U poslovnoj korespondenciji svaki dokument ima svoje značenje i može, na jedan ili drugi način, utjecati na odnos partnera. Među ogromnim brojem različitih vrsta takvih dokumenata, posebno mjesto zauzima pismo odgovora.
Klasifikacija poslovnih papira
U odnosima stranaka većina pitanja se rješava u pisanom obliku. A prema zakonu, kao što znate, verbalni sporazumi nisu valjani. Stoga se u svakom poduzeću poslovna korespondencija. To je općeprihvaćeno sredstvo za razmjenu informacija kao rezultat službenih kontakata između različitih organizacija i poduzeća.
Sva poslovna pisma podijeljena su u dvije kategorije:
- Oni koji zahtijevaju obvezan odgovor.
- Oni kojima takva reakcija ne treba.
Pismo odgovora pripada drugoj kategoriji. To je jedna od komercijalnih vrsta dokumenata zajedno sa zahtjevom, informacijama, upozorenjem, ponudom, podsjetnikom ili prezentacijom. Takvi se vrijednosni papiri obično koriste u trenutku sklapanja i daljnje podrške različitim sporazumima i drugim sporazumima stranaka. Pismo odgovora, za razliku od ostalih, ne traži ništa i ne nudi ništa. Sadrže samo podatke koje je druga stranka prethodno zatražila.
Potvrda aplikacije
Pismo odgovora priprema se u različitim slučajevima. To može biti reakcija na određenu žalbu, zahtjev ili zahtjev. Štoviše, ona može biti i pozitivna i negativna. U drugom će slučaju dokument već predstavljati svojevrsno pismo o odbacivanju. Ali potrebno je dati detaljno objašnjenje razloga koji su doveli do takve odluke. Na primjer, možemo razmotriti slučaj kada je tvrtka dobila službeni pisani nalog za proizvodnju određene vrste proizvoda za određeno razdoblje. Ako je takva suradnja poželjna za poduzeće, tada je potrebno odmah reagirati. Odgovor je proizvoljan. Može početi riječima: "Dovršit ćemo" ili "Proizvodit ćemo". Kao razdoblje je bolje navesti datum otpreme, uzimajući u obzir vrijeme potrebno za proizvodnju robe i njihovo prenošenje u skladište. Uz to, potrebno je ugovoriti uvjete plaćanja, jer kupac može računati u nekoliko faza. Nadalje, preostaje samo izračunati ukupni iznos i navesti vaše podatke za koje će kupac izvršiti novčane transfere. Takav dokument obično potpisuju direktor i glavni računovođa, a na samom kraju se izvještavaju koordinate izravnog izvršitelja.
Dopisivanje s pojedincima
Neka poduzeća, po prirodi svoje djelatnosti, imaju izravan kontakt s pojedincima. To može biti organizacija koja djeluje u sektoru usluga ili tvrtka koja proizvodi proizvode široke potrošnje. Informacije vrlo različite naravi, i pozitivne i negativne, građanima mogu stići na adresu takvog poduzeća. Ipak, zahtijeva odgovarajući odgovor i obvezan odgovor. U takvim se slučajevima ne možete ograničiti na osobni razgovor ili telefonski poziv. Građaninu se mora dati potpuno pojašnjenje o svim pitanjima koja ga zanimaju. Ovo bi trebao biti detaljan odgovor na pismo.
Uzorak takvog dokumenta mora ispunjavati određene zahtjeve:
- Za svaku poslovnu korespondenciju bolje je koristiti službeni obrazac.
- Potrebno je uzeti u obzir osobitosti sastavljanja takvih dokumenata.Glavno je da ih treba pisati u skladu s poznatim pravilom paralelizma, odnosno da sadrže isti vokabular i jezične zaokrete koje je koristio autor-inicijator. To će maksimizirati međusobno razumijevanje.
- Obavezno napravite poveznicu na pismo zahtjeva, navedite njegov broj i datum.
- Bolje je započeti tekst rečenicama: "Na vaš broj pisma ...", "Kao odgovor na vaš zahtjev ..." ili "Obavještavamo vas ..."
Slijedi iznošenje činjenica i donosi konačna odluka.
Strogo formalno
Ako želite odgovoriti na službeno pismo, to trebate učiniti ispravno. Mora se imati na umu da takva žalba sigurno mora biti pristojna i točna. Ne zaboravite i na pismenost. Smiješno je vidjeti očigledne pogreške u informacijama koje daje ugledna organizacija.
Adresa se ispisuje od samog početka u gornjem desnom kutu. Točna je kopija onoga što je naznačeno na koverti. Odgovor se uvijek daje na nekakav zahtjev, stoga u registracijskom pečatu u gornjem lijevom kutu moraju biti navedeni njegovi izvorni podaci (broj i datum odlaska). Zatim slijedi kratka žalba primatelja (prezime možete jednostavno naznačiti bez inicijala). Tekst treba sadržavati detaljna objašnjenja u vezi s problemom od interesa. Kao argumenti trebaju se koristiti samo provjereni podaci. Ni u kojem se slučaju ne mogu osloniti na glasine i nagađanja. Ako je potrebno, možete upotrijebiti izvatke iz propisa s relevantnim člancima. Direktor poduzeća potpisuje takav dokument, a bilješka je napravljena malo niže s podacima o imenu i telefonskom broju odgovorne izvršne vlasti.
