Mnoge organizacije sudjeluju u raznim natječajima. Ali oni istovremeno ne znaju pravilno sastaviti i ovjeriti natječajnu dokumentaciju. Štoviše, takvo je pitanje jedno od najvažnijih, koje zahtijeva posebnu pozornost. I postupak i sastav natječajne dokumentacije određeni su zakonima i propisima kojih se oni moraju pridržavati.
Koncept tendera
Ponuda je natječaj za pružanje usluga, robe ili obavljanje bilo kojeg posla. Pravila za provođenje takvih odabira navedena su u natječajnoj dokumentaciji, prema kojoj sudionici koji žele sudjelovati u borbi moraju Komisiji pružiti najpovoljnije uvjete ponuđene kupcu.
Natječajni ugovor sklapa se s sudionikom koji može pružiti najpovoljniju ponudu za organizatora, a ovaj mora u potpunosti udovoljavati izdanim uputama.
Tenderska dokumentacija je paket dokumenata koji otkrivaju uvjete natječaja i sadržaj budućeg ugovora.
Ono nužno sadrži i tehničke i komercijalne dijelove.
Tehnički dio sastoji se od podataka o uvjetima ugovora, karakteristikama i opisima predmeta ili predmeta licitiranja, uputama namijenjenim dobavljačima, kao i informativnim karticama koje označavaju postupak provedbe i podnošenja prijava za sudjelovanje na natječajima. Također u ovom dijelu su zahtjevi za sadržaj narudžbe: naziv, volumetrijski raspored, reference na norme i tehnički uvjeti.
Komercijalni dio natječajne dokumentacije sadrži sve cijene i postupak njihovog obračuna, uvjete utvrđene rasporedom plaćanja, izvore financiranja za ovaj ugovor. Navode se i jamstva koja je banka dala za izvršenje tenderske transakcije od strane kupca, te zahtjevi za razne vrste osiguranja.
Tenderska dokumentacija, uzorak prijave i preporuke za njihovo ispunjavanje sadržani su u MDS 80-4.2000 Gosstroy u Rusiji. Detaljniji sadržaj dokumentacije utvrđuje natječajno povjerenstvo.
Postupak sastavljanja
Priprema natječajne dokumentacije poseban je, vrlo važan i neotuđiv postupak za provođenje bilo kakvog nadmetanja. U skladu s važećim zakonom propisuje sadržaj osobnih podataka, kao što su:
- Ime organizatora.
- Njegova pravna adresa i brojevi telefona.
- Brojevi faksa i adrese e-pošte.
- Cijena, mjesto i uvjeti dobivanja paketa dokumenata.
Inspekcijska tijela uvijek postavljaju zahtjeve za dostupnost nacrta ugovora s popisa uvjeta koji treba postaviti. Dokumentacija također navodi metodu za ocjenu prijedloga podnesenih pomoću određenog sustava.
registracija
Izradu natječajne dokumentacije može provesti i organizator i posebna savjetodavna tvrtka. Da biste ga sastavili, možete koristiti standardne uzorke i metodološke preporuke, kao i zakonodavstvo, koje propisuje regulatorne zahtjeve za sastavljanje. Možete se obratiti i financijskom centru, gdje će specijalist za natječajnu dokumentaciju ponuditi svoje usluge za njegovu kompetentnu pripremu. Tu si unutra kratki uvjeti pružiti stručnu i kvalificiranu pomoć.
sadržaj
Obrazac natječajne dokumentacije, pored informacija namijenjenih budućim ponuditeljima, treba sadržavati podatke poput brojčanog i detaljnog sadržaja dokumentacijskog paketa koje je sastavio dobavljač, izraženu potvrdu njegove prijave za sudjelovanje:
- Prijava za sudjelovanje.
- Opis priloženih dokumenata.
- Referenca banke o nepostojanju dospjelih dugova.
- Tražene tehničke, operativne i kvalitetne informacije, kao i detaljan opis nabavljenih materijala i robe.
- Nacrt ugovora za planirane kupnje.
- Metodološke upute za izradu kalkulacija na prijavu za nadmetanje, uključujući njezine sastavne dijelove, kao što su trošak plaćanja osiguranja i carinskih plaćanja, usluge prijevoza, razne poreze i pristojbe, osim troškova isporučene robe, kao i detaljan cjenik.
