Propratno pismo univerzalni je dokument koji se koristi u najrazličitijim područjima poslovanja poduzeća. Ispravno sastavljena pratnja spasit će sve stranke od mnogih nedostataka i nejasnoća. Kako napisati propratno pismo dokumentima?
Kada je to potrebno?
Rad poduzeća, posebno velikog, popraćen je velikim brojem pitanja koja najčešće moraju biti dovršena u pisanom obliku. Protivne strane međusobno razmjenjuju poruke i obavijesti, dokumente su potrebne banka, porez, mirovinski fond i revizori. Klijenti također pišu zahtjeve za raznim podacima i dokumentacijom.
U svim tim slučajevima, spasilački radnik i istovremeno popratno pismo postat će dostojno lice tvrtke. Napisano na čvrstom obliku, pravilno sastavljeno i pravilno izvedeno, neće samo ostaviti pravi utisak na primatelja, već će izvršiti i niz praktičnih funkcija za pošiljatelja:
- objasnit će primatelju koji mu piše i zašto;
- će preuzeti informativnu ulogu, oslobađajući priloženu dokumentaciju od semantičkog preopterećenja;
- detaljno popis priloženih dokumenata;
- uštedjeti novac uklanjanjem nepotrebne pošte s inventarom;
- ispuniti ulogu kompaktnog dokaza isporuke čitave gomile dokumenata.
Uobičajena "pratnja" s pravim pristupom može biti vrlo korisna!
Kako napisati propratno pismo dokumentima?
Ne znaju svi kako napisati propratno pismo dokumentima, iako je važno.
Sastavljanje „pratnje“ treba započeti uvodnom frazom: uputiti na broj dolaznog zahtjeva ili navesti suštinu pitanja o kojoj dopisivanje traje. U sljedećim stavcima dopisa logično je navesti razloge dokumenta: regulatorni pravni akti, klauzule ugovora, akti inspekcije, upute regulatornih tijela i još mnogo toga.
Izjava završava zahtjevom, ponudom ili potražnjom. Nakon sastavljanja teksta navodi se popis priloženih dokumenata s brojenjem, imenom i pojedinostima, kao i brojem priloženih listova.
Potrebni detalji popratnog pisma dokumentima
Kako napisati propratno pismo dokumentima, raspravljali smo gore. Sada malo o njegovom dizajnu.
- "Kapa" dokumenta. Ovdje su naznačeni položaj voditelja ili drugog predstavnika primatelja, ime poduzeća ili puno ime, ime i prezime privatne osobe; puna adresa i poštanski broj.
- Datum sastavljanja propratnog pisma, a ako je pošiljatelj pravna osoba, tada je odlazni broj registracije.
- Obraćanje adresaru u skladu s pravilima poslovnog pisma. Bilo da se radi o privatnoj osobi ili rukovoditelju nekog poduzeća, obraćaju mu se imenom i prezimenom, dodajući žalbu "poštovano".
- Detaljan popis priloženih dokumenata, jer samo ime implicira da slovo "prati" određeni osnovni odlazak.
- Pismo potpisuje prva osoba ili opunomoćenik organizacije na koju je čelnik dobio takvo pravo. Ako je pismo od privatne osobe, tada pošiljatelj ili njegov predstavnik putem punomoćnika potpisuje „pratnju“. Prije potpisivanja uobičajeno je dodavanje uvjerenja "s poštovanjem" rukom.
- Prezime, inicijale i sredstva komunikacije izvođača pisma.
Ovo su osnovni zahtjevi za oblik pisma.
Uzorak popratnog pisma dokumentima
Izvrsna referentna točka u pripremi bit će dokazan praksi uzorak popratnog pisma dokumentima. Naravno, njegov će se sadržaj mijenjati ovisno o potrebama prevoditelja, ali cjelokupno platno ostaje nepromijenjeno.
Šef porezne inspekcije Goloseevsk
Khitrun I.V.
Str. Vasiljevskaja, 3,
Kukino - 31005
Broj 562 od 05.05.2015
Dragi Ivane Vasilijeviču!
Za vašu narudžbu br. 12/389 od 01.04.2015. U vezi s izdavanjem šalterskog neplaniranog pregleda na licu mjesta, obavještavamo vas o sljedećem.
