivisen ja keskipitkän aikavälin työsuunnitelmat. Nykyään on olemassa monia tietokoneohjelmia, joiden avulla voit suunnitella työntekijöiden työaikoja sekä seurata tehtävien toteutusta ja käytettyä aikaa. Esimerkiksi Toggl, Bitrix “Team” ja “Project”. Organisaation aikahallinnassa on kolme päästrategiaa:
- Kiihtyvyys. Tyypillisten, etenkin toistuvien toimintojen suorittamiseen kuluva aika on minimoitava.
- Kertymistä. Jokaisessa tuotantovaiheessa on tarpeen tunnistaa varannot ja prioriteetit, jotta voidaan muodostaa aikavara odottamattomien tehtävien suorittamiseen.
- Tilaus. On tarpeen ottaa käyttöön tehokkaita järjestelmiä ajankäytön suunnitteluun ja hallintaan.
Vapaa-ajan hallinta
Kuka tahansa tuntee vapaa-ajan puutteen, ja hän on suunniteltava yhtä huolellisesti kuin työntekijä. Tätä varten sinun on opittava erottamaan työ tiukasti vapaa-ajasta, jotta työkyvyn palauttamiseen on aikaa. Loman aikana sinun on rajoitettava itsesi puheluista ja viesteistä työssä, jotta voit rentoutua täysin. Kotitaloustyöt on opittava järjestämään maksimaalisin säästöin. Tärkeimpien tehtävien tunnistamista on kehitettävä, jotta on tarpeeksi aikaa rentoutumisen lisäksi myös itsensä kehittämiseen. Sinun tulisi myös oppia luopumaan pienestä rutiinista, turhista asioista, jättämällä enimmäisaika prioriteettitavoitteiden saavuttamiseen.