- Navedena je valuta s kojom su cijene izražene u ponudi.
- Uvjeti za podnošenje ponuda.
- Raspravlja se o mogućnosti promjene ili opoziva ovih prijava tijekom i prije roka za objavu rezultata natječaja.
- Rokovi, mjesto podnošenja prijava.
- Mjesto, datum i vrijeme otvaranja omotnica za nadmetanje.
- Informacije o mogućnosti davanja prioriteta za domaće proizvođače.
Potencijalni dobavljač ima pravo pismeno zatražiti od organizatora natječaja zahtjev za pojašnjenjem klauzula i odredbi natječajne dokumentacije, najkasnije 10 dana prije konačne odluke. Zauzvrat, organizator natječaja mora u roku od tri dana od primitka takve prijave poslati odgovarajuća objašnjenja svim dobavljačima koji sudjeluju u ovom natječaju, bez navođenja autora početnog zahtjeva.
Unošenje promjena i dopuna
Dopune ili bilo kakve promjene na zahtjev organizatora natječaja može izraditi stručnjak za pripremu natječajne dokumentacije. Takve radnje nisu nezakonite ili protupravne. Ako je potrebno, organizator natječaja ima pravo na izmjene paketa dokumenata koji se odnose na izražavanje njegove vlastite inicijative ili kao odgovor na zahtjev potencijalnog dobavljača, najkasnije 7 kalendarskih dana prije roka za podnošenje ponuda.
Nakon izmjena o njima, odmah je potrebno obavijestiti sve potencijalne dobavljače kojima je objavljena natječajna dokumentacija. Rok za provedbu takvih obavijesti i zamjenu serijske dokumentacije postavlja se na 5 radnih dana.
Sadržaj natječajne prijave
Zahtjevi za natječajnu dokumentaciju određuju njezin sastav:
- Prijava za sudjelovanje na natječaju i popis priloženih dokumenata koji su uz njega priloženi.
- Dokumenti koji potvrđuju sukladnost sa zahtjevima koji su izloženi potencijalnom dobavljaču.
- Tablica s cijenama koja bi trebala u potpunosti odražavati sve stvarno primljene troškove, sudjelujući u konačnoj cijeni.
- Ako je natječaj isporuka bilo koje robe ili tehničkih uređaja, pripazite da priložite tehničke karakteristike predloženih modela.
- Cijena predloženog popisa povezanih usluga, ako ih ima.
- Izvorni dokument, koji je stvarna potvrda garancije ponude.
Dokumenti koji potvrđuju sukladnost potencijalnog dobavljača s predloženim kvalifikacijskim zahtjevima
Svaki potencijalni dobavljač koji je odlučio sudjelovati na natječaju dužan je dostaviti sljedeće dokumente:
- Kopije licenci koje potvrđuju pravo potencijalnog dobavljača ili proizvođača na obavljanje svojih aktivnosti.
- Preslik dokumenta kojim se pruža pravo na obavljanje poduzetničke djelatnosti ovjeren od strane javnog bilježnika.
- Izvorna revizija za posljednju izvještajnu godinu ili njena ovjerena kopija.
- Potvrda o državnoj registraciji organizacije ili poduzeća i njen primjerak.
- U slučaju individualnog poduzetnika - kopija njegove osobne iskaznice ili civilne putovnice.
- Povelja organizacije koja u obliku ovjerenog primjerka sadrži sastav njezinih osnivača, dioničara, kao i svih dioničara.
- Izvorna potvrda koju su izdale porezne vlasti u kojoj se navodi da dobavljač nema zaostale porezne obveze.
- Potvrda od banke banke o nepostojanju dospjelih dugova za posljednja 3 mjeseca aktivnosti.
Tablica s cijenama
Registracija natječajne dokumentacije uzima u obzir cjenike. Potencijalni dobavljač dužan je izraditi tablicu cijena s podacima o jedinicama robe, ukupnoj ukupnoj cijeni za cjelokupnu isporuku. Treba ga sastaviti i predstaviti u obliku tiskanih i elektroničkih cjenika.
Tablica je također tehnička specifikacija za isporučenu robu i usluge i mora u potpunosti ispunjavati sve uvjete utvrđene za natječajnu dokumentaciju.