Dio dokumenata o ugovornim pravnim odnosima s tvrtkom za vanredno stanje „Gedeon“ zaplijenjen je na temelju protokola o zapleni od 02.02.2015. (Kopija je u prilogu) Dokumenti na raspolaganju poduzeću šalju vam se u obliku pravilno ovjerenih kopija prema dodatku.
Primjena (ukupno 6 litara):
- kopija nalog za plaćanje s oznakom banke br. 3 od 15.1.2015. - od 1 litre.
- Kopija naloga za plaćanje s oznakom banke broj 6 od 14.02.2015. - 1 litra.
- kopija izvješće o pomirenju prema ugovoru o opskrbi br. 56 / P od 12.15.14. - za 1 litru.
- Preslika protokola o zaplijeni od 02.02.2015. - 3 litre.
S poštovanjem,
Direktor državnog poduzeća "Goloseevsky Plant"
Golokhvastov F.E.
Umjetnik: Pupko A.V.
(067)4658291
Takav je "pratnja" prikladan za mnoge odlazne materijale na zahtjev državnih, regulatornih i agencija za provedbu zakona, samo ga morate malo prilagoditi svojim potrebama.
Propratno pismo ugovornih dokumenata
Prilikom sklapanja poslovnih ugovora često se događa situacija kada su ugovorne stranke geografski udaljene jedna od druge i ne mogu priuštiti putovanje u drugi grad radi potpisivanja ugovora.
U ovom slučaju, izvršenje propratnog pisma postaje svojevrsni signal, omogućujući vam da zaključite pravno valjani ugovor na daljinu, bez osobnog sastanka predstavnika. Uz popratno pismo, jedna strana može ne samo poslati potpisane obrasce ugovora na razmatranje, već i pismeno izraziti svoje stajalište o bitnim pitanjima sporazuma.
Uz to, propratno pismo omogućuje vam da zabilježite što je i koliko priloženo i poslano primatelju. Na primjer, sadržaj se može navesti na sljedeći način.
"Šaljemo vam dvije kopije ugovora o pružanju informativnih usluga, koji smo potpisali i ovjerili pečatom. Predlažemo da razmotrite navedeni nacrt i, ako je dogovoreno, potpišite ugovor tako da nam vratite jedan od potpisanih primjeraka. Dodatak: nacrt ugovora u 2 primjerka na 6 listova svaki ”.
Pismo zahtjeva - je li potrebno?
Ponekad se stvori situacija kada je potrebno poslati zahtjev stranci prema sporazumu koji ne ispunjava svoje obveze. Obično su svi zahtjevi, opravdanja i aplikacije naznačeni izravno u zahtjevu. Čini se da će vam trebati propratno pismo?
Činjenica je da zahtjev može postati ne samo službeni dokaz na sudu, već u nekim slučajevima i izvršni dokument. Trebao bi navesti pravno ispravne i značajne stvari, ali ne vrši komunikacijsku funkciju.
Ako druga strana mora ne samo podnijeti žalbu, već i poslati neke neformalne riječi dobrodošlice ili pojašnjenja, bolje od propratnog pisma, niti jedan dokument neće ispuniti ovu ulogu.
Propratno pismo je dobar način da se upoznate.
Tvrtka često održava zanimljivu promociju ili samo želi učiniti komercijalna ponuda neograničen krug osoba. Za to su vrlo prikladna tipična propratna pisma koja su zabavna i sažetka.
Na takvu "posjetnicu" možete priložiti promotivne proizvode, kataloge, cjenike, cjenike i sve materijale koji mogu zanimati potencijalnog klijenta ili partnera.
Čak i ako postoji čitava hrpa pisama, vođa ili glavni voditelj ne treba trošiti puno vremena na njih: samo potpišite gotove klišeje i možete ih poslati po namjeri!
Tko potpisuje pratnju?
I na kraju ćemo razjasniti važno pitanje. Tko potpisuje popratni dokument? Za to se koristi pravilo hijerarhije: bolje je kontaktirati predsjednika poduzeća s direktorom poduzeća; dokumentaciju u banku glavni direktor može prenijeti; "Prateće" informacije u centru za zapošljavanje može potpisati zamjenik ravnatelja za ljudske resurse.
Propratno pismo može postati nezamjenjiva posjetnica ako se izda pravilno!
