Među čitavom raznolikošću dokumenata koji se odnose na poslovna korespondencija posebno mjesto zauzima pismo isprike. Da biste ga pravilno sastavili, morate imati jasnu ideju o radovima ove vrste.
Značajka dokumenta
Aktivnosti bilo koje organizacije povezane su s rješavanjem širokog spektra proizvodnje i drugim pitanjima. Ponekad postoje situacije kada pogrešne radnje jedne strane mogu dovesti do problema za oba partnera. Takvi sukobi zahtijevaju trenutno rješavanje. U tim se slučajevima sastavlja pismo isprike.
Umjesto toga, može se pripisati dokumentima. poslovni etiket. Takva poruka ima dvije funkcije. Prvo, krivnja se mora ispričati primatelju zbog prouzročenih neugodnosti. Drugo, pismo isprike trebalo bi nositi pozitivnu i želju za održavanjem dobrih odnosa i međusobnog razumijevanja između strana. Pomoću nje trebate pokušati izgladiti oštre kutove i mirnim putem riješiti problem. Pismo izvinjenja obično se šalje u sljedećim slučajevima:
- Nekvalificirane radnje jednog od zaposlenika postale su javne i dovele su do narušavanja ugleda suputnika.
- Došlo je do nesporazuma između zaposlenika dviju tvrtki.
- Jasno je neizvršavanje ugovornih obveza.
- Više sile.
Svaka od tih situacija, na svoj način, dovela je do pojave sukoba koji se mora iskreno pokušati riješiti
Pravila za registraciju
Službeno pismo isprike mora se nužno sastaviti na pismu, a to je list A4 s detaljima ispisanim na njemu, složeni na određeni način. Napisana je u ime rukovoditelja jednog poduzeća i usmjerena je na cijeli tim drugog. Naravno, zato što se ravnatelj najčešće ispričava ne zbog sebe, već zbog postupaka svojih podređenih.
Ponekad takvo pismo sastavi odgovorni predstavnik tvrtke i obraća ga klijentu koji je bio nezgodan. takva vrsta pisma smatra se jednim od najtežih. Riječi trebaju biti odabrane tako da žele vjerovati u njihovu iskrenost. Ishod slučaja vrlo često ovisi o tome. Pogrešne radnje bi uvijek trebale biti u stanju prepoznati i pokušati iskoristiti svaku priliku kako bi se sve popravilo. Predstavnik suprotne strane mora vjerovati da se napravljena greška neće ponoviti u budućnosti. Takav je apel usmjeren na minimiziranje sukoba kako bi se zadržala dobra partnerstva u budućnosti.
Struktura dokumenta
Da biste pripremili pismo isprike, ne morate imati uzorak pri ruci. Može se samostalno sastaviti. Da bismo to učinili, prvo se moramo podsjetiti da se slova ove naravi obično sastoje od tri dijela:
- uvodni (uvodni);
- osnovna;
- konačna.
Za pisanje teksta bolje je koristiti poseban plan s kojim će biti lakše dosljedno izražavati svoje misli.
U ovoj žalbi može se razlikovati nekoliko točaka:
- Prvo morate izraziti zahvalnost zbog činjenice da je partner izvijestio o situaciji.
- Zatim izrazite žaljenje što se sve dogodilo upravo tako.
- Slijede neposredna izvinjenja.
- Nakon ovoga moramo pokušati objasniti razlog zašto se dogodio takav nesporazum.
- Na samom kraju, morate osigurati primatelju iskrenu zahvalnost i izraziti nadu u nastavak bivših odnosa. Uz to, vrijedno je posebno naglasiti važnost timskog rada.