Kad se priprema natječajna dokumentacija, određuje se sastav konačnih cijena. Navedena vrijednost, pored vlastite cijene robe, treba sadržavati u njen sastav:
- Troškovi nastali nakon certificiranja, postupaka osiguranja i prijevoza robe do određenog odredišta.
- Sve porezne isplate, carine i druge vrste obveznih plaćanja i naknada, koje su predviđene važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.
- Ostale cjenovne komponente koje potencijalni dobavljač smatra potrebnim uključiti u konačnu cijenu robe.
Ako potencijalni dobavljač u tablici cijena ne navodi razne njegove dijelove koji uključuju gore opisane troškove, tada natječajna komisija podatke o cijeni pružene robe smatra ukupnim troškom, uzimajući u obzir sve troškove. U ovom se slučaju te cijene nakon zaključenja ugovora više ne mogu mijenjati ili mijenjati.
Cijene navedene u tablici ostaju fiksne tijekom cijelog razdoblja ispunjavanja ugovornih obveza o nabavi i isporuci i ne mogu se mijenjati.
Cijene su naznačene u valutama koje su navedene u zahtjevima navedenim u trenutku prijave na natječaj. Plaćanje dobavljaču vrši se isporukom robe do odredišta, u trenutku kad stignu proračunska sredstva, osim ako su ugovoreni drugi uvjeti i navedeni u ugovoru.
Sigurnost aplikacije
U nekim slučajevima dobavljač pruža jamstveno jamstvo, izraženo u novcu, u obliku zaloga na bankovnim računima organizatora, u iznosu od najmanje 3% konačnog iznosa u ugovoru, s rokom valjanosti od barem utvrđenih vremenskih okvira navedenih u tijelu natječaja.
Zajamčena financijska potpora potencijalnog ugovaratelja za provedbu natječaja u obliku zaloga u novčanom iznosu deponira se na posebno stvoren račun organizatora nadmetanja.
Ako potencijalni dobavljač ne pobijedi na tenderu, sredstva koja su dostavljena organizatoru kao jamstvo njegove financijske sposobnosti bit će vraćena u rokovima utvrđenim u ugovoru.
Podnošenje ponuda
Ponude pružaju potencijalni dobavljači u šivanom obliku, numerirani i moraju biti ovjereni i potpisani.
Podnose se i tehnička specifikacija ponude, također zaštićena potpisom i pečatom, te izvorno jamstvo za garanciju. Ti se dokumenti zapečaćuju u jednoj omotnici zajedno s prijavom na natječaj i dostavljaju komisiji.
Samo potencijalni dobavljač ili njegov službeni predstavnik može potpisati prijavu. U dokumentaciji nije dopušteno umetanje, podskupove i razne objave.
Potencijalni dobavljači sami ručno zapečate dokumente u koverti, na kojima se navode naziv i pravna adresa njihove organizacije, a organizator natječaja, datum i vrijeme postavljeni za otvaranje koverti naznačeni su u obliku natpisa "ne otvaraj do ..." kao adrese za dostavu.
Natječajna dokumentacija može se poslati i osobno i uz pomoć poštanskih ureda u zadanim rokovima. Svaka ponuda zaprimljena nakon zadanih datuma i vremena bude odbijena ili će se neovlašteno vratiti prijaviteljima.
Bez kršenja rokova i utvrđenog postupka natječajne dokumentacije, na njegov dizajn može se primijeniti ispravak, zamjena uvjeta, cijena i slično. Moguće je izvršiti neke izmjene ili konačno povlačenje ponude prije isteka roka bez gubitka prava na sklapanje ili osiguranje. Obavijest sastavljena od strane potencijalnog dobavljača o namjeri ispravljanja ili u potpunosti povlačenja njegove prijave šalje se organizatoru u pisanom obliku, a najkasnije u roku navedenom za podnošenje. Na kraju utvrđenog datuma i vremena, takve prilagodbe se ne mogu izvršiti.
Nakon što su sve prijave prihvaćene u određenom roku, organizator natječaja otvara koverte i uz pomoć natječajne komisije bira pobjednika, koji se objavljuje pismenom obavijesti svih potencijalnih dobavljača koji sudjeluju u odluci, s kopijom zapisnika natječajne komisije.
Pravilna provedba i dokumentacija uvelike određuje uspješnost samog natječaja.
